Rewolucja w narzędziach do zarządzania projektami już jest, a dzisiaj odpowiedzi na pytania, które chcielibyście zadać ale boicie się ich zadać. Tym razem nie baliście się i dziś q&a na temat narzędzi do zarządzania projektami.
Format jest prosty jest pytanie jest odpowiedź.
Zacznijmy małym wstępem – część moich wypowiedzi może dla niektórych wydać się kontrowersyjna okej mi to absolutnie pasuje, to co chcę Wam pokazać wynika z mojego doświadczenia, z naszej wiedzy. Zaczynamy.
Jak zachęcić ludzi do korzystania z narzędzia?
No bo sytuacja jest często taka że słuchaj ja mam fajny pomysł, chciałbym wdrożyć narzędzie ale ludzie nie za bardzo chcą się na nie przestawić i tak dalej. No jak im to sprzedać, żeby oni zapałali entuzjazmem, chęcią do tego, żeby z tego narzędzia korzystać.
Ja tutaj bym zastosował następujące strategie. Zapomnijmy na razie o narzędziach. Cokolwiek chcecie zrobić to fajnie by było, żeby to co wdrażamy było odpowiedzią na pewien realny problem palący, bo to nas boli i chcemy sobie ten problem usunąć.
Słuchajcie tyle i tyle czasu na spotkaniach, gubią się nam informacje, nie wiemy co się dzieje w projektach, rozjeżdża się nam wszystko, nie wystawiliśmy faktury, straciliśmy pieniądze, kupiliśmy za późno, straciliśmy pieniądze. Hej musimy coś z tym zrobić, bo inaczej tracimy kasę z firmy, tracimy kasę z naszych premii. No to jest jakiś punkt wyjściowy. Okej w porządku prowadź. No to rozwiązaniem jest, żeby zrobić następujące coś, czyli wdrożyć jakieś narzędzie.
No dobra no ale jakie będą korzyści, bo wiadomo, że będzie koszt potrzebny na to, żeby się tego narzędzia nauczyć, przestać się go bać, wprowadzić do niego dane, bo bez danych jakiekolwiek narzędzie porządkujące nie będzie działało. Później potrzeba trochę dyscypliny żeby na tym narzędziu pracować i na tym to polega.
Po pierwsze kwestia problemu, po drugie korzyści z tego problemu, trzeci element to jest koszt, który trzeba ponieść przez firmę i przez każdego z ludzi. On będzie najczęściej w czasie i w emocjach, żeby narzędzie wdrożyć. No i teraz w miarę na chłopski rozum, jeżeli te korzyści będą widoczne ułatwimy ten proces korzystania z narzędzia i wejścia w to narzędzie to prawdopodobieństwo adopcji nam po prostu rośnie i tak podchodził bym do czegokolwiek. Pokaż ból pokaż rozwiązanie i pomóż przejść pewną ścieżkę tylko.
Jasne, że świat nie zawsze tak wygląda, ponieważ czasem część problemów nie jest widoczna na pewnych szczeblach w organizacji na przykład to, że ty nie widzisz co się w ogóle dzieje w poszczególnych projektach albo nie masz przeglądu i nie jesteś w stanie podejmować decyzji. Czy możemy kolejny projekt wziąć od klienta kiedy i jak go wycenić to nie jest problem ludzi, którzy wykonują zadania. I odwrotnie jeżeli ty nie jesteś w stanie, zajmuje ci bardzo dużo czasu wpisywanie danych do tego systemu, żeby było raportowanie. Tak na dobrą sprawę raportowanie kosztuje twój jeden dzień w tygodniu to zarząd wcale nie musi tego widzieć. I teraz może być sytuacja taka, że mówimy w pewnym momencie – słuchajcie sytuacja całościowo w firmie dojrzała do tego, że potrzebujemy bardziej systemowo podejść do tego co robimy i decydujemy, że wdrażamy narzędzie.
Wtedy warto sobie podzielić ludzi do których to narzędzie wdrażasz na trzy grupy – wczesnych entuzjastów, którzy powiedzą Okej w porządku pasuje, mi się podoba. I to jest fajna grupa na której można oprzeć wdrażanie narzędzia. Dalej druga grupa to są ci, którzy jeżeli mi pokażesz rozsądnie Słuchaj musimy to robić, bo to się przekłada na firmę w taki i w taki sposób na nasze działanie pójdą za tobą. Trzecia grupa mniej albo bardziej merytorycznych narzekaczy. Ich podzieliłbym na dwie grupy – pierwsi, że mają jakiś tam problem emocjonalny tylko w pozytywnym sensie. Słuchaj robiliśmy to X razy i nie wyszło, ja naprawdę już działałem na takim narzędziu i się sparzyłem etc. Takie emocje oparte na realny konkret od tych ludzi da się wyciągnąć punkty, które warto zaadresować w planie wdrożenia. I wreszcie grupa narzekaczy dla samego narzekania dla tych ludzi stosujesz podejście okej słuchajcie ma być i i tyle. Będziemy pracować na tym narzędziu i koniec, macie czas na przystosowanie się przez pewien czas wam pomożemy, później macie faq, a później radzicie sobie sami, bo zmieniamy sposób działania organizacji.
Które narzędzie do zarządzania projektami jest najlepsze?
To jest pytanie w stylu który samochód jest najlepszy? Które buty do biegania są najlepsze? Musimy wiedzieć do czego to potrzebujesz i w jaki sposób będziesz działać.
My kiedyś wymyśliliśmy, że podejście do doradztwa narzędzi do zarządzania projektami będzie takie, że sprawdzamy wszystkie narzędzia dostępne na rynku, ich funkcjonalności, ocenimy poziom realizacji tych funkcjonalności na skali i później wy będziecie mogli wpisać w tabelkę potrzebuję tego, tego i tego. To jest dla mnie ważne – średnio i mało. Dostaniecie skalę punktową to jest najlepsze narzędzie dla ciebie. Pomysł świetny ale jak najbardziej niepraktyczny.
Bo narzędzi jest za dużo i weryfikowanie ich działało tak sobie, dlatego wybraliśmy kilka narzędzi, które według nas są bardzo dobre i na których można budować nie tylko podejście do zarządzania projektami ale do firmy całościowo.
Ostatnio miałem taką rozmowę No to Panie Mariuszu nam powie pan który jest lepszy. No i właśnie cała zabawa polega teraz na niuansach, że trzeba wziąć to co robicie i przyłożyć do wybranych narzędzi i zobaczyć które realizuje to najlepiej. Nie będzie idealnego narzędzia także odpowiedź jest następująca – mamy kilka wybranych które rekomendujemy. Sprawdzamy jeszcze dodatkowe do naszego portfela, którym wierzymy i są jakoś wyspecjalizowane natomiast trzeba zacząć od zawężenia narzędzi do wyboru bo inaczej można się pogubić.
Co my rekomendujemy? Asana, Monday, Teamsy, Office 365, ClickUp, ICProject, Jira.
Jakie są najważniejsze funkcje, których powinienem szukać w narzędziu do zarządzania projektami dla organizacji o średniej wielkości z różnorodnymi projektami?
Tutaj warto się trzymać pewnego modelu. Jak myślimy o narzędziu do zarządzania projektami – w naszej filozofii nie zakładamy, że masz tylko narzędzie do zarządzania projektami. Trzeba o tym myśleć na czterech poziomach.
Mamy poziom ludzi, którzy wykonują zadania. Menadżerów, którzy zarządzają ich pracą. Kierowników projektów, którzy prowadzą projekty pracując z ludźmi, którzy wykonują i prosząc o zasoby menadżerów, którzy z kolei zarządzają czasem ludzi, którzy wykonują pracę. Wreszcie mamy poziom zarządu, kontroli wszystkich projektów, całego portfela i działania.
Zrobiliśmy badanie nt. tego co jest najbardziej potrzebne. Jest kilka elementów – pierwsze czego potrzebujecie? Tablice kanbanowe zdecydowanie. Drugie – element tworzenia harmonogramu i jakiejś osi czasu, to szczególnie dla kierowników projektów i komunikacji ze sponsorami. Kolejny element to jest kwestia jakiegoś poziomu zarządzania zasobami i kontrolowania obciążenia.
Czasem mamy taką sytuację, że narzędzie zostało zdecydowane i musimy się do tego dopasować. No mamy Office, więc wdrażamy sposoby jak monitorować to, żeby człowiek nie był przeciążony. Wreszcie na poziomie portfela – lista wszystkich projektów, które są realizowane, w jakim stanie one się znajdują i możliwość łatwego raportowania.
Najważniejsza funkcjonalność dla mnie to jest kwestia elastyczności przeniesienia sobie struktury firmy i procesów firmy do narzędzia. To jest Clue dlatego, że jeżeli mamy narzędzie elastyczne, na którym da się budować pewne rzeczy w prosty sposób, to nie będziesz mieć tylko narzędzia do zarządzania projektami. Będziesz mieć narzędzie do efektywnej pracy z procesami. Mój ulubiony proces to jest CRM połączony z projektami, połączony z innymi zadaniami i wszystko na jednym narzędziu, w jednej rzeczywistości.
Na jakim narzędziu pracujesz?
Tu jest kwestia historii mojej pracy z narzędziami. W korpo pracowaliśmy na pakiecie Windows, więc to był Outlook i w Outlooku zarządzanie zadaniami i kalendarzem świetnie się sprawdzało. Zarządzanie projektami robiłem w trzech narzędziach. W Excelu, drugie żeby było śmiesznie robiłem to też w Wordzie (2003 rok) plus do tego oczywiście był Excel z Issue Listą, bo innego narzędzia nie było. Trzecie Microsoft Project ale to rzadziej.
Później przerzuciłem się z zarządzaniem czasem na FreeMind czyli pracę na mapach myśli, a później jak zacząłem prowadzić swoją firmę przerzuciliśmy się w pewnym momencie na Trello. Wersja darmowa, było świetnym narzędziem do czasu, aż nam firma urosła do poziomu w którym ja przestałem widzieć jak na osi czasu rozkładają się nasze plany. Po prostu zacząłem się w tym gubić i zacząłem szukać innego narzędzia Trello w wersji płatnej było takie sobie wtedy, przerzuciliśmy się na Asanę, która w tamtym momencie, to parę lat temu wydawała mi się ciężka i toporna. Aktualnie wciąż działamy w Asanie jako firma i świetnie to działa. To jest cały rozwój, przez te parę lat korzystania ja znam narzędzia, mam ekspertów od konkretnych narzędzi, bo trzeba siedzieć na bieżąco pod kątem wszystkich zmian. Jednocześnie jako zespół cały czas się uczymy jak go rozwijać lepiej. I w tym momencie mamy projekty, mamy portfel projektów mamy procesy typu CRM, mamy bazę wiedzy, różne filmy opisujące co trzeba robić. Dla mnie to jest one tool solution i tu jesteśmy. Oprócz tego te narzędzia z którym pracujemy dla klientów to też wam nie wspomniałem, które po prostu rozważamy i które zgłębiamy, bo to ma sens.
Mamy narzędzia do zarządzania projektami, zarządzania zadaniami ale do tego mamy narzędzia jakieś specjalistyczne ja na przykład lubię Murala z którego korzystam, mamy kilka jeszcze różnych opcji tak jak Streamyard, takie narzędzia specjalistyczne.
Jakie są typowe pułapki lub błędy na które powinniśmy uważać podczas wyboru i wdrażania narzędzia do zadania projektami?
Pierwszy myk, taki standardowy i oczywiste jest, że narzędzie rozwiąże wszystkie problemy. Mamy narzędzie to będzie działało. Kupisz sobie młotek to sam gwoździ nie wbije, prosta analogia ale dokładnie tak jest. Weźcie sobie jakiekolwiek bardziej złożone narzędzie albo telefon. Trzeba się trochę nauczyć, żeby wykorzystać jego możliwości, ja przyznaję, że wpadam chyba w pokolenie wykluczonych cyfrowo, bo do tej pory nie kumam części funkcji. Szczególnie tych opcji – nie przeszkadzać i tak dalej. W każdym bądź razie przekładając to na narzędzia. Po pierwsze samo narzędzie nic nie załatwi, druga rzecz nie możemy się bać. Po prostu nie boisz się narzędzia i wiesz, że jeżeli coś będziesz robić w tym narzędziu to wiesz gdzie to znaleźć. Więc trzeba się nauczyć działania w tym narzędziu i niektóre opcje będą intuicyjne bardziej, niektóre mniej.
Numer dwa – zapewniam to narzędzie z jakimś bazowym procesem na którym będziemy się uczyć. Najpierw się skupiamy na tym, żeby przenieść do tego narzędzia nasze projekty, świetnie przenosimy nasze projekty albo przenosimy pracę naszego zespołu, tworzymy tablicę do pracy z naszym zespołem. I dajemy sobie czas, żeby to popracowało nam chwilę, około miesiąca. Działa, mamy trochę wiedzy co działa lepiej, a co gorzej i teraz jest punkt taki, żeby zobaczyć Okej to ma sens / to nie ma sensu / to byśmy chcieli / tego byśmy nie chcieli.
Tu się sprawdza to, że macie kogoś z zewnątrz albo kogoś wewnątrz organizacji kto na koniec powie Okej to wdrożymy, tego nie wdrożymy. Czyli drugi punkt to jest praktyk, a trzeci punkt to jest przyłożenie dyscypliny, żeby pracować na tym narzędziu tak długo jak się da, a w pewnym momencie jak się rozwija jako zespół, jako firma to dojdziecie do poziomu w którym będzie znowu kolejny. Słuchajcie coś się nam przytyka i to jest kolejny krok po to, żeby albo zrobić projekt wewnętrzny i rozkminić jak to poprawić albo zaprosić kogoś do pomocy co wam bardzo pomoże. Bo z naszej perspektywy – my jeżeli uczymy o narzędziach to my też przechodzimy przez te tematy. Asana działała nam super do czasu aż nam urósł zespół. Czaty działały świetnie do pewnego momentu, w pewnym momencie okazało się po prostu, że tam w powiadomieniach mamy za dużo punktów, za dużo tematów, każdy rozpisuje troszeczkę inaczej swoje zadania musimy to wystandaryzować. Ten problem wcześniej u nas nie istniał, zaczął istnieć jak zespół zaczął rosnąć i to oznacza okej potrzebujemy siebie zmienić w tym obszarze. Ponieważ mamy Dominika w naszym zespole eksperta. No to sobie to ogarniemy, jak nie macie eksperta, to jest mniej więcej punkt słuchajcie musimy zmienić jeszcze raz i to nie chodzi o porzucenie narzędzia tylko czasem dopracowanie sobie procesu, na to bym zwracał na to bym zwracał uwagę. I kolejna rzecz największy błąd jeszcze z największych, który można popełnić jest wtedy jak każecie ludziom pracować na dwóch narzędziach. Świetnie pracujesz to na Asanie, ale raporty przepisuj mi do maila. Błagam to wtedy nie ma adopcji. Po cholerę to robić, to nie ma sensu.
Po co wdrażać narzędzie jeżeli wszystko działa bez niego?
Okej jeżeli wszystko działa bez niego to być może nie ma sensu niczego robić, natomiast wracając gdzieś na poziom pierwszy to jest pytanie – czy to działa dla wszystkich? Czy czasem kogoś nie boli, bo robi robotę za kogoś innego albo nie może złapać informacji. Dla mnie praca na narzędziach to jest pewna forma podatku od współpracy. Ty sobie możesz samodzielnie pracować na zeszycie i nie ma problemu ale jak mam 10 osób pracujących na zeszytach i chcę się dowiedzieć kto co robi, kiedy to zrobi, jak my to zsynchronizujemy to koszt zsynchronizowania tego jest tak duży, że ja nie chcę go ponosić jako właściciel firmy. Sorry wolę wam albo wypłacić premię albo sobie wypłacić premię albo nam wszystkim wypłacić premię ale na pewno albo zrobić coś sensownego ale nie marnować czasu na czytanie w notatnikach. Ten podatek od współpracy to jest kwestia komunikacji. Przykład podatku od współpracy – jeżeli robisz zadanie samodzielnie, zrobiłeś nikt nie musi o tym wiedzieć. Ale jak pracujesz w zespole to powinieneś powiedzieć zacząłem nad tym pracować, pracuję, skończone tu są wyniki i przekazać te wyniki dalej, żeby to działało, a nie wylądowało gdzieś w twoim zeszycie i nikt nie wie, że ktoś ma coś z tym zrobić. Zeszyt jest tutaj metaforyczny, bo tak samo może wylądować w mailu, w Excelu albo w czymkolwiek totalnie bezużytecznym. Jeżeli wszystko działa, macie informacje na poziomie firmy wiecie co się dzieje w projektach, macie informacje o rentowności, wiecie jak wyglądają opóźnienia i to wszystko trybi – świetnie. Ale jeżeli przestaje trybić to może warto zacząć korzystać.
Parę lat temu byłem w firmie, gdzie były właśnie papierowe kalendarze – wdrożenie kalendarza Google do umawiania spotkań i praca na kalendarzu była już rewolucją dla tamtego zespołu. Harmonogramy to był wow.
Więc najpierw sprawdził bym co działa, a później bym się zastanowił czy to odpowiednio funkcjonuje. Bo to, że w danym miejscu wszystko jest okej na poziomie systemowym, całej firmy czegoś może brakować ale na siłę nic na siłę.
Czy są narzędzia do zarządzania projektami szczególnie polecane dla branży w której działa moja firma (budownictwo)?
Przyjęło się, że MS Project jest bardziej takim narzędziem do dużych projektów jak budowlanka a jak bardziej marketing to Asana, a dla IT to Jira. To nie do końca tak, bo jak mamy aplikacje dedykowane, mamy systemy dedykowane – czy praca na autocadzie czy cokolwiek to o tym w ogóle nie będziemy rozmawiać. To jest kwestia tego czego potrzebujecie w firmie, bo my pracowaliśmy i w firmach branży budowlanej gdzie Office 356 plus MS Project się świetnie sprawdza, ale też z firmami gdzie Asana sprawdziła się dużo lepiej. Takie też, gdzie wybieraliśmy indywidualne narzędzia, bo to była mniejsza firma budowlana. Nie w tą stronę bym szedł dlatego, że porównywanie siebie do innych firm w tej samej branży zakłada, że jesteście jako firma tacy sami. A tak nie jest. Ważniejszy jest proces i sposób działania niż to że „wszyscy w branży” korzystają właśnie z tego. Pułapka, którą się spotkałem albo poważne ograniczenie że w pewnym momencie przy dużych inwestycjach obieg dokumentów zaczyna być dosyć ważny i systemy wdrożenia obiegu dokumentów zaczynają przygniatać zarządzanie projektami. Narracja jest następująca – o w tym też mamy jakąś formę na zarządzanie projektami. Obieg dokumentów to obieg dokumentów to nie do końca są systemy zaprojektowane na przepływ komunikacji wokół współpracy.
Jak oceniasz znaczenie integracji narzędzia do zarządzania projektami z innymi systemami które już używamy, na przykład CRM, systemy księgowe? Jakie integracje są kluczowe?
Bez znaczenia. Dlatego jest bez znaczenia, że w większości wypadków jak sobie pracujecie na czymś to i tak jesteście bardzo nie zintegrowani. Większość świata jest nie zintegrowana nic z niczym za bardzo nie gada, a jak gada to gada ręcznie csv., excele albo przepisujesz informacje. Problem jest taki – duże firmy nie nadążają z integracją, bo się za dużo dzieje, a małe nie mają czasu, żeby wszystko zintegrować bo mają inne, ważniejsze rzeczy do zrobienia. My idziemy w kierunku – ja w to wierze one tool solution, że w naszym narzędziu ja chcę widzieć wszystko co się dzieje w firmie, raportowanie kosztów, raportowanie obciążenia pracą i tak dalej. Natomiast nie da się ukryć, że wykorzystujemy też inne systemy – księgowa pracuje sobie na systemie księgowym i świetnie bardzo dobrze bo tego potrzebuje. Może moglibyśmy pokombinować o integracji kosztów ale generalnie po prostu radzimy sobie też w inny sposób bo księgowość jest trochę do czegoś innego z naszej perspektywy. No i znowu – zależności przy większych firmach to może działać inaczej. Ja bym podszedł do tego w następujący sposób – kluczowe jest to, żeby efektywnie realizować projekty i zapewnić je zasobami i skupiłbym się na tym procesie i zastanowił się ewentualnie jak możemy te informacje przekazywać w inne miejsca. W większości wypadków robi się to ręcznie, dlatego ja bym się skupił na tym – opanujcie system i poszukajcie jakie informacje muszą przypływać i szukamy najprostszego możliwego sposobu, żeby te informacje ze sobą połączyć. Najczęściej jak wdrażamy zarządzanie projektami, wdrażamy je na poziomie poszczególnego zespołu, który się komunikuje z innymi zespołami. Czyli wy musicie działać sprawnie i przekazać informacje do zespołu z którymi pracujecie. Jak pracujemy na projektach wdrażamy jak zorganizować ten projekt który i tak na dobrą sprawę jest kombinowany całkiem od zera, jak ma się połączyć z innymi osobami firmy. Bardzo często sytuacja integracji jest taka że jest Asana i Jira. IT działa na Jira, reszta świata jej nienawidzi. Najprostsza integracja to jest integracja na poziomie spotkań statusowych gdzie sprawdzacie po prostu i porównujecie zeznania system do systemu. Jak macie kogoś sensownego kto jest w stanie połączyć jedno z drugim to da się wyeksportować dane na przykład z Asany i zaimportować do Jira i odwrotnie. Można też w pewien sposób to automatyzować. Natomiast ta integracja jest punktem kolejnym po tym jak już opanujecie ten system, który dla was działa.
Co myślę o Microsoft Project?
No tutaj trzeba było by całą historię powiedzieć, bo to jest narzędzie do którego zawsze miałem respekt – prawdziwe projekty robi się tylko na Microsoft Project. Później się okazało, że większość świata zarządza projektami w Excelu. Natomiast po pierwsze Microsoft Project nie został opracowany jako narzędzie do zarządzania projektami. Tylko narzędzie do harmonogramowania czyli robienia tej roboty gdzie masz bardzo dużo zadań, zależności pomiędzy nimi, pewne rzeczy mogą się zmieniać i chcsz, żeby ci to wyliczyło harmonogram, Do tego doszły kolejne funkcje. Microsoft jest niesamowitym kombajnem tam masz wszystko jak naprawdę kumasz zarządzanie projektami, chcesz policzyć sobie ścieżkę krytyczną i tak dalej to wszystko ci policzy. Zapas, zapas swobodny, pokaże ścieżkę krytyczną co się po przesuwa, rewelacyjne narzędzie. Tylko po pierwsze trzeba go umieć używać no i trzeba go dopasować do projektu. Dla 99% projektów Microsoft Project jest za dużym kombajnem.
Microsoft Project już wchodzi na poziom, gdzie zależności pomiędzy zadaniami jest dużo i trzeba je sobie ze sobą poukładać, wiesz, że jak w projekcie coś się zadzieje to będzie działało dobrze. Microsoft Project jest do zaufania, jednocześnie to jest narzędzie dla bardzo zaawansowanych i złożonych projektów. Dlatego dla mnie po doświadczeniach na początku kierunek był taki, że Microsoft Project jest waszym trzecim wyborem – jak naprawdę coś innego nie zadziała no to możecie rozważyć Microsoft Project.
Jak zadbać o to, żeby narzędzie do zarządzania projektem nie było dodatkową biurokracją, obowiązkiem nikomu do niczego niepotrzebnym. Trochę jest to spójne z tym po co wdrażać narzędzie skoro wszystko działy w niego ale w wydaniu kiedy wdrażać narzędzie czyli kiedy to zaczyna być coś naprawdę ważnego i potrzebnego?
Jeżeli chodzi o biurokrację – jeżeli dodajecie sobie obowiązków to jest bez sensu. Jak tam jest ustawione niepotrzebne raportowanie, to nie jest problem narzędzia, tylko to jest problem procesu, albo wewnętrznych lęków.
Najlepiej jak to zrobić – po pierwsze ustalić sobie zespołem jak pracujecie, co dla was działa, co was kosztuje za dużo czasu, co można zautomatyzowaćm gdzie tracimy informacje, gdzie tracimy pieniądze? Widzisz tu marnujemy dużo czasu, to trzy razy się umawiamy, tutaj za późno umawiamy fakturę i tak dalej i tak dalej .
Teraz drugie jak my to zamodelujemy w narzędziu w taki sposób, żeby było dla nas proste i modelujemy sobie to w narzędziu.
Trzeci punkt jak my do tego narzędzia i do tych zadań na których robimy zaszyjemy sobie punkty kontrolne, dzięki którym ja jako menadżer będę wiedział co się dzieje co się nie dzieje i kiedy prostu ewentualnie powinienem dostać informacje. Dużo tej informacji płynie z automatu od razu, bo człowiek dostaje powiadomienia. Jeżeli na przykład jest przypisany do zadania jako współpracownik nie ma zadań do wykonania, ale jest informowany o wszystkim co się w zadaniu dzieje, także narzędzie jest w stanie wyeliminować dużo biurokracji raportowania i spotkań bo informacja płynie sama, bo jest wpisana w proces i jest odpowiednio poukładana. Dla mnie narzędzia pozwalają pozbyć się rzeczy, które są powtarzalne, pozbyć się bezsensownego przekazywania informacji jeszcze raz, udrożnić całość.
Czy istnieją darmowe narzędzia do zarządzania projektami, które polecasz?
Praktycznie każde narzędzie ma swoją wersję darmową lub trial. Jak ja bym miał od któregokolwiek zacząć darmowego to zacznijcie od takiego, które później wybralibyście gdybyście chcieli już kupić. Dlatego, że koszt potrzebny na oswojenie się z narzędziem i tak poniesiecie. A jak będziecie musieli się przesiadać z jednego na drugie no to możecie się zajechać.
Musi być jakaś tam darmowa wersja, żebyście zobaczyli czy umiecie już korzystać z tego narzędzia i czy napotkamy się na ograniczenia. Natomiast darmowe narzędzie do zarządzania projektami polecam tylko i wyłącznie dla osób, które zaczynają działalność i pracują same albo z malutkim zespołem i naprawdę tną koszty.
Darmowe narzędzia to pułapka, darmowe narzędzia są dobre dla studentów, darmowe narzędzia mogą być dobre dla fundacji do pewnego momentu ale też się nie będą opłacać. Po prostu lepiej zapłacić.
Jakie narzędzia najlepiej sprawdzają się w pracy zdalnej?
Każdy się sprawdzi pod warunkiem, że potrafimy się nim posługiwać. Wszystkie mają podobne funkcjonalności. Zlecasz zadanie, ktoś widzi że to zadanie dostał, jesteś w stanie się komunikować. Tutaj nie widzę ograniczeń, wszystkie te które pracują teraz w chmurze w pracy zdalnej sprawdzą się świetnie. Dla tych, którzy chcą kontrolować też czas pracy to większość albo ma wpisane kontrolę czasu pracy albo można dodać do tego pluginy. Moja filozofia jest taka – nie chodzi o kontrolę samą sobie tylko pilnowanie siebie, żeby dostarczać właściwej jakości pracę.
Dźwignia Narzędziowa
Rewolucja w narzędziach do zarządzania projektami już jest, mamy nowe, świetne rozwiązanie, petarda – Dźwignia Narzędziowa. To jest idea tego, żeby wam w jeden dzień przekazać to jak podejść do wdrożenia narzędzi w firmie. Pokażę wam gotowy model na którym można pracować, kompletny system pracy z narzędziami od zarządu przez menadżerów, kierowników projektów, ludzi. Jak zautomatyzować sobie pracę i pokażę wam jak to działa w praktyce. Na potrzeby tej dźwigni narzędziowej tworzymy wirtualną firmę w narzędziu, gdzie pokażemy jak operować na kilkudziesięciu projektach. Jak one się sobą łączą, jak wygląda zarządzanie zasobami, jak może to zrobić marketing, sprzedaż, produkcja i tak dalej. Specjalnie dla was powstaje firma z osobowościami, z ludźmi z konkretnymi wyzwaniami, które będę wam pokazywał i będę wam pokazywał jak się je rozwiązuję właśnie patrząc systemowo. Można sobie wyobrazić Aha jak by wyglądała moja organizacja, gdyby była w 100% dojrzała, korzystała z narzędzia i działała, żeby pokazać wam ścieżkę, którą możecie pójść.
Zapraszam serdecznie https://leadership-center.pl/dzwignia-narzedziowa
VIDEO