Jest jedna rzecz, której nie robi większość ludzi i firm, a która by radykalnie zmieniła sposób działania, sprawiłaby, że byłyby dużo lepsze i skuteczniejsze…. Co robić, żeby być coraz lepszym we wszystkim? O tym będzie dzisiaj.
Skupimy się na rzeczy, która dotyczy nie tylko projektów, ale i życia prywatnego, prowadzenia firmy, biznesu… Coś co jest proste, a mega skuteczne. Być może dlatego, że proste dlatego nie docenianie.
Cykl Deminga to pewien sposób myślenia o naszej aktywności i sposobach działania. Cykl wygląda tak:
schemat źródło: infograf.com.pl
Definicja Cyklu Deminga
Cykl Deminga (model PDCA, cykl PDCA, koło Deminga, pętla Deminga, model PDSA, cykl PDSA) – schemat ilustrujący podstawową zasadę ciągłego ulepszania (ciągłego doskonalenia, Kaizen), stworzoną przez Williama Edwardsa Deminga, amerykańskiego specjalistę statystyka pracującego w Japonii.
Źródło: governica.com
Najogólniej mówiąc cykl Deminga składa się z czterech kroków powtarzanych aż do momentu uzyskania oczekiwanego rezultatu:
- Zaplanuj, co chcesz osiągnąć. Bez planu ani rusz
- Zrób to,co zaplanowałeś. Dopiero to działanie niesie za sobą naukę
- Sprawdź na ile udało Ci się osiągnąć oczekiwane rezultaty. To pozwoli Ci wyciągnąć właściwe wnioski
- Działaj odpowiednio do sytuacji. Zakończ działanie lub zmień plan i powtórz cały proces od początku
źródło: “Zarządzanie projektami krok po kroku” Mariusz Kapusta
Co ja lubię w cyklu Deminga i dlaczego mi się on tak podoba? Bo jest o życiu o tym jak działa firma na każdym etapie rozwoju. Działa też w projektach. Ponieważ działamy na dynamicznych strukturach – projekt to jest żywy organizm, który się zmienia, żyje, ludzie się wypalają, podchodzą z różną motywacją… cały czas jesteśmy w ruchu. Jeżeli budujesz firmę to wiesz od początku całą historię. Zaczynasz coś koślawo, później poprawiasz, poprawiasz i zaczyna działać coraz lepiej. Pod warunkiem, że faktycznie to wdrażasz. Wiele osób robi to intuicyjnie, nieświadomie korzysta z cyklu Deminga i czasem to się udaje, ale w pewnym momencie to przestaje działać. Element poprawiania nie jest naturalną częścią, natomiast jeżeli wprowadzisz to sobie jako nawyk w projektach, co tydzień przeglądając projekt, albo firmę w odpowiedni sposób, to jesteś w stanie naprawdę dużo poprawić.
Jeśli myślisz teraz „Panie, ale ile to roboty…” to jest szybka piłka, można to wpisać w DNA, sposób działania i kulturę. Zaraz Ci pokażę jak.
W polskiej kulturze jest tak, że jeżeli coś oceniamy to oceniamy na zasadzie plusów i minusów. Jest dobrze i jest źle. To powoduje, że nie lubimy ocen. Poprawianie i sprawdzanie kojarzy nam się z tym, że znowu dostaniemy pałę. Więc lepiej nie poddawać się temu sprawdzaniu, bo wyjdzie, że jest źle… Jak prosisz na koniec projektu jak poszło to dostaniesz plus że się starałeś i masę minusów, bo zawsze można coś dowalić.
Trzeba zmienić filozofię myślenia. Z plus i minus na plus i delta. Czyli zakładamy, że zrobiliśmy rzeczy najlepiej jak potrafiliśmy, nie ma minusów. Zrobiliśmy coś w najlepszy możliwy sposób. Spotykamy się po to, żeby sprawdzić co nam poszło dobrze i jaka jest delta, czyli obszary, które chcielibyśmy poprawić robiąc to raz jeszcze. Nie każdą deltę musimy od razu implementować, ale możemy nad nią pomyśleć. Przykładem może być mój kanał na You Tube jeśli porównasz nowe filmiki z najstarszymi zobaczysz różnicę w jakości. Wynika ona z tego, że każdy nowy odcinek planujemy – robimy – sprawdzamy i poprawiamy. Cały czas się uczymy. Są delty, które wyłapujemy, jeszcze wiele rzeczy możemy poprawić, nie wszystkie wdrażamy od razu. Deltą był np. mikrofon, który nie do końca działał, teraz mamy dużo lepszy.
Na co patrzeć w projekcie i firmie?
Proces – w jaki sposób pracujecie, czy macie go dobrze poukładany. Czy macie jakąś procedurę, której nikt nie przestrzega, albo być może w ogóle nie umówiliście się w jaki sposób działacie?
Ludzie – w jaki sposób ze sobą pracujecie. Czy jest ok, czy robią się jakieś kwasy? Czy mówimy sobie o wszystkim. Biznesowo patrzysz na tabelki, ale tabelka nie pokazuje tego, czy ludzie chętnie przychodzą do pracy czy nie.
Narzędzia – czy korzystacie z właściwych narzędzi? Czy w ogóle macie narzędzia? Czy macie narzędzia do kontroli kosztów, do kontroli obłożenia pracą, harmonogram? Na końcu artykułu możesz poniżej obejrzeć filmik o narzędziach jaki nagrałem.
Sposoby – strategie działania, czy idziemy we właściwą stronę, czy to ma sens. Czasem zadanie sobie pytania o sens i ubicie projektu jest dobrym rozwiązaniem
Ważne żeby to weszło w nawyk. Jeżeli prowadzisz projekt to co tydzień zadajcie sobie pytanie jakie są plusy, jaka jest delta. Czy nad jakimś elementem chcecie popracować. Zacznij sobie od zadawania co tydzień jednego pytania w zespole – Co możemy przestać robić? Od razu zyskujesz czas. Może się okazać, że zespół robi coś z przyzwyczajenia, bo zawsze to robiliśmy, a od dawna nie jest potrzebne. Tym sposobem jak zobaczysz, że cykl Deminga faktycznie działa i dzięki poprawianiu macie więcej korzyści i czasu to będziesz dostawać coraz więcej pomysłów i to faktycznie zacznie funkcjonować. Ważna jest konsekwencja. Nie myślenie o tym w kategorii kółka, gdy pracujesz tylko raz. Perfekcja bierze się ze stałego powtarzania. Cokolwiek nie robisz.. Planuj – rób – sprawdzaj – poprawiaj. Rób plus i deltę patrząc na te cztery obszary.
No dobra, ale gdzie wykorzystać Cykl Deminga to w praktyce?
To bardzo dobre pytanie, bo odpowiedź brzmi – praktycznie wszędzie! Zauważ, że Deming pokazał tutaj genialną rzecz, która dotyczy
- Nauki
- Poprawy
- Rozwoju
Ten sposób myślenia idealnie pasuje do każdego przedsięwzięcia, które jest dla Ciebie istotne, w którym nie do końca wiadomo co chcemy osiągnąć, albo takie, które chcemy usprawniać. Dlaczego?
- Planując zawsze robimy jakieś założenia. Im bardziej nowa dla Ciebie dziedzina tym więcej nie wiesz i tym więcej założeń musisz poczynić. Np. wdrażając nowy produkt, który sprawdził się w USA, na rynek Polski zakładasz, że przyjmie się tak samo dobrze, bo Polacy jednak lubią amerykańskie klimaty i jesteśmy podobnie mentalnie.
- Realizując dopiero możemy faktycznie zebrać rzeczywiste dane! Nie wszystko da się „rozkminić” intelektualnie. Amerykanie nauczyli mnie zwrotu „run water thorugh the pipes”, czyli puść wodę przez rury. Dopiero wtedy system zaczyna pracować i…
- Sprawdzasz gdzie przecieka! Czy dostajesz to czego oczekiwałeś, czyli produkt się sprzedaje zgodnie z oczekiwaniami, czy też może nie do końca? A może jest lepiej niż myślałeś i w Polsce popyt jest 3 razy większy niż zakładałeś? Dopiero tutaj jesteś w stanie zweryfikować jak jest naprawdę a nie jak się wydaje. I na podstawie tych danych
- Korygujesz swój plan. Jeżeli sprzedaż nie idzie to musisz spojrzeć na założenia. Może jednak Polacy nie szaleją na punkcie masztów do zawieszenia flagi, bo nie mają ich gdzie postawić. Trzeba skorygować kurs. A może okazało się, że Polacy oszaleli na punkcie deskorolek i wykupują je na potęgę i musisz zainwestować więcej w produkcję, bo nie nadążasz za zamówieniami!
Dopiero w ten sposób domykasz cały cykl! Im szybciej dowiesz się jak naprawdę jest tym szybciej będziesz mógł sterować swoimi działaniami a nie jechać na ślepo, jak to robi większość managerów (niestety) – „robić, robić, robić, robić, kto by miał czas na planowanie i wyciąganie wniosków”.
Niektórzy krytykują cykl Deminga za to, że jest ograny i zbyt prosty. Nie znają się! Całe zwinne podejście do zarządzania projektami, Agile i SCRUM są oparte o szybkie iteracje oparte o zasadę koła Deminga!
Czy ktoś korzysta z tego w praktyce? Wszyscy, którzy świadomie zarządzają korzystają z tego podejścia. Niektórzy bardziej, niektórzy mniej świadomie. Do której grupy chcesz dołączyć zależy to tylko od Ciebie. Dla mnie projekty bez tego myślenia nie mogą się udać, bo tam sukces zależy od tego jak szybko się uczysz, czyli jak szybko uruchamiasz pełne cykle od planowania do wyciągnięcia wniosków.
Powodzenia w projektach!
Film jakie narzędzia do zarządzaniu wybrać, o którym wspomniałem w artykule: