Jeżeli wykonujesz jakąś pracę – to narzędzia mogą Ci bardzo w niej pomóc! Mogą też bardzo przeszkodzić, jeżeli są źle dobrane… Dziś opowiem o narzędziach, które zmieniły moje podejście do zarządzania albo bardzo mi w tym pomogły i chcę się z Tobą podzielić tymi doświadczeniami, zapraszam do lektury.
Jest takie powiedzenie “kto się nauczył obsługiwać młotek – wszędzie widzi gwoździe”. Bardzo mi się podoba, bo pokazuje jak potrafimy się zapędzić w pewien obszar i trzymać się tylko jednego narzędzia. Dziś chcę Wam pokazać narzędzia z mojej perspektywy. Na co dzień oprócz szkoleń z zarządzania projektami, dobieramy też właściwe narzędzia dla firm.
Rewolucja trwa i warto trzymać rękę na pulsie
W temacie narzędzi trwa rewolucja, na dobrą sprawę to taka rewolucyjna ewolucja. Bardzo dużo zmieniło się w technologii, ale nie zawsze świat za tym nadąża. Z różnych przyczyn – czasem o niektórych narzędziach nie wiesz, czasem ich adopcja jest trudna, bo trzeba przestawić nawyki ludzi, trzeba w to zainwestować. Natomiast technologia jest już dużo bardziej do przodu, niż większość rynku i większość z nas. Sam o niektórych narzędziach dowiadywałem się wtedy, kiedy były mi mega potrzebne.
Jakie narzędzia odmieniły Twój sposób pracy?
Na pewno napotkaliście takie, których używacie do tej pory, albo był taki okres w waszym życiu, że bardzo zmieniły waszą rzeczywistość. Podzielcie się tym proszę w komentarzach.
Narzędzi powstaje tak dużo, bo adresują różne problemy. Jest mała grupa narzędzi, która sprawdza się niemal zawsze, natomiast niuanse i dobranie do tego jak się pracuje, jak zespół działa jest bardzo ważne. Ważna jest też Wasza preferencja, ja mam swoje, które mnie ukształtowały, ale to nie ma znaczenia, jeżeli mamy narzędzie wprowadzić dla Was.
Narzędzia, które odmieniły mój sposób pracy
Nr. 0 – Excel. Szybka prowizorka, czasem na stałe. To narzędzie, które zmieniło moje życie, bo nadal z perspektywy systemowego podejścia do procesów to nie jest najlepsze narzędzie, jeżeli się go odpowiednio nie oprogramuje itd. Excel jest świetny do tego, żeby robić szybkie prowizorki i czasem one po prostu zostają na stałe. Widziałem zastosowania Excela, które są niesamowite, ze względu na jego elastyczność. Myślę, ze przez to Excel będzie mieć już zawsze miejsce w rzeczywistości zarządzania projektami. Problem jest taki, że jak firma wyrasta z tego prototypu to zostaje on na stałe i to nie jest najlepszy patent.
Nr. 1 – Outlook. Zadania, kalendarz, reguły. Okazuje się, ze Outlook jest szerszym narzędziem niż tylko mailem. Można tam pracować na zadaniach – co fajne można je poukładać w odpowiednie kategorie. Ja w Outlooku wypracowałem cały system do pracy na zadaniach, do pracy na mailach, to naprawdę kombajn. Kalendarz w Outlooku – cała firma na tym działała i było to bardzo pomocne. Ostatnia rzecz to reguły – bardzo pomocne, zautomatyzowanie skrzynki mailowej tak, żeby zapanować nad chaosem. To było dawno temu, kiedy operowałem głównie na mailu, już wtedy mówiono, że maile znikną, 20 lat później maile mają się świetnie :)
Nr 2. – Mapy myśli. Freemind, Mind-Manager. Mapa myśli w skrócie to zapis tego co się dzieje w głowie, ale nie w formie liniowej, tylko bardziej drzewiastej, główny temat i gałązki ze skojarzeniami. Freemind do tego służy – korzystałem z niego kilkanaście lat, świetne, darmowe, proste. Można rozpisać książkę, prezentację, zrobić jednoosobową burzę mózgów, można wszystko ;) Freeminda wykorzystałem też do zarządzania czasem jak zaczynałem pracę na własny rachunek i bardzo fajnie mi to działało. Kolejne narzędzie, które polecam to Mind-Manager – narzędzie płatne, jego ogromną wartością jest to, że te mapy myśli można zapisać w formie interaktywnego htmla.
Nr 3. Trello. Czysty kanban. Proste narzędzie, żeby pracować w tablicach kanbanowych i do tego jest stworzone. Zrobili tak świetne, darmowe narzędzie, ze ciężko mają je skomercjalizować w wyższych planach. Prostota tych tablic jest niesamowita. Jeżeli chcesz pracować na tablicach kanban i szukasz narzędzia, żeby zacząć organizować pracę inaczej niż w Excelu, a nie miałeś do czynienia z czymś innym to Trello jest świetnym rozwiązaniem. Idealne dla małych firm, które nie mają zbytnio kasy, dla organizacji NGO-sowych itp. Ja Trello wykorzystywałem do zarządzania czasem, zarządzania projektami, procesami i kontrolowania sprzedaży, do zarządzania firmą i rozpisywania modelu biznesowego. Dopiero jak napotkaliśmy na ograniczenia to postanowiliśmy się przesiąść na coś bardziej złożonego.
Nr 4. Pipedrive. Lejki, kontakty i prognozy. W pewnym momencie, kiedy dużo zaczynasz sprzedawać, kontaktujesz się z coraz większą ilością ludzi, to bez ogarnięcia tego jakimś sensownym narzędziem to się wysypie. Teoretycznie moglibyśmy zrobić to w Trello, ale moja filozofia jest taka, że wybieramy wyspecjalizowane narzędzie, które rozwiązuje najwięcej problemów. Pipedrive ma fajną funkcję – lejek, poszczególne etapy sprzedaży, to ułatwia pilnowanie, utrzymanie historii, ułatwia prognozowanie.
Nr 5. Asana. Oś czasu i zarządzanie wszystkim. Asana jest świetna ze względu na oś czasu, potrzebowałem tego, żeby widzieć co się będzie działo w najbliższych miesiącach, latach. Asana jest narzędziem do zarządzania wszystkim od zarządzania celami, przez zarządzanie projektami, procesami, zadaniami, po komunikację. Jest trudniejsze niż Trello, natomiast na dzień dzisiejszy jeśli zastanawiasz się na co przesiąść się z Excela polecam Asanę.
Nr 6. Jamboard i Mural. Jamboard to fajne narzędzie do wrzucania karteczek, biała wirtualna tablica na której działamy. Ma on ograniczoną przestrzeń do 20 kartek w ramach jednego pliku. Można rysować, wrzucać post-ity. Mural natomiast ma nieograniczony whiteboard na którą można wrzucać tematy. Jamboard jest prościutki, Mural wymaga trochę ogarnięcia, ale ma bardzo dużo szablonów do wykorzystania oraz nieograniczoną przestrzeń.
Kilka wyróżnionych narzędzi na koniec
aTimeLogger – super narzędzie do mierzenia ile czasu nad czymś spędzasz.
Power Point – jeżeli połączysz Power Pointa z podejściem z książki z “Presentation Zen” to super zadziała.
Zoom – pomogło w trudnych czasach, kiedy trzeba było przejść do pracy zdalnej. Świetnie sprawdza się też na szkoleniach online.
Teams – podobnie jak Zoom, praca w zespołach.
MS Planner – narzędzie które pokazuje tą samą tablicę kanbanową bodajże z siedmiu różnych widoków, świetna rzecz.
Z mojej strony to wszystko, podzielcie się narzędziami, które lubicie, z jakich korzystacie.
Jeżeli jesteś na etapie wyboru odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami, czasem lub zespołem, które usprawni działanie funkcjonowania Twojej firmy, to ten produkt jest właśnie dla Ciebie.
Dzięki indywidualnemu doradztwu w wyborze narzędzi zaoszczędzisz czas i otrzymasz zawężoną rekomendację 5 najbardziej dopasowanych dla Ciebie narzędzi. Zyskujesz również godzinne spotkanie doradcze, na którym przedstawimy w jaki sposób możesz uruchomić zarekomendowany przez nas system w Twojej firmie i dodatkowy czas, który poświęcimy na każde pytanie związane z narzędziem. Sprawdź ofertę
VIDEO