Jak poradzić sobie z zarządzaniem projektami w małej firmie? Jakie narzędzia wybrać i dlaczego? Jak zorganizować pracę kiedy firma się rozwija, masz wyzwania z dużą ilością maili i zadań? Dziś omówię to na przykładzie kancelarii prawnej. Konkretny przypadek wdrożenia dosyć prostego systemu, ale bardzo skutecznego dla tej wielkości firmy.
Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega zarządzanie projektami, na pewno warto odwiedzić artykuł – Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest.
Wyzwania z jakimi mierzyła się kancelaria
Rosnący zespół – do tej pory ekipa była niewielka, zaczęła rosnąć ilość spraw, powiększył się zespół. Rosnący zespół jest wyznacznikiem tego, że robisz coś dobrze, ale niesie ze sobą wyzwania, bo trzeba rozdzielić rosnącą liczbę zadań, pojawia się problem z komunikacją itd.
Bardzo dużo maili – płynących z wielu miejsc, zapytania od potencjalnych klientów, spamowe tematy, dużo komunikacji z obecnymi klientami.
Bardzo dużo małych zadań jednocześnie – nie wszystkie firmy prowadzą super wielkie projekty, gdzie stawiasz mosty, budujesz autostrady itd. Większym wyzwaniem jest to, że masz bardzo dużo malutkich zadań dziejących się jednocześnie i łatwo o czymś zapomnieć, w przypadku kancelarii prawnej terminy mają ogromne znaczenie, wystarczy pominąć jeden termin urzędowy i posypana jest cała praca.
Wiele spraw na raz – to nie specyfika tylko i wyłącznie kancelarii prawnych, w innych branżach też tak to działa. Dużo zadań, dużo spraw do ogarnięcia na raz.
Konieczność pilnowania terminów – pilnowanie terminów i szybkość odpowiadania ma przełożenie w każdej branży.
Co Cię będzie powstrzymywać
Zanim opowiem o narzędziach, to trochę takiej edukacyjnego tematu, gdzie jest problem, który w głowach przedsiębiorców się rodzi, który sprawia, że trudno sobie poradzić z pewnymi rzeczami.
Eksperci najczęściej wszystko wiedzą najlepiej – jak zaczynasz prowadzić działalność opartej na wiedzy eksperckiej, musisz zakładać, że wiesz najlepiej, tylko trzeba złapać trochę pokory i wiedzieć na czym się bardzo dobrze znasz, a jakie tematy oddać komuś innemu.
Eksperci uczą się robić wszystko samemu – jak rozkręcasz swoją firmę, to zwykle robisz wszystko sam od zadań prezesa do sprzątaczki i zakładasz, że większość rzeczy da się wymyślić samemu. Na początku może nie stać Cię na zasięgnięcie porady konsultanta z zewnątrz, bo kosztuje za dużo, więc siedzisz w książkach i kombinujesz.
Twoja firma = twoje dziecko, chcesz pilnować wszystkiego – chcesz pilnować wszystkiego, włożyłeś w to lata pracy, wyrzeczeń, każdy kto budował firmę wie o czym mówię. Te rzeczy robią pewną pułapkę – skoro sam do wszystkiego doszedłem, to nie będę wpuszczał do środka nikogo z zewnątrz, kto będzie udzielał mi rad. Od pewnego poziomu stanowi to barierę. Od pewnego poziomu warto skorzystać z pomocy i wiedzy eksperta z zewnątrz, który może pomóc.
Wprowadzenie porządku w obsłudze poczty e-mail
Poprosiłem ekipę, żeby powiedziała co im się najbardziej podobało z naszego wdrożenia. To na czym się skupiliśmy to w zasadzie 2,5 rzeczy: na mailach, jak je ogarnąć, drugie jak poradzić sobie z zadaniami i kalendarzem. Uporządkowanie pracy na mailach to był punkt startowy.
Outlook – jeżeli korzystasz już z jakiegoś narzędzia, to wymienianie na całkiem inny nie ma większego sensu, tutaj ważniejsza jest kwestia jak dobrze używać narzędzia na którym pracujesz. Firma pracowała na Outlooku, który jest akurat świetnym kombajnem nie tylko do maili. Podzieliliśmy pracę na mailu na kilka rzeczy:
Wspólna skrzynka mailowa – w każdej firmie, jest magiczna skrzynka biurowa, na którą wpadają wszelakie maile, różne są sposoby pracy na takiej skrzynce. Uporządkowaliśmy to w taki sposób, że będzie ona służyła do:
- wychwytywania zapytań
- przekształcania na zadania
- wychwytywania wyjątków
Skrzynka mailowa nie pełni funkcji pracy bieżącej, jest elementem na którym filtrujesz rzeczy do zrobienia.
Indywidualna skrzynka mailowa – służą do pracy bieżącej z klientami, jesteśmy w stanie imiennie przypisać sprawę do konkretnej osoby. To robi całkiem niezły porządek w całości. Ustawiliśmy katalogowanie maili, samo poukładanie maila spowodowało, że chaos bardzo się zmniejszył.
Przejrzystość w prowadzonych sprawach i terminach
Jak pracujesz na mailu i kalendarzu, nie do końca widać co tam się naprawdę dzieje, do pewnego momentu nad tym panujesz, ale jest niepokój. Wprowadziliśmy Asanę, potrzebne było też trakowanie czasu i Asana połączona z zewnętrznym narzędziem na to pozwalała. Plus fajną rzeczą jest zebranie w Asanie wszystkich zadań z różnych miejsc do indywidualnych kokpitów dla poszczególnych osób. Asana to narzędzie, które pozwala zobaczyć jakie są najbliższe plany, jakie zespół ma moce przerobowe i pojemność na przyjmowanie nowych zleceń. To był jeden z elementów potrzebnych do wprowadzenia.
Stworzyliśmy proces w tablicy Kanban, gdzie podzieliliśmy całość na kilka rzeczy:
- zadania nietypowe – cos nieprzewidywalnego w procesie, co nie wiadomo jak obsłużyć, jak są odfiltrowane, to wcale nie ma ich tak dużo
- standardowe sprawy – wiemy jak je przetworzyć, w wielu firmach rzeczy powtarzalne, poustawiane, skategoryzowane takich jest najwięcej
- obsługa zapytań – kogo obsługujemy, komu dziękujemy itd.
- obsługa formalna – fakturowanie, dosprzedaż
to powoduje, że to co wpadało w chaos jest uporządkowane, przypisane do konkretnych osób.
Ważna rzecz, na którą pozwala Asana to maile przekształcane na zadania. Wysyłasz maila na tablicę i on z całą treścią zamienia się w zadanie. Zespołowi pracuje się lepiej, znacznie bezpieczniej, jak mają narzędzie, dzięki któremu mogą sami planować i organizować swoją pracę. Kolejny benefit, bo spada z Ciebie jako z właściciela firmy organizowanie wszystkiego.
Co jest kluczem…
…żeby takie rzeczy działały i żeby je wdrażać?
- Zrozumienie procesu, jak działa firma, co jest potrzebne.
- Wykorzystanie istniejących narzędzi i nawyków.
- Ułożenie nowego procesu. Powinien on zachowywać rdzeń tego co do tej pory robiliście, opierać się na nawykach, żeby nie zmieniać za dużo, żeby firma się nie przytkała.
- Dobór potrzebnych narzędzi i zintegrowanie ich w całość.
- Wypracowanie nowych nawyków. Chodzi o część nowych nawyków, które powoli zaczną działać.
Na podsumowanie opinia od firmy, w której robiliśmy wdrożenie:
“Projekt przyniósł dużo dobrego – mamy więcej struktury, lepszy rozdział zadań i sprawne planowanie, a co za tym nasz biznes staje się bardziej skalowalny, zdrowszy wewnątrz i jest mniej dzięki temu narażony na błędy i utraty opłacalnych zleceń.”
VIDEO