Świat zarządzania powinien według teorii dzielić się na projekty lub działania operacyjne. Każdy z tych działów ma bardzo rozwiniętą literaturę, działy nauki i programy certyfikacji. Ale ten świat zapomina o czymś, co występuje w pracy wielu z nas dużo, częściej a mianowicie
Wrzutki!
Nie ma żadnej podyplomówki „Wrzutka Management”, więc trzeba jakoś wypełnić tę lukę ;). Jakiś czas temu zacząłem kolekcjonować problemy i postanowiłem dla każdego z nich zaproponować narzędzie, które je rozwiązuje. Dzisiaj takie dla wrzutek, a mianowicie
KLUCZ do ogarnięcia każdej wrzutki
O co chodzi z kluczem? Za każdym razem, gdy masz zaplanowaną pracę i pojawia Ci się wrzutka zastosuj następujące podejście zanim zaakceptujesz dodatkową pracę.
Kalendarz – Jak wrzutka wpływa na kalendarz? Co się przesunie? Co wykonasz później niż to planowane? Jakie będą tego konsekwencje?
Ludzie – Na czyją pracę wpłynie to, że zamiast robić to, co masz robić zajmiesz się wrzutką? Postaraj się zadbać o relacje i dać znać ludziom, którzy czekają na coś od Ciebie, że dostarczysz to później?
Udział – Negocjuj udział osoby, która robi wrzutkę we wspólnym rozwiązaniu problemu. „Mogę to zrobić, pomogłoby mi bardzo, gdybyś…”.
Czas – Określ ile czasu zajmie wrzutka. Postaraj się to wcisnąć w taki sposób, żeby zmieniać jak najmniej w kalendarzu. Czasem wrzucenie sobie ograniczenia „Mam na to 15 minut”. Sprawia, że da się znaleźć kreatywne rozwiązanie.”
Zakres – Minimalizuj zakres tego, co jest do zrobienia. Warto spytać, czy to co masz przygotować to ma być dzieło sztuki, czy strategia „na odwal się” będzie wystarczająco dobra? Może prezentacja z samym tekstem da radę i nie trzeba do niej robić mega obrazków? Dodatkowo sprawdź, jakie inne rzeczy, które były zaplanowane w tym tygodniu możesz sobie uprościć? Dzięki temu ograniczysz wpływ wrzutki na swoje życie.
Nie unikniesz wrzutek, ale możesz minimalizować ich wpływ
KLUCZ wykorzystujesz, gdy nie możesz powiedzieć NIE (bo wrzutka przyszła od VIPa), może jednak okazać, że wykorzystanie go umiejętnie pomoże Ci wynegocjować na przerzucenie pracy nad nią do kolejnego tygodnia, co pozwoli ograniczyć zamieszanie.
Daj znać jak zadziałało :)
