W zarządzaniu projektami uczysz się przez doświadczenie, robiąc projekty. Jeżeli masz już za sobą dużo projektów, które zakończyły się sukcesem, takich, które zakończyły się porażką, to możesz powiedzieć, mam doświadczenie, wiem jak się robi projekty. Tylko ten proces zabiera lata.
A co, gdyby udało się zdobyć bardzo praktyczne doświadczenie i skrócić ten proces do długich dni? Serdecznie zapraszam, bo o tym opowiem, jak to zrobić.
Dzisiaj opowiem Wam o pewnym pomyśle, który miałem lat temu kilkanaście. Czego mi brakowało w szkoleniach z zarządzania projektami i w ogóle kształceniu kierowników projektów. Wymyśliłem grę symulacyjną Fort Brave, która jest pełnym doświadczeniem projektu w ciągu dwóch dni.
Jak do tego doszło, że powstała gra Fort Brave?
Po pierwsze, projekty prowadzę od bardzo dawna i zacząłem w 2001 roku już prowadząc projekty w międzynarodowej korporacji i przez kilka lat prowadziłem te projekty. Później zacząłem szkolić nowych kierowników projektów z takiego podejścia Facts for Project Management i widziałem w tych szkoleniach, które prowadziliśmy wewnątrz firmy, że świetnie one uczą metody i sposobu myślenia o projekcie, natomiast zawsze ćwiczenia na takiego typu szkoleniach kończyły się tym, że powstawał plan. Powstawał plan projektu i super, ale ciężko było zweryfikować na ile ten plan był dobry, bo na ile dobry masz plan, weryfikujesz dopiero zderzając to z rzeczywistym projektem. I zastanawiam się, jak te doświadczenia w realnych projektach, jak poczuć te emocje, w których prowadzisz projekt i okazuje się, że momentami masz poczucie, że wszystko wymyka się spod kontroli, czujesz się mniej albo bardziej nadziejnie, jesteś w stanie od ludzi uzyskać informacje o projekcie albo nie, dostajesz informacje, ale te informacje nie są prawdziwe, zespół naciska jest chaos i jak w tym w ogóle żyć.
I zaraz zmierzamy do Facts for Project. Drugi element, który stoi za moim życiorysem, to stworzenie metody 12 pytań KISS PM. To był kolejny punkt, który stał za moim pomysłem tego, że wyłożone podejście do zarządzania projektami jest super.
Wszelakie PMBOKI i tak dalej są świetne, ale na co dzień nie każdy ma czas zgłębiać wszystkie punkty w detalach i na koniec życie i projekty pędzą tak szybko, że potrzebujesz w miarę prostego podejścia, które jesteś w stanie szybko zastosować i wdrożyć. Więc powstało 12 pytań KISS PM jako metoda dla ludzi, którzy mają swoją robotę do wykonania i przy okazji robią też projekty, nie chcą być ninjami w każdym obszarze, ale chcą projekty robić lepiej, mniej się w tym frustrować. Więc powstało 12 pytań jako najprostsza metoda w tym podejściu i żeby ukoronować te doświadczenia, napisałem książkę o Zarządzaniu Projektami krok po kroku, gdzie opisuję, jak do projektu podejść i w tej książce starałem się pokazać, jak projekt się rozpoczyna, jak się go realizuje, na jakie można napotkać problemy, jak przebiega cały czas życia projektów.
I to są świetne rzeczy, natomiast nie da się zastąpić tego doświadczenia i tych realnych emocji. I rozwiązaniem, które łączy ze sobą prostą metodę, doświadczenie z realnych projektów i przełożenie tego doświadczenia, metody i sposobów zawartych w zarządzaniu projektami krok po kroku jest Fort Brave. To jest dwudniowe szkolenie, które opiera się o grę symulacyjną. Doświadczasz projektu, całego jego cyklu trwania od karty projektu, którą dostajesz od sponsora, która opisuje, czym masz się zająć, przez zaplanowanie sobie tego projektu w zespole, w którym każdy ma różne role. Jest kierownik projektu, jest ktoś, kto jest odpowiedzialny za zakupy, ktoś, kto pilnuje jakości. Są ludzie odpowiedzialni za realizację i cały ten zespół musi zrozumieć, jakie ma zadanie, zaplanować to zadanie, a później, co ważne, ten plan, który zostanie opracowany, wdrożyć i zrealizować.
Jakie są korzyści z takiego sposobu działania w formie symulacji?
Po pierwsze, to powstało dlatego, że robisz plan i myślisz po zrobieniu planu, o, jestem świetnym kierownikiem projektu, bo potrafię to zaplanować, potrafię zrobić harmonogram, ale okazuje się, że żaden plan nie przetrwa kontaktu z przeciwnikiem. Nie ma takiej szansy, bo w momencie, w którym zaczynasz działać, okazuje się, że coś się pomyliłeś w kalkulacji budżetu, coś się zmieniło, pojawiło się ryzyko i masz wywrotkę. Przykład sytuacji realnych, projektowych.
Dostajesz przedsięwzięcie, o którym nie masz zielonego pojęcia i w przypadku Fort Brave takim przedsięwzięciem jest właśnie budowa fortu z klocków magnetycznych. Trzeba zrozumieć, jaka jest idea budowy fortu, jakie w tym stoją wymagania, co do ilości, jakości, kolorów, klocków, struktury, jak one powstają, jak one się ze sobą łączą. Jednocześnie ta wiedza jest rozproszona w całym zespole.
Po pierwsze, trzeba umieć nakreślić problem, wybrać informacje z różnych źródeł, połączyć je razem, zadbać o komunikację, przekształcić to w plan, w harmonogram, podzielić odpowiedzialność. Po podzieleniu odpowiedzialności upewnić się, że pilnujesz jednocześnie budżetu, pilnujesz realizacji projektu, zarządzasz tym, co sponsor do ciebie wrzuca z różnymi swoimi oczekiwaniami i radzisz sobie z problemami w projekcie. Jaka jest główna korzyść? Główna korzyść jest taka, że w przypadku tego typu przedsięwzięć sytuacja jest symulowana.
Fort nie jest prawdziwy. Klocki są prawdziwe, ale nie są prawdziwym fortem. Wszystkie emocje, które dzieją się w ramach projektu, są jak najbardziej prawdziwe.
Wtedy do całej metody, gdzie prowadzę was ja albo któryś z trenerów naszego zespołu prowadzi was przez planowanie, dodajecie realne wyzwanie i testujecie się w stresie. W sytuacji, która zmusza was do działania, do użycia tych silnych stron, które macie, tych, których się nauczycie i przetestowania, gdzie potencjalnie popełniacie błędy. Clou jest nauka przez działanie.
Fort Brave tutaj działacie od początku do końca na swoim projekcie, gdzie trener gra kilka ról. Gra rolę trenera, gdzie was prowadzi, gra rolę sponsora, który ma swoje oczekiwania, gra jeszcze trzecią rolę, a jaką rolę gra to się dowiecie na szkoleniu, jeżeli weźmiecie w nim udział. Oprócz samej wartości naukowej i edukacyjnej, budowania kompetencji, to jest to też bardzo atrakcyjne. Dwa dni mijają bardzo szybko.
Jeżeli szukasz jakiegoś fajnego pomysłu na wyjazd integracyjny, żeby ludzie zrobili coś nowego, coś ciekawego i przy okazji się czegoś nauczyli, to jest idealne. W niektórych sytuacjach skracamy Fort Brave do jednego dnia i da się ten projekt zrealizować w jeden dzień, ale to jest dla osób, które już mają doświadczenie w zarządzaniu projektami. Jak szukasz czegoś merytorycznego, czegoś ciekawego, to to jest fajne rozwiązanie.
Kolejna rzecz to realistyczne scenariusze. W tym momencie ktoś się może uśmiechnąć, ale budowa Fortu, jaki tu jest realizm? W budowie Fortu może jest mało realne, tego nie będziecie robić, ale ma to swoje uzasadnienie. Kiedyś zaprojektowałem na specjalne zamówienie grę symulacyjną, która polegała na budowie instalacji destylacji rurowo-wieżowej.
Mniejsza z tym, gdzie to jest wykorzystywane. Natomiast okazało się, że w kolejnym brała udział jedna z osób, która budowała tę instalację i nie mogła za nic złapać uproszczenia, że instalacja wygląda inaczej i w klockach Lego wygląda trochę prościej. To był problem, dlatego Fort to jest coś, na czym się zna Trener, na czym nie znają się uczestnicy. To uczestnicy mają się skupić na zarządzaniu projektami i komunikacji. I w ramach symulacji są wplecione realne wyzwania, z którymi się mierzysz.
Czyli jak zaplanować budżet, gdy jest ograniczony. Jak zaplanować nad zakresem, kosztami, zespołem, odpowiedzialnością. Wszystko, co tam się dzieje, to są realne wyzwania, z którymi spotkasz się w projekcie.
Niezależnie, bo Fortu nie będziesz budować już nigdy więcej, ale w podobnej strukturze będziesz brać udział. Kolejna rzecz, która jest bardzo istotna, to jest indywidualny rozwój. To, czego ja się nauczyłem, biorąc udział we wszelakich szkoleniach i symulacjach, to jest zgłaszanie się jako pierwszy do najtrudniejszego zadania.
Dlaczego? Najprawdopodobniej wtedy popełnisz najwięcej błędów, ale lekcja z tego jest niesamowita. Dlatego jak wybieramy ludzi do poszczególnych rund, ludzie zgłaszają się w różnych obszarach.
Na szkoleniach trafiają się osoby, które chcą się bardzo dużo nauczyć i takie, które chcą sobie odpocząć. Gra jest tak zaprojektowana, że można znaleźć wszystkie role. Jeżeli ktoś zdecydowanie przyszedł być urlopowiczem na szkoleniu, dostaje rolę, która jest mniej obciążająca.
Jeżeli ktoś chce się sporo nauczyć, dostaje rolę, w której naprawdę musi poddać swoje kompetencje, niezłemu testowi. Jeżeli wykażesz odrobinę zaangażowania, nie da się nie nauczyć w tej grze czegoś ciekawego. Ponieważ w trakcie całej gry, oprócz działania poszczególnych osób, trener też obserwuje, co się dzieje. Wrzuca swoje wyzwania, jeżeli zespołowi idzie dobrze, dostaje troszeczkę większe wyzwanie. Jeżeli zespół ma trudności, nie dodajemy dodatkowych wyzwań. Najciekawsze jest to, że gdy pierwszy raz robiłem tę grę, myślałem, że trzeba ją skomplikować tak, żeby ludzie nie rozpykali jej w pół dnia. Później po pierwszym teście okazało się, że muszę ją uprościć na tyle, żeby ludzie dali radę skończyć w trzy dni. Większość problemów, które się generuje na projektach, wynika ze sposobu, jak zespół ze sobą pracuje. Czasem dochodzi do sytuacji, które są mocno ogniste.
Ze dwa razy przy prowadzeniu tej symulacji zdarzało się, że były intensywnie tarcia w zespole, ale zarządziliśmy tym. To też pokazuje ciekawe sytuacje. Natomiast to były dwie sytuacje na dziesiątki, jak nie powyżej setki tej gry rozegranej.
Ciekawe, bo emocje naprawdę są prawdziwe.
Kilka historii ze szkoleń Fort Brave
Kilka rzeczy, które się dzieją, które obrazują to, co się może dziać w realnym projekcie i może się dziać w tej sytuacji.
Jedna z sytuacji była taka, że zespół kupił za dużo materiałów i rada, która padła do kierownika projektu, była taka “weź to gdzieś użyj, żeby nie było, żeby wydaliśmy pieniądze bez sensu”. Ciekawy punkt, bo bardzo w tej symulacji wychodzą takie realne tematy. Jak ja mam się wytłumaczyć przed sponsorem, żeby daliśmy kasę i nic z tym nie zrobiliśmy, to użyj tego gdziekolwiek.
Kolejna rada dla kierownika projektu, “spokojnie i tak nie zdążymy”. To jest śmieszne, bo na pewnym poziomie presji i realizowania tego projektu, poczucie humoru większości uczestników opuszcza i zawsze są osoby, które są w stanie jakoś rozładować atmosferę. Kolejne, “przykryjmy ścierką, żeby nie było widać.”
Jeden z zespołów kupił zdecydowanie za dużo materiałów i ja to widziałem jako sponsor i pytam, o co chodzi w ogóle. Bo tam było utopione strasznie dużo pieniędzy, kupione coś totalnie bez sensu. I padła informacja, przykryjmy ścierką, żeby nie było widać.
Jak w realnych projektach, w których robisz coś i boisz się, żeby ktokolwiek się w ogóle dowiedział, że zrobiliście jakąś głupotę.
Kolejna ciekawa rzecz, “czemu tu już nic nie robisz, tam stój”. Są momenty w projektach, w których niektórzy są obciążeni bardziej, niektórzy są obciążeni mniej. I to był komentarz, który padł z kierownika projektu do jednego z odpowiedzialnych za budowę, która czekała na materiały, na zamówione materiały. Kierownik projektu był mocno zestresowany, więc go przestawił, żeby nie robił czegoś po prostu w innym miejscu.
Kolejny temat, “po co nam projekty, przecież jesteśmy Polakami”. W symulacji, nie będę zdradzał detali do końca, ale jest pewien proces, który trzeba przestrzegać. I albo się przestrzega tego procesu, albo mocno się podnosi ryzyko. No i to był jeden z takich elementów.
Słuchaj, po co nam to? My sobie zrobimy to trochę na spontanie. I ja nie za bardzo lubię, jak my się czepiamy sami siebie i biczujemy jako Polacy, ale mamy skłonność do nadmiernej brawury przed realizacją niektórych przedsięwzięć, nad czym warto było zapanować.
Wnioski na koniec
Nauczyłem się, że nie ma porażek, tylko lesson learned. To jest jedna z lekcji. To, czego ja się nauczyłem pracować w dużej korporacji, że nie ma projektów, nie ma porażek. Są tylko albo success story, albo learning story. I to jest całkiem ciekawe podejście do swojego rozwoju w projektach, bo we wszystkiego można wyciągnąć jakieś wnioski. I to jest też bardzo ważny punkt, który robimy na koniec całej symulacji.
Oceniamy, jak wyglądało planowanie, jak wyglądała realizacja. Pokazuję, co się zadziało w czasie realizacji poszczególnych tur, ponieważ projekt dzieje się bardzo szybko. Nie zawsze uczestnicy mają szansę zobaczyć, co się faktycznie zadziało, jakie decyzje podjęli, w jakie pułapki wpadli, w które mogli wpaść.
I na koniec na to wszystko sobie obserwujemy, oceniając całą pracę zespołu, całe planowanie i wyciągając wnioski. Efekt ostateczny jest taki, że czas mija bardzo szybko, jest bardzo mięsiste, jest bardzo konkretne i poziom satysfakcji uczestników z takiego sposobu nauki jest niesamowity. Także zapraszam, jeżeli szukacie czegoś ciekawego, czegoś innego, szkolenia, które jest praktyczne, które jest konkretne, które jest ponadczasowe i które może zaangażować też zaawansowane osoby, to zapraszam na Fort Brave.
Pełne doświadczenie projektu w dwa dni. Ponad 500 osób, które brały udział w tym szkoleniu w wersji jednodniowej, w wersji dwudniowej. Serdecznie zapraszam. Drugiego takiego szkolenia na pewno na rynku nie ma. Jest niewiele takich, które dotykają symulacji. Niewiele takich, które w stresie faktycznie pokazują, jak zarządzać projektami.
Jak się Wam podobało, polecajcie przyjaciołom. Jak się Wam nie podobało, polecajcie wrogom. Do zobaczenia na Fort Brave.
VIDEO