Planowanie czasu i pułapki ambicji – z życia kierownika projektu - Leadership Center

Planowanie czasu i pułapki ambicji – z życia kierownika projektu

Ilość, a może jakość, czyli jak nie wpaść w pułapkę własnej ambicji.

Forming

Jesteś początkującym PM i dostajesz swój pierwszy mały projekt „na przetarcie”. Zakładam, że towarzyszy temu przyjemne uczucie, wszak osiągnąłeś zakładany cel i inwestycja, dla której poświęciłeś swój prywatny czas i środki nareszcie zaczyna się spłacać. Na tej fali entuzjazmu tworzysz pierwszą kartę projektu zgodnie z zasadami, które wpajano Ci przy okazji kursów, dostajesz akceptację na harmonogram oraz budżet i powoli rozkręcasz swój projekt. Przyjemnie, prawda? Planowanie masz w małym palcu, a planowanie czasu to Twoja druga natura. Co może pójść nie tak!

Norming

Za Tobą kolejny tydzień „w projekcie”, udało się osiągnąć kolejny kamień milowy, a Ty czujesz się coraz pewniej. Masz dobre relacje z zespołem projektowym, a Twój bezpośredni przełożony docenia wkładany przez Ciebie wysiłek w realizację założonego celu. Spotkania projektowe nie są już tak przerażające, jak wydawały się na początku. Widzisz, że rozpoczęte zadania toczą się własną siłą rozpędu. Okazuje się, że te projekty nie są wcale takie straszne.

Całkiem nieźle sobie radzisz, więc Twój przełożony prosi Cię o podjęcie się kolejnego wyzwania i dostajesz drugi, niewielki projekt, bo to „bułka z masłem i coś, co przerabialiśmy w firmie cyklicznie od kilku lat”. Pomożecie? Pomożemy!

Performing

Twój performance wciąż wygląda nieźle, planowanie czasu się sprawdza, chociaż na horyzoncie dostrzegasz kilka zagrożeń, które mogą wpłynąć na tempo realizowanych zadań. Jak przystało na kierownika projektu „z papierami” i wyuczonymi schematami, starasz się tym zarządzać, poświęcając dodatkowy czas wspierając zespół, szukając alternatywnych rozwiązań i wsparcia otoczenia projektu. Nadal czujesz się dobrze w swojej roli, nawet w sytuacjach, gdy zakres Twoich projektów delikatnie się zwiększa.  

Pomimo tego, że Twój drugi projekt jeszcze nie wystartował, to Ty jesteś już po analizie ryzyka na podstawie dotychczasowych doświadczeń i dokładnie wiesz, co może Cię zaskoczyć. Przygotowujesz kartę projektu, harmonogram oraz budżet i odkładasz do szuflady, aby sięgnąć po nie w odpowiednim momencie. Pełna kontrola i luz.

Na jednym ze spotkań z przełożonym dowiadujesz się, że potrzebne jest wsparcie do priorytetowego projektu realizowanego w firmie. Jest to największy i najbardziej rozpoznawalny projekt w firmie będący na ustach większości pracowników, ale który nie cieszy się dobrą reputacją i udział w nim kosztuje zespół dużo nerwów. Zostajesz poproszony o wsparcie w obszarze, z którym do tej pory nie miałeś żadnej styczności, a co więcej będziesz musiał poukładać pracę zespołu od podstaw. Z drugiej strony, stajesz przed możliwością wzięcia udziału w czymś naprawdę ważnym i rozpoznawalnym, a do tego zyskujesz wiedzę na temat nieznanych dotąd zagadnień i możliwość zdobycia tak cennego dla młodego PM’a doświadczenia.

No to jak, pomożecie? Hmm, pomożemy? Po dłuższej chwili namysłu potwierdzasz swój udział w tym przedsięwzięciu.

Storming

Planowanie czasu to fajna rzecz, tylko czas nie zawsze o tym wie. W pierwszym projekcie właśnie przekraczasz zakładane terminy, a zespół projektowy kręci nosem z powodu innych obowiązków, co nie wróży szybkiemu rozwiązaniu Twoich problemów.

Drugi projekt wystartował, ale już na progu potknął się i spektakularnie wyłożył z powodu zagrożenia, które nie miało prawa zaistnieć, co już na starcie pochłonęło cenne bufory. Co więcej, takiego zagrożenia nie było w przypadku podobnych projektów realizowanych w przeszłości, więc kto mógł się spodziewać, że akurat Tobie może się to przytrafić?!

Trzeci projekt jest jak galopujący koń czystej krwi arabskiej, na który Ty wskoczyłeś w kulminacyjnym momencie wyścigu …

Twój dzień w pracy zaczyna przypominać rollercoaster, a poziom adrenaliny wymieszanej ze strachem powoli zastępuje rezygnacja i zjazd w dół Twojego morale. Masz przed oczami najczarniejsze scenariusze i poczucie braku wsparcia. Zaczynasz się zastanawiać, czy zarządzanie projektami jest właśnie tym, co chcesz robić w życiu, a na Twojej twarzy maluje się pytanie – co teraz?

Planowanie czasu dla osób w kryzysie

Zakładam, że nie masz zamiaru opuszczać tonącego statku i szukasz innego wyjścia z tej nieciekawej sytuacji, więc jakie kroki możesz podjąć? Rozwiązanie problemu zbyt wielu tematów i braku czasu niekoniecznie leży w niedosypianiu.

  1. Poszukaj sprzymierzeńców, czyli tych, którym bardzo zależy, aby wykonać założone zadania. Z reguły to od nich dowiesz się, jakie są najlepsze rozwiązania i wesprą Cię w ich realizacji. Prawdopodobnie nie obędzie się bez ofiar, czyli w tym przypadku kilku zarwanych nocy więcej, ale przynajmniej osiągniesz założone cele.
  2. Nadaj priorytety zadaniom w projekcie. Rób to co konieczne teraz, a resztę odłóż lub poszukaj kogoś, kto może to wykonać dla Ciebie (patrz pkt. 1.).
  3. Nie panikuj, lecz informuj. Projekt to nie gra komputerowa, w której możesz się cofnąć do bardziej dogodnego momentu i wykonać lepszy ruch. Dlatego o wszystkich zagrożeniach informuj interesariuszy zgodnie z ich wpływem i zaangażowaniem w projekt. Czasem rozwiązanie problemu przychodzi z najmniej oczekiwanej strony. Jeśli przetrwasz pierwszy poważnie wyglądający napór, to rosną Twoje szanse na przetrwanie kolejnego.

Jeśli dotrwasz do końca, jaki by on nie był, to koniecznie wykonaj retrospekcję. Gdzie popełniłem błąd, co mogłem zrobić lepiej, jakie wnioski płyną ze zdobytych doświadczeń? Planowanie czasu i rozsądne zarządzanie swoim obłożeniem i zaangażowaniem to umiejętność, która Ci się przyda zawsze. Szczególnie jeżeli jesteś z kategorii tych „ambitnych, co zawsze dadzą radę”.

P.S. Model „forming-storming-norming-performing” opisuje rozwój grupy od jej uformowania do osiągnięcia oczekiwanych wyników, a jego autorem jest Bruce Tuckman.

Michał Michalski

Deputy Project Manager

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *