Masz już wiedzę z zarządzania projektami? Słuchasz moich podcastów, czytasz co publikuję, czytałeś książkę, masz sporo treści, dużo rzeczy w głowie? Twój zespół przechodził już szkolenia z zarządzania projektami? Robicie projekty i czujecie, że coś podstawowego, takiego bazowego to za mało? Szukacie czegoś dopasowanego do siebie? Dziś opowiem Ci, jak robimy zaawansowane warsztaty zarządzania projektami i jak one mogą podziałać dla Ciebie.
Case pewnej firmy – rok wcześniej spotkaliśmy się na Fundamencie Zarządzania Projektami w czasie tego szkolenia był jakiś pożar biznesowy, nie wszystko można było z realizować z należytą uwagą. Rok później zaproszono mnie jeszcze raz do tego, żebyśmy podziałali w zaawansowany sposób. Wiele firm wymyśla sobie pewien sposób działania, który się sprawdza, ale w pewnym momencie coś zaczyna się przycinać. W tym przypadku problem był taki, że ludzie zaczęli się trochę gubić w tym co robią, firma chciała poprawić komunikację i skończyć z sytuacją, w której każdy projekt wraca z powrotem na górę do prezesa. W miarę płaska struktura, działanie szybkie i elastyczne, ale decyzje mocno scentralizowane i ciężko ruszyć dalej. Poszczególne działy się ze sobą nie komunikują, bo wygodnie jest to przejść górą.
Jakie problemy rozwiązują warsztaty “Zaawansowane Zarządzanie Projektami”
Te warsztaty są odpowiedzią na następujący problem – macie wiedzę, ale ta wiedza musi teraz zapracować. Możecie wiedzę zdobyć albo przez Fundament Zarządzania Projektami, albo z jakiegoś innego miejsca. Warsztaty dopasowują się do tego z czym Wy przychodzicie. Agenda tworzy się z tematów na których pracujecie. Niektóre idą w kierunku komunikacji, inne w kierunku rozwiązywania problemów z interesariuszami, specyfikacji wymagań itd. Agenda jest płynna, za to trener, który z Wami pracuje jest gotowy, żeby odpowiedzieć na to czego potrzebujecie. Do wspomnianej wyżej firmy wróciłem po roku, żeby podziałać nad zespołem.
Przez kilka lat publikowania treści na kanale YouTube powiedziałem Wam wszystko ;) jeżeli ktoś chce sam to poukładać przesłuchując i oglądając wszystko co nagrałem to pewnie jest szansa, że dacie radę sami. Jesteśmy jednak potrzebni, żeby podążyć za zespołem, bo później się okazuje, że niuanse są istotne. Zaawansowany warsztat polega na tym, że to Wy wrzucacie temat my dodajemy wiedzę jeśli trzeba, układamy wokół szkieletu zarządzania projektami i obudowując to mięśniami i zestawem nerwowym Waszej organizacji. Dajemy reguły, sprawdzamy co działa, jak się okazuje, że jest jakaś luka, to właśnie nad tym pracujemy.
Druga sprawa – pracujemy na Twoich wyzwaniach. Na warsztatach potrzebujemy podrążyć w bólu, pozderzać się z tematami i wyciągnąć coś o czym na co dzień nie mówicie. We wspomnianej przeze mnie wcześniej firmie problem z komunikacją nie wynikał z waśni pomiędzy działami. Chodziło o to, że nie zawsze informacja przepływała w dobrym miejscu, albo poszczególne osoby dowiadywały się za późno o pewnych sprawach.
Jest potrzebna wiedza, żeby móc rozmawiać o pewnej dziedzinie, później na tym się buduje umiejętności, a później w długotrwałym działaniu zaczyna się budować postawy. Masz wtedy ludzi, którzy myślą projektowo, działają projektowo, komunikują się i pilnują sedna. Tak więc na warsztaty Zaawansowane Zarządzanie Projektami zapraszam osoby, które mają już jakąś podstawową wiedzę z zarządzania projektami.
Jak wyglądają warsztaty “Zaawansowane Zarządzanie Projektami”?
Warsztaty wyglądają tak, że zbieram od każdego tematy, problemy, spisane rzeczy z którymi chcecie wyjść i na podstawie tego powstaje dynamicznie Agenda. Zaczynając od najważniejszych tematów, jednocześnie łącząc tak, żeby było od prostszych merytorycznie punktów, tak, żeby ludzie, którzy nie mają wyrównanego poziomu wiedzy nadążali. Tak, żeby rozwiązywać te rzeczy w pewien logiczny sposób projektowy, tak, żeby wszystko ułożyło się w głowie.
Na wspomnianych już warsztatach rozpisaliśmy na planszy cały proces zarządzania projektami, który jest potrzebny w firmie. Z niewielką ilością elementów do wdrożenia. W zależności od perspektywy firmy będziecie mieć różny problem. Jeżeli zarządza właściciel, firma rodzinna – będzie inna kultura pracy, zarządzania, decyzje podejmowane mocno w oparciu o pieniądze itd. Tam zwykle są solidne podstawy i dodanie prostej ramy sprawia, że jest dużo bardziej efektywna. Jeżeli pracujesz w bardzo dużej korporacji to musisz sobie radzić ze strukturą i oderwanie od właściciela i managementu jest większe. Dynamika i sposób pracy są inne, niektóre procesy również.
W tym konkretnym miejscu powstał model zarządzania projektami i wypracowaliśmy model komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami. To zdefiniowało jeden z kluczowych procesów, który w firmie się dzieje. Jeżeli ustalimy komunikację, to reszta pracy jest stosunkowo prosta. Excel był narzędziem bazowym, od którego wszyscy zaczną, żeby skupić się na procesie, a nie narzędziu. Albo idziemy i usprawniamy proces, albo idziemy w kierunku narzędzi albo w kierunku rozwoju zespołu. Próba robienia dwóch rzeczy jednocześnie powoduje, że się rozproszycie i nie dowieziecie.
Wynik
Na koniec jest rozpisany proces na jednej tablicy, wystarczy na nim pracować. Na to co się fundamentalnie zmieniło trzeba będzie jeszcze poczekać, jeżeli chodzi o opinie po warsztacie, to kilka przytoczę. “Bardzo mi się podobało.” “Najlepsze dla mnie było planowanie projektu i ograniczanie ryzyk.” “Poszerzenie wiedzy z zakresu zarządzania projektami i wskazówki jak szybko wdrożyć w mojej pracy.” “Wiedza, narzędzia, inspiracje.” “Dziękuję, apetyt na więcej, będę Cię szukać na YouTube.” “Wiele przydatnych rozwiązań do zarządania zmianą”. “Praktyczne wskazówki do wykorzystania w codziennej pracy”. itd.
To nie jest warsztat teoretyczny, to warsztat mega praktyczny.
Co się zadziało konkretnego w procesie
Cykl życia projektu i najważniejsze artefakty. Karta projektu, plan zarządzania projektem, jak ma wyglądać podsumowanie, plan komunikacji. W planie komunikacji kto czego potrzebuje, kto to da. Prosta i banalna rzecz, ale sprawdźcie czy wiecie to w swojej organizacji. Zakres projektu to nie tylko produkt. 10-30% to komunikacja pomiędzy ludźmi w zespole. Często o tym się zapomina, skupiamy się na produkcie, a komunikację pomijamy.
Z mojej strony to wszystko, zapraszam Was na warsztaty.
VIDEO