Dziś coś dla tych, którzy lubią horrory albo dla tych, którzy wolą ich unikać. Opowiem o 7 koszmarach w zarządzaniu, które trapią managerów oraz kierowników projektów. Pokażę Wam też na co zwrócić szczególną uwagę przy prowadzeniu projektów, aby uniknąć koszmarnych błędów.
Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega zarządzanie projektami, na pewno warto odwiedzić artykuł – Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest.
1. Jesteśmy tacy zarobieni. Nie wiemy czym, ale jesteśmy.
Najczęściej jest tak, że wszyscy są zarobieni. Nie zależnie od tego na jakim stanowisku są dane osoby. To taka wygodna mgła wojny. Termin wzięty z wojskowości, mgła wojny oznacza to, że nie wiesz wszystkiego co się dzieje na polu bitwy. Wiesz mniej więcej gdzie się znajdują twoje jednostki, być może wiesz, gdzie się znajduje Twój przeciwnik, ale nie znasz do końca terytorium i jak wygląda sytuacja, część decyzji podejmujesz w ciemno. Dopiero w czasie walki rozpoznajesz co się zadziało.
Mgła wojny w zarządzaniu jest czymś podobnym, każdy jest zarobiony, nie do końca wiadomo czym, nie mamy informacji, nie wiemy do końca jak jest. To wygodne dla osób, które chcą się w tej mgle ukryć. Ja zakładam, że większość ludzi chce swoją robotę robić dobrze, mgła wojny jest wtedy bardziej frustrująca, bo trudno zaplanować i non stop reagujemy na to co z tej mgły się wyłania. Są też osoby, które bardzo chętnie w tej mgle się ukrywają. Bardzo wygodna sytuacja “jestem zajęty, robię bardzo ważne rzeczy”. Bez oparcia się o jakiekolwiek dane (spis projektów, zadań itp.) ciężko zarządzać.
Znam osoby, które mają podejście podobne do mojego, na zasadzie ufania ludziom. Była taka postać w historii, niezbyt chwalebna, ale jego hasło można zastosować “ufaj, ale sprawdzaj”. Fajnie, że sobie ufamy, ale jesteśmy tylko ludźmi. Jeśli nie mamy spisanych zadań, priorytetów, projektów to łatwo się pogubić. Warto mieć poukładane rzeczy, wiedzieć co się dzieje, znać priorytety, mgła wojny dotyka wielu osób w zarządzaniu, ale nie tak powinno być.
2. Strategia jest najważniejsza. Chyba, że nie jest.
To taka sytuacja, kiedy się umawiamy na coś, planujemy co chcemy osiągnąć, strategia jest potrzebna po coś. Jeżeli mamy poukładaną i zakomunikowaną strategię, to nadal działamy w poprzednich nawykach, musimy mówić, gdzie idziemy i tego pilnować, bo inaczej każdy będzie chciał dowieźć swój odcinek roboty, będziemy mieć do czynienia z manipulacją priorytetami. Około 80% wg. statystyk tak się dzieje, na jedno się umawiamy, co innego się dzieje. Bez przekazania co jest priorytetem i przyciśnięcia, żeby działały się najpierw rzeczy najważniejsze wszystko się rozjedzie. Strategia nie działa, jeśli o niej nie pamiętasz, nie przypominasz i nie kontrolujesz.
3. No wiem, że obiecałem, ale nie mam kim tego zrobić.
Docieramy do znikających zasobów, to też ponad 80% ludzi ma z tym problem. Umówiliście się, zrobiliście strategię, ktoś potwierdził, że przypisze ludzi do projektu, ale problem pojawił się od momentu przypisania tych osób do projektu, do momentu rozpoczęcia projektu. Okazało się, że Ci ludzie są wszędzie oprócz tam gdzie powinni być w Twoim projekcie. Zarządzanie to coś co dużo osób robi na naturszczyka, bez całej wiedzy, większość jest robiona w bieżączce, ale nie musi tak być, lepiej uczyć się od osób, które mają to poukładane. Znikające zasoby wynikają z kilku rzeczy – z dwóch pierwszych punktów, czyli nie wiesz co robisz, jakie są priorytety, to ludzie przydzielają osoby, nie pamiętając, że mają już ich przypisanych do innych projektów. Inna sytuacja – pożar w konkretnym dziale i to dla danych ludzi jest najważniejsze, reszta w tym momencie ich nie obchodzi. Bez transparentności, priorytetów, zarezerwowania czasu ludzi to się nie zadzieje. Zasoby mogą znikać bo cały biznes “oddycha” wszystko się zmienia, projekty się przesuwają, dzieją się różne rzeczy, pojawiają się wrzutki, zmiany, mogą one wynikać np. z sytuacji rynkowej na którą trzeba zareagować.
4. Kolejne wyzwanie? Damy radę, pewnie!
Docieramy do nierealnych oczekiwań. Znowu statystyka pokazuje, że ponad 83% projektów jest oderwana od rzeczywistości pod względem czasu, zasobów i kosztów. Ponieważ poruszamy się w mgle wojny, dużo osób deklaruje się na coś i już w momencie deklaracji nie ma zasobów, czasu, możliwości. Dochodzi też niedoszacowanie poziomu skomplikowania przedsięwzięć na których pracujemy. Mniej więcej 30% czasu nie doszacowujemy. Najgorszym koszmarem jest to, że łykasz jak pelikan, bez negocjowania co musiałoby się zadziać, by móc to przyjąć, bo nie wiesz nad czym pracujesz. Jak nie masz listy priorytetów to nie jest możliwe odbicie nierealnego oczekiwania. Jak byś miał listę priorytetów, możesz wtedy zakomunikować, że zrobisz to kosztem czegoś innego. Wtedy zaczynamy sensownie rozmawiać i ustalać z czego rezygnujemy, bo nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego.
5. O sukcesach informować, problemy rozwiązywać.
Podejście wojskowe, nie zawracaj mi gitary… Problem znikającego sponsora. W projektach jest ktoś, kto powinien projekt zacząć, przepchąć przez organizację jest to sponsor. Niestety zdarza się, że ktoś inicjuje projekt, a później nie wspiera kierownika projektu. Sponsor jak sobie wymyśli projekt to przez chwilę jest spokój, dopiero za jakiś czas przy planowaniu zaczynają się problemy. Zaczynając projekt wydajesz swój czas z przyszłości, musisz go już teraz zarezerwować. Jeśli dziś zaczynasz projekt to jako sponsor od kolejnego miesiąca będziesz potrzebował jakąś część czasu na wspieranie kierownika projektu. Jako sponsor super, gdybyś miał road mapę na osi czasu, wiedział jakie są w danym momencie projekty, kiedy będą ludzie potrzebni, kiedy ty będziesz potrzebny.
6. Jak nam idzie? Historia w dwóch i trzech słowach.
Jest anegdota, gdzie sponsor przychodzi do kierownika projektu i pyta jak nam idzie – “powiedz mi w dwóch słowach” -“jest dobrze”. “W porządku, a gdybyś miał powiedzieć w trzech słowach?” – “nie jest dobrze”. Zarządzanie na czuja bez danych, tak dzieje się bardzo często. To nie jest do końca zarządzanie, to popychanie, ogarnianie rzeczywistości. Zarządzanie polega na tym, że w świadomy sposób podejmujesz decyzje, które prowadzą Cię do osiągnięcia konkretnego celu. Problem dla kogoś, kto jest wyżej w hierarchii jest taki, że nie widzi za dużo. Ludzie robią robotę, coś się dzieje, żeby móc zarządzać całym mechanizmem musisz widzieć co się dzieje, do tego potrzebujesz danych. Bardzo często jest tak, że nie ma tych informacji bo skupiamy się na robieniu. Jeżeli coś robisz zbieraj dane i opieraj się na nich.
7. Współpracujecie towarzysze?
Tak, tak współpracujemy, wszystko jest ok. Dochodzimy do problemu tchórza projektowego. Oglądałem ostatnio jakiś film, gdzie do miasta opanowanego przez zombie musiała wkroczyć ekipa i wykonać swoją robotę. Generalnie film był słaby, ale była pewna scena, o której chcę wam powiedzieć. Scena jest taka, że ekipa próbuje się dostać do skarbca, jeden z członków ekipy odpala helikopter na dachu, którym mają uciec. Pracują nad otwarciem skarbca, kontaktują się z helikopterem z informacją, że jeszcze pół godziny, uzyskują odpowiedź, że ok będzie gotowe. A na górze co się dzieje? Helikopter się prawie pali. Skąd się bierze tchórz projektowy? Stąd, że nie mówimy prawdziwej informacji o projekcie, bo nie chcemy przyznać, że u nas jest coś nie tak, tylko potencjalne opóźnienie zwalimy na kogoś innego. Często jest tak, że jak ktoś się przyzna w zespole, że ma opóźnienie to reszta zespołu pod przykrywką niezadowolenia z opóźnienia, będzie pod spodem nadrabiać swoje zaległości. Nazwa tchórz projektowy wzięła się od zabawy, gdzie jadą na siebie dwa samochody i ten który skręci jest tchórzem. Podobnie w projektach, wygrywa ten, kto nie powie, że u niego jest źle. Koszmar, brak zaufania, rozjazd, to nie ma szansy zafunkcjonować.
VIDEO