Szablony mogą znaleźć swoje zastosowanie w zarządzaniu projektami. Mogą w różny sposób wpłynąć na projekt, mogą go zabetonować, spowodować jego spowolnienie lub zatrzymanie. Szablony mogą również nadać projektowi nowe życie, wpłynąć na jego lepsze, skuteczniejsze i sprawniejsze zarządzanie. W tym wpisie opowiem Ci jak dobrze wykorzystać szablony w zarządzaniu projektami.
Jeżeli mówimy o projektach, to zacznijmy od dużego obszaru. Projekty są osadzone w strategii firmy. Projekty, oprócz tego, że nie dzieją się w strategicznej próżni to ktoś je musi robić. Sama praca w zespole jest istotna, kto za co odpowiada. Projekty są tymczasowe, a zespoły istnieją dłużej, więc praca w zespole i organizacja pracy zespołu będzie ważniejsza od projektów. Większość roboty, którą wykonujemy na co dzień są działania operacyjne, do tego są projekty.
Jak już mamy zespół to przechodzimy przez rozpoczęcie projektu, planowanie, zapewnienie zasobów i realizację, oraz monitorowanie i sterowanie, aż po zakończenie. Te etapy są spisane/ połączone pod kątem produktów o których chcę wam opowiedzieć.
Karta celów
Mówiąc o strategii to muszę wam opowiedzieć o Szablonie Karta Celów, który ma za zadanie pomóc wam wyznaczyć cele dla zespołu i dla siebie. Gdzie chcemy dojść, co chcemy osiągnąć, na czym mamy się skupić, co będzie kluczowymi działaniami, projektami, co w ramach rozwoju musimy zrobić. Spisanie karty celów to fundament jakiejkolwiek sensownej działalności biznesowej na poziomie managera. Jeżeli masz zespół, zrób kartę celów. Jak zastanawiasz się jak wykorzystać rok dla siebie, zrób sobie kartę celów. Jeżeli prowadzisz firmę zrób kartę celów. Jeżeli nie masz punktu odniesienia, to non stop coś cię rozprasza i odciąga od tego co chcesz uzyskać. Non stop pojawiają się dobre pomysły, tylko że nasz mózg nie ogarnia mnogości tematów, które dzieją się jednocześnie i zaczynamy realizować rzeczy, które pojawiły się pod wpływem impulsów. Z mojej perspektywy karta celów to coś w co wierzyłem od zawsze, ten rok realizuję z bardzo mocno zdefiniowaną kartą celów dla mnie i dla firmy, daje mi to niesamowitą wartość. Pierwszym szablonem, który warto wykorzystać jest coś co wyznaczy ci cele w firmie. Karta celów będzie nam potrzebna też w etapie rozpoczęcia projektów, wtedy będziemy się do niej odnosić.
Struktura pracy zespołu
Jak już masz kartę celów, to warto się zastanowić jak twój zespół ma Ci pomóc zrealizować cele. Przechodzimy do Szablonu Struktura Pracy Zespołu, kto za co odpowiada, w jakim kierunku zmierzamy jako ekipa. Te dwa szablony nie są szablonami projektowymi, natomiast oba będą mieć znaczenie przy rozpoczynaniu projektu.
Karta projektu i wyznaczanie celów w projekcie
Jak już wiemy jakie środowisko mamy, gdzie jesteśmy to rozpoczynamy projekt. Tutaj chcę wam powiedzieć o dwóch szablonach – Szablon Karta Projektu i Szablon Wyznaczanie Celów w Projekcie. Każdy projekt musimy zacząć od stworzenia karty projektu. Jak się łączą z nim poprzednie szablony? Żeby projekt miał sens musi się łączyć z celami, a po drugie do karty projektu wpisujesz kogo z zespołu potrzebujesz. Jest jeszcze jedna rzecz na którą warto zwrócić uwagę przy rozpoczynaniu projektów to odpowiednie wyznaczanie celów i szablon Wyznaczanie Celów w Projekcie jest bardzo dobrym narzędziem do tego, żeby wesprzeć kartę projektu. Szablon Wyznaczanie Celów w projekcie pozwala Ci poukładać jakie są korzyści z projektu, bezpośrednie korzyści z tego co dowiezie projekt, jakie są pośrednie korzyści, jak sprzedać projekt do biznesu. Jeżeli masz prosty projekt to opisanie go w karcie projektu załatwia temat, ale są też projekty nad którymi trzeba trochę popracować i ten cel wymaga dopieszczenia. Wtedy popracowanie nad macierzą celów bardzo pomaga. Gdyby się zastanowić nad całością karty projektu, wszystko jest ważne, ale największe problemy są dwa. Pierwszy – określenie dlaczego projekt robimy, a drugi takie sprecyzowanie celu, żeby wszyscy wiedzieli w którą stronę będziemy szli. Zwykle z celami macie problem, że nie wiecie jak je ubrać. Przełożenie wizji na opisanie celu w dobry sposób sprawia często problem.
Macierz interesariuszy i kryteria sukcesu projektu
Karta projektu będzie najlepszym wsadem, żeby zrobić plan zarządzania projektem, tutaj mamy dwie ważne rzeczy. Jedno to macierz interesariuszy, bo potrzebujemy spojrzeć na osoby, które mogą mieć wpływ na projekt, oraz na kogo ten projekt wpłynie i tutaj mamy Szablon Macierz Interesariuszy. Ten szablon powstał w miarę wcześnie, bo jak masz cel to drugą rzeczą jakiej potrzebujesz jest plan a trzecią rytm. Zarządzenie ludźmi, sprawdzenie kto jest dla mnie ważny i sprawdzenie czy nie będę mieć trudności po drodze, sprawia, że dużo łatwiej realizuje się kolejne rzeczy. Następny szablon to Szablon Kryteria Sukcesu Projektu, które z kolei przekładają to czego oczekują interesariusze na konkretne oczekiwania, które też mogą wpłynąć na cele projektu. Po stworzeniu karty projektu przechodzisz do planowania, po przeanalizowaniu interesariuszy może się okazać, że trzeba wrócić do przedefiniowania celu i opisania go w taki sposób, żeby odpowiednio się sprzedał. Te rzeczy są połączone w systemie, coś co wychodzi z jednego przekłada się na pozostałe.
Zapewnienie zasobów i realizacja projektu
Jak mamy plan to przechodzimy do zapewnienia zasobów i realizacji projektu. Tutaj w tym momencie nie ma szablonów, ale mamy kursy online. Kurs Poprowadź swój pierwszy projekt, jak złożyć w całość wszystkie elementy i umieć się w tym poruszać. Kurs Harmonogram, Kanban, Sprinty na przykładzie projektu HR (Rekrutacja), jak połączyć różne podejścia projektowe w całość, żeby mieć dobry plan. Kolejna rzecz, związana z wiecznym brakiem czasu przy realizacji projektów to Kurs Jak stworzyć własny system zarządzania czasem oraz Kurs Kompletny system pracy dla Ciebie i Twojego zespołu, a także Kurs Zapanuj nad swoją skrzynką mailową i mailami. To rzeczy, które najczęściej pojawiały się jako problemy, dlatego je stworzyliśmy.
Trzeba mieć w głowie poukładaną strukturę, jak chcecie podejść do projektu. Łączenie ze sobą różnych metod to wyższa szkoła jazdy, ale czasem konieczna. Zarządzanie swoim czasem, praca zespołowa to wszystko ze sobą funkcjonuje. Polecam wam zacząć od kursu Poprowadź swój pierwszy projekt, to składa całość myślenia o projektach. Wszystkie szablony są kompatybilne z kursami. Kursy wprowadzają w projekty, a szablony pozwalają pogłębić poszczególne projekty. Jak robicie projekty to chodzi o to, żeby na początek zebrać jak najmniej i do tego dodawać kolejne opcje. Zacznijcie od początku, jak coś nie działa, dopiero sięgacie po kolejne narzędzie, jeden problem na raz.
Czarny zeszyt
Monitorowanie i sterowanie projektem, tutaj nasz bestseller Szablon Czarny Zeszyt. To narzędzie, dzięki któremu sprawdzisz co się w projekcie dzieje, jak sprawdzić całość, jak się komunikować. Czarny zeszyt łączy się z zapewnieniem zasobów i realizacją. Nie wszystko co sobie zrobicie w planie i realizujecie idzie zgodnie z planem. Zawsze pojawiają się niespodziewanki, które czarny zeszyt pozwala ogarnąć. Czarny zeszyt wspiera realizację i zakończenie.
Poznaj metodę 12 pytań
Dochodząc do zakończenia, gdyby ktoś się zastanawiał jak ogarnąć to wszystko. Jedna z rzeczy do ogarnięcia wszystkiego to wspomniany wcześniej kurs Poprowadź swój pierwszy projekt, a druga to książka “Zarządzanie Projektami krok po kroku”. Kolejna rzecz to bezpłatny kurs online dla naszych subskrybentów listy mailingowej – kurs Poznaj metodę 12 Pytań KISS PM® po to, żeby nadać strukturę myślenia o projektach, jak będziemy myśleć tak samo, to będzie Ci łatwiej odnaleźć się w całości.
Podsumowując – to struktura rzeczy, które mamy dla was, te rzeczy ze sobą gadają. Warto zacząć od początku, sprawdź które z elementów potrafisz ogarnąć, a z jakimi masz problem. Nie zostawiaj luk w systemie.
VIDEO