Masz zbyt wiele priorytetów na głowie? Jak sprawić, aby priorytety odzyskały swoją moc? Największym problemem jest to, że wszystko jest ważne, wszystko jest na wczoraj. Dzięki takiemu podejściu firmy uzyskują całkiem inny rezultat, niż by oczekiwały, Ty jako manager nie dostajesz tego czego chcesz, a jako pracownik jesteś sfrustrowany, bo nie masz na nic czasu.
Jak do tych priorytetów zabrać się z sensem? Jak popracować nad tym, aby to miało ręce i nogi? Przygotowujemy dla Was paczkę wiedzy w tym obszarze. Niedługo bardzo intensywne doświadczenie, które pomoże Wam wyskoczyć z problemów! Dziś o tym jak wyznaczać priorytety.
Priorytet czy priorytety?
Zacznijmy od tego pytania. Czasami pewnie słyszałeś stwierdzenie, że nie może być priorytetów, priorytet może być tylko jeden. Technicznie może to prawda, pytanie czy praktycznie… Sprawdźmy co mówi Słownik Języka Polskiego PWN o priorytetach – “Priorytet to sprawa szczególnie ważna, która musi być załatwiona w pierwszej kolejności. To takie zadania, na których szczególnie nam zależy przybliżające nas do wyznaczonego celu oraz takie które musimy załatwić by sprawnie funkcjonować”.
Praktycznie jest tak, że gdyby chcieć sobie ustawić ogólną hierarchię, to wyjdzie na to, że jest jedna, najważniejsza rzecz. Na co dzień jednak mamy do czynienia z kilkoma obszarami, o które trzeba dbać mniej więcej tak samo i tylko punktowo od czasu do czasu pojawia się temat, który w tym momencie jest najważniejszy. Według mnie z perspektywy praktycznej działamy na kilku ważnych obszarach, na których trzeba się skupić. Jeżeli pracujesz z zespołem, chcesz dowieźć temat, to możesz wyznaczyć kilka priorytetów. Problem pojawia się, gdy tych priorytetów jest za dużo.
Na pewno każdy z Was stał kiedyś w korku. Wyobraźcie sobie, że właśnie w nim stoicie i słyszycie sygnał, w lusterku widać karetkę, samochody robią korytarz życia, karetka przejeżdża. Dlaczego dzieje się tak, że karetka przejeżdża? Bo jest jedna w danym czasie. Karetek jest stosunkowo mało vs zwykłych samochodów. Jak pomyślisz o projekcie jak o karetce i o pozostałych samochodach projektach, które mają za zadanie dojechać do celu w określonym czasie. Jak puścisz jedną karetkę to przejedzie, bo wszyscy ustąpią i zdecydują się poczekać, żeby karetka była szybciej. Natomiast jak nagle wszyscy staną się karetkami, wszyscy wrzucą sygnały i będą chcieli być traktowani priorytetowo, to nie zadzieje się nic. Tak samo wolno wszystko będzie się poruszać.
Mamy zespół który pracuje, któregoś dnia ktoś wpada na pomysł, że coś jest priorytetowe, rzucamy wszystko i bierzemy się za to. Okazuje się, że da się to zrobić. W głowie zarządzającego pojawia się myśl, żeby zrobić tak z innymi rzeczami. Nagle wszystko się robi priorytetem i wszystko utyka. Powinniśmy zrobić jakąś selektywność i za chwilę trochę technik jak to robić, żeby nie wszystko było najważniejsze.
Koszyczki Lider – Ekspert – Nikt
Kiedyś pracując jako manager, zauważyłem, że mam dużo więcej zadań niż jestem w stanie dowieźć. Wszyscy oczekiwali maksymalnego zaangażowania. Zrobiłem sobie takie trzy koszyczki. Koszyczek pierwszy to zadania i tematy, w których jestem liderem. Takie, które są dla mnie najistotniejsze, które powinienem dowieźć, które będą moimi karetkami. Drugi koszyczek to projekty, w których jestem specem. Mam dowieźć konkretna rzecz, to jest dla mnie ważne, ale nie będę tu rozwiązywał wszystkich problemów po drodze, tylko robię moją robotę od a do b. Jeżeli ktoś nie dostarczy mi tego co potrzebuję, to nie robię. Trzeci koszyczek to zadania w których jestem nikim, czyli ich nie robię.
Część osób wykorzystuje takie koszyczki mniej lub bardziej świadomie. Niestety koszyczek nikt wykorzystywany jest niejawnie. Nie mówią, że się nie zajmą, ale tego nie robią. Warto spytać czy nie wylądowało się w koszyczku bez znaczenia.
Masz za dużo roboty, podziel sobie ją na trzy koszyczki.
Porównywanie 1:1
Kolejna metoda. Jak listę zadań czy projektów masz bardzo długą to trzeba to porównywać 1:1. Jak popatrzysz w całości to wydaje się, że wszystko jest niezbędne. Prostą techniką jest spisanie ich od góry do dołu i porównywanie 1:1 czyli porównujesz pozycję nr 1 i nr 2 i sprawdzasz czy są dobrze ustawione. Jeżeli druga jest ważniejsza od pierwszej, to zamieniasz je miejscami. Później poziom niżej i znowu porównujesz, ewentualnie zamieniasz i porównujesz vs pierwsza. Jak nie możesz zdecydować co jest ważniejsze to zadaj sobie pytanie czego możesz nie zrobić, z czego nie chcesz zrezygnować.
Zmiana paradygmatu
Wiele osób bazuje na zasadzie, że musimy zrobić wszystko. Od pewnego etapu warto zacząć się zastanawiać czego nie zrobimy. Tyle. Chcesz próbować robić wszystko, zasobów jest ograniczona ilość, nie robisz na koniec niczego. Świadome rezygnowanie z pewnych rzeczy, to coś czego trzeba się nauczyć.
Pułapki
Teraz kilka pułapek, w które łatwo wpaść.
1.Dajemy priorytet tylko rzeczom, które są nowe. To pułapka. Bardzo często rzeczy, które robisz od pewnego czasu są dużo ważniejsze niż jakieś nowości. Warto temu się przyjrzeć, prawdopodobnie niektóre tematy Ci się opatrzyły i trzeba do nich podejść z nową energią. Jako ludzie wypatrujemy nowości, a te najważniejsze zostają zaniedbane.
2. Musimy mieć szybko. Do tego szybko podpięty jest koszt. Jak zrobisz jedno, nie zrobisz czegoś drugiego. Najpewniej już nad czymś pracujesz, czy warto zatrzymywać pracę kosztem czegoś nowego, szybkiego. To ważne czy to może poczekać, czy nie jest to mniej ważne?
3. Wszystko na wczoraj i za darmo. Ponad 83% projektów ma oderwane od rzeczywistości oczekiwania. Chcemy wszystko na wczoraj i za darmo. Jeżeli będziesz tak myśleć, to będzie nic, nigdy i na darmo.
4. Jakoś to zmieścimy w międzyczasie. Jak zaczynasz czuć, że coś się nie mieści to pamiętaj, że międzyczas nie istnieje. Jakoś to zrobimy to sygnał, że to się nie zmieści.
Główna zasada, żeby ogarnąć rzeczywistość – trzeba stanąć w prawdzie. Zobaczyć jak jest, jak jesteś dociążony tematami, zaakceptować, że nie wszystko zrobisz, ustalić priorytety. Jest kilka technik, które się sprawdzają zawsze. Po pierwsze ustalanie rzeczy od najważniejszych do najmniej ważnych metodą 1:1. Drugie to zapewnienie zasobów od najważniejszych. Zacznij kończyć, przestań zaczynać. Kończ tematy, potem rozpoczynaj nowe. Myślenie w czterech wymiarach – coś co podejmujesz się, że zrobisz teraz, płacisz za to czasem w przyszłości. Myślenie o planowaniu długoterminowym zdecydowanie działa. Myślenie portfelem – jeżeli jesteś managerem, jeśli prowadzisz firmę to prawdopodobnie masz portfel czyli zbiór projektów, którymi musisz zarządzać i trzeba myśleć o tym szerzej.
W Szkole Zarządzania Projektami online znajdziesz trzy rzeczy, które bardzo Ci pomogą:
Kurs online Jak stworzyć własny system zarządzania czasem: https://leadership-center.pl/produkt/kurs-system-zarzadzania-czasem/
Kurs online Kompletny system pracy dla Ciebie i Twojego zespołu: https://leadership-center.pl/produkt/kurs-system-pracy/
Kurs online Jak prowadzić wiele projektów jednocześnie: https://leadership-center.pl/produkt/kurs-online-wiele-projektow/
To narzędzia, które pomogą Ci ruszyć do przodu, zapraszam, sprawdź.
VIDEO