Jak sobie radzić z ryzykiem w projekcie? Jak określić co może pójść nie tak i przygotować się do tego? O tym dziś właśnie :) Pokaże Ci jak w prosty sposób
1. Zidentyfikować, co może pójść nie tak
2. Jak z tej listy miliona rzeczy wybrać najważniejsze
3. Jak wygenerować pomysł na rozwiązanie
4. I wreszcie co zrobić, żeby to nie pozostało po prostu na papierze
Dobrą analizę ryzyka da się zrobić w czasie przerwy na kawę, albo lunch. Wiele osób przekombinowuje temat.
Zarządzanie ryzykiem w projektach
Ryzyko to mogą być wydarzenia negatywne ale i pozytywne. Mówimy o zagrożeniach na które bardziej się nastawiamy i szanse, czyli takie wydarzenia, które mogą pomóc w twoim projekcie.
Zaczynasz pracować nad projektem, zrobiłeś plan, jak przewidzieć problemy? Wypisz sobie wszystkie rzeczy, które wydają Ci się, że mogą pójść nie tak. Cała lista, wymyślasz wszystko co może być nie tak, sam i z zespołem. To pierwszy krok – wymyślasz wszystkie zagrożenia, które Ci przychodzą do głowy. Drugi krok jest taki, że patrzysz na harmonogram projektu i sprawdzasz czy tam nie ma jakichś krytycznych tematów np. dat. Później patrzysz na zakres, na czynności, co w nich może pójść nie tak. Wszystko co Ci przyjdzie do głowy wrzucasz na listę.
Właśnie zrobiłeś identyfikację ryzyka. Teraz trzeba się zastanowić, które z tych zagrożeń są ważniejsze. Prosisz zespół o wybranie ze wszystkich zagrożeń 5, które według nich będą mieć największy wpływ na projekt. Pierwszy z elementów oceny ryzyka to ocena jak duży wpływ będzie miało na projekt. Krzyżykami odznaczcie te które najbardziej zabolą jak się wydarzą.
Drugi krok to ocena prawdopodobieństwa. Jak duże szanse na to, że dane ryzyko się wydarzy. Dajemy do dyspozycji ludziom pięć kropek i prosimy o wybranie tych ryzyk, które są najbardziej prawdopodobne. Tym samym prawie zakończyliśmy analizę jakościową ryzyka.
W kolejnym kroku układamy zagrożenia na macierzy. Macierz ma osie prawdopodobieństwo i wpływ. Im więcej krzyżyków tym bardziej w prawo. Następnie na macierzy dodajemy czyli ryzyka oznaczone kropkami czyli te najbardziej prawdopodobne. I proszę właśnie zakończyliśmy analizę jakościową ryzyka w projekcie.
Wszystkich zagrożeń nie da się wyeliminować, po drugie zajmowanie się każdym z nich byłoby bardzo kosztowne. Przy ogromnych projektach ma sens dogłębniejsza analiza zagrożeń, natomiast dla większości projektów, które są realizowane taka analiza daje już perspektywę. Wyłapujesz pierwsze pięć największych zagrożeń. Na przykład zagrożenie takie, że padnie serwer w momencie uruchomienia strony internetowej. Załóżmy, że to największe zagrożenie.
Strategie reakcji na zagrożenia
Opcja nr 1 – Akceptacja. Wydarzy się ok, to trudno. Akceptacja bierna. Lub akceptacja czynna – Plan B. Czyli np. jeżeli padnie nam serwer, to uruchamiamy jakiś plan awaryjny.
Opcja nr 2 – Łagodzenie. Chodzi o to, żeby jak najbardziej zmniejszyć prawdopodobieństwo i wpływ zagrożenia, które może się pojawić. Na przykład szukanie mniej popularnej firmy, niż firma, której serwery niedawno padły. Zróbmy backup.
Opcja nr 3 – Unikanie. Problem z unikaniem jest taki, że najczęściej wytniesz duży zakres projektu na którym Ci szczególnie zależy. Bardzo rzadko to stosujemy, natomiast czasem ma to uzasadnienie. Jeśli komplikujesz projekt za bardzo i masz dwa cele postawione dla jednego projektu to dobrą opcja unikania zagrożenia jest podzielenie go na dwie części.
Opcja nr 4 – Przeniesienie. Znajdujemy kogoś kto weźmie to na siebie. Przeniesienie to najczęściej ubezpieczenie, zlecenie komuś innemu. Możemy się ubezpieczyć od strat finansowych, ale czasu i renomy nikt nie zwróci, więc ostrożnie. Zlecenie komuś też jest formą przeniesienia, wtedy nie znika przeniesienie projektu, ale kto inny nim zarządza, a Tobie się pojawia ryzyko zarządzania dostawcą.
Podsumowując wypisujesz z zespołem co się może zadziać. Krok drugi kropkujecie i krzyżykujecie. Kropki na zagrożenia, które mają duże prawdopodobieństwo, krzyżyki na te zagrożenia, które mają największy wpływ. Układasz w macierz, a później wybierasz zagrożenia i wymyślasz co możesz z tym zrobić. Najważniejsza rzecz to spisanie do harmonogramu czy backlogu, do miejsca na którym pracujesz co konkretnie zrobimy i kto to zrobi, żeby ryzykiem zarządzić. Dobry plan reakcji na ryzyko to kto – co – kiedy. Inny nie zadziała.
Szanse w projekcie
To samo możesz zrobić dla szans. Rzeczach, które mogą Ci najbardziej pomóc w projekcie. Trzymając się przykładu strony internetowej, naszą szansą byłoby np. to, że uda nam się zainteresować celebrytów promowaniem naszego produktu. Jakie strategie reakcji możemy wykorzystać?
Opcja nr 1 – Akceptacja – pojawi się celebryta, to super. Akceptacja bierna – fajnie, że jesteś. Akceptacja czynna – jest celebryta, to się pochwalimy, że jest zainteresowany naszym produktem.
Opcja nr 2 -Wzmacnianie – zwiększamy wpływ, albo prawdopodobieństwo wydarzenia się szansy. Czyli szukamy celebrytów zainteresowanych naszym produktem i dbamy o to, żeby byli odpowiednio wcześniej.
Opcja nr 3 – Wykorzystanie – dodajmy pomysł z celebrytami do zakresu projektu niech będzie w harmonogramie, czynimy to częścią projektu.
Opcja nr 4 – Współdzielenie – znajdujemy kogoś, kto mógłby z nami podzielić się kosztami i razem korzystać z korzyści tej szansy. Zbierzmy grupę osób z produktami pasującymi do celebrytów, podzielmy się i spróbujmy poskładać to razem.
Tak mniej więcej wygląda proces. Nie wszystkie pomysły, które generujesz na tym etapie są sensowne. Wybierasz najsensowniejsze i je wdrażasz. Znowu kto – co – kiedy, ląduje to w planie.
Tyle. Jest jeszcze milion rzeczy, które można dodać to jasne, ale to na inny wpis.
VIDEO