Dobór i Wdrożenie Narzędzi
do Zarządzania Projektami

Pracując z naszymi Klientami zauważyliśmy, że wielu z nich boryka się z problemem „wyjścia z Excela” i przekonania pracowników, przełożonych, bądź współpracowników do skorzystania z nowocześniejszych narzędzi. Zmieniający się krajobraz biznesowy wymusza na firmach nieustanną adaptację do nowych warunków i wyzwań. Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych Klientów opracowaliśmy zasady doboru Narzędzi oraz stworzyliśmy usługę Wdrożenia Narzędzi do Zarządzania Projektami.

Przeprowadzenie warsztatów oraz adaptacja narzędzi do specyfiki firmy są kluczem nie tylko do tego, by dotrzymać kroku zmianom, ale wyprzedzić je, zyskując przewagę nad konkurencją dzięki doskonałemu zarządzaniu projektami.

Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami:

• Znacznie redukuje czas i koszty związane z zarządzaniem projektami.
• Poprawia jakość pracy i zadowolenie zespołu poprzez wyeliminowanie zbędnych procesów.
• Podnosi jakość końcowego produktu dzięki lepiej zaplanowanym i monitorowanym projektom.
• Usprawnia komunikację oraz przekazywanie istotnych informacji.
• Eliminuje szum informacyjny oraz dublowanie działań.

Zaawansowany program szkoleniowy: Nasze warsztaty są bogate w praktyczne ćwiczenia, oparte na Twoich projektach i wyzwaniach, które nie tylko ułatwią zrozumienie materiału, ale również pozwolą na zdobycie cennego doświadczenia.

Dodatkowo otrzymasz:

• Spójność w Działaniu: Standard pracy projektowej w narzędziu, spójny dla wszystkich członków zespołu, co jest fundamentem sprawnego działania.
• Komunikacja bez Szumu: Wprowadzenie klarownych procesów komunikacyjnych, które minimalizują ryzyko nieporozumień.
• Efektywne Zarządzanie Cyklem Życia Projektu: Ulepszenie procesów od idei do realizacji, z naszym wsparciem na każdym etapie.

• Ekspertyza: Dzielimy się praktyczną wiedzą opartą na wieloletnich doświadczeniach i najlepszych praktykach branżowych.
• Dedykowane wsparcie: Oferujemy indywidualne konsultacje i wsparcie, również po zakończeniu warsztatów.
• Adaptacyjne szkolenia: Elastycznie dostosowujemy nasze programy szkoleniowe, aby odpowiadały one na unikalne wyzwania Twojej organizacji.

Oprócz pracy z popularnymi platformami takimi jak Asana, Trello, monday.com, Planner i MS Project, oferujemy również wdrożenie innych narzędzi do zarządzania projektami, które mogą lepiej odpowiadać na specyficzne potrzeby Twojej organizacji. Jeżeli poszukujesz rozwiązania, które nie zostało wymienione, skontaktuj się z nami w celu znalezienia narzędzia idealnie dopasowanego do Twoich wymagań.

1. Zaczynamy od spotkania, na którym chcemy dowiedzieć się w jaki sposób działasz i jaki jest pomysł na ułożenie firmy. Dzięki temu poznamy sposób pracy w firmie, potrzeby i funkcje, które będą potrzebne dla Ciebie i Zespołu.
2. Następny krok leży po naszej stronie, na podstawie odpowiedzi ustalamy punktację, według której będziemy dobierać narzędzia.
3. Na koniec po porównaniu wszystkich wytycznych prezentujemy wynik naszej pracy, czyli narzędzia najlepiej pasujące do konkretnej sytuacji. 

Szukając idealnego narzędzia oceniliśmy dziesiątki z nich pod względem rozmaitych kryteriów. Po uzupełnieniu badania potrzeb, które otrzymasz będziemy w stanie wybrać najlepsze z nich dzięki odpowiedniej punktacji. Bierzemy pod uwagę:

• Twoje oczekiwania krytyczne.
• Oczekiwania istotne z naszej strony.
• Specyfikę funkcjonalności poszczególnych narzędzi. 

Chcemy być kompleksowi w tym co robimy, dlatego narzędzia sprawdzamy pod aspektem różnych form zarządzania. Dzielimy je na:

• Zarządzanie projektami.
• Zarządzanie wieloma projektami (portfelem projektów).
• Zarządzanie czasem (efektywność i praca indywidualna).
• Zarządzanie zasobami.
• Narzędzia wspomagające.

W zależności od sposobu w jaki pracujesz, może okazać się, że jedno narzędzie nie wystarczy, wtedy proponujemy odpowiedni mix. Raport w wersji z indywidualnym doradztwem to 2-3 narzędzia najbardziej pasujące do organizacji i sposobu pracy. Dzięki zawężeniu ilości prezentowanych narzędzi i przeprowadzeniu dodatkowej selekcji, ułatwiamy jeszcze bardziej proces decyzyjny. Ponadto wskażemy, które narzędzie naszym zdaniem sprawdzi się najlepiej w Twoim przypadku.

1. Określenie kluczowych problemów, na które napotykają uczestnicy oraz określenie celu – z czym chcemy opuścić warsztat (z perspektywy każdego z uczestników).
   • Otrzymasz odpowiedź na swoje pytania i nauczysz się pracować w narzędziu.
   • Zobaczysz z czym mierzą się inni.
2. Podstawy użytkowania oprogramowania.
   • Będziesz poruszać się sprawnie w narzędziu, dzięki poznaniu funkcji i możliwości jakie oferuje.
   • Zobaczysz jak poradzić sobie z podstawowymi problemami, które najczęściej pojawiają się przy wdrożeniu narzędzia.
3. Tworzenie karty projektu (wg Metody 12 Pytań KISS PM®).
   • Nauczysz się, jak tworzyć kartę projektu z wykorzystaniem narzędzia.
   • Będziesz rozpoczynać projekty w bardziej uporządkowany sposób.
4. Tworzenie planu projektu.
   • Zobaczysz jak wygląda dobrze zrobiony plan projektu.
   • Poprowadzisz projekty sprawniej i skuteczniej.
5. Raportowanie postępu prac.
   • Nauczysz się, jak przygotować dane do raportów.
   • Wszyscy uczestnicy projektu będą mieć jasny obraz tego, co zostało wykonane, co jest w trakcie wykonywania i co ma być zrobione.
   • Łatwiej wychwycisz problemy w swoich projektach zanim przerodzą się w katastrofy.
6. Kontrola pytań, problemów, decyzji, zmian w projekcie.
   • Wszystkie decyzje i zmiany są dokumentowane i łatwo dostępne dla całego zespołu.
   • Skrócisz czas realizacji projektu, dzięki szybszemu rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu trafnych decyzji.
   • Zapanujesz na rozrastającymi się projektami, bo “stale ktoś coś usprawnia”.
7. Bieżąca komunikacja w projekcie – dobre praktyki.
   • Nauczysz się co działa a co nie działa w wymianie informacji w narzędziu.
   • Nie będziesz gubić ważnych informacji “gdzieś na mailach”.
8. Tworzenie mapy projektów – PM Board.
   • Stworzysz miejsce, w którym będziesz widzieć nad iloma projektami pracujesz.
   • Zapanujesz nad sytuacją, w której masz dużo projektów na raz.
9. Ustalanie aktualnego statusu projektów.
   • Nauczysz się weryfikować na jakim etapie jest dany projekt.
   • Będziesz wiedzieć, czy projekt jest ok, czy są problemy i jak dużej interwencji wymagają.
10. Standard pracy z projektami.
    • Nauczysz się jak dzięki narzędziu przypilnować, żeby zespoły pracowały zgodnie z przyjętym standardem.
    • Będziesz mieć mniej zamieszania i problemów przez pomijanie ważnych, ale trudnych punktów przez “idących na skróty”.
11. Ustalanie priorytetów.
    • Nauczysz się jak ustalić priorytety w jasny sposób, gdy projektów jest dużo.
    • Unikniesz dyskusji “co ważniejsze”, gdy dwa projekty konkurują o te same zasoby.
12. Monitorowanie i kontrola wielu projektów.
    • Nauczysz się, jak sprawdzać co się dzieje z wieloma projektami i dowiesz się, jak nie robić tego w formie długich, nudnych spotkań.
    • Zyskasz elastyczność i kontrolę nad projektami.
13. Sesja Q&A.

Mentoring narzędziowy koncentruje się na zapewnieniu, że wybrane narzędzie do zarządzania projektami jest nie tylko prawidłowo wdrożone, ale również dostosowane do specyficznych potrzeb i procesów w Twojej organizacji. W tym przypadku pracujemy 1:1. 100% czasu jest dedykowane Tobie, Twoim wyzwaniom, pytaniom i problemom. To Ty decydujesz, gdzie i w jakim tempie się poruszamy.Tworzymy dla Ciebie bezpieczne środowisko, w którym nie ma głupich pytań, a my jesteśmy po to, żeby pomóc korzystając z naszej wiedzy managerskiej, biznesowej, zarządzania projektami i czasem.

Na pierwszej sesji pomożemy doprecyzować Ci cele i plan działania. Bazując na tym co chcesz osiągnąć stworzymy indywidualny plan rozwoju, który zrealizujemy wspólnie.

• Dopasujemy się do Twojego poziomu wiedzy w zakresie zarządzania projektami i pracy z narzędziem.
• Przeprowadzimy szczegółową analizę procesów biznesowych i wymagań projektowych.
• Stworzymy spersonalizowany plan wdrożenia, uwzględniający zarówno krótko-, jak i długoterminowe cele.
• Dostosujemy narzędzie do specyficznych wymagań projektowych, w tym ustawienia przepływu pracy, szablony i integrację.
• Skonfigurujemy narzędzie tak, aby odpowiadało procesom i  strukturze organizacyjnej Twojej firmy.

Jakie korzyści przyniesie mojej firmie wdrożenie nowego narzędzia do zarządzania projektami? 

Wdrożenie nowego narzędzia do zarządzania projektami może przynieść Twojej firmie szereg korzyści, w tym znaczną poprawę efektywności i produktywności. Umożliwia to lepszą organizację pracy, co przekłada się na skuteczniejsze zarządzanie czasem i zasobami. Ponadto, dzięki automatyzacji wielu procesów, możesz ograniczyć ryzyko błędów i zwiększyć przejrzystość projektów. To wszystko skutkuje lepszą kontrolą nad projektami i potencjalną redukcją kosztów, co przyczynia się do wzrostu rentowności Twojego biznesu. Wreszcie, nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami często oferują zaawansowane funkcje analityczne, które pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.

Jak wygląda proces doboru odpowiedniego narzędzia do potrzeb mojej firmy?

Proces doboru odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami jest zindywidualizowany i składa się z kilku kluczowych etapów: rozpoznania potrzeb Twojej firmy, analizy i ustalenia kryteriów, przygotowania rekomendacji dla Twojej firmy, wyboru narzędzia, wdrożenia narzędzia, szkoleń pracowników i wsparcia posprzedażowego. Celem tego procesu jest zapewnienie, że wybrane narzędzie do zarządzania projektami będzie nie tylko spełniało oczekiwania Twojej firmy, ale również przyczyni się do poprawy efektywności i efektywności zarządzania projektami.

Ile czasu zajmuje wdrożenie i jak wpłynie to na bieżącą pracę mojej firmy?

Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami zazwyczaj trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od złożoności narzędzia i specyfiki Twojej firmy. Proces ten jest planowany tak, aby jak najmniej zakłócać bieżącą pracę. W dłuższej perspektywie wdrożenie narzędzia znacząco zwiększa efektywność i przyczynia się do lepszego zarządzania projektami oraz przepływem pracy.

Jak narzędzie do zarządzania projektami wpłynie na komunikację i współpracę w moim zespole?

Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami znacząco ulepsza komunikację i współpracę w zespole, tworząc przestrzeń do dzielenia się informacjami, plikami i postępami w projekcie. Umożliwia to wszystkim członkom zespołu dostęp do aktualnych danych i ułatwia śledzenie zadań oraz terminów, co z kolei przyczynia się do lepszej organizacji pracy i efektywności. Ponadto, narzędzie to może oferować funkcje takie jak czaty, komentarze i powiadomienia, które zwiększają bieżącą interakcję między pracownikami i pomagają szybko rozwiązywać pojawiające się problemy.

Czy wdrożenie nowego narzędzia wymaga specjalnych szkoleń dla moich pracowników i jak długo mogą one trwać?

Tak, wdrożenie nowego narzędzia do zarządzania projektami zazwyczaj wymaga przeprowadzenia szkoleń dla pracowników, aby zapewnić ich płynne i efektywne korzystanie. Szkolenie może być różnorodne w zależności od złożoności narzędzia i poziomu wiedzy użytkowników.

Jakie korzyści finansowe i operacyjne mogę oczekiwać po wdrożeniu narzędzia do zarządzania projektami w mojej firmie, zwłaszcza w kontekście zwrotu z inwestycji?

Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami przynosi znaczące korzyści finansowe i operacyjne, przede wszystkim poprzez zwiększenie efektywności pracy zespołów projektowych. Możesz oczekiwać skrócenia czasu realizacji projektów, lepszej kontroli nad budżetem i zasobami, co bezpośrednio przekłada się na obniżenie kosztów operacyjnych. Ponadto, dzięki lepszemu planowaniu i monitorowaniu projektów, zwiększa się prawdopodobieństwo ich sukcesu, co oznacza wyższą rentowność i szybszy zwrot z inwestycji. W dłuższej perspektywie, efektywne zarządzanie projektami może również poprawić reputację firmy na rynku, co przekłada się na zdobywanie nowych klientów i kontraktów.

Czy wdrożenie nowego narzędzia do zarządzania projektami może pomóc w skalowaniu działalności mojej firmy?

Tak, wdrożenie nowego narzędzia do zarządzania projektami może znacząco wspierać skalowanie działalności firmy. Umożliwia to poprzez usprawnienie zarządzania zasobami, efektywniejsze planowanie i monitorowanie projektów, a także poprzez automatyzację rutynowych zadań. Dzięki temu możesz łatwiej zarządzać większą liczbą projektów i zespołów, utrzymując przy tym wysoką jakość pracy i terminowość. Narzędzia te także ułatwiają komunikację i współpracę między zespołami, co jest kluczowe przy rozszerzaniu działalności i wchodzeniu na nowe rynki.