Jak sobie radzić z pojedynczym projektem? Najczęściej nie ma z tym problemu. Jedna rzecz po drugiej wykonywana po kolei nie sprawia problemu. Człowiek może się na tym skupić i już. Nic mu nie przeszkadza innego, nie musi się tym zajmować. Problem pojawia się, gdy tak nie jest. Gdy trzeba sobie poradzić z wieloma projektami jednocześnie. Dotyczy to 90% ludzi, albo nawet więcej. Mamy na głowie więcej niż jedną rzecz do zrobienia i często z różnych dziedzin. Wtedy wkrada się przeładowanie, chaos, a co za tym idzie stres i poczucie bezsensownego mielenia w kółko. Początkowy entuzjazm znika i zaczynamy utykać, dławić się, rezultaty są coraz mniej przewidywalne i coraz gorszej jakości, aż w końcu wszystko się zapycha. Jak sobie z tym radzić?
Skąd się bierze to, że nie ogarniamy
Jest pewien problem, który prawdopodobnie nigdy Cię nie dotknie – szukanie pracy. Są ludzie, którzy jak mają wolną chwilę, to zastanawiają się co by tutaj jeszcze zrobić. Jeśli jesteś managerem lub przedsiębiorcą to Ciebie to dotyczy. Bezrobocie dla Was nie istnieje.
Zacznijmy od tego jak powinien wyglądać cykl życia projektu. Jest pomysł, rozpoczynamy projekt, planujemy, zapewniamy zasoby, realizujemy i kończymy projekt. Tak wygląda to w idealnym świecie. Dzisiejszy problem to wczorajsze rozwiązanie. To co doprowadziło Cię do momentu w którym jesteś – managerem albo przedsiębiorcą, czyli rozpoczynanie nowych tematów, jest też tym co dziś stanowi problem. W większości przypadków cykl życia projektu wygląda tak, że mamy pomysł i realizujemy. Jeżeli zaczniesz realizować pomijając rozpoczęcie planowanie, zapewnianie zasobów to jest w rezultacie dużo trudniejsze niż zastanowienie się, przemyślenie na spokojnie.
Zysk w projektach jest dopiero na etapie zakończenia. Wszystkie poprzednie etapy to koszt. Zacznij kończyć, przestań zaczynać. Kończenie oznacza wyciąganie zysków, zaczynanie oznacza pakowanie się w koszty.
W czasie II wojny światowej tylko około 5% żołnierzy strzelało bezpośrednio w kierunku przeciwnika. Okazało się, że przekonanie, że w przypadku konfrontacji masz tylko dwie opcje walczyć albo uciekać nie jest prawdziwe. Istnieją też dwie inne opcje – okaż przewagę albo okaż uległość. W przypadku konfrontacji dużo częściej dochodzi do okazania przewagi i uległości bez dojścia do konfliktu. To poszerzyło wiedzę badaczy na temat ludzkich zachowań. W przypadku projektów mamy 4 opcje do wyboru, ale zwykle korzystamy tylko z jednej.
Na każdym etapie projektu możemy podjąć jedną z czterech decyzji:
1. Go – działamy dalej, bez zmian
2. Recycle – poprawiamy coś, bo nie osiągnęliśmy zamierzonych celów. Czasem trzeba zmienić plan, podejście, zasoby.
3. Hold – zaparkowanie projektu na jakiś czas, bo nie mamy zasobów. Jeżeli zatrzymamy jakiś projekt, to możemy przenieść zasoby dla innego projektu, tym sposobem go dokończyć. Przenieść zyski z powrotem na zaparkowany projekt i go dokończyć.
4. Kill – zamykamy całkowicie projekt. Niektóre z pomysłów są bez sensu, zabij bestię póki mała.
Anegdota – zespół drwali rąbie dżunglę, manager wchodzi na górę po drabinie, patrzy, schodzi na dół i mówi “Panowie jesteśmy w złej dżungli”. Co słyszy od zespołu? “Nie przeszkadzaj, dobrze nam idzie”. Często tak się dzieje, że jak się wkręcimy, to nawet nie zastanawiamy się czy jesteśmy we właściwej dżungli. Rozwiązaniem tego problemu jest praca na PM Boardzie. Rozpisujesz sobie wszystkie projekty, w zależności od etapu na jakim się znajdują, zaznaczasz kolorami. Zielony – jest ok, żółty – coś się dzieje, wymaga uwagi, czerwony – potrzebujemy zadziałać bo się wysypie. Ważniejsze są projekty z prawej, czyli te, które realizujemy niż nowe pomysły z lewej strony.
Jeżeli masz projekty na etapie realizacji i nie jesteś w stanie ich zrobić to przestajesz wymyślać nowe pomysły. Przenosisz zasoby do realizacji. Jeżeli to nie wystarcza to przestajesz rozpoczynać projekty, a zasoby przenosisz do realizacji. Jeżeli nie wystarcza, przestajesz planować, skupiasz się na tych projektach które są, żeby przestać zaczynać a zacząć kończyć projekty.
Jeszcze jedna rzecz, która Ci może pomóc to przestań pilnować ludzi na każdym detalu. Jeżeli będziesz zaczynać projekty wg. 12 pytań, to zmieniasz swoje podejście z mikromanagera na stratega. Dajesz ludziom przestrzeń i możesz delegować dużo większe rzeczy. Nie będziesz sobie rozpoczynał słabych projektów, które później generują problemy. Nie będziesz wskakiwał od pomysłu do realizacji, tylko dasz szansę na rozwinięcie albo ubicie. Wygeneruje Ci to bardzo dużo korzyści, dodatkowy czas i lepsze rezultaty.
Nad czym warto popracować
Zaakceptuj, że to Ty tworzysz problem – jeżeli jesteś ambitny, to spora szansa, że jesteś źródłem problemu. Potrzebujesz znaleźć kontrolę nad swoją energią.
Pamiętaj, że dzisiejszy problem to wczorajsze rozwiązanie – naturalny mechanizm, że będziesz się bał zmienić to podejście, będzie występował. Najprawdopodobniej jeżeli masz tyle rzeczy, że nie wyrabiasz, witamy na kolejnym poziomie, trzeba działać inaczej.
Zacznij kończyć przestań zaczynać – nie zaczynaj jeżeli już w tym momencie nie wyrabiasz. Ustal priorytety.
Naucz się zabijać projekty – miałem w mojej karierze taki rok, gdzie ubijałem co trzy miesiące projekt, zakończyłem rok z zerem zakończonych projektów, nie wpłynęło to negatywnie na moją karierę, robiłem swoją robotę.
Stwórz mapę projektów – musisz wiedzieć czy jesteś we właściwej dżungli.
Bądź liderem, nie nadzorcą – definiuj projekty, rozpoczynaj, twórz środowisko dla ludzi, ale nie sprawdzaj każdego detalu.
Zawsze zaczynaj od 12 pytań – dzięki temu masz dużo większe szanse na zakończenie projektu sukcesem.
VIDEO