Dziś chciałbym Wam zaproponować mały eksperyment myślowy. Co wywołałoby większy popłoch w naszej cywilizacji: Asteroida zmierzająca w kierunku ziemi, która być może ją zniszczy i wielu z nas zginie, czy informacja z Microsoft, że przestają supportować Excela?
W mojej prywatnej opinii to drugie spowodowałoby totalne zamieszanie u wszystkich, którzy zarządzają czymkolwiek, bo okazałoby się, że nasza gospodarka stanęłaby z dnia na dzień. Bo wszystko napędzane jest Excelem. Czy to jest dobry kierunek, że jest napędzana Excelem? Zdecydowanie nie! I dziś chciałbym Wam powiedzieć dlaczego powinniście zrezygnować z Excela jak najszybciej!
Rewolucja w narzędziach
Nie przepadam za rewolucjami, chociaż założyłem dziś okulary, żeby się dopasować (zauważyłem, że większość rewolucjonistów nosiło okulary ;)). Wolę zmiany przemyślane, niż rewolucyjne, natomiast zadziało się coś takiego, że w temacie narzędzi nastąpiła rewolucja. Jeżeli chodzi o narzędzia do zarządzania projektami, zarządzania czasem, efektywności to od dawna możemy pracować w narzędziach, które są dużo fajniejsze niż Excel.
Ta rewolucja to jedna ze słabszych rewolucji, bo nie wszyscy ją dostrzegli. Mamy do dyspozycji niesamowite narzędzia, które mogą usprawnić działanie, wyeliminować stres, przyspieszyć pracę, a my tkwimy w Excelu.
Dlaczego tkwimy w Excelu
Jak zaczynałem karierę doradczo-konsultingową pytałem doświadczonych kierowników projektów na czym pracują, zawsze w dużej mierze był to Excel. Czasy się zmieniły jest mnóstwo innych narzędzi a wielu z nas nadal tkwi w Excelu, dlaczego? Bo Excel ma swoje zalety. Zaletą Excela jest to, że elastycznie możesz w nim zrobić wszystko (widziałem nawet gry strategiczne zrobione w Excelu). Jeżeli potrzebujesz jakiegoś raportu, jesteś w stanie sklecić tabelkę, pozaznaczać kolorami i będzie działać. Co więcej my wykorzystujemy Excela i w naszym sklepie znajdziecie sporo szablonów, które działają na Excelu, żeby warsztatowo pomóc zrozumieć pewne tematy. Excel jest dobrym narzędziem i elastycznym narzędziem, stworzonym do bycia arkuszem kalkulacyjnym ale okazało się, że ze względu na swoją prostotę i powszechność dużo osób na nim pracuje. To niestety powstrzymuje nas przed ruszeniem dalej, bo jest w miarę dobre rozwiązanie, po co mamy szukać dalej… To, że nie porzucamy Excela sprawia, że nie sięgamy po inne narzędzia.
Dużo osób, które decydują o wdrożeniu narzędzi rozumie Excela, a nowego narzędzia trzeba się nauczyć. Im wyżej jesteś w hierarchii tym większym bólem jest nauczenie się nowego narzędzia. Nie ze względu na ograniczenie umysłowe top managementu, tylko po prostu brak czasu. Masz wystarczająco dużo problemów z tym, że nie wiesz co się dzieje, że nie chcesz mieć dodatkowo narzędzia, w którym też nie będziesz wiedzieć co się dzieje.
Jest pewnie jeszcze dużo powodów, które sprawiają, że tkwimy w Excelu, dajcie znać w komentarzach dlaczego Wy korzystacie nadal z Excela
Najczęstsze problemy z zadaniami
Podrzucę Wam kilka tematów na które napotykamy pracując z zespołami. Jeden z problemów, który się pojawia to “co z tym zadaniem? zrobione czy nie?”. Coś tam zdelegowaliśmy, ustaliliśmy, czy w ogóle coś się z nim dzieje? Niech zgadnę, nie. Będę mówił o Asanie, uwielbiam to narzędzie bo daje framework, na którym możesz poukładać tematy od małego zespołu, po ogromną firmę. Zadania, współpracę, kontrolę, wszystko masz dostępne i poukładane. Jeżeli mamy narzędzia np. Asanę, to zadanie tam się znajdzie. Jesteś je w stanie zawsze odnaleźć. Nie ginie robota. Może się okazać, że nie będzie wykonana, ale nie dlatego, że zaginęło zadanie. Możesz zacząć sterować rzeczami, które mają sens, zamiast zastanawiać się czy komuś się nie odlepiła żółta karteczka z zapisanym zadaniem.
Kolejny problem-pytanie, które się pojawia to “czy on na pewno robi to co miał robić?”. Z perspektywy managera to bardzo dobre pytanie. Czy moi ludzie robią to co powinni robić. I tu Asana też rozwiązuje ten problem, możesz odnaleźć zadania przypisane do konkretnych osób. Wiesz kto nad czym pracuje. Uwaga to tylko działa jeśli o tych narzędziach myślisz jako wspierających współpracę, jeżeli chcesz zrobić z tego narzędzie kontroli to przestanie działać.
Kolejny problem “nie pamiętam szczegółów”. Nie ma sprawy w Asanie do każdego zadania możesz dodać opis i szczegóły np. załącznik, podzadania. W ten sposób z poziomu prezesa do poziomu sprzątacza jesteś w stanie sprawdzić co jest zrobione, pod warunkiem, że sprzątacz pracuje na Asanie, a jest to możliwe bo ma apkę na telefonie ;) Najlepsze jest to, że nie musisz ludzi dopytywać co zrobili, bo w 5 sekund jesteś w stanie sam sprawdzić.
Kolejny problem “o rany zapomniałem o tym zadaniu”. Jeżeli mamy wrzucone w narzędzie, to nie ma szansy, żeby ktoś zapomniał o zadaniu, otwierając narzędzie masz listę swoich zadań z datami, przypomnieniami itd. To się łączy z problemem “a na co się umówiliśmy”, który też jest bardzo powszechny i dotyczy zapominania. Wierzę bardzo w taki system, sam z perspektywy szefa wiem, że nie zawsze pamiętam na co się umówiłem z ludźmi, bo tego jest multum. Jak wiemy na co się umówiliśmy to mamy punkt odniesienia i wiemy od czego możemy się odchylać.
Następny problem “a ja mam wszystko na mailach”. Znam takie osoby, które mają tak poukładane na mailach, że nie potrzebna jest cała reszta, ale większość ludzi nie ma i szuka na mailach informacji. Maile zastępują wiadomości, które można zostawić pod zadaniami w Asanie. Wszelakie aktualizacje i zmiany wpisujesz tam jako komentarze.
Teraz kilka obiekcji, które mogą się pojawić
Numer jeden – “to będzie jedna, wielka kontrola”. Jeżeli ktoś ma na to czas i to go rajcuje to spoko, ale najprawdopodobniej mu to się wysypie. Ludzie w 5 minut znajdą sposób na to, żeby generować miliony zadań, rozliczać je, pokazywać na słupkach jak dobrze pracują. System da się oszukać. To nie jest system kontroli, a współpracy.
Numer dwa “ale przecież z ludźmi trzeba rozmawiać, a nie tylko narzędzia”. Uhm to po co wysyłasz maile? Zgadzam się, że te narzędzia działają tylko jeżeli rozmawiasz z ludźmi. Stawiam tezę, że jeżeli masz poukładane narzędzia to więcej rozmawiasz z ludźmi o rzeczach sensownych, a nie o tym na co się umówiliście trzy tygodnie temu na spotkaniu, bo nikt już nie pamięta.
Numer trzy “korzystamy ale tylko z darmowych narzędzi”. Korzystanie z darmowych narzędzi to nie grzech, ale wszystkie darmowe narzędzia od pewnego poziomu mają swoje ograniczenia. Sprawdźmy czy stać was na darmowe narzędzia. Mała kalkulacja. Zastanów się ile godzin miesięcznie spędzasz na rozwiązywaniu tych problemów o których powiedziałem. Może być w przedziale “od do”. Zapisz sobie, potem jaka jest twoja pensja i pomnóż to przez 1,5 to będzie szacunkowo koszt pracodawcy. Upraszczam. Koszt pracodawcy podziel przez 160 to będzie koszt pracodawcy za godzinę. Czyli ile wkłada ktoś kto płaci za Twoją pracę w godzinę wykonywanej przez Ciebie pracy. Te godziny przepalone na rozwiązywanie problemów pomnóż przez koszt pracodawcy i wyjdzie przepalona kasa. Są trzy możliwości jeżeli przepalona kasa to poniżej 50 zł to nic z tym nie rób. Jeżeli to pomiędzy 50 a 500 zł to temat do zastanowienia, czy się opłaca inwestować w narzędzie itd. Jeżeli kwota jest powyżej 500 zł miesięcznie to nie ma się co zastanawiać. 50 zł to licencja na osobę na miesiąc takiego narzędzia jak choćby Asana. Jeżeli masz powyżej 500 zł to masz zwrot 10 krotny na tej inwestycji.
Ważna rzecz jest taka, że samo narzędzie nie zadziała trzeba dodać jeszcze jakiś sposób pracy z ludźmi. My też coś takiego robimy – pomagamy zespołom te narzędzia poukładać, dodać zasady i na nich pracować. Poznać narzędzie, dopasować do swojej rzeczywistości. Układamy to też na darmowych narzędziach i na narzędziach jakie macie. W wielu wypadkach narzędzie jest, my pomagamy zacząć go używać i wycisnąć z niego jak najwięcej.
Chcę Was zachęcić do dołączenia do tej rewolucji, czy z nami czy samemu. Proponujemy podejść do tego z głową, pomyśleć co doskwiera najbardziej, który z problemów najbardziej przeszkadza i po kawałku rozwiązywać tematy. Wybór narzędzia będzie ważny, Asanę mogę polecić w ciemno i nie jest to wpis sponsorowany. W 95% rozwiązuje Wam temat. Dajcie znać jak Wam się podobało, rozpocznijmy dyskusję w komentarzach.
VIDEO