Jak efektywnie zarządzać projektami, gdy dopiero zaczynasz? Dziś kilka złotych rad dla początkujących kierowników projektów, które pozwolą Wam dobrze zacząć i wytrwać tak, żeby projekty faktycznie efektywnie się działy.
Dzisiejszy wpis powstał z myślą o początkujących w zarządzaniu projektami, jeśli jesteś na dalszym etapie to od czasu do czasu powrót do fundamentalnych tematów też jest dosyć przydatny.
Pierwszy projekt
Gdy na studiach dostałem pierwszy projekt nie wiedziałem jak się do niego zabrać. Mniej więcej miałem jakiś pomysł, coś obserwowałem. Dużo managerów wchodzi w zarządzanie projektami, bo do tej pory nie pracowali w sposób projektowy. Wielu właścicieli firm też w pewnym momencie się orientuje, że warto się zarządzaniu projektami przyjrzeć. Dziś skupiamy się na tych, którzy dostają swój pierwszy projekt i chcą go efektywnie dowieźć.
Co oznacza efektywny wg definicji Słownika języka polskiego?
- dający dobre wyniki
- wydajny
- istotny
- rzeczywisty
To bardzo dobrze kierunkuje na to jak myśleć o efektywnym projekcie.
Chcę na koniec pokazać, że daję radę! To często główna motywacja osób, które zaczynają wchodzić w zarządzanie projektami. To w ogóle dobra motywacja życiowa, że chcesz pokazać, że jesteś w stanie dowieźć wynik.
Chcę zrobić projekt tak, żeby się nie zajechać. To akurat jest ciekawostka, że wiele osób na początku swojej ścieżki kariery ma nastawienie, żeby dowieźć jak najwięcej. Robić dużo. W pewnym momencie zaczyna się pojawiać opcja – jak to zrobić, żeby się nie narobić, żeby było wydajnie. Pokazać się, ale w taki sposób, żeby można było utrzymać wysoki poziom dowożenia w dłuższej perspektywie. Nie można się przy tych projektach zajechać – mówię to ze swojego doświadczenia, gdy nie raz się zajechałem. Mam taką tendencję i to nie jest najlepsza opcja, zwracam na to uwagę.
Chcę robić coś z sensem, a nie sztuka dla sztuki. Po to, żeby projekt był istotny. Wiele osób to deklaruje i chce w taki sposób działać. Jak na co dzień robisz coś co zmienia ten świat na trochę lepszy to jest właśnie to. Nie ma sensu robić wszystkiego. Jak jesteś na początku swojej drogi i dostajesz coś do zrealizowania, to warto poszukać tej istotności i zrealizowania jak największej wartości, bo to jest dla Ciebie szansa, że czegoś sensownego się nauczysz. Spotkałem się z podejściem “nie angażuję się na 100 procent, bo to jeszcze nie jest to”. Problem z takim podejściem jest taki, że nauczysz się nie angażować na 100%. Jeśli nawet coś drobnego nauczysz się robić na 100% to nauczysz się tak działać, jak się okaże, że ktoś Cię nie docenia to zmienisz miejsce, ale nie nawyk.
Chcę, żeby to zaistniało i zobaczyć jak to działa. To była zawsze taka moja myśl, że chcę zobaczyć, że moja praca przełożyła się na jakiś wynik rzeczywisty, namacalny. Na przykład architekci czasem projektują, a później nie widzą budowy, która powstaje według ich projektu, taka jakby niedokończona rzecz. Ja po każdym szkoleniu dzwonię do kogoś kto był w kontakcie z klientem z naszego customer care i przekazuję jakie były wyniki ze szkolenia, po to, żeby domknąć cały przedział. Na początku z naszym customer care kontaktuje się ktoś kto chce od nas szkolenie, później mamy kontakt z wami, na koniec te osoby, które były z wami na początku też chcą wiedzieć jak poszło szkolenie, co się zadziało itd. To ma ogromne znaczenie. Jak robisz projekty fajnie na koniec zobaczyć na co się przełożyła twoja praca.
Co zrobić, żeby projekt był efektywny
Buduj na skale! Nie na piasku. Cokolwiek by nie robić nie ma drogi na skróty, albo może ja jej nie znam… Jeżeli działasz na solidnym fundamencie to zadziała. Fundament oznacza zaczynanie z wizją końca. Wyobraź sobie, gdzie chcesz dotrzeć z zespołem i to będzie wyznaczało cel. Najlepiej jak potrafisz w danym momencie, nawet jeżeli cel jest póki co za mgłą.
Wymyśl pomysł na rozpoczęcie drogi do celu. Nie musisz mieć całego planu, bo nie jesteś w stanie tego zrobić. Wystarczy, że wymyślisz początek i zaczniesz iść tą drogą, zaczną się pojawiać nowe rozwiązania. Dużo osób się poddaje, gdy nie jest w stanie zrobić dokładnego planu od początku do końca. Jest coś takiego co się nazywa planowanie kroczące i jak najbardziej działa. Nie zatrzymuj się jak nie widzisz całej ścieżki.
Później sprawdzaj, doglądaj, koryguj. Można to robić bardziej systemowo jak masz więcej doświadczenia, jak masz mniej doświadczenia to ileś czasu zajmie Ci sprawdzanie czy wynik jest taki jaki powinien być. Koryguj ścieżkę – cel, plan i rytm może się zmieniać.
Sam projekt nie jest robiony tylko przez Twój zespół, czy przez Ciebie. Warto pomyśleć o sponsorze, interesariuszach, czyli wszystkich osobach, które mają wpływ na projekt. Projekt będzie miał znaczenie w otoczeniu ludzi dla których go robisz. Sponsor to osoba, która zaczyna projekt, ma tyle mocy, żeby go przez organizację przepchnąć, a interesariusze to wszystkie osoby, które wywierają wpływ na projekt i na które projekt wywiera wpływ. Użytkownicy są podzbiorem interesariuszy – dla nich robisz rzeczywistą zmianę, oni będą korzystać z twojego rozwiązania.
Jest jeszcze jeden tajemny składnik do tego, żeby projekty działały – przełamanie zasłony “nie wiem, nie umiem, boję się”. Za każdym razem jak robisz coś nowego to masz takie obawy. To uczucie będzie Ci towarzyszyło praktycznie zawsze, ale jak jesteś początkującym nie masz uczucia przełamywania tej zasłony to uczucie może być dosyć silne. Jak nagrywałem filmy na początku na YouTube czułem się idiotycznie podczas nagrywania, teraz po nagraniu ponad 250 filmów czuję się lepiej ale za każdym razem trochę jest to dziwne.
Twoje zaangażowanie, wzięcie roli lidera na siebie i napieranie pracą. To ten element, który sprawia, że na początku projektu trzeba za to zapłacić. Ścieżka na skróty raczej się nie uda. Płacisz swoją pracą, zaangażowaniem i czasem za doświadczenie. Jak złapiesz doświadczenie to zaczyna to działać lepiej.
Jeżeli szukasz sposobu na uporządkowanie wiedzy, to zapraszam na Fundament Zarządzania Projektami. Tam nauczycie się:
- jak wyznaczyć cel, plan i rytm
- jak zaangażować sponsora
- jak robić coś co będzie ważne dla użytkowników
- jak dopasować to do swojej rzeczywistości
Szkolenie robimy w dwóch wersjach – otwartej i zamkniętej dla całych zespołów. Skontaktuj się z nami, dobierzemy właściwy program.
VIDEO