Jak zarządzać firmą skutecznie? Jaka jest jedna, najważniejsza rzecz, która sprawia, że wszystko się dzieje? Jest pewien sekret, który zdradzę w tym wpisie. O tym, z czego korzystam, jak zarządzam moją firmą i co się sprawdza – od właściciela – do innych właścicieli 🙂. Zapraszam do lektury
Co jest najważniejsze w dobrym zarządzaniu firmą?
Jest tylko jedna rzecz na której trzeba się skupić, reszta będzie działać. Kiedyś usłyszałem to od znajomego, który z kolei wyczytał to w książce bardzo mądrego lidera. Ta jedna rzecz to wszystko :). Wszystko jest ważne. Jeżeli nadal się łudzisz, że znajdziesz prosty środek i drogę na skróty, to pozostaną Ci złudzenia. Jeżeli mówimy o jakimkolwiek złożonym mechanizmie/organizmie to wszystko jest ważne. Trzeba z tych rzeczy wybrać to co najważniejsze w danym momencie, a co chwilowo może rosnąć dziko, bo wiadomo, że nigdy idealnie nie będzie.
Planowanie
Są pewnie ludzie, którzy mają niesamowite zdolności do ogarniania rzeczywistości i nie potrzebują narzędzi. Powiem wam jakimi narzędziami ja się posługuję, żeby zarządzać firmą. Oprócz tego, że szkolę z zarządzania projektami to prowadzę też firmę od dawna, więc mam takie same wyzwania jak inni ludzie prowadzący swoje firmy. Pełnię też rolę managera, więc wiem jak to działa, unikalne miejsce w którym jestem w stanie postawić się na każdym szczeblu hierarchii organizacyjnej od prezesa do sprzątaczki.
Jeżeli chodzi o planowanie, trzy punkty są istotne – strategia – cele – planowanie kroczące. Osobiście ostatnio jak słyszę słowo “strategia” to dopytuję “co masz dokładnie na myśli” bo to takie fajne słowo, które jest mocno używane i w różny sposób. Dla mnie strategia w tym wypadku oznacza pomysł na to w jaki sposób ta firma będzie się rozwijać, jak będzie pozyskiwać klientów i osiągać cele. Interesują mnie konkrety.
Coś co bardzo pomogło mi ułożyć rzeczywistość to połączenie podejścia Balanced Scorecard i japońskiego modelu szczęscia IKIGAI. Nie robię firmy dla robienia firmy, tylko to część mojego życia. Model Balanced Scorecard potwierdza mi to, że to ma sens, a IKIGAI pokazuje, że jest w tym ludzki język. Cztery obszary z IKIGAI – szczęście osiągasz wtedy kiedy jesteś w miejscu w którym robisz to co kochasz, jesteś w tym dobry, ludzie tego potrzebują i chcą za to zapłacić. Przekładając to na firmę to patrzenie z perspektywy finansowej – czy kasa się zgadza, z perspektywy klienta – czy realizujemy potrzebę, z perspektywy zespołu – czy się fajnie pracuje, z perspektywy procesu – czy to jak operujemy działa dobrze.
Moim głównym narzędziem do pracy na strategii jest MURAL. Wirtualna tablica na której dużo rysuję i układam tematy. Korzystam z podejścia Simona Sineka Why? How? What? czyli Dlaczego coś robimy, jak coś będziemy robić i co faktycznie powstaje. W dużej mierze to co mi wyszło z mojego doświadczenia – nikt Ci nie powie jaka ma być Twoja strategia, może Cię tylko poprowadzić przez proces. Plus zrobienia strategii na MURALu jest taki, że później w miarę łatwo da się ją ludziom pokazać i objaśnić. Problem mam taki, że przełożenie strategii na prezentację spłaszcza tą złożoność zależności pomiędzy poszczególnymi elementami.
Do planowania celów rocznych wykorzystuję Asanę. W Asanie sprawdzamy większość wyników, sporo jest nadal w Excelu bo ciężko z niego całkowicie przeskoczyć, natomiast dążymy do tego, żeby mieć tylko jedno narzędzie w którym będziemy mieć całość. Bardzo fajnie sprawdza się to w CRM, gdzie mamy wszystkie informacje i wiem co się dzieje bez dodatkowego raportowania przez ludzi. Kiedyś właściciel z którym współpracowaliśmy miał cel “100 samochodów”. To była firma transportowa i wyznaczyli sobie prosty cel mieć 100 samochodów. Za tym idą zyski, realizacja misji, przekształcenie procesów. Podobną rzecz zastosowałem u siebie, działamy w biznesie konsultingowym, więc mamy X dni doradczych do zrealizowania z naszymi klientami. Bardzo ułatwia to rzeczywistość i pokazuje na czym się mamy skupić.
Kolejna rzecz czyli planowanie kroczące. Do tego też wykorzystuję Asanę. Jesteś w stanie zaplanować 2 lata z dokładnością co do dnia, tylko najprawdopodobniej ten plan się zmieni… więc nie do końca ma to sens. Planowanie kroczące zakłada, że mamy ogólną wizję, gdzie idziemy i wraz z kolejnymi kwartałami doprecyzowujemy sobie co mamy osiągnąć. Jeżeli w danym kwartale dowieziemy to i to, to mamy największą szansę być poziom dalej. Jak będziemy się skupiać na wszystkim to nie skupimy się na niczym. Asana znowu jest świetnym narzędziem do tego, bo mam widok wszystkich projektów w jednym miejscu a do tego mogę wyciąć podzbiór tych projektów do tego, żeby na nich pracować.
W jaki sposób podejmować decyzje
To co działa to kwestia zasad – na jakich zasadach pracujemy, jak działamy jako zespół. Kolejna rzecz to wartości – zdefiniowanie wartości, które nami kierują. Ostatnia rzecz to odpowiedzialność – zdelegowanie odpowiedzialności do ludzi.
Zasady. Nie chodzi o to, żeby zrobić zasady, które ograniczają typu “nie będziemy sobie mówić za późno o problemach” czy będziemy informować o problemach jak tylko je zobaczymy. Czy to jest dobra zasada? Warto poświęcić trochę czasu na doprecyzowanie tego co nie blokuje współpracy, ale robi fundament do tego żeby pracować mieć otwartą komunikację. U nas wiele zasad jest niespisanych, przyznaję. One w dużej mierze obrazują się w sposobie w jaki pracujemy. Na przykład jeżeli jako prezes mam nagłe natchnienie to odczekujemy 24 h zanim podejmiemy działania, bo często się okazuje, że jednak pomysłu z natchnienia nie realizujemy. Kolejna zasada w myśl której można mi przerwać i powiedzieć, że to nie jest coś na co się umawialiśmy w strategii, czy na pewno chcesz to zrobić? Jest całkiem ok. Traktowanie celów poważnie jest jedną z podstawowych zasad na których operujemy. Kolejna zasada – kiedy ustalamy na spotkaniach timekeepera, to może on przerwać każdemu niezależnie od hierarchii. Warto nad zasadami popracować i spisać je. Dzięki spisaniu tych zasad zespół może podejmować takie decyzje, które ty sam byś podjął. To bardzo inspirujący kierunek, bo skłania do retrospekcji.
Wartości. Przykład naszych wartości to proaktywność. Przeciwieństwem proaktywności jest rozproszenie. Proaktywność oznacza, że skupiamy się na tych elementach na które mamy wpływ. Rozproszenie to zajmowanie się zbyt dużą ilością tematów, które odciągają nas od tego co chcemy zrobić. To bardzo fajna zasada, którą możesz przełożyć na projekty. Bo pewnie oczywiście masz ochotę otworzyć jak najwięcej nowych przedsięwzięć, tylko wtedy pytanie jest czy skupiasz się na tym co jest w Twoim zakresie wpływu, czy nagle Cię urzekło coś fajnego i wymyślasz coś co jest w strefie zainteresowania ale nie przekłada się na bieżący biznes.
Naczelną wartością u nas jest wolność. Słabo się robi jakiekolwiek projekty jak jesteś na “musiku”. Dużo łatwiej pracuje się gdy jest wolność wyboru z kim pracuję, jak pracuję.
Odpowiedzialność. Przekazanie komuś mocy sprawczej i działania w organizacji. W pewnym momencie nie ma wyjścia, bo nie ogarniesz całości. Dla mnie tu jest kilka rzeczy. Organizowanie siebie na poziomie produktów, procesów i projektów. Po tym jak mamy zdefiniowaną odpowiedzialność, ludzie mają zasady – oddajesz całe obszary. Ktoś jest opiekunem obszaru a ty go wspierasz. Ktoś opiekuje się tym tematem, bo lepiej o wielu rzeczach dużo lepiej wiedzą ludzie, którzy na co dzień pracują w danym temacie, ja jestem oderwany od niektórej rzeczywistości i bardzo dobrze.
Organizowanie – produkty, procesy, projekty
Co dostarczasz, jakie masz główne procesy, które są najważniejsze w firmie i projekty. My mamy tablicę na której mamy widok wszystkich projektów, co tydzień robimy weekly czyli tygodniowy przegląd z zespołem do tego mamy nasze monthly, czyli comiesięczne spotkania całego zespołu i tam też przeglądamy PM Board. Nasz obecny model pracy – wirtualny zespół, w którym działamy, raz na miesiąc widzimy się na żywo przez 2 dni. Jest inna dynamika, kiedy siedzisz ze sobą, wszystko da się zrobić online, ale dynamika, sposób pracy, kalibrowanie się jest zupełnie inne.
Przewodzenie – prowadzenie zespołu
Trzy metody – hierarchia czyli Ty mówisz inni robią, partycypacja czyli pytasz o zdanie, Ty podejmujesz decyzje i turkus czyli oddajesz temat całkowicie. Które podejście stosować? Każde. Najbardziej uniwersalna jest partycypacja i to działa najlepiej. Pytasz o zdanie, ale Ty podejmujesz decyzję. Oddaję pod opiekę jak najwięcej tematów ludziom, którym ufam i to naprawdę działa.
Tak, jestem liderem. Dojście do tego zajęło mi trochę, bo zawsze kojarzyło mi się, że lider to Budda, natomiast lider to każdy, kto prowadzi zespół. Strategia przywództwa która działa “prowadź, podążaj albo usuń się z drogi”. Bierze temat i go dowieziesz, albo idziesz za osobą, która prowadzi, albo zchodzisz z drogi. To można zastosować na każdym szczeblu zarządzania, działa. Czasem trafiają się sytuacje, gdzie ktoś ma pomysł, ale do końca nie wie, tematy się stopują itd. Więc masz trzy opcje, wybierz jedną z nich.
Sterowanie – wyniki, procesy, projekty
Sterowanie tym gdzie jesteśmy, jak wyglądają nasze wyniki, jak działają nasze procesy, jak działają nasze projekty. Wynik Ci pokazuje czy dobrze robisz, procesy to co powoduje, że firma dowozi, projekty to wszelakie usprawnienia. Gdybym miał z czegoś zrezygnować to wycinasz najpierw projekty, a nie procesy.
Dla nas kluczowym procesem jest pozyskiwaniem klientów. Mamy w Asanie przegląd tego ile nam wpływa, jak wygląda nasz lejek sprzedażowy, ile mamy zapytań, kiedy co się zadzieje, nie wymaga to przygotowania dodatkowego raportu.
Procesy – chodzi o to, żeby jak najwięcej danych mieć odnośnie tego co się dzieje. Doszliśmy do poziomu na którym naprawdę dużo możemy wydobyć odnośnie do tego jak dochodzi do sprzedaży. Są takie momenty w firmie, że ciśniesz na maksa, ale jak łapiesz chwile oddechu i patrzysz na dane możesz modyfikować to nad czym pracujesz. To świetna rzecz. Dopiero jak masz dane, to możesz podejmować właściwe decyzje.
Ktoś mnie ostatnio spytał ile czasu poświęcam na monitorowanie tego wszystkiego. Tak naprawdę to nie za dużo, co tydzień mamy spotkania 1,5 h, gdzie robimy przegląd kluczowych rzeczy. Raz na miesiąc przeglądamy na spotkaniach PM Board, do tego raz na miesiąc mamy spotkania 1:1 z każdym z zespołu, gdzie rozmawiamy o bardziej indywidualnych rzeczach. Do tego mam przegląd wszystkiego co się dzieje w Asanie.
Dla właścicieli firm – to gdzie ja Wam mogę pomóc z moim zespołem to przyjrzenie się temu jak pracujecie. Na pewno robicie coś dobrze, najczęściej w pewnym momencie brakuje rozwoju. Zwykle wyrasta się na pewnym etapie z poprzedniego sposobu działania i trzeba przełączyć się na inny. Jak czujesz, że już nie wyrabiasz, chciałbyś więcej oddać ludziom to audyt być może jest dla Ciebie. Przyglądamy się temu jak pracujecie, wybieramy rzeczy, które są dobre i zastanawiamy się nad sposobem działania, tak abyś mógł wejść na kolejny poziom. Więcej informacji tutaj >>>
VIDEO
Ciekawy wpis ;) Słyszałam takie powiedzenie, że jeśli chcesz odnieść sukces to musisz go sobie zaplanować – czytając ten artykuł doszłam do wniosku, że wiele w tym prawdy.