Brzmi pyszałkowato. Trudno, nadal czekam na problem, którego to podejście nie rozwiązuje. Czekam na wyzwanie. Ale na poważnie, czy kiedykolwiek udało Ci się natknąć na sytuację, w której:
- Osoby, które powinny się zaangażować w projekt robiły wszystko oprócz angażowania się
- Nie można było za nic ustalić kto, co ma robić i kiedy, a wszelakie deadline’y rozpływały się w niebycie
- Żadne zasady zarządzania nie funkcjonowały, bo decyzje nigdy nie zapadały, albo zapadały długo, długo po terminie?
Udało Ci się je rozwiązać? Ile Cię to kosztowało nerwów i czasu? A czy było tak, że niektórych problemów do tej pory nie możesz zrozumieć? Sam też tak miałem :). Brałem udział w projektach, które pozornie były bez sensu, w takich, które musiały zakończyć się sukcesem. W naturze występują też takie, w których nikt nie wie o co chodzi, a także takie, co do których każdy ma nadzieję, że „góra” o nich zapomni.
Jak powinno być można się dowiedzieć ze standardów i metodyk. Problemem jest to, że z reguły reguła nie jest jest regułą tylko wyjątkiem ;). Tak naprawdę częściej będziesz mieć do czynienia z projektem, który idzie nie tak, niż takim, który dzieje się jak w książkach piszą. I wtedy wiedzy o tym skąd biorą się problemy i jak je rozwiązać może się bardzo przydać.
Kilka błędów, które popełniamy trafiając na problem:
- Leczenie objawowe
- Rozwiązywanie problemu nie na tym poziomie, na którym wystąpił
- Rezygnowanie z dobrych praktyk zarządzania projektami „bo nie działają”
Żeby poradzić sobie z problemem, trzeba dotrzeć do źródła. Do tego służy Problem Solver. To narzędzie, które powstało z potrzeby chwili. Dla jednego z naszych klientów szukałem modelu, z którego mogliby korzystać kierownicy projektów i rozwiązywać konflikty projektowe we współpracy z klientem. Okazało się, że model działa nie tylko dla projektów IT, ale dla projektów w ogóle.
Jak działa model?
- Model to pięć poziomów, na których może wystąpić problem. Jak góra lodowa. Widoczny jest czubek, czyli pierwszy poziom oraz część drugiego. Pozostałe są schowane pod wodą i trzeba do nich dotrzeć.
- Rozwiązywanie problemu zaczynamy od próby rozwiązania go zaczynając od góry, dopiero, gdy rozwiązanie nie przychodzi schodzimy niżej
- Dla każdego problemu dopasowujemy odpowiednie narzędzie jego rozwiązania.
Jakie są poziomy problemów?
- Merytoryczny – najczęściej to problem z ustaleniem kombinacji czasu, zakresu i kosztów. Nie wiemy na co się umówiliśmy, albo coś było niejasne. To prowadzi do tego, że w pewnym momencie rozjeżdżają się ustalenia. Wystarczy doprowadzić je do spójnych ustaleń.
- Cele – rozwiązanie nie spełnia celów wszystkich zaangażowanych osób. Chcesz rozwiązać problem, poznaj cele osób, z którymi pracujesz.
- Wartości – Gdy nie wiadomo o co chodzi, to możliwe, że chodzi o wartości. Czasem naruszamy je innym całkiem niechcący, a okazuje się, że przez to możemy zbliżyć się do wojny :(.
- Zasady – Jeżeli do tej pory nie ma rozwiązania, to może po prostu nie ustaliliśmy zasad pracy nad projektem? Skąd pomysł, że ludzie, które mają w sumie kilkadziesiąt lat doświadczeń życiowych będą ze sobą całkowicie kompatybilni?
- System – No i jak nic nie pomoże, to możliwe, że problem wynika z systemu, w którym działamy. Niektóre rzeczy po prostu takie są i w krótkim okresie pozostaje je zaakceptować.
Co można zrobić z tą wiedzą? Przestać się męczyć próbując rozwiązać problem bez uderzenia w jego źródło. Zasada jest prosta, jak to w KISS PM – zaczynasz od góry i sprawdzasz, czy udało się rozwiązać problem, jeżeli nie to zaczynasz schodzić coraz głębiej.
Powodzenia. A jakby się zadziałało to pisz.
ZARZĄDZASZ PROJEKTAMI HR?
Pracujesz z biznesem i czekają Cię spore wyzwania w najbliższym czasie?
Naucz się jak skutecznie
• zaplanować
• zbudować zaangażowanie biznesu
• pokonać trudności
Fundament + Gra Symulacyjna + Case Study = 100% praktyki