Czym właściwie jest „system pracy”? – cz. III

W poprzednich dwóch wpisach pisałem o tym, co w praktyce najbardziej rozwala korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami. Pokazywałem, że bardzo często problemem nie jest samo narzędzie, tylko chaos wokół niego. Brak wspólnego rytmu pracy, prowizorki dokładane na szybko, opór ludzi przed zmianą i ta charakterystyczna mgła informacyjna, w której wszyscy są zajęci, ale nikt do końca nie ma poczucia kontroli.

Jeżeli czytałeś lub czytałaś te wcześniejsze teksty (“Narzędzia projektowe pod lupą: ludzie, nawyki i system pracy – cz. I” –> “Dlaczego narzędzia do zarządzania projektami “nie działają” – cz. II” ), to prawdopodobnie wiele opisanych sytuacji było dla Ciebie boleśnie znajomych. Zadania wypadają z obiegu, każdy pracuje trochę po swojemu, ustalenia żyją w mailach, na spotkaniach i w głowach ludzi, a kolejne narzędzie zamiast pomóc – zaczyna tylko dokładać frustracji.

I w tym miejscu bardzo często pojawia się jedno pytanie: skoro to nie narzędzia są problemem, to co tak naprawdę decyduje o tym, że w jednych zespołach praca się klei, a w innych wszystko się rozsypuje? Odpowiedź, do której wracam od lat w pracy z firmami, brzmi: system pracy. W tym tekście chcę Ci spokojnie i konkretnie wyjaśnić, co ja mam na myśli, mówiąc „system pracy”, i co to realnie zmienia w codziennej robocie – niezależnie od tego, czy jesteś w zarządzie, prowadzisz zespół, zarządzasz projektami, czy po prostu chcesz normalnie pracować, a nie ciągle gasić pożary.

Czym NIE jest system pracy?

Zacznijmy od kilku mylnych wyobrażeń. Słowo „system” bywa źle rozumiane, więc warto odczarować temat:

• To nie zbiór sztywnych procedur ani opasła „księga projektowa” kurząca się na półce. System pracy to nie zestaw biurokratycznych instrukcji, których nikt nie czyta. Owszem, zasady są ważne (o tym za chwilę), ale nie chodzi o stworzenie kolejnego segregatora z regulaminami do odfajkowania. Martwe procedury nie zmienią rzeczywistości, jeśli zespół nie czuje do nich przekonania.

• To nie kolejny magiczny tool czy aplikacja. Wielu osobom „system pracy” kojarzy się z narzędziem: „Wdrożymy Jirę, Asanę (lub inne modne cudo) i będziemy mieć system!” Niestety, to tak nie działa. Aplikacja może być elementem systemu, ale sam program systemu nie tworzy. Bez szerszego kontekstu nowe narzędzie często kończy jak te poprzednie – zapełnione na początku entuzjazmem, a po miesiącu porzucone i znienawidzone przez zespół.

• To nie mania kontroli ani mikro-management. Niektórzy boją się, że „poukładany system” odbierze ludziom swobodę, zmieni firmę w korporacyjny młyn z tysiącem checkpointów. Tymczasem dobry system pracy nie dusi inicjatywy – on ją uwalnia. Nie chodzi o to, by każdy ruch pracownika był obwarowany checklistą, tylko by pewne kluczowe reguły porządku pozwalały wszystkim działać sprawniej. System pracy ma służyć ludziom, a nie ich ograniczać.

W skrócie: system pracy to nie narzędziownia ani zbiór nakazów, które istnieją na papierze. To coś więcej – coś, co żyje w codziennej pracy zespołu. Czym dokładnie jest? Już wyjaśniam.

Czym JEST system pracy?

System pracy to sposób, w jaki Twoja organizacja pracuje na co dzień, żeby osiągać swoje cele. To pewien niewidoczny kręgosłup działania firmy, łączący ludzi, zadania i narzędzia w jedną spójną całość. Można o nim myśleć jak o „operacyjnym DNA” zespołu – zestawie uzgodnionych zasad i zwyczajów, które definiują jak planujecie, komunikujecie się i realizujecie zadania.

Brzmi trochę abstrakcyjnie? To przełóżmy na praktykę. Przykładowo, jeżeli masz system pracy, to wiadomo:

• kto czym się zajmuje,
• co jest priorytetem w danym tygodniu,
• gdzie trafiają nowe pomysły czy zgłoszenia od klientów,
• kiedy odbywają się kluczowe spotkania projektowe,
• oraz w jaki sposób śledzicie postępy i reagujecie na problemy. System pracy to właśnie to „jak” i „kiedy” Waszej codzienności – coś, co sprawia, że działania wielu osób składają się na sensowny, powtarzalny proces zamiast chaosu.

Można powiedzieć, że system pracy różni się od zwykłego zbioru narzędzi i zadań tym, że łączy wszystko w spójną metodę działania. Zbiór zadań to tylko lista „co mamy zrobić”. Stos narzędzi to tylko pytanie „czym się posługujemy”.

Natomiast system pracy odpowiada na pytanie: „W jaki sposób osiągamy nasze wyniki – raz za razem, niezależnie od zmieniających się okoliczności?”. To jest właśnie praktyczna definicja systemu pracy: nasz sposób działania, powtarzalny i zrozumiały dla wszystkich w organizacji.

Trzy filary systemu pracy: zasady, rytm, nawyki

Skoro system pracy to sposób działania, warto rozłożyć go na czynniki pierwsze. Z mojego doświadczenia dobry system opiera się na trzech filarach: zasadach, rytmie i nawykach. Każdy z nich jest potrzebny, by całość działała bez zarzutu:

• Zasady – czyli wspólne reguły gry. To fundamentalne ustalenia, jak pracujemy. Przykłady? Choćby zasada, że wszystkie zadania projektowe zapisujemy w jednym miejscu (np. na tablicy Kanban), a nie w mailach, albo że każde zadanie ma określonego odpowiedzialnego i termin. Zasady definiują oczekiwania: co oznacza „gotowe”, jak przekazujemy sobie informacje, kto podejmuje decyzje w danym obszarze. Dobre zasady są proste i zrozumiałe – dają ramy, ale nie tworzą zbędnej biurokracji.

• Rytm – czyli powtarzalny cykl działań i spotkań, swoisty harmonogram pracy zespołu. Rytm to odpowiedź na pytanie: kiedy i jak często się synchronizujemy? Przykładowo rytmem może być cotygodniowy przegląd projektów (np. w poniedziałki planujemy tydzień, w piątki szybki status), comiesięczne przeglądy portfela projektów z zarządem, codzienne krótkie odprawy (stand-upy) w zespole developerskim itp. Ustalenie rytmu zapobiega sytuacji, że „zapomnieliśmy o projekcie, bo nikt o nim nie przypomina”. Regularne punkty kontrolne utrzymują wszystkich w pędzie – dzięki nim praca płynie, a problemy wychwytujemy zawczasu.

• Nawyki – czyli indywidualne i zespołowe przyzwyczajenia wspierające system. Nawyk to np. codzienne sprawdzenie listy zadań na start dnia zamiast chaotycznego przeklikiwania e-maili. To również odruch aktualizowania statusu zadania w narzędziu od razu po jego wykonaniu, zamiast trzymania wszystkiego w głowie. Nawyki budują się poprzez dyscyplinę i powtórzenia – na początku wymagają świadomego wysiłku, ale z czasem stają się „jak jazda na rowerze”. W dobrze naoliwionym systemie pracy ludzie automatycznie robią wiele rzeczy właściwie (np. umawiają spotkanie zawsze z agendą, kończą projekt zawsze retrospektywą, itp.), bo tak zostali wdrożeni i widzą w tym sens.

Te trzy elementy działają jak puzzle – muszą do siebie pasować. Zasady bez nawyków pozostaną na papierze. Rytm bez zasad zmieni się w jałowy ceremoniał (spotkania, które nic nie wnoszą). Nawyki bez ogólnych zasad mogą iść w sprzecznych kierunkach u różnych osób. Ale gdy masz jasne zasady, wspierasz je rytmem spotkań/przeglądów i utrwalasz codziennymi nawykami – zaczyna się magia. Zespół wchodzi na wyższy poziom samoorganizacji i efektywności, gdzie „wiadomo co, kto, kiedy i po co”.

Fundament systemu – Dźwignia Projektowa

No dobrze, a skąd wziąć te elementy systemu? W naszej metodzie kluczową rolę odgrywa Dźwignia Projektowa – autorski model zarządzania projektami, który stanowi fundament całego systemu pracy. Jeśli brałeś udział w szkoleniu Dźwignia Projektowa, to wiesz, że chodzi o zestaw najważniejszych obszarów, które trzeba poukładać, by projekt się udał (m.in. cel, zakres, interesariusze, plan, ryzyka itd.). Dźwignia Narzędziowa w dużej mierze opiera się właśnie na modelu Dźwigni Projektowej. Mówiąc prościej: system pracy czerpie z najlepszych praktyk zarządzania projektami, ujętych w DP.

Co ważne – nie musisz jednak wcześniej przechodzić Dźwigni Projektowej, by skorzystać z Dźwigni Narzędziowej . Ten cykl (i szkolenie DN) zawiera w sobie wszystko, co potrzebne, żeby zbudować Twój system pracy w narzędziu od podstaw. Jeśli znasz już Dźwignię projektową – świetnie, zobaczysz znajome elementy (przykładowo jasne kryteria sukcesu projektu, listy kontrolne, czytelne tablice zadań). A jeśli nie – spokojnie, wyjaśnimy wszystko po kolei. Fundament jest ten sam: sprawdzone zasady zarządzania projektami przełożone na realia Twojej firmy.

Dźwignia Narzędziowa – system pracy osadzony w narzędziach

Dźwignia Narzędziowa pokazuje jak przejść do działania w konkretnych narzędziach, których używacie. Nie zaczynamy jednak od narzędzi per se – nie uczymy się „jak klikać” w program dla samego klikania. Zamiast tego najpierw projektujemy system (zasady, rytm, nawyki), a dopiero potem osadzamy go sensownie w wybranych narzędziach. To kluczowe odwrócenie podejścia: najpierw po co i jak chcemy pracować, potem czym (na jakiej aplikacji).

Co ważne, Dźwignia Narzędziowa to nie jednorazowy „strzał” typu wdrożenie narzędzia i zapominamy. Uczymy podejścia, które staje się nowym systemem pracy zespołu – czymś, co żyje i ewoluuje. Nie robimy tego na zasadzie „zrób raz i miej spokój”, bo wiemy, że utrzymanie systemu wymaga pewnych przeglądów i korekt (pamiętasz filar nawyki? – trzeba je pielęgnować). Ale efektem finalnym ma być sytuacja, w której narzędzia naprawdę wspierają Twój biznes, a nie są kulą u nogi.

Brak systemu – co to oznacza dla Zarządu, Menedżera, PM i Specjalisty?

Przyjrzyjmy się teraz czterem perspektywom w organizacji. Brak spójnego systemu pracy uderza w każdą rolę trochę inaczej, ale zawsze boleśnie. Czy rozpoznajesz któryś z tych scenariuszy?

• Zarząd: Jeśli jesteś na najwyższym szczeblu, brak systemu pracy przypomina sterowanie statkiem we mgle. Nie masz klarownej informacji które projekty są pod kontrolą, a które toną, bo każdy dział raportuje inaczej (albo wcale). Strategiczne cele rozmywają się, bo codzienny chaos w operacjach przesłania „big picture”. Bez wspólnego rytmu raportowania i jasnych zasad, zarząd gasi pożary zamiast kierować firmą. W praktyce może to oznaczać, że na zarządowym spotkaniu co chwila wychodzą na jaw „niespodzianki” – opóźniony projekt, przeholowany budżet – o których nikt wcześniej nie meldował, bo nie było do tego procesu. Frustrujące, prawda?

• Menedżer zespołu: Brak systemu sprawia, że Twój dzień pracy to jedno wielkie gaszenie pożarów. Każdy członek zespołu pracuje po swojemu, więc Ty musisz ciągle łatać dziury: przypominać o terminach, przekazywać w kółko te same informacje, ręcznie synchronizować ludzi między projektami. Jeśli próbujesz wprowadzić nowe narzędzie czy metodę, napotykasz opór: „Po co nam to? Zostaw, jakoś działa”. W głębi duszy wiesz, że na dłuższą metę „jakoś” to za mało, ale bez wsparcia systemu każda zmiana jest trudna. Menedżer w takiej rzeczywistości często wraca z urlopu i zastaje totalny bałagan, bo wszystko wisiało na nim – zespół nie miał rytuałów ani nawyków pozwalających działać samodzielnie.

• Kierownik projektu (PM): Dla project managera brak systemu to koszmar: każdy projekt zaczyna się od zera, bez wypracowanych standardów. Firma nie ma wspólnej metodyki, więc raz robisz plan w Excelu, innym razem w notesie, zależnie od upodobań zespołu – czyli de facto brak jednolitego planu. Trudniej o wsparcie sponsorów, bo zarząd patrz wyżej – sam nie ma systemu portfela projektów. PM w chaosie marnuje mnóstwo czasu na wydobywanie informacji od ludzi (bo nie ma centralnego miejsca prawdy) i na tłumaczenie wciąż na nowo „jak będziemy pracować w tym projekcie”. Zespół projektowy bywa zdezorientowany: różne projekty = różne zasady. A jak pojawia się presja czasu, wszyscy i tak rzucają procedury w kąt i robią na spontanie, co kończy się opóźnieniami i chaosem.

• Specjalista (członek zespołu): Dla specjalisty brak systemu oznacza pracę w ciągłej niepewności. Priorytety zmieniają się jak w kalejdoskopie, bo brakuje wspólnego planu – raz szef każe robić X na już, by za dwa dni o tym zapomnieć i kazać robić Y. Informacje docierają różnymi kanałami: trochę na spotkaniu, trochę mailem, trochę w Teamsach… Nietrudno przeoczyć ważne zadanie w tej mgle informacyjnej. Nic dziwnego, że pojawia się frustracja: „Gdybyśmy to wszystko poukładali, pracowałoby się normalniej”. Niestety, często specjalista doświadcza też „syndromu nowego narzędzia”: firma wprowadza kolejną aplikację, oczekując cudów, a on myśli: „Znowu coś, pewnie za miesiąc i tak wrócimy do maili i excela”. I zwykle ma rację – bo bez systemu nawet najlepsze narzędzie nie przyjmie się na długo.

Znasz to z autopsji? Być może odnajdujesz się w więcej niż jednej roli – w mniejszych firmach to częste, że jedna osoba bywa i menedżerem, i PM-em, i jeszcze wykonawcą. Tym bardziej odczuwasz skutki braku systemu, bo chaos się multiplikuje. Wniosek jest jeden: żaden gadżet ani „srebrna kula” nie rozwiąże tych bolączek, jeśli nie zbudujesz fundamentów. 

Podsumowanie i co dalej?

Mam nadzieję, że teraz możesz powiedzieć: „Aha, czyli to Mariusz ma na myśli, mówiąc system pracy. I faktycznie – to by sporo u nas zmieniło.”  Widzisz już, że system pracy to brakujące ogniwo pomiędzy ludźmi a narzędziami. To dzięki niemu narzędzia działają, a ludzie wiedzą, co robić. Podsumujmy krótko: zdefiniowaliśmy, czym system pracy nie jest (nie chodzi o same narzędzia ani sztywne procedury) i czym jest (przemyślanym sposobem organizacji pracy opartym na zasadach, rytmie i nawykach). Omówiliśmy też, jak brak systemu odbija się czkawką na każdym poziomie organizacji – oraz że droga do poprawy wiedzie nie przez kolejne aplikacje, ale przez zbudowanie fundamentów.

I w tym miejscu pojawia się naturalne pytanie: co z tym zrobić w praktyce?

Bo samo zrozumienie, czym jest system pracy, niczego jeszcze nie zmienia. Zmiana zaczyna się dopiero wtedy, gdy ten system zostanie osadzony w realnej pracy zespołu i w realnych narzędziach, z których korzystacie na co dzień.

Właśnie temu służy Dźwignia Narzędziowa. To nie jest szkolenie z klikania w Asanie, Jirze czy jakimkolwiek innym narzędziu. To jest uporządkowanie sposobu pracy z narzędziami jako elementu systemu – zasad, rytmu, ról i nawyków. Tak, żeby narzędzia przestały być problemem, a zaczęły być wsparciem.