Jak wdrożyć Teams`y? Narzędzie dla osób, które planują w rozproszony sposób, nie mają czasu się przeszkolić, a czas nagli. Dziś opowiem jak pomogliśmy wdrożyć Microsoft Teams do zespołu handlowego w branży farmaceutycznej.
Tło i szersza perspektywa
Najpierw nakreślimy trochę tła i szerszej perspektywy. Konkretny case, bo to zwykle działa najlepiej. W tym przypadku case dotyczy branży farmaceutycznej, przedstawicieli handlowych, którzy do biura nie przyjadą na szkolenie, bo to nie ma większego sensu. To nie tylko dotyczy handlowców i branży farmaceutycznej. Spójrz na case i zobacz jak Tobie może to pomóc. Jeżeli masz rozproszony zespół, to faktycznie może być problemem zebranie wszystkich pracowników z różnych lokalizacji w jedno miejsce na szkolenie. Nawet zdalnie wyciąć jeden dzień od kontaktu z klientem to problem. Każdy dzień spędzony na niesprzedawaniu jest dniem straconym. Potrzebna była tutaj wiedza jak korzystać z narzędzi a jednocześnie ciężko było wcisnąć szkolenie w plan dnia. Kolejna rzecz, która była tutaj istotna to fakt, że ludzie pracowali na iPadach. Potrzebowaliśmy więc przygotować rozwiązanie dla osób pracujących w ten konkretny sposób. Nie wiem czy zdajecie sobie sprawę ale Teamsy wyglądają różnie na różnych platformach. Teamsy w tym wypadku były zupełnie nowym narzędziem dla zespołu.
Czemu się tym zajęliśmy i co zrobiliśmy
Czemu się tym zajęliśmy? Ponieważ oprócz zarządzania projektami, zajmujemy się też indywidualnym doborem narzędzi dla zespołów, pod kątem zarządzania projektami, zarządzania, organizacji pracy itd. Teamsy są jednym z takich obszarów, które odczarowujemy, żeby na tym podziałać i tutaj klient przyszedł do nas, ponieważ znał już nas ze szkoleń.
Co zrobiliśmy? Najpierw wybraliśmy najczęstsze pytania od ludzi z zespołu, z czym mają największy problem, co najczęściej zgłaszają. Następnie przygotowaliśmy tutoriale z instrukcjami, konkretnymi rozwiązaniami. Krótkie filmy do 3 minut pokazujące jak coś zrobić. Nawet w przerwie na kawę można obejrzeć. Dodaliśmy też trochę filmów wyjaśniających filozofię, jak Teamsy działają, jak operować mailem. Bez narzędzi strasznie się męczymy, ale jak nie rozumiesz filozofii, do czego dane narzędzie służy, jak z niego korzystać to też się meczysz. Nagraliśmy filmy wrzuciliśmy je w Teamsy i wykorzystaliśmy do tego Microsoft Stream. Zasugerowaliśmy też dodanie formularza do zbierania opinii. Chodziło o to, że jeżeli już ludzie pracują na Teamsach, to mają wszystko w jednym miejscu w swoim zespole, filmiki i miejsce, żeby mogli zgłosić swoje opinie. Generalnie w miarę sprytne wykorzystanie Teamsów do tego co chcemy osiągnąć.
Jeśli chodzi o Streama, to w skrócie macie takiego własnego firmowego YouTube`a, gdzie możecie wrzucić filmy w odpowiednie kanały, w tych kanałach można je później publikować. To jest nasza wewnętrzna wersja, przerzuciliśmy część filmów. Dostęp do tych filmów jest z poziomu przeglądarki przez Stream. Stream`a można podpiąć do Teamsów. Jak to wygląda w Teamsach? Otóż w zespole tworzysz kanał w zespołach w których ludzie pracują. Fajną rzeczą jest to, że filmy może tworzyć ktoś z zewnątrz, ale zaproponowaliśmy też, że nauczymy też ludzi jak zrobić takie filmy samemu, żeby dzielić się wiedzą wewnątrz organizacji.
Co działa we wdrażaniu narzędzi?
Jakiś czas temu zrobiliśmy badanie co działa we wdrażaniu narzędzi. Wyszło, że najczęściej ludzie korzystają i uczą się narzędzi w następujący sposób: Po pierwsze ludzie szukają tutoriali, po drugie pytają bardziej doświadczonych kolegów, jak korzystać z narzędzia i trzecie samodzielnie poznają narzędzie. Większość osób stwierdziła po tym badaniu, że chętnie przy wdrażaniu jeszcze raz narzędzia skorzystała by z jakiejś pomocy szkoleniowej. Z tutorialami jest taki problem, że one są dostępne, ale nie do końca tutaj były dostępne po polsku, nie do końca zawsze w tej opcji, strasznie dużo czasu się marnuje na to, żeby znaleźć te właściwe. Więc nagraliśmy odpowiednie tutoriale i umieściliśmy w jednym miejscu. Druga rzecz doświadczeniu koledzy, to super dźwignia warto ją wykorzystać, tworzyć takie filmy samodzielnie. Na pewno znajdziecie w organizacji kogoś, kto wie jak coś zrobić i nie boi się przed kamerą nagrać kilka słów.
VIDEO