Jaką wybrać metodę do zarządzania projektami? Skoro jest ich tak dużo, jak się nie zakopać w za dużej ilości formularzy? Jak w ogóle zacząć, gdy mam tyle na głowie? Najlepiej wybrać najlepszą metodę. I o najlepszej metodzie na świecie, czyli 12 Pytań KISS PM®, będzie ten wpis. Nie, będzie skromnie, będzie obiektywnie. I pokażę, dlaczego uważam, że moja metoda jest jedną z najlepszych na świecie. Serdecznie zapraszam.
A dzisiaj skupimy się na 12 pytaniach KISS PM®, czyli najprostszej metodzie zarządzania projektami na świecie. Tak jak mówiłem w zapowiedzi, nie będzie skromnie – będzie o dziele mojego życia. Pozwolę sobie na to, żeby się tym pobawić, bo po kilkunastu latach pracy z klientami, w różnych miejscach, wdrażania tego podejścia, wiem na 100%, że to jest właśnie to. Super działa i warto tę metodę poznać.
Dlaczego 12 Pytań KISS PM® i dlaczego postanowiłem stworzyć tę metodę?
Bo bardzo długo pracowałem na projektach. Mam certyfikat zarządzania projektami. Szkoliłem z zarządzania projektami, zwłaszcza podejścia do złożonych standardów zarządzania. Dla większości osób, które nie są wkręcone w zarządzanie projektami, tego jest po prostu za dużo. Jeżeli szukasz szybkiego narzędzia, z którego chcesz korzystać na co dzień, to okazywało się, że trzeba kilka dni szkolić ludzi, jak wykorzystać wszystkie elementy. Stawiało się na dogłębne zrozumienie tego, o co chodzi w zarządzaniu projektami. To nie jest takie złe, bo dzięki temu ja, poznając te metody, mogłem sięgnąć głębiej. Natomiast najczęściej potrzebujesz w miarę szybko przekazać ludziom wiedzę, bo nikt nie jest zainteresowany zarządzaniem projektami tak jak część “świrów projektowych”. Po prostu potrzebne jest coś prostego, z czego można korzystać i rozwiązywać problemy na bieżąco, a nie skupiać się aż tak bardzo na metodzie. Kiedy myślałem o tym, czego bym szukał, wyobrażałem sobie odpowiednik pilota do telewizora. Nie musisz wiedzieć, jak działa telewizor, ale jeśli potrafisz naciskać przyciski, to przełączasz się pomiędzy kanałami, bierzesz głośniej lub ciszej, nagrywasz. To proste urządzenie pozwala ci sterować, i w tym kierunku zmierzałem.
Metoda powstała po to, żeby ludzie przekonali się, że zarządzanie projektami jest dla ludzi. Nie musi być skomplikowane, nie musi być okraszone specyficznymi słowami z konkretnej tematyki, typu analiza interesariuszy, analiza ryzyka, strategia akceptacji, drzewa decyzyjne, diagram sieciowy, ścieżka krytyczna. Kiedy to słyszysz, myślisz: “Okej, o czym ty w ogóle mówisz?” Można rozmawiać w ludzki sposób i rozwiązywać konkretne problemy, na które napotykasz, w taki sposób, żeby metoda, metodyka czy standard ci nie przeszkadzały. Bo one nie mają przeszkadzać, nie mają być bohaterem. Nie musisz od razu wchodzić na nie wiadomo jaki poziom wiedzy, żeby móc z nich korzystać. Masz narzędzie i korzystasz z niego od razu – jest proste, intuicyjne i przystępne.
O co chodzi z 12 pytaniami?
12 Pytań KISS PM® wzięło się stąd, że analizując aspekty projektu, na które trzeba zwrócić uwagę, bazując na standardach do zarządzania projektami, okazuje się, że takich kluczowych aspektów jest właśnie 12. To jest tło biznesowe, cele, interesariusze, kryteria sukcesu, zakres, czas, koszty, zespół projektowy, zagrożenia, szanse, monitorowanie, sterowanie, zarządzanie zmianą. Te elementy były podstawą do tego, żeby powiedzieć: “Słuchajcie, jeżeli przyjrzycie się tym elementom, to projekt będzie miał większe szanse powodzenia” Jeżeli przyjrzymy się im świadomie, to będzie super działało. Tylko zaraz przejdziemy do tego, dlaczego pytania.
Jakie były główne założenia?
Główne założenia są takie: ma być prosto, praktycznie i przyjaźnie. Prosto, żeby dało się zastosować szybko. Praktycznie, bo to ma działać, a nie być jakimś medium do studiowania (chociaż uwielbiam, moje 12 Pytań KISS PM® są proste). Za każdym razem, jak prowadzę warsztaty, widzę, że jeszcze głębiej można w nie spojrzeć i łatwiej mi jest wytłumaczyć, w jaki sposób korzystać z tego podejścia. To jest łatwa metoda, która pozwoliła naszemu zespołowi trenerskiemu wejść szybko w wprowadzenie fundamentu, zrozumienie tej metody. Bo jeżeli ktoś rozumie i jest praktykiem zarządzania projektami, dostanie prostą metodę, to jest w stanie jej szybko nauczyć innych.
Praktyczne – bo ma działać. Przyjazne – bo dlaczego mamy się męczyć przy projektach? Jeżeli męczysz się i siedzisz w biurokracji, to znaczy, że coś jest nie tak. Zarządzanie projektami nie jest o biurokracji, nie jest o papierach. Zarządzanie projektami to robienie fajnych, ciekawych rzeczy z ciekawymi ludźmi, rozwiązywanie realnych problemów i dowożenie wartości. O to chodzi w projektach. Usystematyzowanie tego pomaga robić to na większą skalę, ale ideą jest to, żeby na koniec być dumnym z tego, co dowozisz. Ma być przyjazne.
Dlaczego pytania?
Bo tak jak wam opowiadałem, jak przyjdziesz do kogoś i mówisz: “Słuchaj, jakie jest tło biznesowe? Jacy są interesariusze?” Większość ludzi uzna cię za wariata i nie będzie w stanie ci odpowiedzieć. To, co widziałem na co dzień, to ludzie wypełniali formularze jakkolwiek, kopiowali od siebie część odpowiedzi, bo nie wiedzieli, co wpisać w pole ‘tło biznesowe’. Ale jeżeli zaczniesz rozmawiać z ludźmi normalnym językiem i zapytasz: “Dlaczego ten projekt jest ważny? Dla kogo to robimy? Po co to robimy? Po czym poznamy, że mamy sukces?” – dostajesz odpowiedzi. Każdy ci odpowie, bo pytania są zadane po ludzku i zmierzają do sedna. To, co w wielu przypadkach da się ukryć za metodyką, jest widoczne. Jeśli ktoś nie wie, jak to zrobić praktycznie, to będzie to widoczne. Metoda musi działać, być funkcjonalna, a nie stanowić dodatkowego, bezsensownego kosztu. Dlatego pytania – bo pytania powodują odpowiedzi. Nawet jeśli odpowiedzi nie są idealne, to są już wystarczająco dobre, by mieć dużo lepszy plan projektu, lepszą kartę projektu, niż gdyby ktoś tego nie robił.
Jak 12 Pytań KISS PM® ma się do innych metod?
Zaraz ktoś może powiedzieć: “Scrum jest najprostszą metodą zarządzania projektami.” Scrum nie jest metodą zarządzania projektami – i tyle. Chociaż go lubię, jest fajny. PMBOK? Najlepszy standard zarządzania projektami na świecie. Solidny, jak najbardziej – dużo inspiracji czerpię z niego. Prince2? Metodyka zarządzania projektami, też uznana. Agile? Super. Gdzie jest 12 Pytań KISS PM®? 12 pytań to interfejs do tych wszystkich metod. Większość ludzi na świecie nie wie, czym jest PMBOK, nie wie, czym jest Prince2, nie wie, czym jest Scrum. Realizują swoje zadania na co dzień. PMBOK jest standardem zarządzania projektami, więc sam w sobie nie istnieje. Istnieją różne podejścia wdrażane przez różne oddziały PMO, które decydują, jak podejść do zarządzania projektami w swojej firmie. Ale na koniec kończy się to tym, że ludzie, którzy wykonują pracę, potrzebują jakiegoś uproszczenia, jakiegoś podejścia. 12 pytań, niezależnie od tego, czy będzie pracowało ze sobą IT i dział wsparcia sprzedaży, czy IT i produkcja, albo dział technologii i utrzymania ruchu. Mogą mieć różne metody wytwarzania swoich rozwiązań, ale 12 pytań sprawia, że mamy spójne podejście.
Niezależnie od tego, czy masz jednostkę bardzo zaawansowaną w zarządzaniu projektami, na przykład PMO i dział marketingu, który jeszcze tego nie wdrożył, 12 Pytań KISS PM® jest interfejsem pomiędzy różnymi światami. Pasuje niezależnie od tego, gdzie postanowisz się rozwijać. Możesz zdecydować: “Tak, zarządzanie projektami to nasza droga, idziemy w najbardziej złożone standardy.” A może uznasz, że warto wdrożyć 12 pytań – okazuje się, że część firmy wybiera Lean, część Scrum (bardziej IT), a część Agile. Czy musimy to wszystko ujednolicić? To nie ma większego sensu. Możesz pozwolić każdemu zespołowi pracować po swojemu, a 12 pytań będzie spoiwem.
Co odróżnia 12 Pytań KISS PM® od innych metod? Jest po prostu proste i szybko się jej nauczysz. Możesz z niej korzystać od razu. Jeśli wdrożysz ją jako standard, będzie działała wszędzie. Najważniejsze jest to, że w 12 pytaniach nie uczymy cię wszystkich metod i narzędzi, by później wybierać te, które bardziej pasują – jak w PMBOK-u czy PRINCE2. Zaczynasz od najprostszej kartki papieru. Jeśli nie znasz odpowiedzi na któreś pytanie, sięgasz po dodatkowe narzędzia, które ci pokażemy.
Jak to się ma do Scruma, który jest uznawany za najprostszą metodę zarządzania projektami? Ma wiele elementów, których w Scrumie nie ma. W Scrumie nie ma zarządzania interesariuszami ani tła biznesowego – to możemy złapać. Głównym brakiem Scruma jest zarządzanie interesariuszami oraz ryzykiem, które istnieje w ograniczonym stopniu. Zarządzanie zmianą z perspektywy interesariuszy zewnętrznych też nie jest uwzględnione. Natomiast Scrum połączony z 12 pytaniami działa świetnie.
Kiedy warto wdrożyć 12 pytań, kiedy nie ma to sensu?
W większości przypadków jest sens. Pracowaliśmy z organizacjami, które są małe i dopiero zaczynają, oraz z dużymi firmami, które mają własne metody i potrzebują wdrożyć 12 Pytań KISS PM® dla innych zespołów. Jeśli widzisz, że zespoły mają problemy, a praca zaczyna utykać, 12 pytań jest dla ciebie. Jeżeli dopiero zaczynasz swoją drogę w zarządzaniu projektami lub jesteś zaawansowanym kierownikiem projektu i pracujesz z ludźmi, którzy nie znają zarządzania projektami, 12 Pytań KISS PM® pomoże połączyć oba światy. Nie ma praktycznie żadnych ograniczeń. Jeżeli pracujesz projektowo i coś przestaje działać, warto zacząć od 12 Pytań KISS PM®.
Do 2022 roku książka „Zarządzanie projektami Krok po kroku” oparta na 12 pytaniach sprzedała się w 11,000 egzemplarzy – to świetny wynik dla tak niszowej książki. Nie czytałem, ale napisałem i nie mogłem na nią patrzeć przez pierwszy rok po jej napisaniu J Tyle kostowała mnie wysiłku. Wiem, że wykonałem dobrą robotę. Metoda została wdrożona w ponad 160 firmach, na różnym poziomie zaawansowania, od podstawowych szkoleń, przez zaawansowane warsztaty, po pełne wdrożenie metody i Akademię Liderów Projektów.
To dla mnie powód do dumy. Zaczynaliśmy od zera, a teraz współpracujemy z dużymi firmami (takimi jak Orange, InPost, Żabka, PayPal, ING, PKO, Carlsberg, Loreal, PGE, Pandora, Real i wiele innych, z wieloma świetnymi ludźmi. To rewelacyjne, że pomysł na prostą metodę przerodził się w sprawdzoną, działającą koncepcję. Książka była startem dla metody, a przez kilkanaście lat dopracowaliśmy ją jeszcze bardziej.
Oprócz książki, mamy także karty 12 Pytań KISS PM®, które pomagają wdrożyć metodę. Karty oraz książka są dostępne w naszym sklepie. Kiedy masz karty, możesz szybko stworzyć kartę projektu, odpowiadając na 12 pytań. Zadajesz sobie pytania: dlaczego projekt jest ważny? Dla kogo to robimy? Po czym poznamy sukces? W ciągu 12 minut możesz stworzyć kartę projektu i zobaczyć, czy ma szansę powodzenia.
Jedna z technik to wyłożenie kart na stół, gdzie członkowie zespołu odpowiadają na pytania, a jeśli czegoś nie rozumieją, to tłumaczysz. Inna technika to porównanie odpowiedzi zespołu, a później odkładanie kart, co do których wszyscy się zgadzają. To świetna metoda, która daje strukturę i pozwala skupić się na najistotniejszych elementach projektu.
Klocki PM House, które stworzyliśmy, pomagają wizualizować projekt. Klocki układasz jak dom, a każdy element odpowiada kluczowym aspektom projektu. Jeżeli sponsor mówi, że chce, by projekt zakończył się w połowie czasu, zmieniasz cele i dostosowujesz budowę domu do nowych warunków.
Szkolenie “Fundament Zarządzania Projektami” to kolejny element, który oferujemy. Prowadzimy je także w formie zamkniętej, ale forma otwarta przyciąga ludzi, którzy chcą się nauczyć, jak korzystać z 12 pytań. Mam nadzieję, że ten wpis był wartościowy. Jeśli tak, zostawcie komentarz, podzielcie się wrażeniami i zapraszam do czytania kolejnych wpisów.
Naszą misją jest, aby jak najwięcej osób poznało 12 Pytań KISS PM® i mogło zarządzać projektami na jednej kartce A4. Dzięki bardzo!
VIDEO