Jak poradzić sobie z nietypowymi sytuacjami, kiedy zaczynasz się zastanawiać czy to Ty zwariowałeś, czy ze światem jest coś nie tak. Pokażę Ci różne sytuacje, które nie do końca są normalne, jak sobie z nimi poradzić i jakie strategie przyjąć. Jednym zdaniem opowiem, o tym jak zarządzać projektami, żeby nie zwariować.
“Zadbaj o projekt, a projekt zadba o Ciebie” – bardzo fajne hasło i jedna rzecz, która zawsze się powtarza. Jeśli zadbasz o fundamenty, to fundamenty zadbają o Ciebie. Wszędzie podstawy są kluczem, biegłość przychodzi z czasem. Podstawowa rzecz to zadbanie o fundamenty.
Nasz fundament to 12 pytań i domek projektowy. Model w skrócie dla tych którzy nie znają: jeżeli chcesz mieć dobrze zbudowany projekt, to bierzesz klocki 12 pytań i układasz domek z tych 12 najważniejszych pytań.
- Dlaczego?
- Po co?
- Dla kogo?
- Po czym poznasz, że projekt zakończył się sukcesem?
- Co?
- Kiedy?
- Za ile?
- Kto dopilnuje?
- Jakie są szanse?
- Jakie są zagrożenia?
- Jak będziemy monitorować postępy?
- Jak będziemy wprowadzać zmiany?
Wszystkie elementy domku powinny być na swoim miejscu, natomiast okazuje się, że jest kilka różnych wariacji (wybrałem 4, które się pojawiają bardzo często), gdzie braknie kilka klocków i powoduje to scenariusze, które są dosyć dziwne.
Typ projektu 1 – “Każdy coś tam wie”
Zarząd wykonał modelową robotę, że ze wszystkich pytań odpowiedział tylko na pytania:
dlaczego? – jest konkretny problem do rozwiązania
po co? – jest wyznaczony cel jaki chcemy osiągnąć
dla kogo? – są określeni interesariusze
po czym poznasz? – jest określone po czym poznamy, że projekt zakończył się sukcesem
Kiedy dopiero dopiero zaczynasz z zarządzaniem projektami polecam Ci artykuł “Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest“.
Jak się zachować w takiej sytuacji? Możesz wybrać jedną z 4 strategii
Cyniczna – nie mój cyrk, nie moje małpy, stoisz z boku. To nie jest zła postawa momentami, ona pozwala spojrzeć na rzeczywistość na taką jaka ona jest i określić rzeczy, których byś nie zobaczył, gdy byłbyś emocjonalnie zaangażowany.
W przypadku typu projektu “każdy coś tam wie” opcja cyniczna polega na tym, żebyś poczekał, aż projekt sam się wysypie. Nie pozwól wpisać swojego nazwiska na ważnych dokumentach, bo jeżeli tam się pojawi i ktoś będzie rozliczał ten projekt to Ty tam będziesz.
Rekomendowane – to co ja proponuję w tej sytuacji zrobić bazując na wartościach, które wg. mnie są istotne i na właściwym podejściu.
W przypadku omawianego typu projektu ta opcja polega na tym, że bierzesz pozostałe pytania, odpowiadasz na nie w taki sposób jak potrafisz i znajdujesz kogoś z zarządu, kto może być sponsorem projektu i pomoże Ci poprowadzić ten projekt dalej. Tak warto byłoby się zachować.
Awaryjnie – zawsze możesz trafić na sytuację, w której nie do końca będziesz mieć wsparcie organizacji i wtedy warto pójść w tym kierunku.
Może się okazać, że nie ma nikogo kto byłby tym projektem zainteresowany. W tej sytuacji odpowiadasz na resztę pytań, tak jak potrafisz, przygotowujesz rekomendację dla zarządu, wysyłasz i czekasz. Jeśli projekt wróci, to wtedy jest ok.
Odważnie – najbardziej odważna opcja, którą możesz zastosować, czasem z przymrużeniem oka.
Odpowiedz na pytania jak w poprzednich dwóch opcjach i zacznij działać. Bierzesz ryzyko na siebie, bo nie masz do końca potwierdzenia, że to dobry kierunek. Ale czasem lepiej prosić o wybaczenie niż o pozwolenie ;)
Typ projektu 2 – “Czy leci z nami ekspert?”
To sytuacja w której są odpowiedzi na 11 pytań, a brak odpowiedzi na pytanie “Co?”. Co tak naprawdę trzeba zrobić? Tutaj znowu mamy te same strategie działania.
Cynicznie – idealny typ projektu dla cyników. Projekty polityczne mają to do siebie, że nikt nie wie do końca o co chodzi. Możesz pisać raporty, wysyłać informacje, symulować działania. Ponieważ nikt nie wie, co ma być zrobione, to aktywność będzie premiowana.
Rekomendowane – znajdź kogoś kto się zna i mu zapłać za to, żeby powiedział co faktycznie trzeba zrobić. Znajdź kogoś, kto to zaakceptuje w zarządzie i popchnij projekt do przodu.
Awaryjnie – znajdź kogoś kto się zna, napisz rekomendację, wyślij do akceptacji i czekaj. Będzie akceptacja, to ruszasz.
Odważnie – znajdź kogoś kto się zna, zapłać mu za to, żeby powiedział co trzeba zrobić i zacznij działać
Typ projektu 3 – “Jest ryzyko, jest zabawa”
W tym typie projektu znamy odpowiedź tylko na pytania “jakie są szanse i jakie są zagrożenia?”. Ryzyko może być pozytywne – szanse i negatywne -zagrożenia.
Dla cyników to idealna sytuacja. Robisz listę rzeczy, co może pójść nie tak, wysyłasz do ludzi, a później jak się coś wywali mówisz “a nie mówiłem” i wychodzisz na wizjonera ;). Oczywiście zarządzanie ryzykiem nie do tego służy, ale wiele osób wykorzystuje to w ten sposób. Nie proponuję, abyś tak robił, ale pewnie spotkałeś takie osoby.
Opcja rekomendowana – jeżeli to nie jest projekt R&D, to nie ma tu w zasadzie projektu. Trzeba wrócić do podstawowego pytania “dlaczego?” i zbudować domek od nowa. Inaczej nie ma to sensu.
Opcja awaryjna – robisz analizę szans i zagrożeń, mówisz, że nie ma odpowiedzi na kluczowe pytanie “dlaczego?”, wysyłasz i czekasz na odpowiedź.
Opcja odważna – bierzesz projekt na siebie, może boleć ;)
Typ projektu 4 – “Mamy zrobione, trzeba sprzedać”
Praca została wykonana i opłacona, do tego trzeba dorobić całą resztę jakie były kryteria, dla kogo to robiliśmy, jaki był cel i przyczyna.
Cynicznie – jeśli nie wiesz jak to wszystko połączyć w całość, bierzesz dokument strategii. Dokumenty strategii, w większości firm są opisane na zasadzie “zwiększyć potencjał rynkowy w celu maksymalizacji potencjału organizacji maksymalizującej zwrot dla interesariuszy w długofalowej perspektywie”…. Absolutnie nic nie znaczy ;) Wystarczy dobrać do projektu słowa klucze, które łączą się ze strategią, opisać to ładnie i masz projekt strategiczny, który możesz sprzedać.
Rekomendowana – w tej sytuacji rekomendowałbym cynizm, totalnie poważnie. Mieliśmy projekt totalnie bez sensu, to w tym momencie tak trzeba wybrnąć. Miałem sytuację, w której robiliśmy projekt dla działu, który na końcu zniknął… Jak z tego wybrnąłem? Znalazłem budżet, żeby utrzymać projekt przez jakiś czas i szukałem kogoś w organizacji, kto może skorzystać z podobnej wersji systemu, po roku nie znalazłem nikogo i projekt trzeba było ubić całkowicie. Dobrze było odebrane, że walczyłem o projekt do końca.
Awaryjnie – nie przyznajesz się do projektu, jak zadbałeś o to, że nie ma Cię w papierach to całkiem ok
Odważnie – zabranie się za ten projekt bez zbudowania podstaw. Wiele projektów właśnie tak wygląda, że najpierw robimy, a później szukamy odpowiedzi na inne pytania
Typów projektów jest mnóstwo, z tymi 4 najczęściej się spotykałem. Jestem przekonany, że trafiliście w swojej karierze na podobne projekty. Napiszcie w komentarzu na jakie typu projektów Wy napotkaliście.
Zapraszam też na szkolenie Fundament Zarządzania Projektami >>>, na którym uczę jak poukładać sobie projekt, jak odpowiadać na 12 pytań i jak poradzić sobie z problemami jakie możesz napotkać w projekcie.
Sprawdź szczegóły! ?