Dzisiejszy artykuł powstał z myślą, o tych, którzy mają problem z angażowaniem i komunikacją w projekcie. Osoby, które chcesz, żeby były zainteresowane nie interesują się projektem. Osoby, które chcesz, żeby trzymały się z daleka przychodzą i zadają pytania. W dodatku pojawia się ktoś, o kim nawet nie pomyślałeś i blokuje cały projekt. Jeżeli Ciebie też to spotyka i chcesz się dowiedzieć jak sobie z tym poradzić to serdecznie zapraszam.
Opowiem o narzędziu, które możesz wykorzystać w każdym projekcie, w którym sytuacja jest taka, że nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego sam ze swoim szefem wewnątrz swojego działu. Wiele projektów trafia na trudności w takiej sytuacji. Pokażę Ci narzędzie – macierz interesariuszy.
Skąd się bierze problem?
Problem bierze się stąd, że projekty robią ludzie, a nie procedury. Ludzie z którymi masz zrealizować projekt mają swoją robotę. Zajmują się na co dzień swoimi zadaniami. Ludzie są zajęci i muszą wybierać między Twoim projektem, a swoimi zadaniami. Zgadnij na co się bardziej zdecydują. Proste, to co jest dla nich istotniejsze. Projekty w wielu miejscach nie są najważniejszymi rzeczami, którymi trzeba się zająć. Jeżeli jesteś najważniejszą osobą i ludzie robią to co mówisz od razu, to nie ma sensu czytać dalej ;)
Jak sobie z tym poradzić? Potrzebne jest coś co ułatwi myślenie. Z punktu widzenia projektowego możemy spojrzeć na macierz. Podzielimy sobie ludzi na 4 kategorie, które potrzebujesz do projektu zaangażować.
Macierz interesariuszy – wymiary
Najpierw spojrzymy na dwa najważniejsze wymiary:
Wpływ – jak duży wpływ na projekt mają Ci ludzie, których angażujesz
Zainteresowanie – jak bardzo projekt dotyka tych ludzi
Warto teraz rozpisać wszystkie te osoby, które masz zaangażowane w projekt. Czy mają duży wpływ/zainteresowanie, a może mały? To wskazówka do tego jak do tych ludzi podejść.
Macierz interesariuszy: Ćwiartka nr 1 – budowanie relacji
Duży wpływ, duże zainteresowanie – najważniejsi dla nas będą ludzie, którzy mają duży wpływ i duże zainteresowanie, oczywiste. Mogą albo bardzo pomóc, albo zaszkodzić. Prosta strategia – buduj relacje. Wiem, że to temat rzeka, natomiast kwestia budowania relacji jest tu ważna, chodzi o zbudowanie zaufania, kontaktu i partnerskiego sposobu pracy z tymi ludźmi. Tak, żebyś był w stanie wywierać wpływ, jeżeli chcesz coś zmienić. Tam chcesz mieć wszystkie osoby, które decydują o projekcie, które są bardzo mocno zaangażowane w projekt i mogą Ci pomagać, potrzebujesz ich zasobów. Czym się płaci za relacje? Napiszcie w komentarzu, jaka jest waluta za relacje.
Macierz interesariuszy: Ćwiartka nr 2 – utrzymanie zadowolenia
Druga kategoria, to są ludzie, którzy mają małe zainteresowanie, ale duży wpływ. Najczęściej podaje jako przykład Urząd Skarbowy. Najlepiej utrzymać zadowolenie. Są ludzie, którzy chcesz, żeby się nie mieszali. Wiesz, że jak za bardzo się zainteresują to możesz budować relacje, a tego nie chcesz. Jeżeli składasz deklarację o czasie w Urząd Skarbowy, wszyscy są zadowoleni, jeśli nie złożysz o czasie, to Urząd Skarbowy podnosi swoje zainteresowanie, a nie do końca tego chcesz….
Inna kategoria może być np. taka, że masz np. sponsora projektu, która jest w tej ćwiartce, a chcesz ją przetransferować do ćwiartki relacji. To wyznacza Ci działania, które musisz zrobić, żeby osoba znalazła się w odpowiedniej ćwiartce.
Macierz interesariuszy: Ćwiartka nr 3 – informuj
Ludzie, którzy przychodzą i pytają “co tam? co tam? co tam? co tam?”. Duże zainteresowanie, mały wpływ – tych informuj. Nie do końca chcesz im dać robotę, bo wtedy zwiększasz ich wpływ na projekt. Jedna z sytuacji, gdy na początku projektu nagle się okazuje, że dostajesz za dużo ludzi do ogarnięcia i nie masz co z nimi zrobić. Zamiast skupiać się na planowaniu projektu wymyślasz im zadania. Korzystając z tego narzędzia trzeba zadbać, o to, żeby we właściwym czasie angażować właściwe osoby, we właściwy sposób. Właściwy czas to kwestia ułożenia tego, w odpowiedniej strukturze, w odpowiednim czasie.
Macierz interesariuszy: Ćwiartka nr 4 – obserwuj
Mały wpływ, małe zainteresowanie. Nie możemy ich po prostu olać ;) Po prostu obserwuj. Dużo rzeczy może się zmienić i nagle macierz się wywróci do góry nogami.
To proste narzędzie, ale mega potężne. Być może u części z Was zapaliła się lampka, że tego właśnie brakowało.
Gotowy szablon Macierz interesariuszy dostępny jest w naszym sklepie: https://leadership-center.pl/produkt/szablon-macierz-interesariuszy/ Sprawdź może to coś dla Ciebie.
Video