Nie wyrabiasz się ze wszystkimi zadaniami? Co chwilę gasisz nie swoje pożary? Wszyscy chcą coś od Ciebie na wczoraj? Problem polega na tym, że nie jesteś w stanie wszystkiego ogarnąć. Dlatego pokażę Ci dziś sprawdzone i łatwe do wdrożenia metody, aby zapewnić skuteczność i efektywność Twoich działań. Opowiem o tym, jak myśleć o zarządzaniu czasem jak o systemie.
Czy zarządzanie czasem istnieje?
Część osób twierdzi, że nie. Na pewno jest tak, że masz do wykonania konkretne zadania. Najlepiej, żeby te zadania miały jak największą wartość. Bardzo często szuka się różnych technik, w oderwaniu od całości. Poszukajmy techniki Pomodoro, albo skorzystajmy z listy zadań, albo z czegoś innego. Te techniki potrafią działać, ale w pewnym momencie przestają. Techniki najlepiej działają, jeśli są umieszczone w całym systemie. Dziś chciałem Wam pokazać początek, takie najważniejsze rzeczy, na które warto zwrócić uwagę.
Praca w pamięci
Jak zaczynasz pracować z zadaniami i masz w miarę dużo swobody, nie jesteś bardzo przeciążony. To jest taki pierwszy etap pracy z zadaniami, gdzie pracujesz w pamięci. Dostajesz zadania, przetwarzasz wszystko w głowie, w pamięci, bo zadań nie jest za dużo, wykonujesz i już. Taki pierwszy, naturalny etap, działa w zależności od tego jak skomplikowaną masz robotę. Zadań jest kilka, mózg jest w stanie to przetworzyć. Mózg jest najważniejszym zasobem i na starcie super działa.
Listy “to do”
W pewnym momencie pojawia się problem. Zadań masz coraz więcej, przychodzą od różnych osób, z różnych źródeł, starasz się ogarniać tak jak do tej pory, czyli próbujesz wszystko zapamiętać. Okazuje się, że coś wypada. Zaczynasz zapominać o pewnych elementach, bo nie jesteś już w stanie wszystkiego zapamiętać. Trzeba wprowadzić coś co odciąży mózg. Zaczynamy pracować z listą rzeczy do zrobienia. Nie jestem w stanie wszystkiego zapamiętać, to wezmę kartkę, albo inne narzędzie i zrobię listę zadań. Mózg jest odciążony od zapamiętywania i może się zająć wykonywaniem zadań. Zasoby mózgu będą potrzebne jeszcze nie raz w tym całym procesie. Jak pracujemy z listą “to do”, część rzeczy zaczyna działać. Problem z listą zaczyna się, gdy przyjmuje ona wszystko, lista jest ślepa na czas. Wrzucasz tam wszystkie rzeczy, okazuje się, że w danym okresie tematy zaczynają się piętrzyć. Nie wszystkie zrobisz, jeżeli idziesz wg. listy po kolei to nie najlepsze rozwiązanie, trzeba by wprowadzić jakiś system hierarchii. Tak więc największy problem listy “to do”, jest taki, że bezmyślnie przyjmuje wszystko. Nie chodzi o to, żeby zapomnieć o liście “to do” i z niej już nie korzystać, nie odrzucaj tego narzędzia, tylko warto znać jej ograniczenia.
Priorytety oparte o pilność
Naturalnie to co się dzieje w procesie rozwoju, to oprócz listy “to do” zaczynamy pracować z priorytetami opartymi o pilność. Dostajesz zadania, wrzucasz na listę do zrobienia i ustawiasz od najpilniejszego. To w miarę naturalny ruch. Realizacja wg. pilności kolejkuje pracę w naturalny sposób. Jednocześnie to pierwsza z pułapek, która później u wielu osób zostaje na bardzo długo. Pilność jest w porządku, ale nie zawsze, bo pojawiają się dwa problemy. Po pierwsze ilość pracy jest nieograniczona i zaczyna się pojawiać uczucie, że nie wyrabiasz. Słuszne, bo nie jesteś w stanie wyrobić wszystkiego. Pułapką jest spędzanie coraz większej ilości czasu na przerabianiu zadań, nie da się przerobić wszystkiego, nie tędy droga. Drugi problem przy priorytetach opartych o pilność jest taki, że oparcie o pilność nie rozróżnia co się pali. Gasisz nie swoje pożary. Nie wszystkie najpilniejsze zadania są Twoimi najpilniejszymi, ważnymi dla Ciebie, Twojego zespołu. Okazuje się, że ktoś jest szczęśliwy, ale nie koniecznie osoby ważne dla Ciebie.
Ważne – pilne
Wprowadzamy pracę na ważne – pilne. Dodajemy filtr ważności. Co jest dla Ciebie ważne, wszystko co wpada filtrujesz przez ważność i dopiero wtedy układasz według pilności. Jeżeli nie jest ważne to odpada. Filtrowanie ograniczy obciążenie, po drugie realizacja wg. pilności skolejkuje pracę w naturalny sposób. Macierz Eisenhowera to świetne narzędzie. Mówimy o podstawach, ale one są na tyle ważne, że dokładnie te same techniki będziemy wykorzystywać dalej, budując bardziej złożone rzeczy. Problemem będą ciągle pojawiające się przerwania. Jeżeli działasz w trybie, że cały czas przyjmujesz rzeczy, którymi się masz zająć, to trudno się skupić na pracy, a Twój czas się kurczy. Kolejna sprawa to pomieszanie procesów. Głowa musi jednocześnie przyjmować nowe zadania, sprawdzać ważność, pracować nad nimi, kolejkować. Biedny mózg jest przeciążony. Pojawia się rozproszenie i poczucie braku postępów.
Poziom pierwszy podejścia do efektywności – efektywna realizacja zadań.
Bardzo daleko można dojść dochodząc do poziomu filtrowania działań na pilności, wielu osobom to rozwiąże temat. Natomiast dla wielu osób to początek wyzwań.
W naszym sklepie znajdziesz kurs online “Jak stworzyć własny system zarządzania czasem”. Ten system opisuje jak poradzić sobie z pierwszym etapem, jak przejść na kolejny, żeby poradzić sobie z przerwaniami, problemami. Jeśli zorganizowałeś sobie już ważne – pilne i chcesz iść dalej to tam znajdziesz odpowiedź jak to zrobić. Jeżeli jesteś na początku, działasz pamięciowo, to w kursie też znajdziesz podejście jak to sobie poukładać.
VIDEO