Bierzesz narzędzie do zarządzania projektami i problemy znikają! Narzędzia mają tę magiczną moc, że jeżeli się je przyłoży do rzeczywistości, to okazuje się, że wszystkie problemy zostają rozwiązane! A może jednak nie? :) Najczęściej jednak nie.. i o tym, jak podejść do wdrażania narzędzi do zarządzania projektami opowiadam w dzisiejszym wpisie.
Pomysł na ten wpis wziął się stąd, że bardzo często trafiamy na sytuację, w której ktoś ma problem, chce odpalić narzędzie i uważa, że problem zniknie. To kierunek w dobrą stronę, ale to co obiecał konsultant, który sprzedawał narzędzie okazuje się, że nie do końca jest prawdą. Ewentualnie druga opcja, że narzędzie jest w porządku, ale czegoś w tym wszystkim brakuje. Korzystając z diagramu Ishikawy wrzuciłem takie najważniejsze punkty, którym warto byłoby się przyjrzeć. Jeżeli chcesz otrzymać ten diagram Szablon „Problemy z narzędziami”? Napisz do mnie: biuro@leadership-center.pl.
Najpierw opowiem o głównych punktach, o pułapkach myślowych w które często się wpada, a później powiem jak działa ten szablon, żeby móc go wykorzystać samodzielnie i zastanowić się jak do tych narzędzi podejść.
Gdybyśmy tylko mieli narzędzie
Często pojawia się myśl “gdybyśmy tylko mieli narzędzie, to byśmy rozwiązali wszystkie problemie.” Nie tylko jeśli chodzi o zarządzanie projektami, na przykład problem ze sprzedażą, komunikacją wrzućmy sobie CRMA, problem się rozwiąże. Czasem to prawda, ale bardzo często nie, bo problemy kryją się zwykle głębiej.
Jeżeli macie sytuację, że wszystko śmiga, super działa, jedyne czego wam brakuje to narzędzie bo np. wysyłanie maili, giną informacje itd. ale pracujecie w poukładany sposób i narzędzie rozwiązuje wam problem. Bardzo często może się okazać, że to nie jest ten case, bo oprócz tego kryje się coś więcej. Najczęściej wdrażanie narzędzia oznacza też przyłożenie się do procesu, jak zaczynacie przyglądać się procesowi wg. którego pracujecie to są tam rzeczy świadome, ale i nieświadome, które nie wiecie jak działają. To powoduje często zniechęcenie, bardzo rzadko jest tak, że wdrażacie narzędzie i wszystko od razu śmiga, trzeba wyłapać jak pracujecie, jak to przełożyć na narzędzie. To jest trudne jeśli jesteś w nieświadomej kompetencji, nie wiesz jak coś robisz, warto, żeby z boku ktoś się temu przyjrzał. Dobieranie narzędzia bez popatrzenia na proces sprawia, że marnujesz czas nie analizujesz problemu.
Ogarnęliśmy tylko coś nie pykło
Ogarnęliśmy narzędzie, wdrożyliśmy tylko coś nam nie pykło… To druga sytuacja często spotykana. Wiemy jak narzędzie powinno działać, wiemy co robimy, ale coś nie działa. Potem, gdy się temu przyglądamy spotykamy na przykład sytuację w której jest milion tablic kanbanowych, a na nich po trzy zadania. Zamiast mieć rozwiązanie w którym mniej czasu spędzasz na szukaniu zadań to spędzasz go więcej. Okazuje się, że to o czym mówię na kanale od lat wydaje się banalnie proste jak słucha się z boku, ale jak musisz wdrożyć narzędzie to okazuje się, że są niuanse, które łatwo przegapić. Ten punkt jest groźny. Są organizacje, które mają kogoś kto rozumie narzędzia, rozumie proces i wszystko działa. Natomiast często sytuacja jest taka, że firma sama wdraża narzędzie, coś się nie udało i firma poddaje się w wykorzystaniu narzędzi. Nie róbcie tego, tylko szukajcie sposobu, żeby sprawdzić czy właściwie go wykorzystaliście.
To tak jak w starym dowcipie – na Syberii trwa wycinka drzew i zajmowało to bardzo dużo czasu. Przyjechał dostawca i powiedział, że ma taką piłę, że dobry drwal jest w stanie ściąć nawet 50 drzew. Kupili, za jakiś czas zgłaszają się do niego “Panie zabieraj tą piłę, dobry drwal jest w stanie 3 drzewa nią wyciąć”. Gość przyjeżdża odpala piłę, motor zaczyna pracować i wtedy jeden drwal do drugiego mówi “Wania patrz ta piła ma motor”. To jest dokładnie ten case, narzędzia mają poukrywane bardzo fajne rzeczy, czasem ciężko je odnaleźć w przysłowiowe 5 minut, bo jesteście obciążeni pracą. Nie poddawajcie się przy wdrażaniu narzędzia, jeżeli okaże się, że utknęliście. Najprawdopodobniej to nieznajomość narzędzia i trików, które w tym narzędziu można zrobić. Mówię to po to, żebyście dołączyli jednak do rewolucji narzędziowej.
Ma być tak samo jak było
Sytuacja – do tej pory zespół pracował na dysku wspólnym. Wrzucał tam pliki, był problem z wersjonowaniem, pracowali na tym samym Excelu, albo różnych PowerPointach. Działało całkiem nieźle, bo zespół nauczył się na tym pracować, cały system całkiem nieźle działa. Natomiast możesz mieć SharePointa, OneDrivea, wersjonowanie pracy na pliku, możecie pracować na jednej prezentacji w kilka osób, tylko, że trzeba się nauczyć pracować na tym trochę inaczej. Nowe narzędzie, które ma dużo więcej możliwości i robienie wszystkiego starym sposobem to tak jak z tą piłą motorową z dowcipu. Pracuje się inaczej. Jeżeli nic się nie zmienia to lepiej nie wdrażać nowego narzędzia, tylko zostać przy starym działającym procesie. Warto przy przechodzeniu na nowe narzędzie mieć świadomość, że pewne rzeczy nie będą takie jak były i można pracować inaczej.
My robimy to tak, innym też powinno pasować
Jeżeli macie większą organizację, to jest jeden dział, który ciśnie zróbmy to i to bo to jest fajne. Jeden dział układa pracę na narzędziu np. tablicę kanbanową, która u nich działa i chcą, aby wszyscy tak działali. Okazuje się, że w innym dziale nie działa. Jak tworzysz jakąś pracę na tablicach kanbanowych dla przykładu to logika powinna być opisana. Jak będziemy na niej działać, bo można skonfigurować ją na różne sposoby, pod projekty, pod procesy. Każdy dział powinien ogarnąć taką tablicę ze swojej perspektywy. Jeden dział będzie działał bardziej projektowo, inny bardziej procesowo. To, że w jednym dziale działa w drugim nie, to nie znaczy, że narzędzie nie pasuje do innego działu, tylko akurat taka aplikacja nie do końca będzie działać. Trafiamy na takie sytuacje i gdy trafimy na kogoś w miarę świadomego to udaje się to narzędzie dopasować, jeżeli trafimy na kogoś zabetonowanego to jest “nie, nie, zostajemy przy Excelu”. Przerobiliśmy mnóstwo wdrożeń i najczęściej wdrożenie narzędzia to kwestia zrozumienia procesu, odbetonowania procesu, zrozumienia narzędzia, dopasowania narzędzia i poskładania tego razem. Gdybyśmy narzucili u nas w firmie tablicę PMBoardową do działu Customer Happines, gdzie się zajmujemy pracą nad klientami to będzie bez sensu. Tam jest bardziej potrzebny CRM w tym samym narzędziu. Jak masz elastyczne narzędzie to uczysz obsługi jednego narzędzia wszystkich do większości tematów w firmie. Jeżeli macie sytuację, że jeden dział wypracował, a pozostałe nie chcą korzystać może wynika to z tego, że narzędzie jest ok tylko nie wypracowaliście rozwiązania dla tego działu.
Wrzucamy to co mamy do… i śmiga
No właśnie nie koniecznie. Shit in shit out. Trzeba niektóre rzeczy wyczyścić, spojrzeć na nie jeszcze raz. Mamy kolejny etap przechodzenia ze wszystkim do ASANY, dlatego, że chcę mieć wszystko w jednym narzędziu, chcę, żeby każdy pracował na nowym narzędziu. Jak się okazuje, że da się organizować czas, komunikację, CRM, zarządzanie projektem, pilnowanie scenariuszy itd. Czasem część tematów trzeba przemodelować wrzucając do nowego narzędzia. Jeżeli nie chcesz nic zmieniać, chcesz pracować tak jak do tej pory, to zostań tam gdzie jesteś. Przy wdrażaniu narzędzi trochę pracy będzie, ale jeżeli wchodzimy z Excela i maila na narzędzie kanbanowe i pracę wspólną to zyski są niesamowite, ale trzeba trochę zainwestować.
Na co warto zwracać uwagę przy wdrażaniu narzędzi
Najczęściej jest tak, że jak analizujemy diagram Ishikawy – mamy jakiś problem. Częsty problem to taki, że projekty się spóźniają. Okazuje się, że to, że projekty się spóźniają może wynikać z kilku przyczyn. To faktycznie może być kwestia narzędzia, nie macie narzędzia, jest ono powolne albo nieprzyjazne. Może zarządzacie projektami na czuja i nie ma tam takich informacji jak co i kto i kiedy ma zrobić, brak podejścia 12 pytań, brak myślenia z wyprzedzeniem. Może się okazać, że jak wchodzimy głębiej to diagram jest od prostszych przyczyn do bardzo złożonych. Może się okazać, że jest niewydolny proces projektowy. Proces nie działa już jak kiedyś, albo macie niewydolną komunikację, brak statusów i raportowania. Może jest słaba organizacja pracy własnej i przez to nie dowożą. Może jest niewydajny proces zarządzania zasobami, nie ma ludzi do pracy. Może priorytety są źle ustawione, albo jakieś większe problemy wewnętrzne. Widziałem wiele sytuacji, gdzie ktoś zgłaszał problem i uważał, że narzędzie jest rozwiązaniem. Narzędzie jest na szczycie, a bliżej ogona są bardziej złożone problemy. Zastanówcie się, które z tych elementów u was występują, z czym macie problem i to będzie oznaczało mniej więcej na czym się musicie skupić zanim wdrożycie narzędzie. Dobrym pomysłem jest też jednocześnie pracować na narzędziu i procesie.
Na dziś to wszystko, jeśli chcesz wdrożyć u siebie narzędzie, to zapraszam do zapoznania się z naszą ofertą wdrażania narzędzi https://leadership-center.pl/dopasowanie-narzedzi-projektowych/
VIDEO