Podobno 80% problemów w projektach to komunikacja. To takie miękkie elementy. Ja bardzo nie lubię tego powiedzenia o tych 80% problemów dziejących się w komunikacji, bo to jest takie hasło, z którym wszyscy się zgadzają, a jednocześnie nic nie rozwiązuje. Czym ta komunikacja jest? Jak myśleć o chaosie, jak myśleć o komunikacji trochę szerzej, żeby móc to sobie poukładać w jakieś klocki i nad tym zapanować – o tym chcę dzisiaj opowiedzieć.
Co utrudnia realizację projektów w HR?
Zrobiliśmy ankietę na temat tego, co utrudnia realizację projektów w HR. Oto wyniki:
44% – Chaos w komunikacji
35% – Brak wsparcia interesariuszy
12% – Brak narzędzi do projektów
9% – Brak zaplanowania projektu
Czyli z ankiety wynika, że ok 80% trudności w projektach HR to chaos w komunikacji i brak wsparcia interesariuszy. Projekty prowadzone przez HR do pewnego momentu są takie same jak inne projekty. Ten chaos w komunikacji i brak wsparcia interesariuszy dotyczy dosyć dużej ilości projektów.
Komunikacja IN i OUT
Komunikacje w projekcie podzieliłbym na dwie części na komunikacje wewnętrzną IN i zewnętrzną OUT. Wewnętrzna to taka projektowa, najmocniej rozbudowana w projekcie, w zespole projektowym itd. Zespół projektowy nie pracuje w próżni, ma też swój świat dlatego potrzebujemy też komunikacji zewnętrznej, która ma trochę inny cel. To wszystko trzeba ustawić na macierzy z interesariuszami, czyli osobami, które mają wpływ na projekt, albo na które projekt wpływa. Wtedy możemy mówić o komunikacji, współpracy, przepływie informacji, wywieraniu wpływu, jak o nie zadbać.
Najważniejsza rzecz jak myślimy o projektach, potrzebujemy mieć cel, plan i rytm. Wspólny kierunek, sposób dojścia do celu i rytmicznie, w zdyscyplinowany sposób sprawdzać co się w projekcie dzieje. W tym kontekście umieszczamy naszą komunikację.
Celem komunikacji IN jest skupienie się na zespole i popychaniu pracy. Musimy przekazywać sobie informacje odnośnie tego co się w projekcie dzieje, musimy przekazywać sobie decyzje, upewnić czy są zrozumiane i sprawdzić czy są wykonywane. To bardzo hermetyczny przepływ informacji. Problemy, rzeczy, których nie chcesz wywlekać na zewnątrz. Wszystko co robimy wewnątrz po to, żeby nasz zespół był w stanie wykonywać swoje działania i żebyście wiedzieli czy zadania są wykonywane. Czy każdy wie jaki jest cel? Czy każdy zna swoje miejsce w planie? Czy poruszamy się zgodnie z planem.
Komunikacja OUT to skupienie się na odbiorcach (użytkownikach, kliencie itd.) To co często się dzieje w projektach biznesowych prowadzonych przez HR to niedostateczna analiza interesariuszy. Najpierw trzeba coś zrobić samemu, żeby interesariuszy odpowiednio wciągnąć. Interesariuszy trzeba zidentyfikować, ustawić odpowiednią strategię i przełożyć na działanie.
Chaos w komunikacji
Chaos w komunikacji wynika z tego, że wydaje nam się, że to wszystko się będzie działo w międzyczasie. To jest mnóstwo roboty, nie zadzieje się międzyczasie. HR często jest traktowany jako centrum kosztów, projekty są często z małym budżetem i niskim priorytetem. Wiem, że dla tych, którzy mają dojrzałe organizacje to wydaje się dziwne, natomiast jest tak w większości firm z którymi miałem styczność.
Komunikacja wewnętrzna to monitorowanie i sterowanie. Po pierwsze to współpraca w ramach zespołu organizacyjnego, informacje – postęp – plan – problemy. Druga rzecz to współpraca ze sponsorem projektu, gdzie bardziej operujemy na czasie, zakresie i kosztach i czy praca, którą dowozisz jest zgodna z kartą projektu. Dla większych organizacji gdzie mamy dużo ludzi zaangażowanych mamy jeszcze komunikację z komitetem sterującym, co jest na wyższym poziomie zarządzania projektami. Dla 80% przypadków to na czym powinieneś się skupić to jak udrożnić w zespole realizacyjnym przepływ informacji, jak udrożnić pracę ze sponsorem.
Komunikacja zewnętrzna to “sprzedaż” projektu. To, że ty robisz projekt i jesteś do niego przekonany to za mało. Ludzie na zewnątrz muszą “kupić” ten projekt. Jeżeli robisz projekt, który dla ludzi nic nie znaczy, to jest to pustka. Projektu nie wystarczy zrobić, najczęściej trzeba go sprzedać. Sprzedaż projektu odbywa się w trzech obszarach. Po pierwsze kick off czyli rozpoczęcie projektu i zaangażowanie ludzi. Potrzebujesz przekazać, że biorą udział w fajnym projekcie. Później kampania z nowym sposobem pracy, działania, metodą, aplikacją… to trzeba sprzedać, ludzie muszą widzieć w tym korzyść. Trzeci element to opieka. Po tym jak projekt już został kupiony, ludzie zaczynają nad tym pracować to kolejny etap to zaopiekowanie się ludźmi, którzy skorzystali z tego co zrobiliście. Jeżeli nie zrobiliście tych rzeczy, to pewnie z tego właśnie wynika chaos.
Można sobie zaplanować jak daną osobę zaangażujemy na danym etapie i jak ta komunikacja IN i OUT będzie wyglądać. Nie musisz wszystkich zapraszać na spotkania od samego początku, trzeba tą komunikację rozpisać na poszczególne etapy i określić kogo będziesz włączać na danym etapie.
Podsumowując. Problemy z komunikacją są dlatego, że nie ma czasu, żeby ją przemyśleć. Jak przemyśleć? Komunikacja IN i OUT oraz kogo powinienem zaangażować na danym etapie.
VIDEO