9 rzeczy, których nie nauczy Cię Twój szef o zbieraniu wymagań

Trudno w to uwierzyć, ale kiedyś nie było samochodów. To takie oczywiste teraz, gdy są. Przed ich epoką pytanie ludzi o to, czego potrzebują w transporcie nie brzmiałoby „daj nam samochód”, tylko „chcemy szybszych koni”. To obserwacja Henry’ego Forda. Jego, często wyśmiewany tekst o tym, że możesz mieć Forda T w każdym kolorze, pod warunkiem, że jest on czarny, jest kwintesencją zarządzania wymaganiami. Bo właśnie o tym będzie ten tekst, jak przestać biegać za piłeczką, którą rzuca Ci klient w projekcie.

Rzecz Pierwsza: Dowiedz się jak będziesz rozliczany zanim zaczniesz grać

To tak oczywiście pomijany punkt, że nawet nie ma o czym gadać :). Sam wybrałem się na zawody strzeleckie nie znając wszystkich zasad, co kosztowało mnie dyskwalifikację po kilku sekundach. Niezapomniana lekcja. Ale to zabawa. A Ty jak często wiesz jak Cię ocenią na koniec Twoich działań? Jak to zrobić? Idź i po prostu spytaj.

Rzecz Druga: Ustal, kto jest najważniejszy

Lubię zasadę Feliksa. Od Feliksa Dierżyńskiego – najważniejszy jest ten, kogo się najbardziej boisz ;). Nie zawsze osoba, która najwięcej mówi i chce największej ilości zmian typu „przesuń tutaj dwa piksele w prawo i pokoloruj słonie na różowo” jest najważniejsza. Jeżeli skupisz się na niej to zmarnujesz czas. Zidentyfikuj kluczowego gracza i dowiedz się co dla niego jest ważne!

 Rzecz Trzecia: Zarezerwuj czas na to, żeby zrealizować plan

„A to przecież nie dotyczy wymagań” może ktoś powiedzieć. Błąd! A jak do jasnej Anielki zrobisz to co masz zrobić? Samo się wyprodukuje jak śpisz? W międzyczasie się zrobi? Międzyczas nie istnieje! Pamiętaj, że oprócz samej pracy, którą widać, będzie 2 razy tyle pracy, której nikt nie zobaczy i nie doceni! Co najmniej 2 razy. Zarezerwuj sobie czas na: bronienie się przed „koniecznymi zmianami”, upewnianiem się, że masz poparcie dla tego, co robisz, sprzedawanie swojej pracy w górę. Jeżeli skupisz się tylko na pracy to za mało.

 Rzecz Czwarta: Ustal, co trzeba zrobić w organizacji

Ale jak to? To coś jeszcze trzeba robić? Hello! Nikt Ci tego nie powie, ale robiąc projekt zmieniasz status quo! Możliwe, że dzięki Twojemu projektowi ktoś ma mniej pracy, ale równie dobrze ktoś inny może dostać nowe obowiązki. Albo ktoś się musi czegoś nauczyć nowego, a ktoś inny ma robić coś w inny sposób. A może jeszcze stworzyłeś coś nowego i ktoś będzie musiał się tym zajmować? Nie pomyślałeś o tym? Większość osób o tym zapomina. I okazuje się, że budzą się z ręką w… której tkwi gorący ziemniak. Niektórzy tak lubią.

 Rzecz Piąta: Ustal swoje granice

Nikomu tego nie mów. To tajemnica. Zasłoń ekran jak to czytasz. Albo lepiej. Zabierz urządzenie, na którym to czytasz w bezpieczne miejsce i dopiero wtedy czytaj dalej. Poważnie.

Nie żartuję. Jeżeli jesteś w stanie to przeczytać to znaczy, że nie zasłaniasz ekranu! A jeżeli czytasz to wcześniej niż 2 sekundy po poprzednim akapicie to nie jesteś w bezpiecznym miejscu. Nieładnie jest oszukiwać ;).

No dobra, sekret jest taki „nie musisz się na wszystko zgadzać!”. Naprawdę. To, że jesteś szeregowym pracownikiem, albo, że pracujesz z klientem życia to wcale nie musisz być jak popychadło. Ustal swoje granice.

• Czego za nic nie zrobisz i miej uzasadnienie dlaczego np. testowanie nowej formuły leku od razu na klientach jest niedopuszczalne etycznie i biznesowo (tak samo jak testowanie nowego softu na produkcji)
• Co możesz negocjować (ale negocjowanie nie oznacza tylko tego jak szybko to zrobisz ;), czytaj dalej o pięciokątach
• Z czym nie ma problemu (są rzeczy proste dla Ciebie, wartościowe dla drugiej strony, ale zawsze upewnij się, że druga strona to doceni)

Rzecz Szósta: Mów o cenie

Każdy ma gen kreatywności. Ujawnia się on szczególnie, gdy trzeba komuś wrzucić więcej roboty do zrobienia :). Naprawdę tak to działa. Co może powstrzymać tę chęć dodawania więcej i więcej?

Cena! Zawsze pokazuj cenę! „Jasne. To jest do zrobienia. Możemy to zrobić w następujący sposób… i tu skorzystaj z pięciokąta, o którym jest dalej

 Rzecz Siódma: Nie obiecuj, że wszystko jest możliwe – ograniczenia pomagają

„A czy można to dopasować do naszej specyfiki?” to idealne pytanie, które rozwala wiele projektów. Dopasowanie jest ważne, tylko często to tak naprawdę droga lenistwa intelektualnego. Okazuje się, że w wielu wypadkach rozwiązanie jest już na stole, tylko nie chce nam się nad nim pochylić. Szukamy „nowej, idealnej ścieżki”.

Szczególnie w projektach IT, w których niby da się ulepić wszystko. Okazuje się, że powiedzenie „Oczywiście to możliwe, tylko tu wchodzimy w koszty x 10. Może zastanówmy się jak zrealizować to, czego potrzebujecie w tej wersji softu, którą mamy” czyni cuda.

 Rzecz Ósma: Informuj co się dzieje i co to oznacza

Czasem ktoś, kto wymaga nie zdaje sobie sprawy z konsekwencji. A Ty uginasz się, bo ten ktoś chce tego tak stanowczo, że wydaje się, że wie co robi. A później dostajesz tekstem „Dlaczego mi nie mówiłeś, że to się rozleci?”. Mówiłeś, tylko nie dotarło.

Nie dotarło, bo nie mówiłeś w kategoriach zrozumiałych dla drugiej strony. Mów, co to znaczy nie dla Ciebie (więcej pracy, trudniej mi będzie, muszę zmieniać), bo to nikogo nie obchodzi. Sorry. Mów, co to znaczy dla drugiej strony (więcej pracy, trudniej będzie, musisz zmieniać ;) ).

 Rzecz Dziewiąta: Wykorzystaj pięciokąt projektowy

Jest takie narzędzie, które znaleziono w grobowcu króla Tutanchamona – trójkąt projektowy! No dobra, nie jestem pewien, czy tam znaleziono, ale stare jest. Chodzi o to, że można poszerzyć ten trójkąt o dodatkowe opcje dające więcej możliwości.

Każda decyzja w projekcie wpływa na:

• Zakres – co ma być zrobione
• Koszt – ile to kosztuje
• Czas – ile to potrwa
• Jakość – jak dobrze to jest zrobione
• Ryzyko – co może pójść nie tak

I w tym pięciokącie zawsze można wygenerować opcje, które na początku są niemożliwe w trójkącie.

„Nie mam więcej czasu, nie mam więcej kasy, muszę to dodać” – niby sytuacja bez wyjścia. Ale gdy powiesz

„No dobra. To w takim razie mamy dwie opcje dodatkowe:

1. Staramy się to wcisnąć, ale żadnej gwarancji nie ma i wszystko się może wysypać w dniu premiery – czy jesteś na to gotów i dasz mi to na piśmie? Czyli ryzykujemy
2. Obniżamy standardy dla części rzeczy, które robimy. Dzięki temu będzie o czasie, a później się poprawi albo nie – czy To Ci pasuje? Czyli szukamy kompromisów na jakości”

Nie wyjdziesz na hamulcowego. Wiem, że często tak się robi w projektach, tylko nie robi się tego świadomie! I kończy się to tragicznie. Czas włączyć te rozwiązania do kanonu. Czasem mają sens.

Co zapamiętać?

• Poznaj zasady
• Ustal swoje granice
• Mów o cenie i zgadzaj się na wszystko, na co stać klienta. Także ryzyko

Niech właściwe pytania będą z Tobą.