Dzisiaj będziemy mówić o produktywności w perspektywie menagera i o kilku nieoczywistych sposobach na jej zwiększenie skąd pretekst do tego wpisu, kontynuujemy Project Oxygen. Project Oxygen to jest projekt poprowadzony przez Google w którym postanowili sobie sprawdzić jakie cechy mają najbardziej efektywni menadżerowie i spośród tych cech jest wybranych kilka. J
Dobry menadżer jest produktywny i nastawiony na wyniki
Lubię tą kompetencję ponieważ moje doświadczenie pokazuje, że wbrew takiej obiegowej opinii „Słuchaj zadbaj o ludzi a wynik przyjdzie”. To nie jest prawda bez myślenia o wynikach bez ich sprawdzania działa to tak sobie i to czym się z wami podzielę to się podzielę moimi doświadczeniami z praktyki na temat tego jak można tę kompetencję używać w praktyce. Z mojej strony pierwszy element pod kątem nastawienia na wyniki i produktywności.
Potrafisz zaplanować swój czas. Od bardzo dawna mam wrażenie, że zatoczyłem koło i mówię o podstawach jeszcze raz. Natomiast te podstawy są bardzo istotne. Numer 1 – jeżeli potrafisz zaplanować swój czas to jest szansa, że zaplanujesz swój czas dla zespołu i ty będziesz wiedzieć co mają robić. Będziesz mieć kontrolę nad tym wszystkim, niestety problem, który widzę bardzo często jest taki, że menadżerowie jakoś nadal zostają w roli i w myśleniu tego, że przede wszystkim muszę tutaj reagować na rzeczywistość, być dostępnym dla każdego, rozwiązywać problemy, gasić pożary. To jest mylenie roli menadżera ze strażakiem. To nie jest tak, że mi się to w życiu nie przydarzyło to o czym wam opowiadam dotyczy mojego doświadczenia. Jeżeli nie potrafisz zaplanować swojego czasu, nie będziesz w stanie wesprzeć w tym zespołu. Co więcej – jeżeli ty masz chaotycznie poukładany czas to się przekłada na chaos u wszystkich ludzi, którzy Ci podlegają. Potrafisz zaplanować swój czas znaczy, że masz szansę być produktywny.
Planujesz wyprzedzając zespół
Nauczyłem się tego w bardzo prosty sposób – zespół do mnie przychodził i pytał co my robimy, co my mamy zrobić, gdzie my jedziemy. Jeżeli zaczynasz planowanie swojego tygodnia w poniedziałek tak jak cały zespół zaczyna planowanie swojego tygodnia w poniedziałek zaczynają zadawać pytania to ty jeszcze nie zdążyłeś dokończyć swojego planowania. Ludzie w tym momencie piją kawę, no ty jesteś zaplanowany powiedzmy na wtorek z opóźnieniem. No to oznacza, że jeden dzień właśnie szlag trafił dla całego zespołu. To czego się nauczyłem w prostym nawyku to planować sobie tydzień w piątek tak, żeby wiedzieć co się zadzieje w kolejnym tygodniu. Jeżeli ktoś do mnie przychodzi to ja wiem w jaki sposób go poprowadzić i to jest na skali mikro. Idea planowania wyprzedzając zespół dobrze działa, twoja rola jeżeli jesteś gdzieś tam pięterko wyżej w hierarchii to jest widzieć trochę więcej, jeżeli twój zespół interesuje się kwartałem i planuje sobie kwartał to Ty patrz na minimum pół roku, żeby widzieć jedną iterację do przodu. Twoją rolą jest wychwycić potencjalne problemy, które się pojawią, podpytać zespół i rozwiązać zanim ludzie się w te problemy w pakują. Jeżeli myślisz w kategorii roku, twój zespół pracuje w kategorii roku, myśl co się będzie działo w kategorii dwóch, trzech, pięciu lat. Zawsze wyprzedzaj zespół, to ty masz być tym człowiekiem z wizją, to się sprawdza i to pomaga. To nie znaczy, że nie ma sytuacji, w których przy takim natłoku pracy szczególnie jeżeli prowadzisz mniejszy zespół, mniejszą firmę dochodzisz do sytuacji „kurczę co dalej”. Natomiast, jeżeli gdzieś zostało spisane jakiś kierunek i misja to będziesz w stanie podziałać. Natomiast konkretnie planujesz wyprzedzając swój zespół nie możesz być w tym samym tempie, bo generalnie wtedy nie ma kto ich prowadzić.
Umiesz planować pracę zespołu
Kolejny krok – rozpisanie zadań – kto, co, kiedy, w jakim obciążeniu, jakie są zasady pracy. I jedno to jest kwestia zaplanowania tej pracy, a drugie egzekwowania, czyli postęp plan problemy tak samo jak pracujemy na projektach. Potrafisz rozplanować tą pracę rozdzielić zadania, przypilnować, żeby to się zadziało. Totalnie oczywiste, ale może też nie do końca, bo wiele osób ma z tym problem – do jakiego poziomu szczegółów wejść, jak bardzo planować. Dosyć dobrym podejściem tutaj które pomaga w praktyce to jest situation leadership, czyli podejście sytuacyjne. Blanchard o ile dobrze pamiętam jest twórcą tego podejścia. W zależności od poziomu rozwoju osoby planujesz inaczej. Dla osób, które są początkujące planujesz to w mniejszych dawkach, krótsze zadania, dla osób które są bardziej ogarnięte, rozwinięte i dojrzałe dajesz im grubsze zadania i też dajesz jeden punkt do zrobienia ale ten punkt może być bardziej złożonym projektem czy przedsięwzięciem. Wtedy też się nie zajmujesz planowaniem aż tak bardzo pracy osób, które są już samodzielne, pomagasz bardziej coachujesz te osoby, które zaczynają. Na pewno nie jest dobrym planowaniem pracy zespołu wrzucanie „jakoś to zrobicie, wierzę w was”
Oceniasz wartość zanim zaczniesz działać
Tu jest super pułapka w którą bardzo łatwo wpaść, szczególnie dla osób aktywnych. Przyznaję sam wpadałem w nią dosyć często i to jest coś co mnie bardzo kusi. Typu okej jest nowy pomysł zróbmy to, działajmy! Jeżeli masz być produktywnym, nastawionym na wynik nie chodzi o to, żeby dużo robić, tylko chodzi o to, żeby zrobić i nieważne czy zarządzasz zespołem jako menadżer większej organizacji czy jako właściciel firmy mniejszej albo większej. No to warto się zastanowić czy w ogóle warto się podnosić i poświęcić swój czas i energię na to co zrobimy czy może zastanówmy się chwilę czy to w ogóle ma jakiekolwiek symptomy wartości i opłacalności. Bo to, że można to zrobić, że to jest fajne i można zacząć i zająć się tym czymś nie znaczy, że warto to robić. Lepiej mądrze stać, niż głupio biegać zdecydowanie.
Masz czas na myślenie
Problem 50% ludzi pełniących stanowiska menadżerskie – nie ma czasu na myślenie, nie ma czasu na zaplanowanie pracy swojej i zespołu w godzinach pracy. Albo po godzinach albo na spacerze z psem albo gdzieś dojeżdżając. Co jest według mnie patologiczne. Praca menadżera polega na myśleniu, na organizowaniu, jeżeli nie masz na to czasu to znaczy, że coś jest nie tak. To jest nawyk kluczowy trzeba ten czas na myślenie mieć. I znowu bijąc się w piersi, warto znaleźć sobie ten czas na różnych poziomach. Jedno to jest ten plan co tydzień na zasadzie co zrobimy w kolejnym tygodniu, co dowieziemy, co będziemy robić ale warto mieć czas, który wymaga też trochę innej energii na swobodne myślenie o tym jaki masz plan na swój zespół w ciągu roku, w ciągu kolejnych lat, misję, wizję, gdzie my w ogóle zmierzamy. Ten czas dopiero się uwalnia, jeżeli faktycznie odetniesz się od chaosu tej bieżącej pracy operacyjnej. To bardzo ciężko wyłapać, jeżeli jesteś w tym kołowrotku, bo wydaje ci się, że fajnie myślisz, wszystko jest fajnie, wszystko jest pod kontrolą. Dopiero jak sobie dasz przestrzeń na to, żeby odejść od kołowrotka zostawić to na chwilę, zlać temat to pojawia się przestrzeń na to, żeby wymyślić coś co jest Out of the box. Bez zaplanowanego czasu na myślenie co tydzień będzie katastrofa, bez zaplanowania sobie takich większych sesji, gdzie nikt ci nie przeszkadza, możesz spojrzeć z perspektywy na swój zespół na działanie, na firmę. No to generalnie nie da się wejść na wyższy poziom, bo normalnie będziesz jechać na autopilocie.
Nie boisz się w stormingu
Jak jesteś nastawiony na wyniki to napotkasz sytuację, w której zespół będzie się ze sobą ścierał no i wiadomo, że to się będzie działo. Czasem udaje się to rozwiązać, czasem niestety to jest nierozwiązywalne i zespół się rozpada w takim kształcie w którym jest. Spotkasz się z sytuacją, gdzie będzie konfliktowo, będziemy się ścierać i unikanie tych sytuacji za wszelką cenę, żeby było miło jest kontrproduktywne, nie działa, obniża autorytet, rozwala zespół. Mamy kilka etapów rozwoju zespołu forming, storming, norming, performing. Forming to zespół się zaczyna kształtować, storming to jest ten punkt w którym zaczynasz się ścierać o to jak wyglądają zasady. I ten storming dzieje się co jakiś czas, co jakiś czas dzieje się nawet w tym samym zespole, jeżeli system się zmienia. Więc banie się tego, że komuś coś nie pasuje jest takie sobie.
Planujesz krocząco na kilka tygodni do przodu
Bardzo stary koncept opracowany przez druidów, w małej galijskiej wiosce, gdzie jakiś mały gówniarz wpadł do kociołka i musiał go druid z tego kociołka wyrzucić i wtedy wymyślił planowanie kroczące. Tak przynajmniej mówią galijskie legendy. Niegalijskie legendy mówią, że dawno temu istniała taka metoda planowania projektów, która polega na tym, że planujesz dosyć dokładnie etap który w którym jesteś, trochę mniej dokładnie kolejny i bardzo ogólnie te, które będą dalej w przyszłości. Dlatego, że nie jesteś w stanie zaplanować z dokładnością do dnia projektu, który będzie trwał kilka lat. Im dalej w przyszłość tym ryzyko błędu jest większe, tym wahania większe, więc spędzenie dużej ilości czasu na tym planowaniu jest nieuzasadnione, po prostu i tak trzeba było spędzić go jeszcze raz. Planowanie kroczące polega na tym, że jak pracujesz z zespołem to zaplanuj co mamy do zrobienia w tym miesiącu i w kolejnych dwóch. W tym dokładnie, mniej więcej w kolejnych. Jak mija ten miesiąc no to masz już ramę na pracę na kolejnych miesiącach doplanowujesz dokładnie kolejny miesiąc i dodajesz sobie kolejny. Zawsze masz taką pewną perspektywę stałą, gdzie te światła na początku są dosyć mocne, później są bardziej rozproszone ale mniej więcej wiesz co się dzieje. Metafora świateł jadącego samochodu jest dosyć dobra i jak dojeżdżasz to sobie rozświetlasz tą drogę trochę bardziej, na to warto mieć ten czas na myślenie, żeby to zrobić. Nie musisz genialnie rozplanować całego roku. Jak kontrolujesz bieżące działania i masz czas na myślenie i widzisz trochę do przodu szansa na to, że się w pakujesz w problemy jest mniejsza, szansa, że dowiedziesz wyniki jest większa. Dużo osób nie lubi tego pytania „gdzie pan się widzi za 5 lat?” na rozmowie kwalifikacyjnej. Ze jakie to jest głupie pytanie, nie wiadomo co tu się wydarzy, sztuczna inteligencja panie się pojawi, po prostu zginiemy. No ja uważam że to jest bardzo mądre pytanie, bo pomimo tego, że dużo się zmienia jak patrzę z perspektywy, chyba mam wrażenie, że trochę mniej się zmieniało jak byłem młodszy. O to chodzi z tym pytaniem gdzie się widzisz za 5 lat – to jest sprawdzenie tego czy ty jesteś w stanie odrobinę użyć intelektu do tego, żeby wyobrazić sobie jaka jest wizja tego jaka jest wizja gdzie zmierzamy. Myślicie, że ludzie, którzy zarządzają dużymi firmami są w kategorii tygodnia? Bo Open Ai wrzuci jakiś nowy plugin i to wszystko wywróci? Jak myślimy w kategorii transformacji czegokolwiek myślimy w kategorii miesiąca? Najlepszą formą przewidywania przyszłości jest jej tworzenie, więc zastanowienie się gdzie jesteś za 5 lat, jak wyglądają ludzie, którzy są w twoim otoczeniu, którzy są za 5 lat? Co się zadzieje, jeżeli będziesz podążać liniowo tą ścieżką czy płynąć z prądem dotrzesz tam gdzie chcesz czy być może potrzebujesz zmienić kierunek i zacząć powoli kierunkować się w inną stronę? Pytanie gdzie ty jesteś za 5 lat jest bardzo zasadnym pytaniem. Ja sobie zrobiłem takie ćwiczenie gdzie widzisz się za 5 za 10 lat. Potrzebuję to ćwiczenie powtórzyć jeszcze raz na tym etapie na którym jestem natomiast wiem, że je zamierzam zrobić. Nie jesteś w stanie przewidzieć wszystkiego co się zadzieje technologicznie, ale jesteś w stanie mniej więcej przewidzieć, gdzie chciałbyś być jako człowiek w tym konkretnym czasie. Jeżeli nie robisz tego ćwiczenia nie interesuje cię to ćwiczenie uważasz, że to jest głupie to według mnie dosyć mocno ciebie to ogranicza.
Podsumowując sobie te punkty. Po pierwsze jesteś produktywny i nastawiony na wyniki, gdy potrafisz zaplanować swój czas planujesz wyprzedzając zespół, umiesz zaplanować pracę zespołu. Oceniasz wartość zanim zaczniesz działać, masz czas na myślenie. Nie boisz się stormingu, planujesz na kilka tygodni do przodu i umiesz odpowiedzieć na pytanie gdzie widzisz się za 5 lat.
Bawcie się dobrze no i dajcie znać co myślicie w komentarzach.
VIDEO