Dzisiaj opowiem o zespole projektowym. O tym jaka jest struktura, jakie są zadania, jak sprawić, żeby zespół grał do jednej bramki. Jaka jest esencja pracy zespołowej w projektach. Serdecznie zapraszam do lektury.
Zespół projektowy – kto go tworzy?
Zacznijmy od pewnej metafory. Pewnie widzieliście kiedyś wyścigi wioślarskie. Jest ekipa, która wiosłuje i daje z siebie wszystko i jest człowiek z megafonem, który krzyczy na wszystkich, którzy wiosłują. Jaką funkcję pełni ten człowiek z megafonem? No jest potrzebny ktoś, kto będzie w jakiś sposób motywował zespół do działania. Ktoś, kto będzie nadawał kierunek i tempo. Mając takiego kogoś możesz skupić się na wiosłowaniu. Jak wchodzisz na pewien poziom zaawansowania, masz duży zespół, potrzebna jest taka funkcja koordynująca i tu się pojawia rola kierownika projektu.
Role w zespole projektowym
W zespole projektowym jesteśmy razem, hierarchia jest istotna, ale najważniejsze jest to, że mamy różne role, ale razem jesteśmy w łódce. Uprościłem wam strukturę do trzech ról, które według mnie są najważniejsze.
Podstawowe role w projekcie to:
- Sponsor – osoba, która ma zasoby, wpływ w organizacji i chce rozpoczęcia projektu. Osoba, która załatwi wam łódkę, w której możecie wiosłować i powie w którą stronę płynąć.
- Kierownik projektu – osoba, która pokieruje i zmotywuje ludzi w łódce
- Zespół – bez którego łódka nie popłynie
Te trzy role muszą ze sobą grać. Jest potrzebny ktoś z zasobami, ktoś kto skoordynuje i ktoś kto wykona pracę. Czasem te role mogą się mieszać, szczególnie w małych firmach. Warto te role sobie porozdzielać między członków projektów.
Czego potrzebuje zespół projektowy, żeby być efektywny
Cel – zespół musi wiedzieć, gdzie ma zmierzać
Plan – jak tam dotrzemy
Rytm – sprawdzanie w regularnych odstępach czy idziemy w dobrą stronę
Te trzy elementy są mega istotne. Nawet jak zespół gdzieś się rozproszy ale zna cel, to jest w stanie się ukierunkować. Jeżeli zabraknie któregokolwiek z tych trzech punktów, to będzie dużo ciężej. Albo każdy będzie robił coś po swojemu, albo praca będzie nieefektywna, albo projekty będą utykać.
Co robi kierownik projektu w zespole projektowym
Pilnuje drogi do celu – pilnuje, żeby wszyscy trzymali się ścieżki i szli w dobrym kierunku
Koordynuje tworzenie planu – kierownik projektu ma się upewnić, że plan zarządzania projektem będzie zawierał wszystkie elementy, które powinien zawierać. Sam nie ma wiedzy. Rola kierownika projektu polega na tym, że wie jak robić projekt. Kierownik projektu powinien być w tanie poprowadzić projekt nie mając wiedzy o temacie. Napiszcie w komentarzach czy się z tym zgadzacie.
Nadaje rytm – co tydzień sprawdza jak idzie
Co robi zespół
Zna cel – powinien wiedzieć w którą stronę zmierzamy. Jeżeli ludzie wiedzą co chcesz osiągnąć, to wtedy mogą użyć swojej wiedzy eksperckiej.
Dodaje wiedzę do planu – kierownik mówi jaki jest cel, co chcemy osiągnąć, jakie dostaliśmy wymagania, zespół mówi jak można to osiągnąć, a kierownik projektu to koordynuje
Działa w rytmie – wykonuje działania w ramach rytmu nadanego przez kierownika projektu
Co robi sponsor projektu w zespole projektowym
Wyznacza cel – mówi, gdzie chcemy dotrzeć, w jakich kosztach, w jakim czasie
Akceptuje plan – nie tworzy planu, jedynie go akceptuje
Chce znać rytm – chce wiedzieć jak mierzone będą postępy
Problemy się pojawiają kiedy powyższe role się mieszają. Czyli np. sponsor zaczyna wcinać się w plan, albo zmienia rytm itd. Rozwiązaniem jest trzymanie się ról :)
Czyli mamy trzy role – sponsor, kierownik projektu i zespół oraz trzy elementy – cel, plan i rytm.
Sponsor Kierownik Projektu Zespół
Cel Wyznacza Pilnuje drogi Zna
Plan Akceptuje Koordynuje tworzenie Tworzy
Rytm Chce znać Nadaje Działa
To jest esencja poukładania pracy w zespole. Oczywiście są inne role, ale zaczynałbym od tego.
Dla wszystkich, którzy chcą zarządzać swoim zespołem, mamy przygotowane szkolenie. Bardzo praktyczne, nastawione na pracę z case`ami, na realnych wyzwaniach. Jeżeli masz do przeszkolenia managerów lub sam jesteś managerem, który chciałby się z tego przeszkolić to serdecznie zapraszam!