Dlaczego narzędzia do zarządzania projektami “nie działają” – cz. II

Jakiś czas temu podzieliłem się wynikami mojej analizy ankiety, w której pytałem o to, co najbardziej rozwala korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami.  Zebrałem to w pierwszej części analizy na blogu, żeby wyciągnąć wspólny mianownik problemów, które pojawiają się w firmach niezależnie od używanego narzędzia. >> zobacz podsumowanie <<

A skoro te same problemy pojawiają się w tak wielu organizacjach, bez względu na używaną technologię, to znaczy, że to raczej nie jest problem narzędzi. To jest problem systemowy, w którym narzędzia bardzo często są ofiarą chaosu, a nie jego przyczyną.

Gdy opada kurz codzienności…

Przez cały rok gasimy pożary i łataMY dziury prowizorką – tu rzucony na szybko Excel, tam ustalenie przez telefon, gdzie indziej notatka na kartce. Dla lepszego zobrazowania, ten mechanizm wygląda prawie zawsze tak samo.

Pojawia się problem →  Ktoś go „rozwiązuje” szybko, bo trzeba dowieźć → Powstaje mała prowizorka i kluczowe jest to, że ona działa → A jak działa, to nikt jej nie kwestionuje.

 Niepisana wiedza

Czy masz wrażenie, że kluczowa wiedza w firmie żyje tylko w głowach ludzi? Że pewne rzeczy “wszyscy robią, ale nikt ich nigdzie nie spisał”? To właśnie niepisana wiedza – procedury, które istnieją tylko ustnie lub w doświadczeniu pracowników.

Dopóki wszyscy siedzą biurko w biurko, jakoś to idzie. Ale wystarczy, że ktoś pójdzie na urlop lub odejdzie z firmy, a reszta nagle nie wie, co zrobić. Brak udokumentowania procesów powoduje, że ciągłość pracy wisi na włosku – jedna osoba staje się “wąskim gardłem” dla całego zespołu. W narzędziu tego nie widać, bo wiedza, która nie została zapisana, po prostu do niego nie trafia. Jeśli wiedza nie jest nigdzie zapisana, pojawia się chaos: “A skąd miałem wiedzieć, że Janek robi to inaczej?”

Ten sam schemat: szybko → ustnie → „działa” → nikt nie spisuje.

Rozdźwięk między narzędziem, a rzeczywistością

Patrzysz w swoje narzędzie do zarządzania (Jira, Trello, Asana – cokolwiek) i masz wrażenie, że to, co w nim widzisz, niewiele ma wspólnego z rzeczywistością. Plan projektu w narzędziu sobie, a życie sobie.

Zadania oznaczone jako skończone w systemie wcale nie są dopięte na ostatni guzik. Albo odwrotnie – zespół gasi pożary ad hoc, ale w narzędziu cisza, bo nikt nie nadąża aktualizować. Narzędzie pokazuje nie to, co się wydarzyło, tylko to, co ktoś zdążył do niego wpisać. Ten rozdźwięk rodzi frustrację: niby wszystko jest “pod kontrolą”, a tu nagle zaskoczenie, że projekt się sypie. W efekcie tracisz zaufanie do własnego systemu – przestajesz wierzyć raportom i tabelkom, skoro w praktyce co innego wychodzi na jaw.

Szybko dowozimy → omijamy narzędzie → „jakoś działa” → system przestaje odzwierciedlać rzeczywistość.

Rozproszony przepływ informacji

Informacja w Twojej firmie krąży wszystkimi możliwymi kanałami. Mail, komunikator, telefon, “szybka gadka przy kawie” – ważne ustalenia są wszędzie i nigdzie jednocześnie.

Rezultat? Wieczny bałagan i niepewność. Szukasz decyzji sprzed tygodnia – grzebiesz w mailach, przeszukujesz czat, dzwonisz do ludzi z pytaniem “jak w końcu stanęło?”. Narzędzie przestaje być „źródłem prawdy”, bo prawda jest rozrzucona po mailach, czatach i głowach ludzi.

Tracisz na to mnóstwo czasu i nerwów. Rozproszony przepływ informacji sprawia, że nikt nie ma pełnego obrazu. Każdy ma fragment układanki, a całość nie chce się złożyć ???? (PS. Czy zdarzyło Ci się pomyśleć: “Dlaczego ja się o tym dowiaduję dopiero teraz?!” – jeśli tak, to właśnie ten ból)

Ustalamy „na szybko” → różnymi kanałami → temat zamknięty → nikt nie zbiera tego w jednym miejscu.

Brak rytmu = spontaniczność

W idealnym świecie zespół pracuje w pewnym rytmie: są regularne statusy, cykliczne przeglądy projektów, stałe terminy raportów. A u Ciebie? Brak takiego rytmu – wszystko dzieje się spontanicznie.

Planowanie odbywa się na kolanie, raz na kwartał, bo ciągle coś pilniejszego wyskakuje. Nie ma ustalonego taktu, w którym firma oddycha i sprawdza, dokąd zmierza. Bez rytmu narzędzie nie ma kiedy „żyć” – staje się magazynem zadań zamiast systemem pracy.

W efekcie jedziecie na oślep z dnia na dzień, dopóki coś się nie wykolei. Brak rytmu oznacza też brak przewidywalności – zarówno dla Ciebie, jak i dla zespołu. Ludzie nie wiedzą, kiedy mogą liczyć na feedback, kiedy podsumujecie projekt, albo kiedy wprowadzić usprawnienia. Wszystko jest reaktywne, a nie proaktywne.

Gasimy pożary → planowanie „kiedyś” → bieżączka działa → rytm nigdy nie powstaje.

Brak przestrzeni na usprawnienia

W codziennej gonitwie zawsze coś jest ważniejsze niż usprawnianie pracy. Brak przestrzeni na usprawnienia to ból, który odczuwa i właściciel, i menedżer, i specjalista.

Wszyscy widzą, co nie działa idealnie – może proces ofertowy się wlecze, może komunikacja kuleje, ale nie ma kiedy nad tym usiąść i poprawić. Każdy dzień przynosi nowe zadania “na wczoraj”, więc ulepszanie odkłada się na święte nigdy. Narzędzie nie pomoże, jeśli nikt nie ma kiedy zadać pytania: „czy ten sposób pracy ma sens?”.

Co gorsza, gdy już pojawia się chwilka spokoju (jak teraz pod koniec roku), zmęczenie daje o sobie znać i nie ma siły na wielkie zmiany. W rezultacie firma tkwi w błędnym kole: bez czasu na usprawnienia problemy się nawarstwiają, a im więcej problemów, tym mniej czasu, bo gasisz kolejne pożary.

Teraz nie ma czasu → odkładamy → „jeszcze działa” → usprawnianie znika z agendy.

Jak ci to brzmi?

Ten procesowo-narzędziowy Frankenstein nie jest „neutralny”, on codziennie pobiera podatek.

• Koszt 1: czas. Ten sam temat jest przepisywany, przenoszony, dopytywany i „potwierdzany” w trzech miejscach.

• Koszt 2: mgła. Nikt nie ma jednego źródła prawdy, więc zarząd dowiaduje się o problemie wtedy, kiedy to już jest kryzys.
• Koszt 3: konflikty. Ludzie kłócą się o to, co było ustalone, bo ustalenia są w mailach, czatach i pamięci.
• Koszt 4: brak skali. To może działać przy 5 osobach. Przy 30 osobach zaczyna się sypać. Przy 100 osobach to jest sport ekstremalny.
• Koszt 5: przepalony budżet na narzędzie. Kupujesz narzędzie, płacisz co miesiąc, a i tak nie wiesz, co się naprawdę dzieje, bo ludzie wracają do obejść.

I właśnie dlatego rozwiązaniem nie jest „lepsze narzędzie”, kolejna migracja ani kolejna prowizorka.

Rozwiązaniem jest uporządkowanie sposobu pracy z narzędziami jako elementu systemu, a nie traktowanie ich jak magicznego plastra na chaos. Dokładnie temu służy >> Dźwignia Narzędziowa << – podejście, które nie zaczyna od klików i funkcji, tylko od zasad, rytmu i sensownego osadzenia narzędzi w realnej pracy zespołu.

Nie robimy tego co tydzień ani co miesiąc. To nie jest kurs „jak klikać w Asanie”. To jest jedno, porządne zatrzymanie się raz w roku, żeby:

• zobaczyć, gdzie narzędzia dziś są ofiarą chaosu,

• ustawić jasne reguły gry,

• zsynchronizować ludzi, procesy i technologię,

• a potem pozwolić zespołowi po prostu pracować – bez ciągłego improwizowania.