Program Asana – co to za narzędzie i jak z niego korzystać?

Aplikacja Asana – co to jest?

Asana to jedno z popularnych narzędzi do zarządzania projektami. Występuje w dwóch wersjach- bezpłatnej i płatnej. Sprawdzi się zarówno w zarządzaniu projektem, jak i całym ich portfelem. Bazując na naszym doświadczeniu z tym narzędziem dzisiaj przedstawimy Ci jego główne funkcje, wady i zalety oraz podzielimy się z Tobą naszą opinią.

Asana opinie – ocena programu

Asana bardzo dobrze radzi sobie w tym, do czego została stworzona- upraszczaniu pracy nad projektami. Znajdziemy tutaj mnogą ilość funkcji przydatnych zarówno osobom stawiającym pierwsze kroki w pracy z projektami jak i zaawansowanym użytkownikom, którzy na nie jednym projekcie „zjedli zęby” :) W dalszej części artykułu przybliżymy Tobie jedno z naszych ulubionych narzędzi.

Dodatkowo zachęcamy Ciebie do pobrania stworzonego przez nas raportu „Narzędzia do zarządzania projektami”, którego pierwszą wersję stworzyliśmy jakiś czas temu (druga jest już w drodze). To podsumowanie wnikliwej analizy porównawczej wybranych narzędzi do zarządzania projektami, portfelem projektów, czasem i zasobami. Raport został sporządzony na podstawie testów, podczas których uważnie przyglądaliśmy się wszystkim funkcjom oferowanym przez poszczególne narzędzia. Wykorzystując dotychczasową wiedzę oraz doświadczenie poddawaliśmy próbom każdy program.

POBIERZ RAPORT TUTAJ >>>

Do czego służy program Asana?

W dużym skrócie moglibyśmy powiedzieć, że Asana służy do zarządzania projektami i zadaniami zespołu, ale pod tymi dwoma zagadnieniami idzie szereg funkcji, które ułatwią nam codzienną pracę. Przede wszystkim, co istotne w dzisiejszych czasach, ułatwia współpracę na odległość. Dzięki organizacji pracy zespołu możemy osiągać wyniki z dowolnego miejsca na świecie. Koordynacja zadań, możliwości współpracy nad wieloma projektami, aktualizacja statusów  czy funkcja komentowania pomagają być zawsze na bieżąco z wszystkimi istotnymi informacjami. Producent zadbał również o liczne integracje z innymi systemami, dzięki czemu mamy możliwość połączenia pracy z wielu narzędzi bezpośrednio w produkcie.

Asana – różnice między programem darmowym i płatnym

Asana występuje w czterech planach taryfowych: wersji bezpłatnej- podstawowej, premium, biznes i dedykowanej przedsiębiorstwom. W tym artykule skupimy się na dwóch pierwszych.

Podstawowa bezpłatna wersja narzędzia pozwala działać w zespole maksymalnie 15 osób. Nie posiada limitu prowadzonych projektów, zadań czy konwersacji. Możemy wyświetlać projekty w widoku listy, tablicy kanban lub widoku kalendarza. Bez problemu przygotujemy tutaj zarówno małe przedsięwzięcie jak i naprawdę spory projekt, rozpoczniemy kartę projektu czy przypiszemy osoby i deadline na wykonanie danego zadania. Narzędzie wygląda przejrzyście i nie rozprasza nas niepotrzebnymi informacjami. Producent zadbał również o aplikację mobilną, dzięki której bezproblemowo sprawdzimy wszystko z każdego miejsca i o każdej porze. Ta opcja sprawdzi się się przede wszystkim w małych zespołach, które dopiero zaczynają pracę z projektami, albo potrzebują tylko prostych funkcji.

Wyższy plan- Premium jest przeznaczony dla zespołów, które potrzebują tworzyć bardziej skomplikowane, powiązane ze sobą plany projektów. W tej wersji otrzymujemy dodatkowe funkcje, które prawdopodobnie przypadną do gustu niejednemu project managerowi. Zyskujemy widok osi czasu, dzięki któremu możemy spojrzeć szerzej na projekt. Widok tygodnia, miesiąca czy roku nie będzie stanowił problemu. Dodatkowo w przejrzysty sposób widzimy relacje między zadaniami. Zyskujemy pulpity nawigacyjne, więcej możliwości wyszukiwania i raportowania czy pola niestandardowe, które dają nam możliwość dostosowania programu do potrzeb naszych organizacji. Pojawia się możliwość dodawania nieograniczonej ilości bezpłatnych gości, formularze, kamienie milowe czy prywatne zespoły i projekty. Cena tego planu to 10,99 € za użytkownika miesięcznie (przy opłacie rocznej). Pewną niedogodnością może być fakt, że do 5 współpracowników dodajemy pojedynczo. Powyżej tej liczby musimy powiększać plan o wielokrotność liczby 5.

Asana – program do zarządzania krok po kroku

Rozpoczęcie pracy z Asaną jest bardzo proste. Zaczynamy od podania firmowego adresu mailowego i uzupełnieniu kilku podstawowych informacji. Po wszystkim wita nas przejrzysty pulpit narzędzia proponujący rozpoczęcie naszego pierwszego projektu. Do wyboru mamy kilka możliwości. Pierwszą z nich jest pusty projekt- mamy możliwość stworzenia wszystkiego od zera. Druga możliwość to skorzystanie z gotowych szablonów. Jest ich naprawdę sporo i są posegregowane według działów, dla których mogą być najbardziej użyteczne. Znajdziemy tutaj sugestie między innymi dla działu marketingu, operacyjnego, IT czy HR, ale możliwości mamy zdecydowanie więcej. W tej opcji dostępnych jest aż 125 predefiniowanych szablonów, więc każdy powinien znaleźć coś dla siebie. Jeżeli nie jesteśmy pewni, czy właśnie ten szablon będzie odpowiedni, po kliknięciu w wybrany z nich, otworzy się strona z krótkim opisem i zrzutami ekranu, która pomoże nam zapoznać się z założeniami i funkcjami. Ostatnia z opcji to import arkusza kalkulacyjnego- CSV,  na podstawie którego Asana stworzy nam projekt. W tym miejscu mamy również możliwość zaimportowania projektu z innych aplikacji, między innymi: Trello, Monday.com, Airtable, Smartsheet, Wrike czy Google Sheets. Niezależnie od tego na którą opcję się zdecydujemy, na początku musimy nadać nazwę naszemu projektowi i zdecydować czy projekt ma być dostępny dla wszystkich współpracowników. Akceptujemy nasze ustawienia i po kilku chwilach pojawia się nasz pierwszy projekt.

Nowy projekt w Asana

W zależności od tego na jaki z projektów się zdecydowaliśmy, Asana w centralnym punkcie ekranu wyświetli nam odpowiedni widok, może to być widok listy, tablicy kanban albo kalendarza. Po lewej stronie znajdziemy belkę z funkcjami takimi jak: przejście do głównego pulpitu z naszymi wszystkimi projektami. Listę zadań, która zbiera wszystkie zadania przypisane do nas z różnych projektów w jedno miejsce czy skrzynkę odbiorczą, która wyświetla aktualizacje zadań, projektów i wiadomości które wysyłamy. Poniżej nasze ulubione projekty, raporty i zespół. Z tego miejsca możemy również zaprosić współpracowników czy uzyskać pomoc dotyczącą samego narzędzia. Przechodząc do projektu pojawia się kolejna belka, tym razem wyświetlana na górze ekranu. Tutaj między innymi przełączamy się pomiędzy widokiem projektu. Mamy też możliwość wyświetlenia wszystkich plików, które zostały załadowane do projektu. Dodatkowo w widoku listy, tablicy czy kalendarza istnieje możliwość sortowania i filtrowania zadań.

Na potrzeby tego artykułu skupimy się głownie na tablicy kanban, ponieważ jest to zdecydowanie największa zaleta Asany. W większości gotowych szablonów wyświetlają się nam 3 główne odpowiedniki tablic „Do zrobienia”, „W trakcie” i „Gotowe”. Jeżeli chcemy rozszerzyć nasz projekt o dodatkowe kolumny wystarczy kliknąć „Dodaj sekcję” za ostatnią z nich. Zadania możemy dodawać klikając znak plusa w prawym górnym rogu przy każdej z kolumn, na dole poprzez pole „Dodaj zadanie” lub w trakcie tworzenia przez naciśnięcie przycisku enter. Z tego poziomu możemy oznaczyć wykonanie zadania lub przypisać do karty osoby odpowiedzialne, datę wykonania czy ją polubić. Żeby zobaczyć szczegóły zadania wystarczy na nie kliknąć. Z prawej strony wyświetlą się nam wszystkie potrzebne informacje. W tym miejscu możemy stworzyć dokładniejszy opis, załączać plik, dodawać podzadania (ich ilość wyświetli się automatycznie w głównym widoku karty) czy tworzyć zależności.

Dodatkowym udogodnieniem jest czat, dzięki któremu cały zespół może prowadzić burzę mózgów czy po prostu komentować zadanie. Żeby wrócić do widoku całej tablicy klikamy w dowolnym miejscu poza polem widoku szczegółów, naciskamy strzałkę w prawym górnym rogu lub poprzez klawisz esc. Żeby przenosić zadania poprzez kolejne etapy, wystarczy „złapać” kartę i „przeciągnąć” ją w odpowiednie miejsce. Jeżeli chcemy przemieść większą liczbę zadań jednocześnie, wystarczy zaznaczyć interesujące nas karty trzymając klawisz ctrl. Tym samym sposobem możemy przypisać osoby, daty, usunąć lub oznaczyć jako wykonane kilka kart jednocześnie.

Filtrowanie i sortowanie zadań jest równie intuicyjne jak obsługa narzędzia. Predefiniowane filtry które oferuje program mogą pokazać zadania przypisane tylko do nas, lub opierając się na datach zadania do końca najbliższego i przyszłego tygodnia. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żebyśmy stworzyli swój własny filtr pod warunkiem, że dotyczy on osób lub dat. W przypadku sortowania, do wyboru mamy 4 możliwości: pod względem daty, przypisanych użytkowników, polubień lub alfabetyczne.

Integracje – Asana

Asana oferuje również różnego rodzaju integracje z innymi aplikacjami. Mamy możliwość połączenia swojej skrzynki mailowej, np. Outlooka czy Gmaila. Dzięki tej funkcji możemy zmienić wiadomości mailowe już z poziomu skrzynki na zadania do wykonania dla nas lub zespołu. Ponadto zamiast dodawać swoich współpracowników w wysyłanych mailach, w polu „DW” można wysłać potrzebne informacje bezpośrednio do karty. Kolejna ciekawa integracja łączy się z platformą do wideokonferencji Zoom. Za jej pomocą możemy tworzyć i łączyć spotkania z zadaniami. Dodatkowo po spotkaniu zarówno nagranie jak i jego transkrypcja zostanie dodana w tym samym miejscu (funkcja zależna od planu taryfowego Zoom). Inne programy współpracujące z Asaną to między innymi: Jira Cloud, Microsoft Teams, Slack, Vimeo, Miro, Adobe Creative Cloud i inne. Ponadto wiele firm zewnętrznych tworzy wtyczki do przeglądarek, które jeszcze lepiej pomagają wykorzystać potencjał narzędzia. Są to funkcje od bardzo ogólnych, takich jak śledzenie czasu, po bardzo specjalistyczne, na przykład scoring punktowy wykorzystywany w Agile.

Wady i zalety programu Asana

Asana jak każde narzędzie posiada także pewne wady i niedogodności. W stosunku do ogromu zalet jest ich znacznie mniej, co nie oznacza, że program jest wolny od „utrudnień”. Główną i z naszej perspektywy najbardziej uciążliwą wadą jest lista „Moje zadania”. Lista dobrze sprawdzi się jeżeli pracujemy na jednym projekcie. Jeżeli nasza praca opiera się na wielu złożonych tablicach i jesteśmy przypisani do dużej ilości zadań ten widok staje się mało czytelny i szybko możemy się w nim pogubić. Wiele rzeczy zaczyna nam ginąć i robić się mało przejrzyste. „Moje zadania” możemy wyświetlić również w widoku kalendarza, ale przy natłoku przypisanych zadań i podzadań ten widok również nie wydaje się najlepszym rozwiązaniem. Teoretycznie mamy możliwość sortowania widoku według projektów czy dat, ale bez problemu znajdziemy konkurencyjne narzędzia, które po prostu robią to lepiej. Kolejną rzeczą która może zostać uznana za wadę jest model subskrypcji narzucony przez producenta. Tak jak już wcześniej wspominaliśmy, w zespołach do 5 osób płatność jest zależna od ilości użytkowników, ale w momencie przekroczenia tej liczby chociażby o jednego pracownika, zamiast za 6 osób musimy zapłacić od razu za 10, zamiast za 11, za 15 i analogicznie. Ostatnią wadą, która dla niektórych może być nie do przeskoczenia jest brak wsparcia dla języka polskiego. Na tę chwilę producent oferuje jedynie 6 języków. Oczywiście w zależności od użytkownika i wymagań, wad prawdopodobnie można znaleźć więcej.

Jeżeli chodzi o zalety, to jest ich zdecydowanie więcej. W wersji bezpłatnej na pochwałę zasługuje nieograniczona liczba zadań, projektów i wiadomości. Maksymalna współpraca 15 osób w przypadku mniejszych zespołów powinna być w zupełności wystarczająca, a nieograniczone miejsce na pliki (do 100 MB na plik) i nieograniczony dziennik aktywności otwierają nowe możliwości. Miłym dodatkiem jest bezpłatna aplikacja, dzięki której zawsze i wszędzie pozostaniesz na bieżąco z pracą zarówno Twoją jak i Twojego zespołu. Na plus warto wymienić również możliwość darmowych integracji z ponad setką aplikacji.

W przypadku wersji Premium zalet jest jeszcze więcej. Poza funkcjami dostępnymi  w wersji bezpłatnej pojawia się między innymi widok osi czasu, która w przejrzysty sposób obrazuje nam relacje między zadaniami i pozwala spojrzeć na pracę z szerszej perspektywy. Kolejną funkcją na plus są pulpity nawigacyjne pokazujące nam główne statystyki projektów nad którymi pracujemy. Zobaczymy tutaj ogólną liczbę zadań czy wykresy obrazujące postępy. Pojawia się możliwość tworzenia prywatnych zespołów i projektów czy możliwość ustalenia zasad i kamieni milowych. Ponadto mamy możliwość zaproszenia nieograniczonej liczby bezpłatnych gości.

Podsumowując, jest to bardzo dobre narzędzie, które sprawdzi się zarówno w kilkuosobowej firmie jak i dużej organizacji. Jeżeli szukasz narzędzia dla siebie i swojego zespołu, na pewno warto chociaż na chwilę pochylić się nad Asaną, albo skorzystać z naszej usługi „Dobór narzędzi projektowych – Indywidualne doradztwo”. Pomożemy Ci dobrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami, czasem lub zespołem. Więcej szczegółów znajdziesz tutaj :)

Dla tych, którzy chcą nauczyć się zarządzać projektami w ASANA, przygotowaliśmy możliwość udziału w 1-dniowych warsztatach “Zarządzanie projektami w ASANA – prosto i praktycznie” (kliknij i sprawdź szczegóły!)

POBIERZ RAPORT TUTAJ >>>