Kiedy najczęściej stajesz przed realizacją nowego, pierwszego projektu? Albo dostajesz duże zadanie w pracy, które jest ogromną szansą, żeby się wykazać. Albo masz pomysł, do którego się zgłaszasz i chcesz, żeby się zakończył sukcesem. Teraz w jaki sposób się do tego zabrać? Jak poradzić sobie z pułapkami psychologicznymi, które wpadasz? Jak poradzić sobie ze strachem? Jak nad tym zapanować i upewnić się, że na koniec będziesz mieć sukces? O tym będzie w dzisiejszym odcinku.
Sam kiedyś prowadziłem pierwsze projekty i takie na studiach, które mnie bardzo dużo nauczyły, ale też pracowałem w korporacji i też projekty, które już realizowałem jako przedsiębiorca, one na pewien sposób były pierwsze. Natomiast z tym, czym spotykam się najczęściej z ludźmi na szkoleniach, pracownikami naszych klientów, ludzie mówią, słuchaj Mariusz, ja nigdy nie prowadziłem projektów w sposób poukładany, większość dopiero zaczyna i chce wiedzieć w jaki sposób podejść do nowego zadania, w taki sposób, żeby sobie w tym poradzić.
Są ludzie, którzy już robili projekty, ale robili je na czujach, chcą mieć je jakoś poukładane. O tej grupie dzisiaj nie mówimy. Mówimy o tej grupie, która dostaje pierwsze duże zadanie, ma do poprowadzenia projekt albo zlecony w góry, albo chce poprowadzić, albo ma jakiś pomysł na realizację projektu czy studenckiego, swojego firmowego albo życiowego.
Do tych życiowych podchodzimy inaczej, skupimy się na pierwszym projekcie, w życiu tego nie robiliście, nie macie bazowej wiedzy, macie dużo energii i ochoty, macie pomysł, ale chcielibyście to zrobić w taki sposób, żeby sobie poradzić z tym, bo to jest spore wyzwanie, też na poziomie głowy. Jednym z problemów, z którymi przychodzą do mnie ludzie na początku szkoleń jest takie, dobra, słuchaj, ja wiem, że to trzeba zrobić, to jest ciekawe, chcę to zrobić, ale się boję, że tego nie dowiozę, że coś może pójść nie tak. Tutaj ciekawe jest, werbalizują tę potrzebę dużo częściej kobiety niż mężczyźni, no bo faceci, no wiadomo, przecież to zrobimy.
Natomiast jest różnica, faktycznie jest duża różnica w postrzeganiu, że w przypadku mężczyzn w większości statystycznie dużo większe nastawienie na podejmowanie ryzyka i jakoś poradzenia w trakcie. Kobiety dużo częściej podchodzą do tego ostrożniej, mają to dużo bardziej przemyślane, wiedzą, co się może wydarzyć, patrzą na tą całą specyfikę tego, co się będzie działo w interesariuszami. Faceci statystycznie bardziej patrzą na plany, na techniczne podejście itd. i nie zajmują sobie głowy tematami, które mogą komplikować życie i to powoduje, że to jest pierwsze w takich elementach, że kobiety częściej będą sobie myśleć o tym, że kurczę, to jest trudne, czy ja faktycznie dam radę, czy na pewno to funkcjonuje. Zanim rozpętamy burzę na temat różnic itd., mówię z moich obserwacji i podejściach i wiem, z czego to wynika. Wynika właśnie z tego, że lubię pracować z kobietami project managerami, bo są dużo bardziej dokładniejsze i dużo głębiej wchodzą w detale.
Jednocześnie to wchodzenie w detale sprawia, że jak masz większą świadomość tego, co jest pod spodem, jak to jest złożone, to automatycznie przekłada się trochę na twój strach. Z jednej strony to jest plus, bo dużo więcej wiesz, z drugiej strony jest to pewne obciążenie, bo zdajesz sobie sprawę, że kurczę, to może być trudne. A jeszcze niezależnie od płci, ale od typu osobowości, ja też miałem takie podejście przy robieniu projektów, okej, zależy mi, ale to jeżeli to skopię, bo przecież w życiu tego nie robiłem, to jest duże.
Ja nie miałem nigdy zespołu do prowadzenia, a w firmie też raczej nie jestem wysoko w hierarchii, a jakoś muszę to dowieść. Co, jeżeli tego nie dowiozę? Co, jeżeli po prostu się to wysypie i moja praca marzeń zniknie? I można się powtarzać, pewnie też nie wszyscy tak mają, ale mi zależało na wynikach, na tym, żeby się udało i większość rzeczy w życiu najczęściej mi się udawała. Więc to było ciężkie, w zasadzie, kurczę, jak to w ogóle zrobić? I teraz to jest jeden z elementów, nad którym można sobie popracować i który jest bardzo istotny.
Po pierwsze, tam nie ma żadnej ogromnej magii. Prowadzenie projektów, przeprowadzenie takich badań nie jest jakąś magią obwarowane. To prawda, jak w każdym obszarze są ludzie, którzy są bardziej utalentowani, będzie im łatwiej, natomiast załapanie całego procesu i tego, o czym trzeba myśleć i fundamentów, nie ma tam niczego magicznego. Według mnie każdy, komu zależy, może się tego nauczyć. Pod kątem moich pierwszych projektów, pierwszy projekt studencki, miałem poprowadzić 50-osobowy zespół, żeby zorganizować targi kariery, czyli mieliśmy prawdziwych klientów, którzy płacili za udział w tych targach, była spora odpowiedzialność, podpisywanie umów w uczelni, z klientami, z firmami, które mają się pojawić na targach, ogarnięcie dostawców, prawdziwe pieniądze, za które odpowiadasz. No i generalnie, ja wiedziałem, co chcę zrobić, wydawało mi się, że mam sposób na to, jak to zrobić, ale miałem te wątpliwości, kurczę, czy to się nie uda i były takie momenty, że myślałem, kurde, ja się chyba z tego wycofam, bo to chyba jednak nie na mnie, przerasta mnie.
Dowieźliśmy to z sukcesem. To jest ciekawostka, że dużo osób tak ma, że w pewnym momencie masz takie poczucie, kurczę, ja chyba nad tym nie do końca panuję, czy to działa. I ta głowa zawsze będzie pracować, nie zawsze na twoją korzyść, dopóki nie złapiesz takiej pewności siebie, to zawsze każda luka i gdy nie masz punktu odniesienia, jak powinno być, że pewne np. błędy albo pewne sytuacje są normalne w projektach, to zaczynasz myśleć, że z tobą coś jest nie tak. Mój pierwszy projekt w korporacji był taki, że ja miałem pomagać przy tym projekcie, a później się okazało, że wybrali wszystkich ludzi, którzy technicznie potrafili się w tym poruszać. Zostałem ja sam i miałem to poprowadzić. Miałem kierownika projektu, ale potrzebowałem wpiąć dużą część techniczną i przygotowanie oprogramowania i przetestowanie, sprawdzenie jakości, sprawdzenie z użytkownikami. To był dla mnie nowy temat i też była spora presja, bo musiałem się bardzo szybko nauczyć danej dziedziny i jednocześnie jakoś popchnąć prace do przodu, ale tutaj plusem było to, że już miałem jakieś tam pewne doświadczenia, natomiast ten element, który mi towarzyszył, to kurde, co się stanie, jak się wysypie. I teraz ta niepewność, czy sobie dam radę, czy sobie nie dam rady, może występować i będzie występować jest czymś normalnym.
To generalnie takie doświadczenie, które pozwala cię chronić przed wchodzeniem w tematy, które mogłyby cię wabić. Chaos. Ciekawostka jest taka, że jeżeli faktycznie nie wiesz totalnie, co robić, nie masz jakiegoś talentu do tego, to możesz bardzo szybko wprowadzić chaotyczne działania, które wszystko wysypią i twoje zaangażowanie będzie powodowało większy chaos, niż to jest potrzebne. W dużej mierze często to jest tylko poczucie chaosu, że kurde, nie wiem w ogóle, jak to działa, bo faktycznie, jeżeli nie rozumiesz pewnych mechanizmów, to okazuje się, że ty kurcze, to w ogóle nie mam prawa zadziałać. Natomiast, jeżeli masz jakąś strukturę, na zasadzie stworzonego harmonogramu, punktu odniesienia tego, w jaki sposób sprawdzać postępy, wiesz na przykład, że część ludzi ci nie dowiezie w danym czasie i co wtedy zrobić, jeżeli nie dowożą, sprawia, że możesz zacząć to kontrolować, więc pierwszym elementem takim do poruszania się w chaosie to jest świadomość tego, jakie w ogóle narzędzia są dostępne i z czym się te projekty je. A kolejny element to jest jakiś plan.
Jeżeli nie masz planu, nie masz w ogóle punktu odniesienia, nie masz od czego się odchylać, to bardzo łatwo wkręcić sobie w głowie, że rany, tu nic nie idzie tak, jak bym chciał, bo będzie to bardzo mocno zależne od tego, w jakim nastroju się dzisiaj obudzisz, jak bardzo dzisiaj pojawią się problemy w projekcie i zaczynamy się rozjeżdżać. Niepewność może występować, ona przychodzi z doświadczeniem i przychodzi z wiedzą, bo panowanie nad chaosem to jest kwestia świadomości i zrozumienia mechanizmów projektu. A brak planu może wynikać z tego, że nie potrafisz zrobić planu, a kolejne go nie robisz.
Jak robić ten plan? No to zaraz sobie jeszcze o tym porozmawiamy, bo dużo mitów krąży na temat planu albo takie przekonanie, że jak zrobimy plan, to wszystko musi być zrobione dokładnie tak, jak tam wpisaliśmy. To nie do końca tak działa. Jak sobie pozwoliłem zacząć o tym mówić, to od razu o tym powiem. Plan zakłada pewien pomysł, jak dotrzesz do tego punktu, gdzie jesteś, do punktu docelowego. I zawsze zakłada odchylenia, przynajmniej tak rozsądne jej podejście zakłada, że odchylenia i będą tam działy się pewne problemy, odchylenia, z którymi trzeba sobie poradzić. Jeżeli plan jest na sztywno i trzeba zrobić ad advert, żeby wszystko po prostu się zadziało, no to jest spora szansa, że pakujesz się w problemy i nie wrzucasz właściwej perspektywy.
Od czego trzeba zacząć? Pierwsze to jest zdefiniowanie celu. Ekipa musi wiedzieć i ty musisz wiedzieć, gdzie chcemy dotrzeć. Co ma być zrobione, do kiedy ma być zrobione, po czym poznamy, że to, co jest zrobione jest zrobione tak, jakbyśmy chcieli. Bardzo proste rzeczy. Wiesz, gdzie idziesz? To sprawia, że ludzie z zespołu będą w stanie się orientować na ten cel, nawet gdyby gdzieś tam się pogubili. Jednocześnie ty widzisz ten cel.
Cele opisujemy w formie SMART. SMART to jest sposób opisywania celów. Cel ma być specyficzny, mierzalny, akceptowalny, realistyczny, tymczasowy. To jest moja rozpiska celów pod projekty, czyli na przykład do 30 czerwca dowieziemy nową stronę internetową w taki sposób, że będzie w 100% dostępna i będzie generowała większą konwersję ludzi, ludzi na newsletter niż ta, która jest. Wiemy co, wiemy do kiedy, wiemy w jaki sposób jest główną miarę, na to się orientujemy i wszystkie powstałe działania są nakierowane właśnie na osiąganie celu. To jest mega istotne. Niby banał, niby oczywiste, ale często nierealizowane.
Cel. Musisz wiedzieć, gdzie idziesz. Planowanie jest głową. I tutaj trzeba sobie oddzielić dwa elementy. Ja sobie, tego czego ja się nauczyłem, to planuję sobie, oddzielając moje emocje, mogę wpisać moje emocje, czego się boję, co może mi nie zadziałać itd., rozpisuję sobie, co mamy zrobić w ramach danego projektu, jak bardzo zdamy tą dziedzinę, w której pracujemy. Bo plan to nie jest tylko harmonogram. Tak naprawdę istnieje kilka różnych typów projektów, od projektów R&D, przez pilotażowe, które działamy w iteracjach, przewidywalne, które działamy w harmonogramie, to takie totalnie proste, które można realizować checklistą i dobranie właściwego planu pozwala Ci nad tym zapanować. Bo pierwsze, określasz swój cel, wiesz, gdzie idziemy.
Drugie, dobierasz właściwy sposób planowania, który jest wystarczający do Twojego projektu, żeby nie wkręcać sobie w głowę, ola Boga, ola Boga, o czymś zapomniałem, coś mi tam nie zadziała. A może jeszcze jest coś innego? Niektórzy tak mają. Szczególnie szczególarze i osoby odpowiedzialne, a jak do tego doda się perspektywę perfekcjonisty, to możesz się wkręcić w taki sposób, że wszystko może iść dobrze, a Ty możesz mieć poczucie w głowie, że wszystko idzie nie tak.
Trzeci element to jest egzekwowanie zadań, utrzymanie tempa w projekcie. Nie zawsze idzie to w bardzo prosty sposób, że Ty mówisz ludziom i ludzie to wykonują. Czasem trzeba odrobinę przycisnąć, żeby tematy się zadziały, ale ważne jest pilnowanie rytmu i sprawdzanie statusu. I to jest taki temat, który też w perspektywie głowy jest sporym obciążeniem, bo czy Ci się nie chce, robisz spotkanie statusowe, robisz to w jakiś inny sposób, sprawdzasz gdzie jesteśmy, co zrobimy, do kiedy dowieziemy, czy są jakiekolwiek zagrożenia, żeby tego nie dowieźć. To jest mega sprężyna nakręcająca projekty.
Jeżeli robi się te spotkania źle, jeżeli te statusy przeprowadza się źle w głupi sposób, no to nikomu się nie chce i to rozwala całość, ale bez ich robienia, to jest takie w sobie. W każdej branży, w każdym miejscu, w każdym projekcie pewna forma narad, spotkań statusowych, odpraw i tak dalej jest kluczowa i działa. Teraz kilka rzeczy, które na pewno Cię czekają w pierwszym projekcie, trudne decyzje momentami.
Mnie czekało kilka decyzji choćby takich, że musiałem podziękować za współpracę części osób, które na początku przyłączyły do projektu, a nie dostarczały wyników i miały taką postawę na zasadzie, nie powiedziała, że jest problem, ale później się pojawiły nagle, że okej, słuchaj, przepraszamy, ale to się więcej nie powtórzy, a nie możesz sobie na to pozwolić. Tak samo jak miałem sytuację zaraz na początku tego pierwszego projektu, że chciałem przydzielić komuś zadanie i nikt nie za bardzo się zgłaszał. Więc powiedziałem, słuchajcie, wychodzę na 10 minut, wracam po 10 minutach, kto zostaje, działa ze mną, kto wyjdzie, ja nie mam z tym problemu, chcę zostać z ludźmi, którzy chcą pracować.
Jak wiesz, jakie możliwe decyzje są do podjęcia, z czym się wiążą i jak oprzeć się na przykład o jakiś schemat, czy czasów, zakresu, kosztów, czy wpływu na jak to wpłynie na interesariuszy. Jeśli łatwiej podejmować te decyzje, może być ciężko je komunikować, ale wiesz, które są właściwe. I to pomaga ogarnąć te wszystkie głosy w głowie, które mówią ci kurczę, ja nie wiem, co robię. Założenie jest takie, jeżeli prowadzisz swój pierwszy projekt, to nie możesz przeginać. Jak weźmiesz swoje mega grube książki, 1500 stron itd., to po prostu nie zatrybi. Potrzebujesz prostej struktury, która prowadzi do wielkich wyników. To brzmi może patetycznie, ale tak jest. Najlepsi menadżerowie są mistrzami rzecz oczywistych i proste po układaniu swoich projektów. Pierwszą taką prostą strukturą jest ten cel, plan i rytm, o którym mówiłem. Wiesz, gdzie idziesz, masz to zaplanowane i pilnujesz, żeby to się działało. To prowadzi naprawdę do super wyników. Nawet na mega złożonych projektach, produktach, mechanizm pod spodem powstaje taki sam. Najwyżej narzędzia, z których korzystasz, są bardziej złożone. To z mojej strony rady na początek.
Teraz pytanie do Was, jeżeli chcesz wiedzieć, jak poprowadzić swój pierwszy projekt, chcesz mieć to poukładane, chcesz mieć poczucie pewności tego, że wiesz, co robisz, no to warto by było zacząć. Napiszcie proszę w komentarzach, jakie macie obawy przy robieniu swoich pierwszych projektów, jakie macie pytania do tego, co rzuciłem.
Kurs online Poprowadź swój pierwszy projekt. On został zaprojektowany dokładnie dla tych osób, które są przed pierwszym projektem, potrzebują go sobie poukładać, potrzebują systematycznej wiedzy i chcą działać. Co znajdziesz w kursie? Narzędzia, poprowadzę Ci krok po kroku, jak się do projektu przygotować, jak go sobie rozpisać, jak zapewnić pewność tego, że wiesz, co robisz, wiesz, co masz zrobić i wiesz, jak to powinno wyglądać, żeby nikt nie mógł Ci wkręcić, że projekty robi się, robi się inaczej.
Więc jeżeli czeka na Ciebie ważny projekt, ważny projekt zawodowy, ważny projekt, który został do Ciebie zlecony albo działasz w organizacji, w której chcesz zrobić coś swojego i zostawić swój ślad, to jest dokładnie kurs dla Ciebie. Przygotowany na bazie moich doświadczeń i pamięci tego, co się działo przy pierwszych projektach, doświadczenia pracy już z 15-20 tysięcy godzin mam na sali szkoleniowej, przeszkoliłem kilka tysięcy osób, więc to, co jest w kursie wynika z rozmów z tymi osobami i mojego doświadczenia od początkującego kierownika projektu do przedsiębiorcy prowadzącego firmę. A wszystko w prostej, praktycznej i przyjaznej formie, zapraszam.
VIDEO