Za każdym dużym sukcesem stoi zespół. Zespół można zbudować w taki sposób, żeby działał, przynosił wyniki, albo można go “rozjechać” złym podejściem. Dziś mam dla Ciebie 12 trików na usprawnienie pracy w zespole. Serdecznie zapraszam.
Zarządzanie czasem w zespole to wyższa szkoła jazdy, ale da się to osiągnąć. Jak zwiększyć produktywność? Jak być bardziej efektywnym pracując w zespole? Zapraszam do lektury
12 trików na usprawnienie pracy w zespole
1.Tablice kanban – świat poszedł bardzo do przodu od czasu wynalezienia maila. Polecam korzystać z nich, ponieważ mamy strasznie dużo rzeczy do roboty. Zazwyczaj każdy ma więcej do zrobienia niż jest w stanie dostarczyć. Potrzebujemy szybkiego sposobu, żeby się zorientować gdzie jesteśmy i co robimy, oraz jak to ze sobą się łączy. Robienie statustów cotygodniowych jest bardzo ważne, tylko robienie ich w stary sposób na zasadzie odpytki wg. listy bez widzenia tych wszystkich tematów jest trudne. Wykorzystanie narzędzi wizualizacyjnych, a szczególnie tablic kanban, które pokazują, gdzie co się dzieje, jaki jest status zadań, kto nad czym pracuje, czy są jakieś problemy jest niesamowitą oszczędnością. Daje też Tobie jako managerowi szansę zarządzania całością, a zespołowi zorientowanie się co mają robić. Inaczej grozi chaos. Przypomniała mi się sytuacja, jak dostałem pierwszy zespół do zarządzania, przyniosłem korkową tablicę i postawiłem ją w biurze, poprzypinałem kartki z celami, pozaznaczałem kolorami wg. ważności itd. Tablica trochę zasłaniała okno, na mnie działała całkiem nieźle, ale jak odchodziłem z firmy to dostałem ją w prezencie od mojej ekipy więc na nich chyba nie działała tak dobrze. Nie popełniaj mojego błędu ;)
2.Zaczynaj przegląd spotkań statusowych od sukcesów – standardowe podejście w projektach jest takie: postęp – plan – problemy. Sprawdzamy co zrobiliśmy, co planujemy zrobić i na jakie problemy napotkaliśmy. To jest bardzo dobra technika, problem jest taki, że zawsze kończysz spotkanie problemami. Każde spotkanie kojarzy się z problemami, bo są najbardziej omawiane. Warto zacząć od sukcesów. Co nam się udało zrobić, z czego się cieszymy. To nawyk, który wziąłem z mojego dawnego korpo, gdzie mieliśmy piątkowe nieformalne świętowanie. Każdy mógł się pokazać przed zespołem i poznać.
3.Ustal „złotą godzinę” dla całego zespołu – ustalenie czasu, w ciągu którego można się skupić, a inni nie przeszkadzają. Każde rozproszenie wyrywa z pracy głębokiej. Złota godzina w tym samym czasie dla całego zespołu, gdzie nie odbieramy telefonów, nie piszemy maili, pracujemy w skupieniu, to naprawdę świetny pomysł. Czasem jest problem ze złotą godziną dla wszystkich w tym samym czasie. Można wtedy godzinę wykorzystywać w różnym czasie, można dawać znać innym np. w postaci przypiętej karteczki do laptopa albo maskotki na biurku itd. Bardziej świadome jednostki będą wykorzystywać tą godzinę do planowania strategicznego, inni będą nadganiać pracę. Planowanie to bardzo ważny aspekt w zarządzaniu projektami.
4.Zbierz wszystkie projekty w jedno miejsce – wtedy dużo łatwiej zarządza się zasobami. Wiesz nad iloma projektami pracujemy, co mamy dowieźć, na jakim etapie są projekty. Ułatwia to podejmowanie decyzji i nie pakowanie się w problemy.
5.Wykorzystaj teamsy nie tylko do spotkań – teamsy nie są jedynie narzędziem do spotkań, a narzędziem do tworzenia przestrzeni dla pracy w zespole. To takie narzędzie do stworzenia wirtualnego pokoju, w którym zespół może ze sobą pracować, mieć dostęp do najważniejszych informacji.
6.Wyznacz jasne cele – moje obserwacje pokazują, że np. na szkoleniach na hasło zapiszcie swoje cele nikt nie ma problemu, potem jak sprawdzamy czy są one SMART, to praktycznie żaden nie jest J Nie myślimy smart, nie opisujemy celów konkretnie. Jasne cele ułatwiają życie.
7.Ustal zasady pracy z mailem – mail może być złem zabierającym czas i energię, albo może być efektywnym narzędziem komunikacji, pracy i rozwiązywania problemów. Warto się zastanowić nad zasadami pracy z mailem. Nie oczekuj np. że jak wysyłasz maila, ktoś ma odpowiedzieć natychmiast. Jeżeli masz takie oczekiwania to się nie rozumiemy. Trzeba ustalić częstotliwość sprawdzania maili, odpowiedzi naprawdę oszczędza dużo czasu i energii.
8.Deleguj, nie zwalaj roboty – kiedyś usłyszałem fajne hasło, że nie możesz zrzucić skomplikowanego tematu poziom niżej. Chodzi o to, że jeżeli jest to problem, który leży w twoich kompetencjach, to musisz rozwiązać go sam. Delegowanie nie oznacza, że ktoś będzie robił za Ciebie bo masz „za dużo”. Delegowanie warto przemyśleć nie tylko w perspektywie szef – podwładny, ale w ramach zespołu, żeby sobie pomagać, a nie przewalać robotę.
9.Planuj wspólnie z zespołem – jest szansa, że do pewnego poziomu dużo rzeczy wiesz lepiej, jesteś w stanie rozplanować całość i wrzucić zadania. To blokuje pracę zespołu i samodzielne myślenie. Wychodzę z założenia, że warto przyjść z jakąś ramą, ale wspólnie zaplanować całość. Jak nie nauczysz swojego zespołu pewnych rzeczy, to zostaniesz sam i będziesz robić, bo zespół zawsze czekał na zadania. Kolejny plus planowania z zespołem to dostawanie informacji z wielu różnych miejsc.
10.Planuj w perspektywie 5 tygodni – termin umowny, ale chodzi o to, żeby mieć taką perspektywę, żeby nic Cię nie zaskoczyło. Wiesz, że jako zespół w ciągu 5 kolejnych tygodni macie zrobić to i to. Jak masz taką perspektywę, to większość problemów, które mogą się pojawić jesteś w stanie wyłapać i w ciągu 5 tygodni rozwiązać. Wydłużanie perspektywy taktycznej jest bardzo pomocne, oczywiście pamiętając o celach długoterminowych.
11.Znajdź swoje WIP Limits (work in progres limits) – limity pracy. Jako zespół jesteście w stanie dowieźć w danym momencie X rzeczy. Ludzi jest pewna liczba, ograniczona ilość czasu, energii itd. Praca jest płynna czasem jest jej więcej czasem mniej. Chodzi o to, że jak masz zebrane projekty w jednym miejscu i jest do tego tablica kanbanowa i większość projektów ma pomarańczowe i czerwone „lampki” to jesteście w stanie zorientować się ile jesteście w stanie zrobić w danym momencie.
12.Wykorzystujcie darmowe narzędzia – jest ich naprawdę sporo. Trzeba tylko z nich skorzystać. Niektóre firmy robią naprawdę mega rzeczy w darmowych narzędziach, oszczędzając budżet. Na wszystko czego potrzebujesz na pewno istnieje darmowe narzędzie.
Jak usprawnić pracę zespołu?
Na koniec mam dla was kilka słów o kursie online, który stworzyłem „Kompletny system pracy dla Ciebie i Twojego zespołu”. Pokazuję jak można zorganizować pracę zespołu biorąc dobre narzędzia, praktyki, strategie, które się sprawdzają. Zapraszam!
Kurs Online Kompletny system pracy dla Ciebie i Twojego zespołu
ZOBACZ VIDEO!