Jak znaleźć czas na rzeczy ważne? Jak móc spokojnie realizować cele, które masz przed sobą? W jaki sposób poradzić sobie z nawałem wrzutek, który wyżera najważniejszy czas w ciągu dnia? W jaki sposób zrobić sobie 8 dzień tygodnia i mieć go dla siebie? O tym będzie w dzisiejszym artykule.
Zanim przejdziemy dalej to ważna informacja – 8 dzień tygodnia to szkolenie, które prowadzimy dla zespołów w formie zamkniętej, czasem również w formie otwartej. Link do szkolenia i informacje jak się skontaktować i kiedy jest kolejny termin szkolenia otwartego znajdziesz tutaj szkolenie zarządzanie czasem
Ważna informacja jest też taka, że ten artykuł powstał, aby wszystkim zainteresowanym szkoleniem osobom wytłumaczyć, co jest pod spodem, to będę naturalnie do tego szkolenia nawiązywał. Nie zabraknie też informacji praktycznych, dlaczego akurat tak jest skonstruowane i z tego możesz wyciągnąć dużo elementów dla siebie. Dowiesz się w jaki sposób konstruować sobie całe podejście do zarządzania czasem i efektywności. Jak o tym myśleć, żeby faktycznie te wszystkie narzędzia, które często są oderwane od siebie, zaczęły działać jako system.
Zarządzanie czasem – o co zadbać, by stworzyć system?
Po pierwsze warto myśleć o wszystkich sposobach i podejściu do czasu, nie jako technikach, które rozwiążą temat, tylko jak o systemie połączonych ze sobą elementów, które razem generują środowisko, w którym będziesz się poruszał i był efektywny. Ten system najczęściej oznacza 3 elementy.
1. Ja – To jak organizujesz siebie, jak pracujesz ze sobą
2. Zespół – potrzebujesz mieć interfejs i dopasować się do tego jak funkcjonuje zespół. Część technik zarządzania czasem nie działa, bo są robione w izolacji, tylko dla siebie, a zespół później nie chce tak działać. Przykład – złota godzina. Umawiamy się, że będziemy mieć złotą godzinę, w ciągu tygodnia, ale jeżeli reszta zespołu tego nie respektuje to złota godzina idzie w las i nie znajdziesz tego czasu dla siebie.
3. Organizacja – każdy z nas jest w jakiejś organizacji, która jest szersza, niż tylko zespół. Trzeba dostosować się do pewnych reguł, w niej panujących. Jeżeli znajdziesz technikę, która jest całkiem oderwana od rzeczywistości to nie zafunkcjonuje.
To są 3 elementy, o które musisz zadbać: jak pracujesz sam, jak pracujesz z zespołem i jak odnajdujesz się w organizacji. Jeżeli pracujesz w branży, która jest mocno dynamiczna, to działanie na zasadzie – sprawdzam maila tylko 2 razy dziennie jest jedną z rzeczy, która totalnie nie zadziała. Musisz dopasować techniki do swojej rzeczywistości i sposobu działania.
Zarządzanie czasem – techniki
O jakich technikach mówimy?
Techniki, które będą Ci służyć przez całą Twoją karierę.
1. Lista zadań. Lista rzeczy, które masz zrobić. Możesz mieć to w prostej formie, kartka A4, kalendarz analogowy, aplikacja. Ważne, żeby było to jedno miejsce, w którym masz listę rzeczy do zrobienia. Jest pewna sztuczka, którą możesz wykorzystać przy przyjmowaniu zadań od przełożonego, która pomoże Ci być skuteczniejszym.
Zadaj trzy pytania. Po pierwsze – na kiedy to wykonać? Niektóre zadania są bez konkretnego terminu, niektóre z odległym terminem a niektóre na już. Jeżeli ktoś mówi, że ma być tak szybko jak to możliwe to pytasz – na kiedy chciałbyś dostać to idealnie? Drugie pytanie – na kiedy może być najpóźniej? Po to, żeby dać sobie możliwość poukładania zadań w kolejny plan. Jeżeli wszystkie zadania będą na już, to termin przestaje mieć znaczenie. Natomiast jak masz jakieś możliwości ruchu zadaniami, to łatwiej Ci je ułożyć.
W pewnym momencie dojdziesz do sytuacji, gdzie zadań będzie więcej niż ta prosta technika przestanie działać, wtedy sięgasz po technikę numer 2.
2. Narzędzie prezydentów – macierz ważne – pilne. Na jednej osi masz ważność czyli rzeczy ważne i nieważne, na drugiej osi pilność czyli rzeczy pilne i niepilne. Najpierw izolujesz zadania ważne i pilne, to są pożary.
Druga ćwiartka to rzeczy ważne i niepilne, czyli najczęściej zadania nie tak głośne, często powtarzalne typu przygotowanie raportu, kontakt z klientem to bazowe rzeczy, które trzeba wpisać w kalendarz i trzeba się nimi zajmować.
Trzecia kategoria to rzeczy nieważne ale pilne, czyli telefony, różne przeszkadzajki. Idea jest taka, żeby jak najbardziej izolować się od tych zadań. Jeżeli wpada coś co wydaje się nieważne, ale jest pilne postaraj się tego pozbyć, żeby skupić się na rzeczach ważnych.
Ostatnia ćwiartka to rzeczy nieważne i niepilne typowe marnowanie czasu. Zbyt długie przesiadywanie na kawie, papierosie, Facebooku. Nie mylić z relaksem, bo regeneracja jest istotna, ale na pewno jesteś w stanie znaleźć rzeczy, których można się pozbyć bez problemu.
3. Najważniejsza technika to odwrócony harmonogram. Kalendarz to narzędzie pokazujące Ci ile czasu masz realnie do dyspozycji. Każde zadanie do wykonania to zużycie zasobu. Bardzo dużo osób wpada w pułapkę. Chcą działać, dostarczać bardzo dużo. Dopóki możesz robisz jak najwięcej, w pewnym momencie masz więcej pracy niż czasu przeznaczonego na pracę. Warto od początku zastanawiać się ile czasu zajmą zadania i rezerwować czas w kalendarzu. Wtedy zadania Cię nie przeładują.
W kalendarz najpierw wpisuj rzeczy niepilne i ważne, bo te zadbają o Twoją skuteczność w dłuższym terminie. Później rzeczy ważne i pilne. Na koniec dodajesz resztę. Dzięki temu masz pogląd czy jesteś w stanie się zobowiązać na dostarczenie zadań na tydzień, dwa.
Jeżeli zaczniesz od tych technik, to gwarantuję, że będziesz mega skuteczny. Co by się nie działo te narzędzia będą Ci towarzyszyć. Gdy zaczynałem pracę w globalnej korporacji to codziennie rano szedłem do szefa i szef pytał co mam na liście, jakie mam priorytety i na kiedy mogę to zrobić. Na początku trochę to mnie wkurzało bo traktowałem to jako kontrolę, później okazało się, że to bardzo fajny trening samodzielności i mojego myślenia jak mogę działać. W pewnym momencie szef dał mi spokój, sam decydowałem, spotykaliśmy się rzadziej, ustalając najważniejsze rzeczy. Bez podstaw nie będzie mistrzowskich wyników.
Sprawdź, jak można poprawić swoje zarządzanie czasem.
Jak masz pytania odnośnie narzędzi wpisz w komentarzu.
VIDEO
Radzenie sobie z konfliktem – odnośnie czasu i pilnowania swoich celów, swojego harmonogramu, swoich obszarów odpowiedzialności – to zawsze powoduje konflikt. Jedną z rzeczy, którą potrzebujesz opanować to właśnie radzenie sobie z tymi konfliktami
Wartości – kwestia wartości i sposobu działania. Część osób, które bardzo mocno się rozwijają pod kontem efektywności cenią sobie poukładanie i efektywność. Niespodzianka – nie cały świat to ceni. Dlatego często spotykamy się z sytuacją, że ktoś wrzuca Ci coś do zrobienia na ostatnią chwilę i nie ma z tym problemu.
Delegowanie – jeżeli jesteś managerem, właścicielem firmy nie da się rozwijać, jeżeli nie zaczniesz delegować. Jest to jedna z trudniejszych rzeczy do zrobienia, żeby to sensownie działało. Na szkoleniu pokażę Ci takie techniki jak GoGo, SEKS (tak wiem, brzmi kontrowersyjnie) o co z tymi technikami chodzi – dowiesz się na szkoleniu
Asertywność – nauczenie się zdrowej asertywności. Nie tej z lat 90, gdzie oznaczała ona nie, bo nie. Tylko obronienie tego całego systemu zarządzania czasem wobec zespołu i świata na zewnątrz, w taki sposób, żebyś nie był hamulcowym. To jedna z rzeczy, która często rozwala wdrożenie czegokolwiek. Pytanie czy tak nie masz? Zaczynasz coś robić, chcesz być bardziej asertywnym, a okazuje się, że nie wiesz w jaki sposób obronić to, że od tej pory od 9-10 faktycznie pracujesz.
Problem solver – narzędzie do rozwiązywania problemów (na kanale YouTube znajdziesz odcinek poświęcony właśnie temu narzędziu – Jak rozwiązać każdy problem w projekcie – Problem solver #47 )
Ważne/Pilne – macierz Eisenhowera to jedno z najlepszych narzędzi, które można wykorzystać pod kontem tego, żeby wygenerować sobie cały system, w ramach którego operujesz. Oddzielenie ważnych od pilnych. Zaczęcie pracy w taki sposób, żebyś skupiał się na tych rzeczach, które w długiej perspektywie generują zmianę, a nie reagowanie na wszelakie wrzutki i pożary.
Wybrałem najważniejsze rzeczy, bo jest tego pewnie jeszcze więcej. Natomiast to jest coś co mi się sprawdzało przez lata. W perspektywie managera, freelancera i przedsiębiorcy. To są techniki, które przetrwały też próbę czasu, a nie coś co wpadło i zadziałało. Korzystam z nich od kilkunastu lat i chce się nimi podzielić z Tobą na szkoleniu 8 Dzień Tygodnia. To wcale nie jest proste, aby stworzyć system przystosowany do siebie i go skutecznie egzekwować. Do tego potrzeba jeszcze trochę narzędzi i wiedzy.
Jakie narzędzia do zarządzania czasem?
Opowiem Ci o narzędziach, którym warto się przyjrzeć i w jaki sposób jest skonstruowany 8 Dzień Tygodnia jako warsztat. Część narzędzi, które wg. mnie są must have, jeżeli zarządzasz czasem i sobą i działają w różnych obszarach:
Mapy myśli – korzystanie z map myśli do tego, żeby móc sobie zarządzić całą rzeczywistością. Nie mówię tylko w kontekście zadań do wykonania, ale też kreatywności, notatek itd. Pokażę Ci FreeMind – moje ulubione narzędzie do tworzenia map myśli. Na warsztacie nauczysz się w jaki sposób te mapy myśli wykorzystać
Maile – obsługa maili i praca z mailami. W jednym z poprzednich filmów nagrałem techniki jak się pozbyć nadmiaru maili 8 sprawdzonych sposobów na pozbycie się nadmiaru maili #35 ) To co zrobimy na warsztacie – ustawimy je specjalnie dla Ciebie i pokażę Ci, że to działa i funkcjonuje
Kalendarz – praca z kalendarzem w jakiejkolwiek formie by on nie był. Ja polecam formę elektroniczną, sam korzystam z Google Calendar. Jak ten kalendarz sobie rozłożyć zgodnie z zasadami odwróconego harmonogramu, żeby dla Ciebie działał. Jak to wdrażać, żeby faktycznie zafunkcjonowało. Pokażę Ci na czym polega opóźnienie, zanim w ogóle efekt się zadzieje. To jest jedna z pułapek, w którą ludzie wpadają, że oczekują, że efekt będzie w miarę szybko. Jest sposób na to, żeby zaplanować sobie swój kalendarz tak, żeby w pewnym momencie nieodczuwalnie wpadać w nowy tryb działania
aTimmeLogger – sposób na radzenie sobie z sytuacją, gdzie nie wiesz na czym spędzasz czas. Opowiem jak sprawdzić ile czasu na czym spędzasz i pozbyć się tematów, które zjadają najwięcej czasu.
To do & Not to do – co robić i czego nie robić. Jak wyeliminować ze swojego kalendarza rzeczy, na których nie warto pracować
System, który łączy narzędzia – to jest sedno. W trakcie warsztatu wypracujemy system, który łączy narzędzia ze sobą, w sposób, który pracuje do Ciebie. Na warsztacie każdy z uczestników ma 30 minut tylko dla siebie. Przychodzisz ze swoimi problemami, które chcesz rozwiązać i pochylamy się nad tym, żeby dopasować te elementy do Ciebie. Gwarantuję Ci, że wyjdziesz z długą listą inspiracji i mega konkretnym sposobem, który możesz wdrożyć i który od razu przyniesie Ci korzyści. Nigdy nie zdarzyło się, żeby było inaczej. Jeżeli okaże się, że nic z tego nie skorzystałeś, to zwracam Ci pieniądze.
Dużo inspiracji, pozytywnej energii, inne spojrzenie, które sprawdziłem przez lata to na pewno będzie na warsztacie. Piguła, dzięki której uderzysz w punkt i zacznie się dziać.
Tutaj znajdziesz więcej informacji o szkoleniu – szkolenie zarządzanie czasem
Jeśli faktycznie przestajecie wyrabiać, okazuje się, że jest za dużo, spada jakość, źle się z tym czujecie to szkolenie jest dla Ciebie. Jeżeli jesteś w sytuacji, w której wszystko jest ok, ale jest tego dużo i nie masz przestrzeni na tworzenie nowych tematu, to też jest powód, żeby się temu przyjrzeć. Jeżeli nie masz czasu już na rzeczy ważne i straciłeś czas dla siebie to tym bardziej zapraszam.
Skąd się bierze efekt 8 dnia tygodnia? Z tego, że z bieżączki ustawiamy strategię do przejścia dla tematów, które są pro aktywne. Zaczynasz myśleć nie w tym co się dzieje dziś, tylko o tym co chcesz osiągnąć. Dam Ci do tego system i narzędzia. Mam nadzieję, że zobaczymy się na szkoleniu :) Serdecznie zapraszam
Jeżeli to już mówiłem, to najwyżej się powtórzę, jeżeli nie mówiłem to czas najw