Zarządzanie projektami to sztuka i nauka. Sztuka radzenia sobie z problemami, które poznasz dzięki nauce :) Czy to kierownik projektu, przedsiębiorca, czy manager – prawie na 100% napotkasz jeden z 5-ciu problemów, które są naturą projektów. Zapraszam do lektury.
5 zwiastunów porażki projektu
Dlaczego akurat 5? Firma VitalSmarts przeprowadziła badanie Silent Fails, które pokazało 5 kluczowych elementów, które powodują, że projekty się wywracają. Bardzo często ludzie, którzy widzą problem nie mówią o nim z obawy przed autorytetem. Dochodziło do katastrof bo np. drugi pilot ze względu na hierarchię bał się powiedzieć kapitanowi, że popełnił błąd. Inny przykład – osoba asystująca przy operacji, która nie mówi chirurgowi, że ten popełnił błąd. Hierarchia działa tak mocno, że czasem kończy się to tragicznie. Badanie Silent Fails służyło temu, żeby uświadomić, że problemy istnieją i wprowadzić kulturę w organizacjach taką, żeby o tych problemach otwarcie mówić. Warto wiedzieć, że takie problemy występują i trzeba coś z nimi zrobić.
Teraz przejdźmy do tych 5 zwiastunów porażki:
1. Projekty oderwane od rzeczywistości – czyli np. przychodzi ktoś do Ciebie i mówi, że na jutro chce kampanię ogólnopolską promującą produkt i w budżecie 3000 zł. Większość projektów startuje w oderwaniu od rzeczywistości, pada pomysł z góry, a osoby które mają go realizować zastanawiają się jak skoro to niemożliwe.
2. Sponsor nieobecny duchem – sponsor to osoba wystarczająco wysoko w organizacji, żeby móc projekt zlecić. Często sponsor zleca projekt, a później “sobie idzie”. Jeżeli jesteś managerem średniego szczebla i masz bardzo mały wpływ na organizację bez odpowiedniego wsparcia sponsora spora szansa, że projekt się posypie.
3. Znikające zasoby – umawiasz się z kimś, że ktoś będzie dla Ciebie pracował, za dwa miesiące ma zacząć pracować razem z Tobą nad dostarczeniem konkretnego projektu. Przychodzisz tego dnia, osoby nie ma w twoim projekcie. Case z mojej kariery – człowiek który miał ze mną pracować powiedzmy od 1 września nie stawił się do pracy. Zadzwoniłem do jego szefa z pytaniem gdzie on jest i usłyszałem, że na urlopie. Umowa między firmami była taka, że płacimy również za urlop…
4. Manipulacja priorytetami – co innego mamy ustalone w planie strategicznym, a później każdy ciągnie w swoją stronę, bo każdy ma inne priorytety. Bardzo często sytuacja, wchodzi polityka. Im bardziej merytoryczna organizacja tym polityki mniej, ale są organizacje, gdzie większość czasu zajmuje walka o władzę. Często niestety priorytety deklarowane są inne niż rzeczywiste.
5. Tchórz projektowy – kojarzycie pewnie filmy z nastolatkami, gdzie dwie osoby wsiadają za kółko i pędzą na siebie, osoba która skręci jest tchórzem. Jak to się przekłada na sytuacje biznesowe? Wyobraź sobie spotkanie, szef odpytuje po kolei co u każdego. “Jacek co u Ciebie”? “Wszystko super”. Myślisz sobie kurde przecież na kawie mówił mi, że wszystko się sypie. “Ania co u Ciebie” odpowiedź taka sama, choć w rzeczywistości same opóźnienia. W końcu dochodzi to pytanie do Ciebie, na co odpowiadasz, że masz dwa tygodnie opóźnienia. Wszyscy wtedy mają wymówkę, że znowu przez Ciebie opóźnienia, a w rzeczywistości pod spodem sami nadrabiają. Chodzi o to, żeby nie pokazać, że generujesz problemy. To słabe bo rozbija zespół, ale często tak się dzieje, jeżeli organizacja promuje jedynie dobre rezultaty to ludzie zachowują się w taki sposób. Każdy zaczyna walczyć o siebie, a nie o to, żeby dowieźć projekt.
Jak wygląda statystyka?
W około 80% projektach występuje 5 wymienionych wcześniej problemów, które są zwiastunami porażki projektu. Tylko 11% kierowników projektów potrafi sobie poradzić z tymi problemami. Fajnie być w tych 11%, bo te problemy wcale nie są nierozwiązywalne. Już mówię jak sobie z nimi poradzić…
Postawa i proaktywność – jeżeli jesteś managerem to bierzesz na siebie odpowiedzialność. Podejście proaktywne polega na tym, że w skrócie masz dwie strefy, które Cię otaczają. Pierwsza to strefa zainteresowania, czyli obszary w których niewiele zrobisz. Możesz ponarzekać, że szef jest kiepski bo zlecił beznadziejny projekt, nic to nie zmienia. Drugi obszar to strefa wpływu, w której możesz działać. Jeżeli działasz w strefie zainteresowania, to twoja strefa wpływu się kurczy. Spędzasz czas na rzeczach bezproduktywnych. Jeżeli zaczynasz spędzać czas w strefie wpływu to zaczyna ona rosnąć dając Ci coraz większy wpływ na rzeczywistość.
Mapa projektów – rozpisanie sobie jakie masz projekty, na jakim etapie i jaki mają priorytet. To daje dużą jasność. Wyeliminujesz sobie część problemów a ludzie będą mieli jasność.
12 Pytań KISS PM i domek projektowy – podchodzenie do projektów w sposób, żeby zadać kluczowe pytania, bo wtedy bardzo szybko wychwytujesz, który z problemów Cię dotyczy. W ciągu 12 minut jesteś w stanie sprawdzić czy pakujesz się w którykolwiek z wyżej wymienionych problemów.
Problem solver – czyli radzenie sobie z problemami na bieżąco i rozwiązywanie ich na właściwym poziomie.
Nie licz na to, że te problemy Cię nie dotkną. Dobra wiadomość jest taka, że da się z tym uporać. 5 zwiastunów znasz, sprawdź czy cię nie dotyczą, jeśli tak to działaj.
VIDEO