Efektywne zarządzanie projektami - zmiany w zakresie logistyki firm - Leadership Center

Efektywne zarządzanie projektami – zmiany w zakresie logistyki firm

Jak wiadomo wszystkim znającym logistykę, zakupy operacyjne, magazyn, transport czy customer service to dynamiczne środowisko z wieloma szybkimi decyzjami i dużą ilością informacji zwrotnych. Wprowadzającego zmianę w tym obszarze można porównać do chirurga – jedno złe cięcie i zamiast spodziewanej poprawy zdrowia pacjenta, mamy znaczne pogorszenie.

Cele, jakie się stawia przed projektem zmian w logistyce – są dwa: „chcemy szybciej (dostarczać produkt, obracać zapasami, dostarczać klientowi” lub „chcemy taniej”.

Nie mam zamiaru pisać poradnika „Co należy zrobić”, ponieważ dostępne są tony podręczników i każdy, kto na studiach miał zajęcia z „organizacji…” co należy zrobić – wie.

Polecam zapisać kartę projektu co? jak? po co? dla kogo?  Ale… dodałbym małe pytanie „kiedy?”. Na ten temat postaram się napisać wkrótce.

Efektywne zarządzanie –  „Jak przygotować projekt w logistyce?”

Każdy problem ma swoje rozwiązanie – każdy może go rozwiązać. Efektywne zarządzanie projektami służy właśnie temu, żeby zamiast problemu pojawiło się rozwiązanie. Rozwiązanie, gdzie korzyści przewyższają koszty. Żeby to zrobić to po pierwsze, trzeba NAZWAĆ PROBLEM, po drugie, POSZUKAĆ SPOSOBU rozwiązania go.

Rzadko zastanawiamy się JAK rozwiązywać problemy, koncentrujemy się na efekcie. Istnieje bardzo wiele metod – przez uczonych nazywane metodami heurystycznymi. Kluczowa jest nie tyle znajomość ich wielkiej liczby, co umiejętność wykorzystania ich w codziennej pracy. A tu, jak zwykle – ćwiczenie czyni mistrza.

NAZWIJ PROBLEM (SP-O-KS):

  1. Sedno Problemu: Jaki jest cel? O co naprawdę chodzi? (złap “big picture”)
  2. Ograniczenia: Co musimy zrobić, a czego nam nie wolno? (pieniądze, czas, zakres)
  3. Kryteria Sukcesu: Kiedy problem jest rozwiązany?

Bardzo często możesz dokonać – i powinieneś dokonać redefinicji problemu, na przykład: “zbuduj łódź” vs. “zbuduj urządzenie do przeprawienia się przez rzekę” – widzisz różnicę?

Warto pamiętać: problemy często są dywergencyjne (mają wiele poprawnych rozwiązań; trzeba obudzić w  sobie i swoim zespole zdolność stawiania pytań i abstrahowania z obiektów pewnych tylko cech, inne niż te, które uwzględnia się w rutynowym myśleniu. (jaki jest prawdziwy problem, realne ograniczenia; warunki uznania problemu za rozwiązany)

Grupa składa się z wielu celów i wielu emocji. Sformułuj problem, zbierz grupę ludzi, którzy “chcą” i wprowadź zasady pracy grupy  i ich pilnuj. POMYSŁY SĄ JAK ROŚLINY – należy o nie dbać, nie deptać!

I tutaj pojawia się sedno zrozumienia tego czym jest efektywne zarządzanie – nie chcesz pozostawić po sobie spalonej ziemi. Myślisz o rezultatach w dłuższej perspektywie.

Kto powinien być zaangażowany?

Pracując cały czas pewnym systemem, pracownicy są przyzwyczajeni do jednego typu rozwiązań. Okopani w swoich wewnętrznych wojenkach, szukaniu winnych a nie rozwiązań. Wydaje się, że jedynie ktoś niezwiązany z przedsiębiorstwem może udzielić rady zarazem rewolucyjnej i trafionej – z drugiej strony tylko osoba pracująca w przedsiębiorstwie ma dostateczną wiedzę o wewnętrznych zasadach panujących w firmie. Nie mniej jednak, bez zaangażowania i skorzystaniu z doświadczenia pracowników nie da się wprowadzić zmian. Co może pomóc?

Chyba kluczowe jest, aby mieć dobre zespoły robocze w różnych działach (nawet w najmniejszych firmach polecam mieć w grupie kogoś z księgowości lub kontrollingu). Muszą być w stanie przekazywać opinie i podejmować szybkie decyzje bez konfliktów przez cały czas. Różne zespoły muszą również być w stanie współpracować ze sobą, aby uniknąć sub-optymalizacji i uwzględnić duży obraz działania firmy. Często jest to duży nacisk na zarządzanie i ich zdolność do komunikowania „co robić?”, ale równie ważna, a może ważniejsza jest zdolność liderów do rozwijania umiejętności interpersonalnych personelu. Jeśli chcesz, aby zespół osiągał lepsze wyniki, umiejętności interpersonalne personelu są kluczowe.

Dlaczego te umiejętności interpersonalne pojawiają się tak często? Dlaczego efektywne zarządzanie nie jest bez tego możliwe? Bo gdy rozwiązujesz problemy to pojawiają się konflikty. Z nimi powiązane są emocje. Jeżeli zespół nie będzie potrafił sobie poradzić z taką sytuacją, przekazać informacji zwrotnej to nie będzie danych do jakiegokolwiek zarządzania. Każdy zamknie się w swoim ogródku i wspomniana wyżej sub-optymalizacja stanie się faktem.

Ale chyba najważniejszy jest “elastyczny” w swojej osobowości lider projektu – ma być taki w zależności od tego, jaką grupą jesteś i jakiego rodzaju lidera potrzebuje obecnie personel. Przywódca wojskowy, który udziela jasnych rozkazów bez miejsca na pytania, jest konieczny w sytuacjach ekstremalnych, na przykład wówczas, gdy  których ludzie żyją w niebezpieczeństwie lub w jakimś kryzysie w firmie. Natomiast w projekcie, gdzie cel nie do końca jest znany członkowie zespołu i inni interesariusze potrzebni są do tego, żeby wnosić wkład swoimi myślami i pomysłami, potrzebny jest konsultatywny styl liderowania.

Po co wdrażać projekt w logistyce?

Po wieu konsultacjach z pracownikami, liderami, managerami regularnie wykluwa się wizja: dokonaj zmiany sposobu działania lub organizacji – ale nie zmieniaj nic w sposobie pracy, bo „my tu, Panie zawsze tak robimy i zawsze było dobrze” – coś na kształt „Mój dziadek słuchał kaset magnetofonowych, mój ojciec słuchał kaset – to i ja nie będę korzystał z innych źródeł muzyki”.

Moja rada na to jest jedna: Prezentowanie KPI i mierników. Przede wszystkim należy upewnić się, że wszyscy rozumieją KPI –członkowie zespołu i pracownicy, do których jest kierowana zmiana, ale szczególnie jest istotne, żeby to, co robicie rozumieli przełożeni, oraz działy współpracujące. No, i żeby komitet sterujący był świadomy, że obszar zmiany jest mierzony…

Trzeba mieć otwarte KPI na swoim PC, mieć tablice do prezentowania – KPI muszą być zawsze aktualne! Raz w tygodniu omawiaj te KPI. Wnioski – rozsyłaj / przekaż do obecnych na spotkaniu. Jeżeli KPI są indywidualne – często rozmawiaj z pracownikami, którzy mają lepsze wyniki od innych – jakie mają pomysły na poprawienie wydajności i obcięcie kosztów. Efektywne zarządzanie nie opiera się na poczuciu tylko na twardych liczbach.

  • Skuteczność jest mierzona stopniem, w jakim system realizuje to, co zostało zaplanowane.
  • Sprawność jest to stosunek oczekiwanego zużycia zasobów do zasobów faktycznie zużytych. (Plan vs. rzeczywistość)
  • Jakość jest stopniem spełnienia przez system wymagań lub oczekiwań odbiorców.
  • Produktywność jest zależnością pomiędzy ilością produktów wytworzonych przez system do określonego rodzaju zasobu “zużytego” (np. roboczogodzin) na wytworzenie tych produktów (usług). Ja wybrałem ilość produktów do poniesionych kosztów.
  • Pomiar całkowitych kosztów działu.

Jeżeli projekt nie poprawia co najmniej dwóch wskaźników – nie ma sensu go realizować.

Kiedy wprowadzać zmiany w logistyce?

Wydaje się, że powody do wprowadzenia zmiany są zwykle te same: benchmarking („a oni budują przewagę konkurencyjną, to my zróbmy to lepiej”) albo wewnętrzny kryzys w firmie.

Większość firm zawdzięcza swój początkowy sukces unikalnej pozycji strategicznej zbudowanej na wyborach typu “coś za coś”. Dążąc do wzrostu firmy wpadają często w pułapkę: decydują się na kompromisy, które na początku niezauważalne, z czasem powodują wymykający się spod kontroli problem. Jeżeli nie wyznaczy się wspólnych idei i wartości, prędzej czy później firma dotrze do etapu wewnętrznej “konkurencji  o względy szefa”  – co prowadzi do zamieszania – wpływa niekorzystnie na motywację i mobilizację pracowników (w niewłaściwym kierunku). Management koncentruje się na wewnętrznych “gierkach” zamykając swoich pracowników w realizacji jednorodnych, powtarzalnych zadań ucząc go jedynie perfekcjonizmu odtwórcy i traktując projekty międzydziałowe jako “spisek”.

Żeby uniknąć sytuacji kryzysowej, warto mieć w firmie zaszczepioną ideę ciągłego doskonalenia, wówczas pozornie błahe problemy w funkcjonowaniu firmy zostaną rozwiązane, nie powodując żadnych strat dla firmy. Paradoks polega na tym, że w sytuacji, gdy wszystko idzie dobrze nie ma bodźca do rozpoczęcia projektu. W przypadku kryzysu, gdy pojawia się ból dużo łatwiej o chęć do działania, bo wtedy „boli”. Efektywne zarządzanie projektami w logistyce jest proaktywne a nie reaktywne. Warto zadziałać wcześniej, bo może jednak dojść do sytuacji, w której nierozwiązane problemy rozwiną się w szybkim tempie, ogarniając kolejne obszary działalności przedsiębiorstwa.

Moja rada jest nie dopuścić do sytuacji trudnej, reagując na wcześniejsze sygnały widoczne z perspektywy logistyki:

  • obniżenie jakości działania organizacji
  • zwiększanie się zapasów (bullwhip effect , suboptymalizacje – czyli bariery w przepływie informacji)
  • problemami z dostawcami (opóźnienia, brak pomocy – często z powodu opóźnień w płatności)
  • niedotrzymywanie terminów dla klientów
  • duża ilość reklamacji od klientów

po prostu: im szybciej problem zostanie przewidziany, tym mniej bolesne zmiany będą do przeprowadzenia… To samo dotyczy samego projektu –  im lepsza analiza ryzyka, tym większa szansa na sukces przedsięwzięcia

Paweł Krzyżak

Supply Chain Manager

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *