Co obserwować, w co zainwestować, na co patrzeć, żeby nie zostać w tyle. Dziś popatrzymy na trendy, ale nie takie jednoroczne, popatrzymy na to, co się dzieje w zarządzaniu projektami od kilkudziesięciu lat i gdzie najprawdopodobniej to nas zaprowadzi. Serdecznie zapraszam.
Nowe trendy
W wielu obszarach co styczeń to nowe trendy. Nie wiem, czy też macie wrażenie, że to jest trochę od czapy. Tak jakby co roku ktoś się budził, połączył 2 kropki i wyszły mu jedna wyżej, druga niżej, to jest trend spadkowy, jedna niżej, druga wyżej, to jest trend wnoszący, a za rok połączmy kropki jeszcze inaczej i będą nowe trendy. Trendy w zarządzaniu, które wymagają jakiejkolwiek zmiany działania warto by zaobserwować z dłuższej perspektywy niż: A na ten rok to są trendy, a w przyszłym roku zajmiesz się innymi trendami. Zanim zdążysz wdrożyć część z tych rzeczy w życie, to już są nieaktualne. To samo tyczy się “nowych kompetencji przyszłości”. Co roku są nowe kompetencje przyszłości… naprawdę? To przyszłość ograniczamy do 1 roku? No po prostu wow, trochę się nakręciłem, ale generalnie to bez sensu jest, więc postanowiłem trochę popatrzeć z szerszej perspektywy.
Będzie o trendach, o fantastycznych, pewnych i prawdopodobnych, bo odpowiedź na to, jakie trendy są w zarządzaniu projektami, nie jest taka prosta, jest typowo konsultancka – “to zależy”. Temat trendów wziął się z webinaru, który przygotowałem na zamówienie jednego z naszych klientów, powiedział on: chcielibyśmy zrobić coś fajnego, trendy byłyby dobrym, ciekawym tematem, czy możesz coś takiego zrobić? Ja mówię: dobra, okej, spoko, zastanówmy się, zróbmy mały research i zobaczymy. Ze względu na to, o czym Wam mówiłem, no to podejście miałem dosyć sceptyczne, ale jak poszukamy trochę, to może coś ciekawego znajdziemy. I w tym poszukiwaniu trendów, sprawdziłem kilka różnych źródeł, kilka różnych perspektyw, jedno, co mówi o tym nauka, drugie co mówią o tym popularne wpisy, trzecie, co mówi moje doświadczenie i spróbowałem to poskładać w całość.
Nieśmiertelny Excel
Jedną z rzeczy, która jest pewna, jeżeli chodzi o zarządzanie projektami, to jak kiedyś archeolodzy wykopią jakikolwiek telefon, to będzie tam SMS o treści w stylu “czy masz gdzieś na mailu tego Excela, bo znowu coś zmienili po deadline”. Na 100% Excel jest jedną z rzeczy, która przetrwa całą cywilizację i zarządzania projektami. Jak to nawet nie jest trend, to jest po prostu stałe. Jeżeli mówimy o zarządzaniu projektami, to jest Excel, Excel się nie zmieni i z jakimikolwiek narzędziem byśmy nie mieli do czynienia, Excel jest pewny, a więc to możemy odpuścić, o tym możemy nie gadać. No a teraz zostawiając rzeczy oczywiste, excelowe, popatrzmy trochę, co mówi nauka.
Co mówi nauka
Pomiędzy 1966 rokiem a 2015, mamy taką fajną liczbę 116 202. Co to może być 116 202? Liczba projektów, które nie wyszły? Liczba kierowników projektów, którzy się przekształcili na zbieraczy truskawek, bo nie wytrzymali presji? To jest liczba badań, liczba artykułów naukowych na temat zarządzania projektami, która powstała i którą badacze postanowili sprawdzić, o czym Ci ludzie w ogóle pisali, jaka wiedza powstawała w tym czasie, w ciągu tych 50 lat, co z niej sensownego wyszło i jakie tematy są bardziej popularne, mniej popularne. Ciekawe, nie? Jak popatrzymy sobie na to, to te artykuły w ilości bardzo, bardzo dużej, są w 16 kategoriach.
Wykorzystanie strategiczne projektów, projekt sukcesu, o sukcesie projektów, zaangażowanie interesariuszy, ocena projektu, planowanie, iron triangle, czyli trójkąt ograniczeń, czas, zakres i koszty, metody zarządzania projektami, rozwój osobisty, rozpoczynanie projektu, realizacja i kontrola, zamykanie projektów, zarządzanie ryzykiem, zakupy, przetargi, miękkie umiejętności, otoczenie projektowe i organizacja projektu. 16 kategorii.
Najbardziej popularne były 3: planowanie, realizacja i kontrola, execution and control, project environment, otoczenie projektu. Tu było najwięcej prac badawczych, które powstały. Natomiast najmniej powstało w 3 obszarach: ocena projektu, rozpoczynanie projektu i sukces projektu. Niesamowite, nie? W miarę jasne, pierwsze 3, te najsilniejsze, bo największy problem jest jak ten projekt dopchnąć do końca, project execution and control. Jak to nie działa do końca, to się zastanówmy, jakby tu zrobić planowanie, żeby ono w ogóle funkcjonowało. No i środowisko, no bo jakoś te projekty trzeba połączyć z kasą. Zastanawiające jest to, jak nisko, jak mało prac jest odnośnie Stakeholder Management, który jest jedną z kluczowych, fundamentalnych wartości w projektach, ale to mniejsza z tym.
Ocena projektu, kryteria sukcesu i rozpoczynanie projektów, dlaczego tak mało? No dlatego tak mało, że o tamtych problemach można rozmawiać i jeszcze się w nich schować, natomiast rozpoczynanie projektu, mało kto to bada, no bo po co to badać, jak na zakończenie to są już inne opcje. Ale w rozpoczynaniu projektów biorą się te wszystkie pozostałe problemy. Jak źle zaczniesz projekt, to jest spora szansa, że zapłacisz za to sporą cenę. Ocena projektów – wiele osób się boi poddać ocenie projektów, bo ma wrażenie, że dało ciała. Może daliście ciała, ale nie ma innego takiego projektu. To zobaczmy, jak my będziemy to oceniać, ale to łączy się z kryteriami sukcesu projektu, gdzie w wielu projektach często są one ustawiane tak sobie i rozpoczynanie projektu było źle zrobione i bez kryterium sukcesu, więc nie ma co oceniać.
Fascynujące, takie fundamentalne rzeczy, powiedzmy nudne, ale fundamentalne, o nich jest najmniej. Największe trendy w nauce z tych obszarów, gdzie się pojawia najwięcej badań, po pierwsze, otoczenie projektu, project environment. Bardzo istotne, bo w zarządzaniu projektami, tak jak zawsze mówię może być celem samym w sobie, ja uwielbiam to, ale dla moich klientów jest narzędziem, więc otoczenie i wpasowanie zarządzania projektami do właściwego otoczenia jest kluczem. Rzecz oczywista, że PMBOKi, PRINCE, powstały dla ogromnych mega projektów, gdzie była mega kasa, dużo założeń i tak dalej. Powstały złożone kombajny, które pomogą radzić sobie z dużymi projektami, ale świat projektów tak nie wygląda już. Większość projektów jest robionych małych, w różnych miejscach, trzeba to zarządzanie projektami wpasować w rzeczywistość.
Druga, trójkąt ograniczeń. Tutaj taki mój osobisty element satysfakcji. Jak ktoś mówił, że: trójkąt projektowy to zapomnij o tym, bo to już w ogóle działa. A proszę Cię bardzo, zawsze będzie działał czas, zakres i koszty, czyli jak sobie radzić z tym szybko, tanio i dobrze, sensownie. Zarządzanie ryzykiem, no to nad tym się można zastanowić: hmm, to było jeszcze przed covidem, pamiętajcie o tym. Zanim się zadziały supermega kryzysy i tak dalej. Zarządzanie ryzykiem jest takim elementem, w którym dużo więcej badań powstaje i sprawdzamy, jak z tego korzystać. Moje doświadczenie pokazuje, że jakbyśmy zaczęli korzystać nawet z bazowych rzeczy w tym obszarze, to już by było bardziej do przodu. Fascynujący temat tak czy inaczej, ale to są trendy w nauce, tam najwięcej tematów powstaje. To badanie jest z 2015, więc przez 7 lat mogło się coś zmienić, ale małoznacznie.
Oczywiste kierunki, bo jak sobie wpiszesz trendy no to można się domyślić, co się akurat dzieje. Świat jest po prostu po pierwszym roku lockdownów i tak dalej, no i kilka rzeczy, które się pojawiło, zarządzanie kosztami, okazało się, że kasa nie tryska z każdego miejsca, to trzeba pilnować kosztów w całym projekcie. Druga rzecz, zespoły wirtualne. To nie był aż tak widoczny trend, to pewne, natomiast to faktycznie odpaliło, że zaczęliśmy pracować wirtualnie dużo szerzej, na ogromną skalę, z dnia na dzień. Skalowanie agile, skalowanie z innego podejścia, to jest w ogóle ciekawy temat. Skalowanie agile, jest to na pewno trend. Zarządzanie ryzykiem też pojawiło się w wielu miejscach. Te oczywiste kierunki ja wpisałem po prostu w google. Narzędzia do zarządzania też stały się trendem, bo nagle się okazało, że trzeba ich używać, nie da się kogoś po prostu przy zeszycie złapać, rozpisać na kartce, tak kontrolować projekt, więc pewne tematy się pojawiły. Później sprawdziłem jeszcze taką rzecz – jakie trendy były sprzed 2020, bo 2021 i 2020 zmieniły perspektywę patrzenia, patrzymy pod kątem pewnego towarzyszącego nam wirusa. No i jak patrzymy pod tym kątem, to nasze postrzeganie trendów się zmienia, nagle trend się zmienił. Natomiast to, co nas interesuje, to trwałe zmiany w tej naszej dziedzinie, a nie to, że nagle się komuś wydaje i wszędzie w zarządzaniu ryzykiem wpisuje choroby.
Co było przed, artificial intelligence i automation. Tu też mam swoje zdanie. Automation jak najbardziej, tylko trzeba wiedzieć, co się automatyzuje. Artificial intelligence, okej, jest potencjał na pewno, zdecydowanie w wielu obszarach. Tylko tak się zastanówmy trochę w praktyce, ile danych to artificial intelligence odnośnie projektów będzie miało i to czego się ona uczy na starcie, to pewnie po prostu: o, zarobiony jestem, niewyrobiony, o sorry, musimy przesunąć deadline. Dobra, popłynąłem, zostawiam.
Hybrydowe zarządzanie projektami, to jest drugi element sprzed 2020, czyli łączenie ze sobą podejścia zwinnego i podejścia tradycyjnego w różne metody i turkusowe zarządzanie. Coś, czego było dosyć dużo, czyli wchodzimy na taki poziom, w którym oddajemy kontrolę zespołom na dole i te zespoły prowadzą nasz projekt. Czyli nie z góry na dół dowodzenie, a z dołu do góry. Rok był bardzo intensywny, zaczynamy nowy i jak mówię o trendach, to łączą mi się pewne kropki. Teraz idąc dalej za trendami, co by mogło nas ustawić. Do 2027 roku na świecie będzie potrzeba 88 000 000 kierowników projektów. Niesamowite, nie, widzicie? 80 i to będzie brakowało tylu. Jest robota, jest konkretna robota dla ludzi, którzy wiedzą, co robić. Teraz na co postawić? Powiem Wam na co ja bym postawił moje pieniądze. Po pierwsze, mistrzostwo w rzeczach oczywistych. Są rzeczy, które się nie zmieniły w zarządzaniu projektami od zawsze, od budowy piramid. Jak nie umiesz chodzić, nie będziesz biegać, nie trenujesz, rdzewiejesz. Podstawy, podstawy projektowe i jeszcze raz podstawy. Te tematy, które były tam na czerwono: rozpoczynanie projektów, kryteria sukcesu, ocena i za tym idące pozostałe rzeczy.
Podstawowe rzeczy się nigdy nie zestarzeją.
Najwyżej będą je nazywać trochę inaczej. Rób te rzeczy bazowe, to się nie zestarzeje. Dobrych kierowników projektów będzie potrzeba zawsze. Drugie to rozwiązywanie problemów. Projekty to historia problemów i komunikacji. Jest taka kompetencja przyszłości, która się pojawia co rok – rozwiązywanie skomplikowanych problemów, Alleluja. W zarządzaniu projektami było to zawsze, bo zarządzanie projektem jest niczym innym, jak rozwiązanie skomplikowanego i złożonego problemu, więc problemy, komunikacja to jest coś, co się nie zestarzeje, jakkolwiek byśmy tego nie nazywali, czy pracowaliśmy w zespole na żywo, czy w zdalnym, czy w wirtualnym, te same tematy, może uwypuklone, albo pokazane inaczej, do tego się przyzwyczailiśmy. Rozwiązanie problemów, komunikacja, warto na to postawić. Płynne przywództwo, czyli przełączanie się pomiędzy hierarchicznym podejściem, partycypacją i podejściem turkusowym, to jest clou. Co do tego miałem podejrzenia, że tak powinno być, potwierdzam to sobie, studiując dodatkowo, plus zrobiliśmy badanie, które pokazuje, że każda z tych opcji powinna działać. Płynne przywództwo oznacza, że albo jesteś liderem albo podążasz za kimś, kto prowadzi i bądź gotów na dwie opcje przełączania się: czasem Ty prowadzisz, czasem za kimś podążasz. Trzecia opcja to jest: usuń się z drogi. Natomiast na to bym na pewno postawił. Narzędzia. Rewolucja trwa, narzędzia się zmieniły, praca na kampaniach, praca na tych narzędziach, które mamy dostępne poza Excelem, poza moim sucharem może na początku,
Excel spoko, narzędzia są nowe, są inne, są lepsze. Rewolucja nastąpiła, zmieniajcie się na inne narzędzia. W oparciu o Kanbany, Asana, ClickUp, Monday, Planer, cokolwiek. Da się pracować inaczej, da się pracować wydajniej. Naprawdę to się zmieniło, a tyle czasu marnujemy na totalnych pierdołach. Z narzędziami rewolucja trwa i mam nadzieję, że ona się nie zatrzyma. To jest kierunek: narzędzia, narzędzia, narzędzia. Kto się nauczy z nich korzystać, kto nauczy się na nich pracować, oszczędna niesamowicie dużo czasu, wywala wiele problemów dziejących się po drodze i podnosi się kontrola. To się nie zmieni. I od czasu tylko Projecta i Excela, mamy multum narzędzi do wszystkiego. Problemem jest oczywiście połączenie tego wszystkiego w całość, ale świat się zmienił tylko wiele firm za tym nie nadążyło. Jak nie nadążycie, to odpadniecie. Jeszcze jedną rzecz chciałem Wam podrzucić, taką inspiracyjną. “Shuhari”, takie japońskie podejście, że najpierw postępuj według zasad, złam zasady, twórz własne zasady. I to jest jedna z rzeczy, która w trendach istnieje od zawsze i warto się temu przyjrzeć. Metody, które znamy teraz PMBOKowe, PRINCEowe, Scrumowe, częściej nie działają, niż działają. Jeżeli masz gotowy framework i go przyłożysz, w większości wypadków on nie będzie działał, bo tak został stworzony, dla pewnego zestawu parametrów i wymiarów, dopasowany w takich parametrach działa, w pozostałych nie działa. Trzeba wymyślić coś nowego i to jest ten kierunek. Ja bardzo mocno wierzę w to, że obudzimy się któregoś dnia i nabierzemy tyle odwagi, kierownicy projektów w PMO nabiorą tyle odwagi. Słuchajcie, to trzeba poukładać po naszemu, ale w pewien zdyscyplinowany sposób. Jak poukładany to we właściwy sposób, mamy nasz sposób podejścia, który działa, funkcjonuje w naszym otoczeniu. To według mnie jest trend, nie, to będzie nisza, umówmy się, to będzie nisza. Jeżeli chcecie postawić na coś, to ja bym stawiał właśnie na to. To tyle na podsumowanie na trendy.
Tak jeszcze na koniec stwierdziłem, że wrzucę dwa słowa, bo to był wynik webinaru. Jak macie ochotę zaprosić mnie na webinar dla swojej firmy, dla swego zespołu, żeby jakoś pobudzić do działania, sprzedać to zarządzanie projektami, żeby chciało się chcieć, to te webinary robię dosyć dużo. Jak macie taką ochotę, żebym przyszedł, jakoś zrobił to w fajny sposób, nie tylko w trendach zarządzania projektami, to zapraszam do kontaktu.
Mam nadzieję, że Wam się podobało. Napiszcie, jakie trendy Wy widzicie, czy się zgadzacie, czy się nie zgadzacie. I powodzenia, wykorzystujcie to i obiecuję, że nie będę za rok nagrywał jeszcze jednych trendów, bo to nie ma większego sensu. A za parę lat będziecie mogli sprawić, czy miałem rację, czy nie. Powodzenia w projektach, trzymajcie się.
VIDEO