Pierwsze pytanie z naszego domku 12 pytań – Dlaczego my robimy ten projekt? Będzie trochę o uzasadnieniach biznesowych, jak sprawdzić czy projekt na którym pracujecie ma sens. To ma znaczenie z kilku względów. Z tego względu, żeby faktycznie dowieźć, jednocześnie zmotywować wszystkich i zastanowić się czy inwestować zasoby firmy, swoje własne, swoje życie w projekt. Jak to jest u was? Jak często sytuacja wygląda tak, że macie uzasadnienie biznesowe rozpisane, wiadomo dlaczego robimy projekt, jest to poparte liczbami? A jak często jest tak, że wpada pomysł i jedziemy… Projekt wydaje się sensowny, a później różnie to się kończy. Ostatnio się przekonałem, że żyję trochę w bańce i chciałbym sprawdzić czy nie żyję w bańce związanej z tym, że cos w projektach działa nie tak.
Wracając do tematu dlaczego się tym zajmujemy? Dziś prowadziłem warsztaty, jak zaczynamy mówić o projektach, słyszę robimy, szef kazał, działamy nie ma się co zastanawiać. Może się okazać, że w pewnym momencie jak zabraknie tego sensownego uzasadnienia, to okazuje się, że zatrzymujesz się po co w ogóle ponosić ofiary i jaki problem rozwiązuje ten projekt. To jedna rzecz, która może się wydarzyć, że w trakcie jak okazuje się, że koszty są spore, nie ma jasno zdefiniowanego po co to robimy, skąd się wziął projekt, dlaczego jest ważny to okazuje się, że nie ma o czym rozmawiać. Często startupy nie wiedzą do końca jaki problem rozwiązują. Jak nie wiesz jaki problem rozwiązujesz, to spora szansa, że przedsięwzięcie padnie. Kluczowe pytanie to jaki problem rozwiązuje twój biznes, bo wtedy można oszacować jak duży jest problem, jak dużo ludzi ten problem ma, jak bardzo są gotowi wyłożyć kasę, żebyś ten problem im rozwiązał.
Jak dojść do uzasadnienia biznesowego?
Jedna opcja – robić bardzo dokładne analizy. Część biznesów to robi, faktycznie wie dlaczego rozpoczyna projekt, ma wszystko przeliczone. Wie z czego wynika problem, zrobili badania rynku, wszystko jest pod spodem. Problem z analizami jest taki, że często potrafią dużo kosztować. Natomiast, jeżeli masz taki przeanalizowany projekt, masz rozwiązać problem wynikający z konkretnej analizy, to mamy jasne uzasadnienie.
Czasem do tego uzasadnienia da się dokopać prostymi metodami, które wszyscy znają. Podstawowy trik jest taki, że musimy sobie połączyć nasz pomysł na to, że realizujemy projekt (np. automatyzacja obiegu dokumentów) z dwiema rzeczami. Zwiększeniem obrotów dla firmy albo zmniejszeniem kosztów. Generalnie każdy projekt biznesowy powinien się z tym łączyć. Jedno i drugie ma sporą szansę prowadzić do zysku. To jest w uproszczeniu, samo zwiększenie obrotów nie zawsze generuje zyski, czasem za duże obroty to problem. Tak, ale jak szukamy podstawowych rzeczy to jeżeli jesteś w stanie połączyć robienie automatyzacji obiegu dokumentów tak, że przełoży się to na obniżenie kosztów albo zwiększenie obrotów to masz jakieś uzasadnienie biznesowe. Jeżeli nie jesteś w stanie sklecić tej historii to nie masz uzasadnienia biznesowego żadnego. W przypadku perspektywy biznesowej to główny klucz.
Nie wszędzie jest biznes, może chodzić na przykład o realizację misji. Projekt misyjnie ma uzasadnienie, przykład działalności fundacji. Są projekty, które nie przynoszą zysku bezpośrednio, wydajesz pieniądze po to, żeby zrealizować to co zapisane w fundacji. Jest inne źródło i wtedy możemy to połączyć z realizacją misji. Moje założenie jest takie, że fundacja musi generować w taki sposób zyski i być samowystarczalna, żeby na tą misję zarobić, fajnie, żeby wytwarzała jakąś usługę, która jest przydatna dla innych. To moja perspektywa.
Trzecie uzasadnienie to “bo tak”. To dotyczy najczęściej projektów osobistych. Dlaczego robisz ten projekt? No bo tak i nie ma się co zastanawiać. Chociaż dla projektów osobistych też warto było by się zastanowić trochę głębiej czy to nie zachcianka. Na przykład robienie czegoś modnego, co nie jest Twoją ideą i w pewnym momencie może się okazać, że odpuścisz.
Takie trzy różne perspektywy. Ja się skupię na tej biznesowej.
Jak podejść do rozwiązywania problemu
Jedna metoda to pytanie 5x dlaczego. Stara, ograna metoda, gdzie zaczynasz generować pytania po kolei. Problem z maturami jest taki, że sezon trwa odtąd dotąd. Dlaczego to problem? Bo wszyscy, którzy zainwestowali w infrastrukturę zarabiają tyle, a infrastruktura stoi nieużywana przez jakiś czas. Jaki to problem? Zarabiają tyle, a tracą potencjalne przychody na takim i takim poziomie. Wtedy jesteśmy oszacować, że ten projekt ma sens dla danej grupy, bo tracą potencjalnie kasę, więc jest szansa, że się zainteresują tematem, ale warto pogrzebać dalej. Można się zastanowić dla kogo to jeszcze problem, że sezon trwa za krótko itd. Czyli pogłębiamy sobie nasz problem coraz bardziej.
Inny przykład mamy w firmie za małą sprzedaż. Dlaczego? Bo mamy za mało klientów. Dlaczego? Bo docieramy do za małej grupy ludzi? Dlaczego? Bo mamy za mało sprzedawców? Dlaczego? Bo ostatnio pięciu najlepszych odeszło. Ok straciliśmy najlepszych ludzi, straciliśmy szansę pracy na systemie, więc musimy rozwiązać problem udrożnienia systemu sprzedaży na nowo. Prosta perspektywa.
Drugie pytanie, które możecie zadać sobie przy projektach to “co się stanie jeżeli tego projektu nie zrobimy?” Jeżeli nic wielkiego się nie stanie, to spora szansa, że macie projekt, który nie uzyska wsparcia. Wtedy pytanie brzmi po co się w niego pchać, bo niewiele z niego się zadzieje. Chociaż czasem są projekty, które łamią tą zasadę. Dziś rozmawialiśmy o tym, że warto zorganizować w firmie grupę biegową. Co się stanie z biznesem jak nie zrealizujemy tego? Nic wielkiego, ale szef całego przedsięwzięcia jest biegaczem i pójście do niego z tym tematem było strzałem w 10. Masz sponsora. Całkiem poza tym co mówi biznesowa logika, jesteś w stanie zrealizować projekt, który ma mniejsze uzasadnienie, ale trafia w jakiś powód, misyjność, zajawkę właściciela itp.
Podsumowując masz projekt – przechodzisz 5x dlaczego albo zadajesz sobie pytanie co się stanie jak tego nie zrobimy. Jeżeli nie masz dobrej odpowiedzi albo nie dokopałeś się do kluczowych tematów, to przedefiniuj projekt, szukaj dalej bo inaczej się wysypie.
Wszystko się wydaje proste jak się o tym słucha, natomiast jak trzeba to zrobić, to okazuje się, że ludzie wpadają w pewną pułapkę – pułapkę uciekania w Disneyland. Zaczynamy drążyć jaki problem rozwiązujemy, dlaczego robimy ten projekt. To gdzie uciekają główne myśli to jak będzie fajnie po tym jak ten projekt się zakończy, jak wszystko będzie zrealizowane. Fajnie się o tym opowiada i słucha co będzie super po tym jak projekt się zakończy. To inne pytanie niż to dlaczego ten projekt jest ważny… Widzę to wszędzie, u siebie również. Nie chcemy drążyć w problemie, który rozwiązujemy tylko szukamy od razu uzasadniając korzyści. To ucieczka od pytania dlaczego tym projektem mamy się zająć.
Rozwiązanie – pierwsza opcja szukamy gwoździa. Anegdotka: przychodzi sąsiad do sąsiada i pyta co się dzieje, że pies tak strasznie wyje. Sąsiad odpowiada, że nic, że pies siedzi na gwoździu. “A to nie może z niego zejść” pyta sąsiad, “aż tak go nie boli” odpowiada drugi. Generalnie pies się umościł i może być całkiem ok. Podobnie w przypadku projektów, niektóre bolą ale się przyzwyczaiłeś do tego, że ten problem jest i nikt nie chce go zmieniać. To co was interesuje to sprawdzenie czy to taki gwóźdź, którego nie opłaca się ruszać, czy jest to coś sensowniejszego. Warto myśleć pożarem – co się zdarzy złego, jeżeli projekt się wysypie. Szukamy realnych, palących problemów, bo one niosą ze sobą chęć zainwestowania w projekt. One niosą ze sobą największą chęć zainwestowania w projekt, wsparcia was.
Trzecia rzecz to podrążenie w ranie – jaki jest ból, czego szukamy, co przeszkadza. Nie przechodzenie od razu w rozwiązanie.
Kluczowe pytanie, do którego przywiązuję dużą uwagę to “jaki problem właściwie rozwiązujemy”. Masz małą firmę, to masz małe zasoby, jeżeli nie rozumiesz problemu, który rozwiązujesz to spora szansa, że przepalasz zasoby. Jeżeli wiesz na czym polega problem, to jesteś w stanie się bardziej skoncentrować na dostarczaniu rozwiązania.
Wasze komentarze i pytania
Komentarz z chatu: “Misja nie musi przynosić dochodu, najczęściej jest to jakaś forma reklamy, która może cos przynieść innymi kanałami ale gwarancji nie ma”.
Ciekawe podejście, ja wierzę w IKIGAI połączenie, że robisz to co lubisz, to z czym jesteś dobry, to czego ludzie potrzebują i za co ludzie ci płacą. To dla mnie ucieleśnienie misji, jeżeli myślimy z perspektywy organizacji biznesowej to widzę połączenie tego jaką mamy misję, co chcemy dowieźć, jakie cele, jak będzie się to monetyzowało. Wtedy te elementy można połączyć w kółko – im ja więcej pomagam w zarządzaniu projektami, docieram do większej ilości osób, większa ilość osób jest świadoma, więcej osób do mnie trafia, żeby pomóc w ich zespołach. Dla mnie to połączenie jednego i drugiego. Natomiast są działania, gdzie możesz mieć pieniądze, dzięki którym możesz realizować zadania, które nie są do końca dochodowe, ale wiesz, że warto je zrobić. Od czasu do czasu też robię takie przedsięwzięcia, które niewiele przynoszą, ale są po drodze i dokładają się do całego obrazu misyjnego.
Komentarz z chatu: “Głównie zabawka dużych firm. Tu sens projektu często mętny bo Project Leader nie zna całego planu.”
Ok, to różnie. Jeżeli masz ograniczone zasoby, to zastanawiasz się jakie projekty misyjne mogą się zadziać, a jakie można odpuścić.
Komentarz z chatu: “Chcę uderzyć do grupy, która oczekuje zorganizowanych wydarzeń na poziomie świętego spokoju osób biorących udział w imprezie, widzę problemy osób przyjeżdżających na wypoczynek”
Jak masz taką listę problemów, warto od tego zacząć i spisać listę grup. Osób, które oczekują zorganizowanych wydarzeń, świętego spokoju, jakie problemy mają ludzie przyjeżdżający. Być może to koncept od którego można zacząć, żeby sprzedać biznesowo projekt i poprowadzić dalej.
Komentarz z chatu: “Jak sprzedać pomysł. Liczbami czy ideą?”
Liczbami i ideą. Jedno i drugie, ja jestem bardziej liczbowy. Natomiast też sam często sprzedaję na zasadzie idei. Jestem w stanie pokazać też teraz cyfry, jak robią inni, jak działają inne zespoły i gdzie to przynosi rezultaty, mogę opowiadać o caseach klientów. Natomiast na początku sprzedawałem głównie entuzjazmem, tym, że wierzę w to co robię, że ma to sens, mam swoje doświadczenia zweryfikowane w corpo, sprawdźmy czy u was działa. Okazało się, że działa i przez kilkanaście lat uzbierałem całość. Tak więc i liczby i emocje. Fajnie mieć super pomysł, historię i wesprzeć to liczbami.
Chciałem wspomnieć też o naszym Klubie Liderów Projektów. Zaczynamy inicjatywę, która ma na celu zbudowanie miejsca, gdzie można się podzielić doświadczeniami, podrążyć dalej, popracować na realnych caseach w towarzystwie innych kierowników projektów z różnych miejsc. Doświadczenia z różnych branż. Założenie jest takie, że spotykamy się co miesiąc, żeby popracować warsztatowo.
VIDEO