Zmieniać coś rewolucyjnie, czy ewolucyjnie? Od zawsze istnieją dwie szkoły. Jedna mówi – rewolucje, druga – spokojnie, pilnujmy, żeby niczego nie popsuć. Czy Twoja firma potrzebuje rewolucji w zarządzaniu projektami? Jak do tego podejść? O tym będę mówił w dzisiejszym wpisie.
Rewolucje nie kojarzą mi się najlepiej ze względu na to czym się kończą. Czasem kończą się dużą ilością ofiar, czasem rewolucja zjada własne dzieci. Czy podchodzić do zarządzania projektami rewolucyjnie? Jak wolicie wprowadzać zmiany? Małymi kroczkami zmieniając system czy po prostu zmiana drastyczna kierunku i działanie. Dajcie znać w komentarzach.
5 znaków świadczących o niewłaściwym zarządzaniu projektem
Ciągłe opóźnienia
Ciekawą rzeczą jest to, że problemy często nie są widoczne od razu. Nadal dowozicie rezultaty, na poziomie fasady są wyniki ale pod spodem coś działa nie tak. Na co zwrócić uwagę?
Jeżeli masz stałe opóźnienie w realizacji projektów, niezależnie czy duże czy małe i widzisz, że kolejne też mają szansę na opóźnienie to coś jest nie tak. System nie funkcjonuje wydolnie. Czasem coś się opóźni, coś przesunie nie jest problemem, to jest życie tak się dzieje. Ale jeżeli pojawia się jakiś wzorzec to jest coś nie tak.
Brak komunikacji między działami
Ludzie przestają się komunikować i zaczynają działać w swoich silosach. To pokazuje bardzo prawdopodobnie, że projekty nie będą się spinać. Projekty robi się między zespołami. Po to się wdraża podejście projektowe w firmach, żeby mieć synergię współpracy pomiędzy ludźmi mającymi różną perspektywę na rzeczywistość. Z połączenia różnych perspektyw wychodzą świetne rozwiązania. Jeżeli natomiast na górze pojawił się jakiś pomysł a później każdy niezależnie od siebie dłubie w swoich tematach to na koniec to się nie zepnie. Powtarzalny wzorzec z firm, które chciały być Agile. Na początku wszystko idzie, w pewnym momencie strasznie fragmentuje się backlog produktowy. Ludzie pracują na takich małych kawałkach, że ktoś zapomniał, że to las. Mech przesłania las, nie wiesz, że jesteś w lesie, nie łapiesz szerszej perspektywy, nie ma wizji produktu. Takim symptomem pokazującym, że tak się może wydarzyć jest to, że poszczególne funkcje i działy w firmie pracują sobie niezależnie.
Nadmierny stres i brak zadowolenia wśród pracowników
Stres sam w sobie stosunkowo jest całkiem ok. Bez stresu nie będzie rozwoju, ale jest pewien poziom przy którym masz dość. Moment, w którym zaczyna Ci być obojętne. Jak czujesz, że to zmierza we właściwym kierunku, to wiesz, że ofiara jest konieczna, żeby osiągnąć coś sensownego. Jak stresu jest za dużo, to jest objaw tego, że coś jest nie tak.
Projekty stale przekraczają budżet
Najczęściej na przekraczanie budżetu firmy zaczynają zwracać uwagę jak system wokół nich się zmieni. Pamiętacie sytuację, początek pandemii, zgłaszały się do nas firmy, okazywało się, że model biznesowy przestał się spinać. Realizowały projekty za swoją kasę, albo marży było tyle dużo, że dało się płacić za wszelakie błędy w trakcie projektu i było ok. Były dostępne materiały, sprzęt, wszystko dało się naprawić. W momencie, w którym się okazało, że nie ma dostępności materiałów, nie ma dostępności sprzętu i jest mniej zleceń to cashflow się zaburza i pilnowanie budżetów w projektach jest bardzo istotne. Jeżeli projekty systematycznie przekraczają budżet, to jest to problem systemowy.
Brak jasności w oczekiwaniach i odpowiedzialnościach
Jeżeli masz wszystko dobrze poukładane, twoja firma działa, każdy wie co robi to na co dzień nie musisz się nawet za wiele zastanawiać czy to zmierza we właściwym kierunku, jakie są oczekiwania, jakie odpowiedzialności, bo wszystkie klocki są poukładane. Jak zaczynają się pojawiać pytania w stylu gdzie my idziemy, czego wy ode mnie chcecie w ramach tego projektu? To jest objaw tego, że pogubiliśmy się, jeżeli dotyczy to jednego projektu, to znowu być może to jest temat projektowe, ale jeżeli to się powtarza w dużej ilości projektów to coś pod spodem jest nie tak.
Dlaczego warto zainwestować w poprawę podejścia do projektów
Jak masz jeden z tych elementów to poprawisz go ewolucyjnie. Ale im więcej z tych elementów się u ciebie dzieje to jest spora szansa, że cały system działa nie tak i trzeba byłoby go zmienić. Wtedy rewolucja jest całkiem fajnym rozwiązaniem. Jak robisz jakąkolwiek zmianę too warto wiedzieć z czego ona wynika. Musimy zmienić nasz sposób działania, bo inaczej jesteśmy na równi pochyłej do przepaści. Żeby to zmienić podejmujemy następujące kroki, zdecydowane działania, bez odpuszczania na detalach. Nie da się pewnych zmian wyprowadzić na miękko, że wszystkich będziesz przekonywać, niektóre zmiany wymagają zdecydowanego działania.
Większa efektywność i produktywność
Jeżeli każdy robi sobie po swojemu, rzeczy są nie poskładane, a powinny mieć wspólny cel to na koniec przepalamy strasznie dużo kasy. Jak prowadzisz podejście proektowe to produktywność, efektywność rośnie. Jeśli podejdzie się do tego systematycznie to ludzie są bardziej efektywni, bardziej produktywni a to przekłada się na morale
Zadowolenie klienta
Klient, który otrzyma to co obiecaliście, w terminie na który się umówiliście to będzie dużo bardziej zadowolony. Najczęściej klient chciałby dostać to na co się z Tobą umówił. Jeżeli pracujesz w branży usługowej to projekty są tym na czym pracujesz.
Zwiększenie zysków i redukcja kosztów
Da się korzystając z podejścia projektowego podnieść sobie marzę na projektach, zredukować koszty. Może się okazać że da się połączyć jedno z drugim. Można robić więcej przedsięwzięć i usługi dla klienta tymi samymi zasobami.
Poprawa atmosfery w zespole
Jeżeli pracujesz w zespole, w którym masz poukładany sposób działania, ludzie wiedzą gdzie zmierzają i każdy stara się sobie pomóc, całkiem inaczej się pracuje. Natomiast przychodzisz i nie wiadomo co robimy to powoduje, że na koniec pojawia się bierność. Jak poukładamy sobie zespół projektowy, nadamy właściwe role i dodamy jasności to atmosfera idzie w górę.
Adaptacyjność i elastyczność
Nie tylko na poziomie jednego projektu, ale na poziomie firmy. Jeżeli się pojawi cokolwiek niestandardowego to jesteś w stanie poukładać sobie zespoły, taki sposób, w jaki ci w danym momencie potrzebne. Ludzie wiedzą, kto będzie kierownikiem projektu, potrzebujemy w zespole, jakie są założenia itd. Jesteś w stanie dopasować swój zespół do nowej rzeczywistości, elastycznie działać.
Przewaga konkurencyjna
Niektórzy doceniają to, że z podejściem projektowym mogą zrobić więcej. Jesteście w stanie swoim poukładaniem zostawić sobie więcej kasy w firmie, ale też przeskoczyć konkurencję.
Ustalenie i śledzenie priorytetów
Zastanawialiście się kiedyś jak papież zarządza takim wielkim konglomeratem? Premier krajem itd.? Ustalenie i śledzenie priorytetów to podstawa. Wiesz co jest najważniejsze i czy faktycznie przekłada się to na konkretne działania. Czy jak sobie Wymyśliliśmy coś na poziomie strategii, to czy to przekłada się na konkretne działania. Czy ludzie potraktowali naszą zmianę strategiczną poważnie, czy i tak robią swoje tylko nazywają to inaczej. Jako osoba na górze chcesz wiedzieć czy priorytety się realizują. Prowadzenie podejścia projektowego pokazuje, że wiesz kiedy najważniejsze projekty się zrealizują, w jakiej kolejności że ktoś nad nimi czuwa.
Redukcja ryzyka
Na projektach pracujemy na ryzyku. Zawsze może pójść coś nie tak. Mamy pewien pomysł na zrobienie czegoś unikalnego, ale nie robiliśmy tego wcześniej. Prowadząc firmę ryzykujesz sporo kasy, więc nie możesz sobie pozwolić na to, że coś co można było przemyśleć wrzucasz na żywioł. Da się zidentyfikować zagrożenia, odpowiednio nimi zarządzić i obniżyć ryzyko na tyle, że warto będzie w ten projekt wejść.
Zapraszam na wyjątkowe szkolenie Dźwignia Projektowa®.
Po tym szkoleniu będziecie wprowadzać zmiany u siebie w organizacji i chcemy być z Wami przez ten czas wspierając was w innych elementach. Dźwignia Projektowa jest tylko raz do roku.
To prosty, praktyczny i skuteczny system rozpoczynania i kończenia projektów z sukcesem. W świecie w którym brakuje czasu, zasobów, za to nigdy nie brakuje problemów.
Dlaczego ten system jest rewolucyjny?
Ja stoję za prostotą, potrzebujemy prostych narzędzi, mechanizmy, które pozwalają poukładać rzeczywistość, żeby móc robić to co robicie na co dzień. Potrzebujecie zająć się swoją kluczową działanością i mieć coś co was wspiera w prosty sposób. Rewolucyjność tego systemu na tym, że jest prosta i układa się na kilku poziomach w firmie. Od kierownika projektu przez managera, po sponsora projektu, właściciela i zarząd i ludzi, którzy są zaangażowani w projekty. Często zarządzanie projektami nie działa, bo z jakiegoś systemu rewolucyjnego jedna klasa jest zadowolona a reszta klas jest totalnie pominięta i nie ma to szansy zadziałać.
Zapraszam do zapoznania się z całym programem Dźwigni Projektowej®, najbliższa edycja już we wrześniu. https://dzwignia-projektowa.leadership-center.pl/
Jak Dźwignia Projektowa® może przynieść rewolucyjne zmiany w zarządzaniu projektami w twojej firmie?
Zależy to od tego z jakiej metody korzystasz, jakiego masz nauczyciela, ile roboty w to włożysz. Jasne, że nie będę z tobą tych rzeczy wdrażał. Czy Dźwignia przyniesie rewolucyjnie zmiany w twojej firmie zależy od tego czy potrzebujesz rewolucji czy ewolucji. Nie stać nas na to, żeby zostać w miejscu w, w którym tylko i wyłącznie wykonujemy ciężką robotę. Fajnie, żebyśmy zaczęli pracować mądrze, w usystematyzowany sposób i generowali więcej wartości. Jeżeli nie potrzebujesz rewolucji to zacznij budować ten system od dzisiaj. No za kilka lat się zorientujesz że fajnie żebyście byli bardziej zorganizowani to byście się mogli szybciej wyskalować. To dobry moment żeby zacząć dzisiaj i zostać z tym podejściem na lata.
VIDEO