Dziś pokażę Wam przykłady wdrażania narzędzi do zarządzania projektami w różnych branżach. Opowiem o tym jak różnorodne potrzeby napotkaliśmy w poszczególnych przedsiębiorstwach oraz jak to rozwiązaliśmy. Będzie o tym jak niezależnie od firmy czy jej wielkości można korzystać z darmowych lub płatnych narzędzi do zarządzania projektami oraz o tym na co zwrócić uwagę przy ich wdrażaniu. To wpis dla tych którzy szukają odpowiedniego narzędzia dla swojej organizacji.
Wybierając narzędzie do zarządzania projektami dla Twojej firmy warto spojrzeć na kilka rzeczy. Z jakim wyzwaniem naprawdę się mierzysz i do niego dobierać narzędzie. Jaki masz budżet na narzędzia. Jakich ludzi masz w organizacji? Otwartych na narzędzia? Mówiących po angielsku? Jest dużo elementów, które trzeba brać pod uwagę i nie zawsze inspiracji trzeba szukać wśród konkurencji. To, że firmy są podobne nie znaczy, że mierzą się z podobnymi problemami. Nie prawdą też jest, że duże firmy powinny zawsze korzystać z płatnych, rozbudowanych wersji narzędzi.
Jak pewnie wiecie zajmujemy się też doradztwem w doborze narzędzi. Robimy to już od ponad 2 lat i tych caseów jest sporo, przejdźmy zatem do ich omówienia.
Holding, grupa, inwestycje. Branża produkcyjna.
Case w którym potrzeba spojrzeć na kilka różnych miejsc. Po pierwsze chcemy zobaczyć z perspektywy holdingu jak wyglądają wszystkie spółki pod kątem projektów, którymi zarządza. Drugi poziom to spojrzenie z punktu jednej z grup w ramach holdingu jak wyglądają wszystkie programy jakie są prowadzone. Okazało się, że najpierw była dyskusja o potrzebie posiadania narzędzia do zarządzania projektami. Gdy popatrzeliśmy na projekty, to okazało się, że to są programy i okazało się, że trzeba nimi zarządzać bardziej korzystając z portfela projektów. Trzeci poziom to projekty inwestycyjne, które dzieją się w całości.
Potrzeba była taka, że były dosyć skomplikowane projekty. Dużo kasy, zależności, trzeba przypilnować, upewnić się, że ludzie robią we właściwy sposób. Jak zarządzasz na Excelu to trzeba te wszystkie informacje tam przerzucić, jak już to zrobisz to z poziomu zarządu firmy jest ciężko to poskładać. Przerzuciliśmy więc Excele do Asany, po to, żeby na timeline móc poukładać projekty. Projekty składały się na program, który też umieściliśmy w Asanie. Prezes firmy, aby zobaczyć co się dzieje w poszczególnych programach, nie musi wyklikiwać każdego z projektów osobno. W Asanie jest widok portfeli, który pokazuje co się dzieje ze wszystkimi projektami na poziomie postępów, kamieni milowych. To idealny widok dla prezesa, który widzi ile programów się dzieje, a jak chce zobaczyć detale, które dzieją się w poszczególnych projektach może wejść na odpowiednią tablicę. Mamy projekty na linii czasu prowadzone przez kierownika projektu, mamy portfele skupiające program kilku projektów i do tego mamy portfel portfeli składający się z programów, gdzie prezes może zobaczyć co tam się pod spodem dzieje bez wchodzenia w detale. Jeżeli kierownik projektu robi statusy, to od razu raportuje to na poziomie projektu a ta informacja jest widziana przez prezesa na poziomie jego portfeli.
Do tego mamy jeszcze jedną perspektywę – holdingu, która musi sprawdzić gdzie jesteśmy i czy realizujemy cele strategiczne. Fajną rzeczą w Asanie jest to, że możemy ustawić cele i do nich podpiąć konkretną pracę. Wiesz czy dany cel jest realizowany przez jakieś projekty.
Podsumowując jeżeli masz taką strukturę, że dzieje się dużo projektów, co się składa na programy, portfele, trzeba kontrolować to Asana jest dosyć fajnym rozwiązaniem. Ustawiasz wtedy całe działanie od celów przez portfele po konkretne projekty i działania. Tu zatrzymaliśmy się na poziomie kierowników projektów, bo było za wcześnie, żeby wdrażać do organizacji konkretne zadania.
Innowacje, badania, dojrzewanie. Branża farmaceutyczna.
Mamy taką sytuację, gdzie część projektów jest innowacyjna. Szukamy nowych rozwiązań. Mamy etapy, gdzie trzeba przebadać czy to co odkryliśmy ma ręce i nogi i trzeci element dojrzewanie – czy to co przebadaliśmy, co jest sensowne trzeba sprawić, że jest dojrzałym lekiem, który można wdrożyć na rynek.
Projektów nie ma aż tak dużo, tak naprawdę są to programy badawcze. Można sobie poradzić na poziomie Asany, która była naszą rekomendacją. Dlaczego? Bo jesteśmy w stanie poszczególne etapy bardzo dobrze rozplanować korzystając z tablic kanban i osi czasu. Jak podzielimy całe skomplikowane przedsięwzięcie na mniejsze obszary to dużo łatwiej tym zarządzać i przypilnować. Jednocześnie w ramach ograniczonych tematów nad którymi pracujemy zarząd też może uzyskać informacje co się dzieje, w co musimy zainwestować, co zrobić. Jeszcze jedna ważna rzecz – konflikt zasobów. Pewne zasoby są wąskim gardłem dla tych projektów i zarządzanie tymi zasobami, upewnienie się, że każdy z programów badawczych ma odpowiednio dużo przestrzeni, nie zatrzyma się z powodu niedopatrzeń np zasobów. W Asanie jest bardzo fajny widok zasobów, który pokazuje zaangażowanie poszczególnych ludzi w projekty. Wybraliśmy tu też Asanę z perspektywy zaangażowania zasobów, widok zasobów w Asanie jest bardzo przyjazny. Dodatkowo zespół bardzo dobrze zareagował na narzędzie, z którym łatwo się pracuje.
Cele, projekty, ambicje. Mała firma szkoleniowa.
Tutaj pracowaliśmy na zadanym narzędziu, na Teamsach. Działały od pewnego czasu, ale było poczucie z perspektywy właścicieli, że potencjał narzędzia nie jest wykorzystywany w pełni. Jak macie już jakieś narzędzie na którym działacie, to wymienianie go na kolejne nie jest najlepszym pomysłem, bo prawdopodobnie nie wycisnęliście z niego wszystkiego. Jeśli jesteście pewni, że wycisnęliście wszystko to macie na tyle świadomości, że wiecie na jakie narzędzie wymienić. Jeśli nie to być może warto oswoić narzędzie i zobaczyć czy są faktycznie jakieś ograniczenia.
W tym wypadku połączyliśmy kilka rzeczy. Po pierwsze pracę operacyjną, czyli dowożenie standardowych procesów, które mają być zrobione, do tego wykorzystaliśmy Planera, gdzie stworzyliśmy tablice na których można pilnować wszystkie szkolenia. Do tego są usługi doradcze, które też korzystają z Teamsów, stworzyliśmy zespoły i kanały, w których dla konkretnych klientów było pilnowanie tego co się dzieje z procesem. Mini CRM, który świetnie zadziałał. Z prostych rzeczy da się to poukładać, utrzymuje Ci to kontrolę nad wszystkim co robisz. Jeśli jako osoba nadzorująca jesteś zaproszony do odpowiednich kanałów, wiesz co się dzieje, pojawiają się problemy, to jesteś w stanie je wyłapać. Tutaj wszystko w Teamsach, Planerze, na kanbanach i kalendarzu dało się ogarnąć.
Obsługa, organizacja, ogarnianie. Kancelaria prawna.
Obsługa zgłoszeń od klientów, organizacja pracy i ogarnianie całej rzeczywistości. Jak pracujesz w kancelarii prawnej to są rzeczy, które są konkretne i muszą się wydarzyć w danym czasie. Jak zapomnisz o czymś istotnym to możesz położyć całą sprawę, możesz też zgubić klienta. W raz z rozrostem ilości tematów, które były zgłaszane przez klientów można się pogubić.
W tym wypadku połączyliśmy kilka rzeczy. Po pierwsze obsługę Outlooka, czyli ogarnięcie co się dzieje, skąd przychodzą zlecenia. Da się maile przełożyć na zadania, które w tym przypadku lądowały w Asanie na tablicy, która zawierała bazowy proces obsługi klienta od jego zgłoszenia, przez obsługę, po zaopiekowanie się później, żeby móc wrócić z kolejnymi usługami. Kolejny ważny element to delegowanie zadań, podzielenie pracy, żeby partnerzy mogli się skupić na swojej pracy, a osoby asystujące mogły pomóc w organizacji mniejszych zadań, tak żeby odciążyć osoby zarządzające. Outlook plus Asana i do tego aplikacja do mierzenia czasu pracy rozwiązały większość problemów.
Rekrutacja, klienci, współpraca. Rekrutacje międzynarodowe.
Rekrutacje międzynarodowe ludzi z Polski do pracy za granicą. Tutaj też odpaliliśmy Asanę układając projekty rekrutacyjne. Stworzyliśmy PM Board, czyli miejsce i tablicę kanbanową, gdzie były umieszczone wszystkie projekty realizowane dla klientów, w zależności od etapu w którym się znajdują i podzieleniu ich na koszyczki A, B i C. Wszyscy klienci są najważniejsi, ale w danym momencie niektórzy mają priorytet. Aby się nie pogubić w priorytetach, to stworzyliśmy tablicę na której zyskaliśmy przejrzystość co do etapów projektów, ich priorytetów, ewentualnych problemów. Drugi element to dla każdego z projektów powstały tablice indywidualne, gdzie były przesuwane kolejne zadania, żeby popychać pracę do przodu. Wprowadziliśmy też spotkania weekly review.
Produkcja, inwestycje, kontrola. Produkcja artykułów opatrunkowych.
Trzeba było zarządzić produkcją, inwestycjami i kontrolować wszystko. Wdrożyliśmy cały proces zarządzania projektami, skorzystaliśmy z Trello i narzędzi Googla, bo firma je miała już. Trello pozwalało stworzyć główną tablicę, na której prezes miał informacje co się dzieje w głównych projektach. PM Board z projektami na poszczególnych etapach, wraz z linkami do dokumentów projektowych. Tak, żeby prezes mógł wiedzieć co się dzieje. Hitem okazało się połączenie Trello + Czarny zeszyt.
Podsumowując całość – możliwości jest sporo, najważniejsze jest, żeby dobrze dopasować puzzle. Od układania jesteśmy często my. Nie ograniczajcie się do jednego narzędzia, to, że sąsiad z niego korzysta, nie znaczy, że dla Was też będzie najlepsze.
VIDEO