Microsoft Teams – co to jest?
Microsoft Teams to program, który umożliwia kontakt z wieloma osobami w czasie rzeczywistym. To nie jest zwykła platforma do rozmów i tele- oraz wideokonferencji, ale również wirtualne miejsce do współpracy z innymi. Za pomocą MS Teams możemy udostępniać i wysyłać pliki, co docenią w szczególności osoby pracujące w większych zespołach. Platformę producenta Windowsa z powodzeniem można nazwać wirtualnym open spacem do pracy grupowej. Łączy on w sobie funkcjonalności wielu innych platform, co sprawia, że jest rozbudowanym narzędziem, które możemy wykorzystać do wielu innych rzeczy poza kontaktem z innymi osobami. Poza komunikatorem Microsoft Teams to przestrzeń do wymiany plików, nad którymi możemy pracować z innymi osobami i śledzić zmiany w czasie rzeczywistym. Wszystko to za sprawą integracji z pakietem Office 365, która powoduje powiązanie pomiędzy programami. Największą zaletą jest fakt, że nie musimy nic robić – wszystko synchronizuje się samo bez konieczności działania z naszej strony. Mnogość funkcji omawianego programu jest spora, dlatego nie sposób omówić ich wszystkich – postanowiliśmy wybrać, naszym zdaniem, te najbardziej przydatne, które ułatwią naszą codzienną pracę. Dodatkowo zachęcamy Cię do pobrania stworzonego przez nas raportu „Narzędzia do zarządzania projektami”, którego pierwszą wersję stworzyliśmy jakiś czas temu (druga jest już w drodze). To podsumowanie wnikliwej analizy porównawczej wybranych narzędzi do zarządzania projektami, portfelem projektów, czasem i zasobami. Raport został sporządzony na podstawie testów, podczas których uważnie przyglądaliśmy się wszystkim funkcjom oferowanym przez poszczególne narzędzia. Wykorzystując dotychczasową wiedzę oraz doświadczenie poddawaliśmy próbom każdy program.
Raport możesz pobrać tutaj >>>
Do czego warto wykorzystać Microsoft Teams?
Chciałoby się napisać, że do wszystkiego, ponieważ program jest na tyle rozbudowany i daje nam wiele możliwości. To, do czego wykorzystamy Teamsa zależy tylko od nas i naszych potrzeb. Jedną z większych zalet jest fakt, że platformę można dostosować do specyfiki naszej branży i tego, nad czym aktualnie pracujemy. Może nam posłużyć jedynie do rozmów, ale równie dobrze do prowadzenia spotkań, szkoleń czy nawet konferencji. Są to jednak funkcje, które posiada każdy inny program. Tym, co Microsoft Teams oferuje, i tym samym prześciga konkurencję, jest możliwość udostępniania plików oraz wspólnej pracy nad nimi. Oczywiście najlepiej, gdybyśmy korzystali z innego produktu producenta – Office 365, ponieważ wtedy współpraca nad dokumentami z innymi staje się jeszcze prostsza. Warto wykorzystać funkcjonalność Teamsa przede wszystkim do dzielenia się efektami swojej pracy oraz wymiany plików pomiędzy współpracownikami. To aplikacja, której funkcje wręcz kładą nacisk na współpracę nad dokumentami z innymi. Microsoft Teams idealnie sprawdzi się jako narzędzie do codziennego kontaktu oraz współdzielenia plików.
Jak korzystać z Microsoft Teams?
Korzystanie z MS Teams możliwe jest po stworzeniu bezpłatnego konta, lub po wykupieniu dostępu do pakietu usług Office 365. Jeżeli mamy konto Microsoft wystarczy, że podczas pierwszego uruchomienia zalogujemy się naszymi danymi dostępowymi. Od tej chwili możemy korzystać z funkcji, jakie daje nam platforma. Warto wykorzystać ją do współpracy z innymi nad projektami lub dokumentami. Możemy tworzyć grupy, zespoły oraz wspólną przestrzeń do pracy.
Jak działa Microsoft Teams?
Najprościej mówiąc, MS Teams to aplikacja desktopowa na naszym komputerze, aplikacja na urządzeniu mobilnym lub narzędzie uruchamiane w naszej przeglądarce. Jest to rozbudowana platforma umożliwiająca utrzymywanie kontaktu ze współpracownikami oraz wspólną pracę nad dokumentami. Podstawą działania jest powiązanie wszystkich usług i programów z posiadanego pakietu usług od Microsoft. Producent postawił na synchronizację danych, w szczególności tych pomiędzy komunikatorem a naszym klientem poczty. Trzeba przyznać, że jest to wygodne. Szczególnie docenią to osoby, które chcą być zawsze na bieżąco ze swoimi planami (spotkania/zadania) oraz mają sporo spotkań i lubią współpracować z innymi.
Teams opinie – co sądzę o tej aplikacji?
Microsoft Teams to nie jest zwykły komunikator. To narzędzie, które umożliwia nam kontakt z innymi, stałą współpracę w czasie rzeczywistym nad dokumentami oraz wymianę plików. Dzięki temu, że jest częścią pakietu usług Office 365 łatwo synchronizuje się z klientem poczty czy też przestrzenią dyskową (One Drive), co jest niezaprzeczalną wygodą. Kalendarz umożliwia nam wygodne i szybkie planowanie swojego czasu pracy, włącznie z rezerwowaniem godzin na pracę własną, jeżeli mamy taką potrzebę. Możliwość personalizacji poprzez ustawianie tła czy też zakładanie grup roboczych są przewagą nad innymi aplikacjami tego typu. Mnogość funkcji, jakie oferuje MS Teams jest ogromna, toteż program spełni wymagania nawet najbardziej wymagających użytkowników. Jeżeli szukasz narzędzia, które usprawni komunikację w organizacji, to zdecydowanie polecamy poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z Microsoft Teams. Jeżeli jednak potrzebujesz pomocy przy wyborze narzędzia najbardziej dopasowanego do Twoich realiów, to zachęcamy do skorzystania z naszej usługi „Dobór narzędzi projektowych – Indywidualne doradztwo”. Pomożemy Ci dobrać odpowiednie narzędzie wspomagające, a także do zarządzania projektami, czasem lub zespołem.
Więcej szczegółów oferty znajdziesz tutaj >>>
Jak wyłączyć Microsoft Teams?
Wyłącznie aplikacji jest intuicyjne, ponieważ opiera się na zasadach takich samych, jak wszystkie inne programy, z których korzystamy w środowisku producenta, czyli Windowsie. Kiedy otwarte jest okno MS Teams wystarczy jedynie kliknąć w prawym górnym rogu krzyżyk a aplikacja zostanie natychmiast zamknięta. Należy pamiętać, że platforma działa w tle, dlatego kiedy chcemy zamknąć ją z poziomu paska zadań należy kliknąć prawym przyciskiem myszy i na rozwiniętej wstążce wybrać jedną z opcji: Zakończ, Wyloguj lub Zamknij okno.
Jak ustawić i zmienić tło w Microsoft Teams?
W ostatnim czasie sytuacja związana z pandemią spowodowała, że sporo z nas pracuje z domu, a co za tym idzie staje się ono naszym biurem, z którego odbywamy spotkania. Często pogodzenie życia rodzinnego i zawodowego jest niełatwe, co powoduje że zajmujemy miejsce, którego jednak nie chcielibyśmy z różnych względów pokazywać naszym współpracownikom lub kontrahentom. W tym temacie producent MS Teams wychodzi naprzeciw oczekiwaniom użytkowników i pozwala na rozmywanie lub zmianę tła. Jest to bardzo przydatna funkcja, ponieważ dzięki niej możemy ustawić w tle na przykład logo naszej firmy lub panoramę miasta. Personalizacja tła może być nie tylko przydatna ze względów osobistych, ale również biznesowych, ponieważ jest to swoistego rodzaju reklama naszego miejsca pracy – z powodzeniem zastępuje tradycyjne rollupy oraz tła często widoczne za plecami rozmówców. Ponadto takie tło zwiększa profesjonalizm spotkania. Funkcja zmiany tła (lub jego rozmazywania) jest dostępna dla każdego użytkownika MS Teams niezależnie od planu licencyjnego. Ustawianie spersonalizowanego tła jest możliwe na etapie dołączania do spotkania. W oknie, gdzie mamy podgląd na obraz z naszej kamery tuż przed wejściem do pokoju spotkania należy kliknąć ikonę ustawień tła, która widoczne jest obok suwaka mikrofonu. Po naciśnięciu rozwinie się boczny panel z całą gamą dostępnych obrazów, które możemy dowolnie wybrać. Po kliknięciu na odpowiadającą nam grafikę zobaczymy podgląd w oknie spotkania. Jeżeli na liście nie ma żadnego obrazu, który by nas satysfakcjonował lub też chcemy mieć taki, który zawiera logo firmy powinniśmy kliknąć na napis Dodaj nowe. Z okna eksploratora możemy wybrać dowolny obraz z naszego komputera. Kiedy tło będzie ustawione klikamy przycisk Dołącz teraz. Od tej chwili na spotkaniu w tle będzie wyświetlany wybrany przez nas obraz.
Jak dołączyć do spotkania Teams?
Sposób dołączania do spotkania zależy od tego czy jesteśmy organizatorami czy gośćmi. W pierwszym przypadku, kiedy to my zapraszamy innych, i chcemy rozpocząć spotkanie najprościej będzie zrobić to z widoku kalendarza w MS Teams. Kiedy przełączymy się na tę zakładkę zobaczymy nasze wszystkie zaplanowane spotkania. Żeby dołączyć do wybranego przez nas, które wcześniej utworzyliśmy, należy na nie kliknąć i wybrać opcję Dołącz. Automatycznie uruchomi się okno, na którym będziemy mieli podgląd obrazu z naszej kamery oraz możliwość przetestowania naszego mikrofonu. Kiedy uznamy, że wszystko jest zgodnie z naszymi preferencjami (włączony/wyłączony obraz i dźwięk) ponownie klikamy dołącz. Spotkanie rozpoczęte. Będąc organizatorem będziemy również mogli akceptować osoby z poczekalni. Komunikat o tym, że ktoś czeka wyświetli się każdorazowo, kiedy ktoś będzie chciał dołączyć. Kiedy w niego klikniemy zobaczymy listę osób oczekujących, które możemy zaakceptować, aby dołączyły do spotkania. Drugą możliwością dołączenia do spotkania jako organizator jest jego rozpoczęcie z poziomu kalendarza w kliencie poczty. Po wybraniu wydarzenia należy kliknąć Dołącz w aplikacji MS Teams. Nierzadko zdarza się, że to do nas wysyłane są zaproszenia. Jeśli korzystamy z MS Teams i wyraziliśmy wcześniej chęć wzięcia udziału w wydarzeniu w odpowiedzi na wysłaną do nas wiadomość, spotkanie powinno być także widoczne w naszym kalendarzu. Należy zatem postąpić identycznie z poziomu kalendarza, jak opisaliśmy powyżej. Jeżeli zdarzy nam się, że zapomnimy o spotkaniu, MS Outlook przypomni nam o tym 10 minut przed spotkaniem. Na powiadomieniu znajduje się także przycisk Dołącz, który bezpośrednio przekieruje nas na wydarzenie. Jeżeli nie mamy zainstalowanej aplikacji na naszym komputerze lub urządzeniu mobilnym, aby dołączyć do spotkania musimy kliknąć w link, który zawsze jest widoczny na dole zaproszenia, które zostało do nas wysłane. Po kliknięciu w ten link nastąpi uruchomienie przeglądarki internetowej i przekierowanie na stronę, gdzie odbywa się spotkanie.
Jak zmienić hasło w Microsoft Teams?
Może się zdarzyć, że będziemy chcieli zmienić nasze hasło, ponieważ mamy przypuszczenia, że ktoś niepowołany wszedł w jego posiadanie. Oczywiście istnieje taka możliwość, jednak należy od razu zaznaczyć, że z MS Teams korzystamy w oparciu o konto w usłudze Microsoft, toteż zmieniając hasło do programu zmieniamy je do wszystkich powiązanych aplikacji oraz naszej poczty. W celu zmiany hasła należy dokonać tego poprzez stronę internetową account.microsoft.com. Logujemy się za pomocą dotychczasowych danych i wybieramy na ekranie początkowym zakładkę Zabezpieczenia. Zostaniemy poproszeni o ponowne wpisanie hasła, nie ma powodu do niepokoju – przechodzimy do sekcji, w której są dane poufne, więc jest to standardowe zabezpieczenie. Kiedy już uzyskamy dostęp musimy poszukać kafelka Zabezpieczenie haseł i wybrać na nim opcję Zmień hasło. Wprowadzamy aktualne oraz nowe hasło i klikamy Zapisz. W zasadzie to całość procesu. Dodatkowo możemy wykorzystać zaproponowaną przez producenta opcję przypomnienia o zmianie hasła co 72 dni. Dzięki takiej aktualizacji naszych danych dostępowych będziemy mieli pewność, że konto jest odpowiednio chronione.
Jak zainstalować Microsoft Teams?
Zanim zainstalujemy MS Teams konieczne jest jego wcześniejsze pobranie. W tym celu należy odwiedzić stronę producenta i pobrać wersję dla komputera. Po pobraniu pliku należy go uruchomić, aby rozpoczęła się instalacja. Przebiega ona bardzo standardowo, jak w przypadku innych programów. Na etapie instalacji program poprosi nas o zalogowanie do usługi Office 365 – należy podać dane do logowania, które wykorzystujemy podczas dostępu do naszej poczty. Jeżeli korzystamy z urządzenia mobilnego (smartfon/tablet) powinniśmy w App Store lub Google Play wyszukać aplikację po nazwie a następnie ją pobrać. Po uruchomieniu także i tutaj zostaniemy poproszeni o zalogowanie się.
Czy Microsoft Teams jest darmowe?
Microsoft Teams jest dostępny w wersji bezpłatnej. Darmowa wersja wiąże się jednak z wieloma niedogodnościami. Najważniejsze z nich to maksymalny czas prowadzenia spotkania, które wynosi 60 minut oraz liczba jego uczestników – 100 osób. Na czas pandemii producent postanowił znieść te ograniczenia do odwołania. Jak wspomnieliśmy wcześniej, program jest częścią pakietu Office 365 dlatego też warto wykupić licencję na aplikację, ponieważ w znacznym stopniu ułatwia ona wspólną pracę i kontakt z pracownikami oraz klientami. Ponadto daje nam dodatkowe funkcje takie jak nagrywanie spotkań, przestrzeń w chmurze i inne. Szczegółowe informacje na temat możliwości i różnic w aplikacji MS Teams można znaleźć na stronie producenta.
Jak zaplanować spotkanie w Microsoft Teams?
Planowanie spotkań w Microsoft Teams jest niezwykle intuicyjne i proste. Możemy zrobić to na dwa, a nawet trzy, sposoby. Jeżeli chcemy zaplanować spotkanie z naszymi współpracownikami z zespołu, w którym aktualnie nad czymś pracujemy wystarczy, że klikniemy ikonkę na dole, tuż pod paskiem do wpisywania wiadomości. Będziemy mieli możliwość wpisania daty oraz godziny. W tym wypadku zaproszeni zostaną wszyscy uczestnicy zespołu. Drugą opcją jest planowanie z poziomu kalendarza. W tym celu wystarczy przejść do niego na pasku bocznym, a następnie kliknąć w wybranym dniu na godzinę, o której chcielibyśmy utworzyć spotkanie. Po otwarciu karty należy uzupełnić takie dane jak tytuł/nazwa spotkania, uczestnicy oraz szacowany czas trwania. Dodatkowo możemy dołączyć do zaproszenia wiadomość, którą należy wpisać w polu tekstowym poniżej. W przypadku uczestników możemy ich podzielić na dwie grupy (oczywiście jeśli mamy taką potrzebę): na wymaganych i opcjonalnych. Kiedy już uzupełnimy informacje wystarczy w prawym górnym rogu kliknąć przycisk wyślij zaproszenia. Wpisani przez nas uczestnicy otrzymają mailowe zaproszenie z możliwością jego przyjęcia lub odrzucenia. W pierwszym wypadku sporą wygodą jest to, że po akceptacji spotkanie będzie widoczne w ich kalendarzu. Ostatnią, bardzo analogiczną metodą do omówionej przed chwilą, jest dodanie spotkania z poziomu kalendarza w MS Outlook. Jak już wspomnieliśmy wcześniej, programy te są powiązane a domyślną aplikacją do spotkań w kliencie poczty jest właśnie Teams.
Dotarłeś do granicy, gdzie bez jakiegoś narzędzia do zarządzania projektami trudno ruszyć dalej?
Szukałeś już na własną rękę, ale trudno jest Ci ocenić co będzie dobre, bo jest ich po prostu za dużo? Próbowałeś wdrożyć już coś na własną rękę, ale nie zadziałało, bo „czegoś” zabrakło? Mamy dla Ciebie propozycję – Dobierzemy narzędzie dla Ciebie!
Mam pytanie, przeczytałem powyżej o ograniczeniach do 60 min. a na czas pandemi zostało to zniesione. tylko nie wiem czy pandemia sie skończyła czy nie, więc jakie ograniczenia są obecnie, oczywiście dla bezpłatnego korzystana?