Czy można sobie zrobić krzywdę, będąc zbyt zdecydowanym liderem, cisnąc na to, żeby w projekcie dowieziono twój czas, wakacje i koszty szybko, tanio, dobrze? Czasem się okazuje, że dostajesz pewien wynik, ale pod spodem ukryte są pewne pułapki, które wychodzą trochę później. I o tych pułapkach i skąd się bierze ten mechanizm będę dzisiaj opowiadał. Serdecznie was zapraszam.
Mówimy sobie o projekcie, mamy dostarczyć projekt. My zakładamy, że podejście do projektu warto oprzeć o 12 pytań. Jest sobie projekt, dobra, wszystko fajnie, pięknie, co musimy zrobić, żeby projekt nam się sukcesem zakończył? Po pierwsze potrzebujemy celu, gdzie chcemy dotrzeć. Po drugie potrzebujemy planu, czyli pomysłu na to, co ma być zrealizowane i w jaki sposób dotrzemy do tego celu. I trzeci element to jest rytm, jak przypilnujemy, żeby sprawnie, konkretnie, skutecznie dostarczać. To jest kwestia monitorowania, sterowania, kontroli i tak dalej. Te trzy elementy bierzemy sobie pod uwagę. I teraz bardzo ważnym elementem, na którym się będziemy dzisiaj skupić, który jest częścią planu, to jest trójkąt projektowy.
Trójkąt projektowy to jest coś, co dużo osób, które zarządzają projektami są, znają i jest taki oczywisty, dla wszystkich nowych osób przybliże. Trójkąt projektowy polega na tym, że w ramach naszego planu, który wynika z celu, który chcemy osiągnąć, określamy czas, zakres i koszty. Czyli na kiedy to dostarczymy, co będzie zrealizowane i ile nam to wszystko będzie kosztować. I to wyznacza tzw. baseline, plan bazowy, której się trzymamy, żeby się upewnić, że jeżeli dowieziemy te trzy elementy, to znaczy, że projekt zakończył się sukcesem. Tutaj jest trochę subtelności ukrytych pod spodem dla osób, które już trochę zarządzają projektami. Najpierw zacznijmy od jeszcze jednej rzeczy. Jeżeli zmieni się cokolwiek w tym trójkącie projektowym, czyli np. czas, to wymienią się też pozostałe elementy trójkąta. Najczęściej opowiada się o tym trójkącie na zasadzie szybko, tanio, dobrze. Czy da się projekt zrobić szybko, tanio i dobrze? Szybko i dobrze raczej nie będzie tanio. Szybko i tanio raczej nie będzie dobrze. I zdajemy sobie sprawę z tego, że tak jest, ale próbujemy się oszukać. Może jakoś oszukamy system. Teraz w ramach subtelności. Te trzy punkty, jeżeli ustawimy je na sztywno, tak ma być i koniec, okazuje się często, że są niemożliwe do spełnienia. Przynajmniej na początku projektu. I to wynika tak mniej więcej 80% projektów, 85% jest oderwanych od rzeczywistości na początku.
Dlatego jeżeli pracujemy na projektach, warto sobie stworzyć kilka opcji, tych kombinacji, tych wymiarów czasów, zakresów i kosztów, żeby móc wybierać, którędy pójdziemy dalej. A co więcej, to narzędzie jest świetne do tego, żeby ustawiać strategię dla projektu. OK, czy ten projekt jest na czas, ma być szybko, czy ten projekt jest na zakres, czyli ma być jak najlepszy, czy ten projekt jest na koszty. Mamy ograniczać koszty do minimum, bo to sprawia, że wtedy jesteś w stanie lepiej wypracować konkretne zadania. Jeżeli nie wiesz do końca, gdzie w tym projekcie idziemy, to jest spora szansa, że nie dojdziemy nigdzie albo coś się dowiedzie.
Jeszcze jedną bardzo ważną rzeczą subtelności jest to, że tak naprawdę ten czas, zakres i koszty to nie jest pewien punkt. To nie jest punkt, w który dostarczamy projekt. Jak wyobrazicie sobie takie trzy zbiegające się linie, czasów, zakresów i kosztów, one będą się zbiegać w jednym punkcie. Problem polega na tym, że w projektach nie trafiasz w punkt, tylko trafiasz w obszar. Ten czas, zakres i koszty poruszają się w pewnych zakresach.
Dużo lepiej opisać ten trójkąt projektowy, bazując oczywiście na celu, że okej, nasz projekt potrwa 3 do 4 miesięcy, 100 albo 80 funkcjonalności, będzie nasz kosztował pomiędzy 100 a 120 tysięcy złotych. Takie zakresy sprawiają, że dużo lepiej poruszamy się w rzeczywistości, dają nam elastyczność poruszania się i podejmowania decyzji. Inaczej, jeżeli wszystko będzie zafiksowane, a dużo osób tak myśli o planie, że to wszystko jest przemyślane do ostatniej kropki, tam nie ma żadnej zmiany i to jest wtedy dobry harmonogram, to jest złe myślenie.
Rzeczywistość jest taka, że ona się porusza. Jeżeli ją usztywnisz, to nie dostaniesz tego, co chcesz w kategorii projektów, bo jeżeli mówimy o produktach, to tam da się ustalić konkretną specyfikę, jeżeli mówimy o procesach, to możemy oczekiwać konkretnych wyników, natomiast to jest coś, co już jest bardzo znane. W przypadku projektów, one z definicji są nieznane, są obarczone ryzykiem, więc zakładanie, tak, tam trafimy w punkt i tam to znajdziemy, to będzie działało.
Podam Wam przykład rozmowy z właścicielem jednej z firm, która zajmuje się R&D, Research and Development, no i on mówi tak, słuchaj, jeżeli zarząd, ktoś, kto nie zna się na badaniach przychodzi i mówi, słuchajcie, plan jest następujący, wy, naukowcy, pójdziecie do tamtego lasu i tam znajdziecie grzybek, który wygląda dokładnie tak, ma 3,5 cm wysokości, średnicę kapelusza, taką i taką i odcień koloru taki, to na pewno tak się zadzieje. To nie działa w projektach R&D. W projektach R&D będzie, słuchajcie, w tym lesie są ciekawe grzybki, trzeba sprawdzić, poszukać, które dla nas będą działały, które się do czegoś przydadzą, niektóre są trujące, niektóre są mocno halucynogenne, a nas interesują takie lecznicze, w tym lesie szukajcie, to oni będą szukać, znajdą niekoniecznie to, co jesteś w stanie opisać. Mam nadzieję, że jesteśmy w tej samej rzeczywistości.
Nie, nie jestem na grzybkach. Absolutnie nie jestem na grzybkach :). Mam nadzieję, że łapiecie, o co mi chodzi. Więc wracając tutaj z powrotem, trójkąt projektowy to jest koszt, czas i zakres. I teraz czasem część osób mówi, Mariusz, ale jestem tak silnym liderem, że jestem w stanie wymusić od początku, że to będzie dokładnie tak, jak chcę. No i sobie popatrzmy.
Czy istnieje coś takiego, jak magia zdecydowanego przywództwa? Macie silnego lidera, który mówi, masz mi to zrobić, nie obchodzi mnie, nie zmieniamy czasu, nie zmieniamy zakresu, nie zmieniamy kosztów, nie interesują mnie żadne opcje, ja chcę to dokładnie mieć. Później się okazuje, że projekt jest jakoś dowieziony.
I teraz część osób zaczyna myśleć, to jednak zdecydowane przywództwo działa, oni mi tam naściemniali, da się to dowieźć. Tylko dzieje się pewna, magiczna sprawa pod spodem, w jaki sposób ludzie, którzy są przyciśnięci pod presją i nie mogą porozumiewać się w transparentny sposób i ustawić w rzeczywistości takiej, jaka ona jest, znajdują w sobie jakieś rozwiązania. Jakie te rozwiązania są? Te rozwiązania są, polegają na kompromisie, że w ramach tych trzech bazowych wymiarów, czasu i zakresu i kosztów, możesz poprzesuwać pewne parametry, które nie są widoczne dla ludzi na górze, ponieważ nie są aż takimi ekspertami jak ty i mimo wszystko dowieźć ten projekt, który jednak pod spodem ma pewne rysy, ukryte pułapki, ty tego nie widzisz, ale one ujawnią się za jakiś czas.
Dam wam przykład. To jest przykład mojego życia osobistego albo przykład mojego taty, który negocjował kiedyś zakup wózka widłowego do gospodarstwa i chciał koniecznie urwać coś. To ma swój sens, bo nie wydana złotówka to jest dużo lepiej niż zarobiona i wynegocjował tam 500 złotych taniej na tym wózku, który kosztował kilka tysięcy czy kilkanaście. Był bardzo zadowolony, że udało mu się do czasu, aż się zorientował, że sprzedawca stwierdził, że okej, pójdzie w tym kierunku, ale wsadzi słabszy akumulator do tego wózka. Nie powiedział o tym, jakie konsekwencje oznaczają niższą cenę, tylko po prostu wymienił ten akumulator na słabszy.
Bardzo szybko się okazało, że to jednak nie o to chodziło, żeby mieć tańszy wózek, tylko chodziło o to, żeby mieć sprawny wózek i ponieważ komunikacja się tutaj rozjechała, to na koniec okazuje się, że w oszczędności nie było. I to jest fajny temat, bo pokazuje bardzo często, że wydaje się, że dotarliśmy do tego, co chcieliśmy, a pod spodem jest właśnie ta ryska. I gdzie te ryski się dzieją? Gdzie one się pojawiają? Mamy coś takiego jak ukryty trójkąt projektowy.
To tutaj upraszam kochane osoby inspirujące się tematami, że to jest moja koncepcja osobista i tak jakbyście gdzieś chcieli to pokazywać, to dajcie chociaż referencję, że usłyszeliście to ode mnie. Będzie spoko. Dlaczego o tym mówię? Kilka razy mi się ostatnio przydarzyło, że ktoś bezczelnie podpierdzielił mi treści na Linkedinie, a część konkurencji postanowiła podpierdzielić część programu szkoleniowego, który wiem, że w 100% jest autorski. Nie narzekam, bo to chyba dobrze, skoro kopiuję się od najlepszych, natomiast tak sobie wspomniałem, taka osobista wycieczka.
Dobra, wracając teraz. Jak działa ten ukryty trójkąt projektowy? Jeżeli na którychś z tych wymiarów ludzie znajdują swoje obejście i to obejście pod kątem kosztów, to jest w jaki sposób pracują w nadgodzinach albo zatrudniają mniej płatnych ludzi. Najczęściej w przypadku pracy na etacie, jeżeli przyciska cie szef, to będziesz pracować w nadgodzinach, ale to będzie miało swoje konsekwencje. Może się odbić na pracy na innych obszarach albo wpłynie na zdemotywowanie zespołu i w pewnym momencie się okaże, słuchajcie, to my tego w ogóle nie chcemy robić i w dłuższym okresie okaże się, że projekty siądą, kolejnych się nie będzie realizowało i tyle. Pod kątem zakresu spada jakość, czyli jeżeli ekspert wie, no dobra, chcą pomalowane na żółto, no będzie na żółto, ale trochę gorszej jakości farbą albo dwie warstwy, a nie trzy, tak jak powinno być. Nie będzie tego widać przy odbiorze, ale będzie widać jakiś czas później w użytkowaniu. A pod kątem czasu podnosi się ryzyko. Ludzie mówią, tak, tak, dostarczymy i kiwają głowami, tak, dowieziemy na ten termin. Ty na podstawie tego terminu podejmujesz kolejne decyzje biznesowe, na przykład pytasz, czy wy dowieziecie dla mnie ten system. Tak, dowieziemy na pewno. Więc odpalasz dział marketingu, przygotowujesz kampanię, opierasz o tą decyzję i o dostarczenie tego konkretnego projektu kolejne kroki. Ale rośnie ryzyko, że ten termin będzie przekroczony. I w pewnym momencie się okazuje, ludzie mówią, tak, tak, dowieziemy i na koniec nie mamy pojęcia, co się stało, nie wyszło, nie jesteśmy w terminie, gdzie się rozjechało. I wtedy masz wywrotkę na pozostałych tematach.
Dlaczego ludzie tak robią? Bo lepiej wybrać opierdol raz na koniec, a nie w trakcie mieć non-stop presję od sponsora. Lepiej powiedzieć tak, tak i wypakować do tego wózka coś innego albo powiedzieć tak, tak. I tak nie zdążymy, więc dostaniemy opierdziel, więc zostawmy sobie go na sam koniec.
I kluczowy przekaz jest następujący. Pierwsze, opieraj projekt o prawdę. Po drugie, uważaj na to, że wokół tej prawdy są pewne szare strefy, które warto rozpoznać. Te szare strefy dużo łatwiej jest wyciągnąć, jeżeli jesteś transparentny, wiesz, co się dzieje, przyjmujesz prawdziwą informację i z nią pracujesz. To nie znaczy, że nie trzeba wywierać presji. To jest bardzo skuteczną i bardzo sensowną techniką, jeżeli chodzi o dowożenie czegokolwiek i jedyną tak na dobrą sprawę sensowną, ale o tym w innym odcinku. Na dzisiaj, jeżeli ciśniesz i nagle się okazuje, że niemożliwe staje się możliwe, to warto zobaczyć, co się faktycznie zadziało w tym ukrytym trójkącie projektowym, co sprawiło, że to jest możliwe.
Fundament Zarządzania Projektami, to jest szkolenie warsztatowe, czyli pracujecie, a nie tylko słuchacie. Po drugie, jest oparte o praktykę. Ćwiczycie konkretne metody i konkretne techniki na Waszym projekcie.
Przechodzicie z projektem i przechodzicie go przez 12 pytań, przez podejście cel, plan i rytm, pokazuje Wam, jak zbudować trójkąt projektowy, jak ustawić dwa zakresy na tym trójkącie, jak sobie radzić, jeżeli pojawiają się problemy i wreszcie to jest szkolenie, które sprawdziło się przez setki edycji, przez tysiące osób, które przeszkoliliśmy od początku i wiele firm, także tych dużych, największych. Pracujemy z takimi firmami, jak Jeronimo Martins, Nestle, korzystają z naszych szkoleń. Naszymi klientami są też mniejsze firmy, właściciele firm, którzy chcą sobie poukładać pracę, tak żeby firma była troszeczkę bardziej poukładana i trochę bardziej pod kontrolą, więc serdecznie Was zapraszam.
Jeszcze osoby, które postanawiają się przekwalifikować, żeby wejść za zarządzanie projektami, to to jest szkolenie dla Was, bo bardzo mocno układa fundamentalne podstawy. Odsysamy wszelaki bullshit marketingowy, skupiamy się na praktyce. Serdecznie zapraszam, albo w formie otwartej możesz dołączyć do grupy, którą organizujemy cyklicznie.
Z mojej strony to wszystko. Dziękuję bardzo za cierpliwość, dziękuję bardzo za wysłuchanie i bądźmy w kontakcie. Mam nadzieję, że zobaczymy się we mną, albo z którymiś z moich trenerów na szkoleniu Fundament Zarządzania Projektami.
Trzymajcie się.
VIDEO