Trello – co to jest i jak działa?
Trello to narzędzie oparte na tablicach Kanban. Jego zastosowanie ogranicza tylko nasza wyobraźnia. Możemy przygotować tutaj zarówno listę zakupów jak i skomplikowany projekt. Podstawowa wersja jest bezpłatna i to właśnie na niej skupimy się w dzisiejszym artykule. Nie mamy żadnych ograniczeń w ilości tworzonych tablic, czy poszczególnych etapów, zadań czy podzadań. Jeżeli szukasz innych narzędzi opartych na tablicy Kanban albo potrzebujesz narzędzia, które będzie pomagało bezpośrednio w prowadzeniu projektów, zachęcamy Cię do pobrania stworzonego przez nas raportu „Narzędzia do zarządzania projektami”, którego pierwszą wersję stworzyliśmy jakiś czas temu (druga jest już w drodze). To podsumowanie wnikliwej analizy porównawczej wybranych narzędzi do zarządzania projektami, portfelem projektów, czasem i zasobami. Raport został sporządzony na podstawie testów, podczas których uważnie przyglądaliśmy się wszystkim funkcjom oferowanym przez poszczególne narzędzia. Wykorzystując dotychczasową wiedzę oraz doświadczenie, poddawaliśmy próbom każdy program.
Raport możesz pobrać tutaj >>>
Trello – do czego służy?
Za pomocą narzędzia bez problemu wyznaczymy deadline, przypiszemy zadania do współpracowników, czy zamieścimy załączniki w różnej postaci. Dzięki wykorzystaniu tablic Kanban łatwo i szybko zobaczymy zadania, które jeszcze na nas czekają, jak i postępy w pracy. Możemy również skorzystać z darmowej mobilnej aplikacji dostępnej na najpopularniejsze systemy operacyjne urządzeń mobilnych.
Jak używać Trello?
Obsługa Trello nie należy do skomplikowanych. Do stworzenia konta potrzebujemy kilku podstawowych informacji. Po rejestracji wita nas przejrzysty ekran główny. Z tego miejsca w centrum widzimy aktualizacje informujące nas o zmianach na poszczególnych tablicach, czy aktywności użytkowników. Z lewej strony mamy możliwość przełączania się między tablicami, szablonami i informacjami o zespole. Z kolei z prawej strony zobaczymy ostatnio przeglądane przez nas tablice. Jeżeli zdecydujemy się na skorzystanie z szablonu, mamy sporo możliwość wyboru. Przygotowane opcje powinny zadowolić większość użytkowników, ponieważ znajdziemy tutaj 14 różnych kategorii, z czego każda opcja to minimum kilka możliwości.
Nową, pustą tablicę możemy stworzyć na kilka sposobów. Najprostszym z nich będzie kliknięcie w prawym górnym rogu ekranu przycisku „+”. Rozwinie się lista kilku opcji, z których wybieramy „Utwórz tablicę”. W następnym kroku program poprosi nas o nazwanie naszej tablicy, wybranie widoczności- czy tablica ma być prywatna, publiczna, czy widoczna tylko dla naszego zespołu, a także pozwoli nam na edycje tła, które będzie się wyświetlać. Po uzupełnieniu wymaganych informacji klikamy „Utwórz Tablicę” i czekamy na wygenerowanie naszego projektu.
Jeżeli wszystko przebiegło pomyślnie, stworzyliśmy pierwszą tablicę. Poświęcimy ten akapit ogólnemu wyglądowi i informacjami na temat tego, co możemy zrobić z tej perspektywy. Na samej górze widoczna jest belka z kilkoma przyciskami. Ikona „Dom” przeniesie nas na ekran początkowy. Kolejna „Tablice” wyświetli z lewej strony ekranu wszystkie nasze tablice, zarówno te prywatne jak i publiczne, dzięki czemu w szybki sposób będziemy mogli przemieszczać się pomiędzy każdą z nich. Pole wyszukiwania „Przejdź do…” jest przeznaczone do wyszukiwania przeróżnych informacji. Z tego miejsca znajdziemy tablice, użytkowników czy poszczególne karty, o których mowa będzie w dalszej części artykułu. Z prawej strony znajdziemy przycisk „Plus” za pomocą którego bezproblemowo stworzymy pustą tablicę, wybierzemy szablon lub stworzymy nowy zespół. „Informacja” pokaże nam potencjalnie interesujące porady, a „Dzwonek” zapewni, że będziemy na bieżąco z aktualizacjami w każdym z naszych projektów. Ostatnia z ikon daje nam dostęp do naszego konta. Piętro niżej znajdują się informacje na temat naszego otwartego projektu. Widzimy tutaj w jakim widoku jest wyświetlony projekt (w wersji darmowej mamy możliwość korzystania tylko z tablicy Kanban), nazwę projektu, którą z tego miejsca również możemy zmienić. W tym miejscu znajdziemy również informacje o tym czy projekt jest prywatny czy publiczny, a także informacje o członkach zespołu przypisanych do tablicy, których również tutaj możemy zapraszać. Po prawej stronie widnieją „Butler” czyli miejsce w którym znajdziemy i stworzymy przyciski i „Pokaż menu”. Ostanie z nich daje nam możliwość konfigurowania i uzyskania informacji na temat całej tablicy.
Trello – tablice, listy i karty
Przechodzimy do najważniejszej części, czyli miejsca na nasze projekty :) Tworząc pustą tablicę mamy tutaj tylko mały kafelek „Dodaj listę”. Klikając ten przycisk wskoczy nam pole do nazwania naszej pierwszej kolumny, uzupełniamy i klikamy „Dodaj listę” lub enter. Po zaakceptowaniu Trello automatycznie umożliwi nam tworzenie nowej kolumny. W ten sposób, szybko stworzymy wszystkie potrzebne nam listy. Następnie przechodzimy do dodawania kart. Żeby dodać nową kartę w polu „Wprowadź tytuł dla tej karty…” wpisujemy interesujące nas kwestie. Działa to analogicznie do list i akceptując enterem od razu mamy możliwość wpisywania kolejnych z kart.
Poprzez kliknięcie w kartę przechodzimy do widoku szczegółów. W centralnym miejscu znajdziemy możliwość zmiany nazwy, dodania opisu czy tryb komentarzy, który można wykorzystać do burzy mózgów z zespołem, albo dodawania naszych przemyśleń. Po prawej stronie mamy szereg funkcji ułatwiających pracę. Z tej perspektywy możemy:
- przypisać członków do zadań (lub w ogólnym widoku projektu „przeciągnąć” odpowiednią osobę z wyświetlonych na górnej belce). Po przypisaniu ikona będzie wyświetlać się na karcie w widoku ogólnym.
- Dodawać etykiety, które możemy edytować zgodnie z potrzebami. Mamy możliwość wpływania zarówno na kolor jak i opis każdej z nich.
- Tworzenie listy zadań, którą możemy wykorzystać na przykład do tworzenia podzadań czy listy kontrolnej.
- Termin, który pozwoli nam na stworzenie deadlineu czy daty kontrolnej. W tym miejscu możemy również ustawić przypomnienie, które wyświetli się nam przed ustaloną datą.
- Załącznik/i do zadania. Mogą pochodzić z dysku naszego komputera, dysku Google, Dropboxa, Boxa lub OneDrive, a także istnieje możliwość tworzenia załączników do innych kart czy tablic w obrębie naszego Trello i stron internetowych.
Następne do wyboru są funkcja Butler i Dodatki. Druga z nich pozwala nam instalować Power-upy, czyli dodatki usprawniające pracę z Trello. W wersji bezpłatnej możemy zainstalować tylko jeden taki dodatek. Ostatnia z sekcji „Działania” pozwala: przenosić, kopiować, archiwizować, obserwować, udostępniać kartę, a także tworzyć na jej podstawie szablon.
Aplikacja Trello jak działa?
Aplikacja mobilna Trello działa prawie analogicznie do wersji desktopowej. Mamy możliwość tworzenia tablic i kart, a także zaawansowaną ich edycję. Dzięki temu nie powinno być większego problemu, żeby na szybko coś zanotować czy sprawdzić. Można z niej skorzystać na większości systemów operacyjnych urządzeń mobilnych co jest dodatkowym plusem.
Jak usunąć tablicę w Trello?
Dużo osób nie potrafi usuwać permanentnie tablic w Trello. Nie jest to takie trudne jak mogłoby się wydawać. Żeby usunąć jakąkolwiek z nich na stałe, wystarczy otworzyć projekt, który chcemy zamknąć, następnie kliknąć „Pokaż menu” w prawym górnym rogu i odnaleźć opcję „Więcej”. Wyświetli się kilka możliwości, odszukujemy „Zamknij tablicę” i zatwierdzamy komunikat, który wyskoczy. Załaduje się strona informująca nas o powodzeniu operacji. Jeżeli skończymy na tym etapie, tablicę będzie można odnaleźć i ponownie otworzyć. Będzie wyświetlała się na samym końcu w widoku tablic. Żeby tablica zniknęła z naszego konta bezpowrotnie musimy na stronie, która wyświetli się po kliknięciu „Zamknij tablicę” nacisnąć przycisk „Trwale usuń tablicę…” i ponownie zatwierdzić komunikat, który informuję o tym, że tej czynności nie można cofnąć i cała zawartość tablicy przepadnie bezpowrotnie.
Trello opinie – co o tym narzędziu sądzę?
Naszym zdaniem Trello jest jednym z przyjemniejszych rozwiązań dostępnych na rynku, ale ma swoje ograniczenia. Ostatnio zyskało dużo nowych funkcji, którymi próbuje gonić konkurencję, ale są one dostępne tylko w płatnej wersji Business. Jeżeli chcesz zapoznać się z nowościami oferowanymi w tej wersji, zachęcamy do przeczytania jednego z naszych wcześniejszych artykułów „Nowe funkcjonalności w Trello. Poznaj narzędzia do zarządzania projektami.”. W wersji bezpłatnej na pochwałę zasługuje prostota i intuicyjność. Od razu odnajdziesz się w obsłudze narzędzia. Nie jest to kombajn do obsługi projektów, tylko narzędzie do pracy na tablicach i z tym radzi sobie bardzo dobrze. Jest to dobre narzędzie do zarządzania projektem lub wsparcia pracy zespołu, które dzięki swojej elastyczności i prostocie sprawdzi dobrze w kilkuosobowej firmie, a przynajmniej w wersji bezpłatnej. Jeżeli szukasz narzędzia do ułatwienia pracy twojej i twojego zespołu, to powinieneś poświęcić chwilę i zapoznać się z Trello, albo skorzystać z naszej usługi „Dobór narzędzi projektowych – Indywidualne doradztwo”. Pomożemy Ci dobrać odpowiednie narzędzia zarówno do zarządzania projektami jak i te do zarządzania czasem, portfelem projektów lub zespołem.