Pierwszy problem zarządzania wieloma projektami to przeładowanie i przeciążenie zadaniami.
Można z orientować się że coś jest nie tak jak masz dosyć swojej roboty, która do tej pory była dla ciebie fajna. Problem bierze się stąd, że jak zaczyna ci się rozwijać firma to automatycznie odpalasz coraz więcej projektów. Każdy projekt to nie jest jedno małe zadanko, nawet jeśli na liście To do znajduje się jedno zadanie to najczęściej pod spodem kryje się dużo więcej rzeczy do zrobienia. Potem okazuje się, że te pojedyncze zadanka to robota na tygodnie, a czasem na miesiące. Na ekranie tak samo wygląda zadanie typu „odpowiedz na maila” co „rozwiąż temat wdrożenia automatyzacji w naszym dziale”. Natomiast w praktyce pod tym drugim zadaniem jak łatwo się domyślić jest dużo, dużo, dużo więcej do zrobienia niż w pierwszym zadaniu.
Te zadania są odpowiednio poszatkowane, jak dotrą do człowieka, który to ma robić to są już rozdrobione, często bez wizji całego obrazka. Próbują dowozić te zadania układając sobie pracę jak najlepiej dla siebie, priorytetyzując na swój sposób. W pewnym momencie wszystko się musi zatkać, nie ma innej możliwości.
Przeładowanie i przeciążenie zadaniami wynika z tego, że nie zawsze kontrolujecie na jakim etapie macie przedsięwzięcia, na których działacie. Bywają fale. W niektórych organizacjach działa to tak, że bardzo długo działa koncepcja, a później jak góra przepracuje całą koncepcję wyjdą z tego karty projektu, cele realizacji to wszystko spada na dół. Jest fala, macie szesnaście projektów, trwało to już trzy miesiące, a wy macie dwa na realizację. Ja wiem, że to jest rzeczywistość w wielu miejscach, natomiast gdyby poukładać to w taki sposób, że wiesz jakie projekty są w jakiej fazie, jakie są w koncepcji, jakie w planowaniu, realizacji to działałoby to lepiej.
Kolejny problem jeśli chodzi o zarządzanie wieloma projektami to konflikt zasobów.
Ten problem w zarządzaniu projektami będzie istniał zawsze. Chcemy dowieźć coś szybko, tanio i dobrze w rzeczywistości w której się nie da tego zrobić. Musimy grać na ryzyku, inaczej nie byłoby rezultatu. Podejmujesz projekt, zakładasz, że na 100 odpalonych projektów 99 się uda. Dzięki temu pójdziemy dalej. Jeżeli wrzucisz 10 projektów i podzielisz jej między trzy działy i każdy z tych działów ma jeden projekt jako lider to te działy będą się skupiać na „swoim projekcie” postrzegając go jako ważniejszy. Jednocześnie muszą ze sobą współpracować w ramach tych 10 projektów. Każdy będzie alokował zasoby do projektów które ma przydzielone do swojego działu. Dwa działy może się dogadają, trzy i więcej mało prawdopodobne. Jeżeli będziesz mieć miejsce w którym widzisz wszystkie projekty, wiesz, które są ważniejsze, które mniej to nie ludzie poniżej będą się musieli dogadywać tylko od góry pojawi się priorytet na projekty. Ponieważ konflikt zasobów pojawi się na pewno to bez priorytetów możesz stracić sporo czasu.
Następny problem w zarządzaniu wieloma projektami to trudności w planowaniu i priorytetyzacji.
Problem polega na tym, że nie ma czasu na myślenie. Tempo jest tak duże, że przede wszystkim dowozisz pracę bieżącą. Za każdym razem jak się zatrzymasz, zaplanujesz pracę to będzie szło dużo szybciej, dużo lepiej, dużo mniej stresu i lepsze wyniki. Zaplanowana, poukładana praca jest dużo lepsza. Taniej, szybciej lepiej.
Na co dzień system będzie zmierzał do tego, żeby nie myśleć tylko robić. To co ja proponuję to widok wszystkich projektów i wiedzę na którym są etapie. Zaczynasz wtedy traktować poszczególne etapy poważniej. Rozpoczynanie projektu, planowanie projektu to jest praca, to nie jest przepalony czas. To niesie dla ciebie wartość. Ogranicza Ci ryzyko, że przepalisz zasoby, wrzucisz ludzi w temat, oni pójdą w las i przyniosą nie te grzyby, które chciałeś.
Warto zacząć szanować pracę poświęconą na analizowanie i przychodzenie z konkretem. Jeśli masz widok wszystkich projektów, łatwiej Ci to rozplanować.
Przechodzimy do kolejnego problemu w zarządzaniu projektami. Jest nim brak spójności i komunikacji.
To co ja widzę wielu miejscach jeżeli zaczynasz transparentnie pokazywać jak wygląda praca na wielu projektach, szczególnie w większych firmach to często odpala się reakcja typu – o cholera nasz dział robi tylko wsparcie, główne projekty robi ktoś inny. Zbojkotujmy tablice na której wszystko widać, bo jeszcze ktoś się do nas przyczepi. A taka tablica jest potrzebna.
Jako manager potraktuj to na zasadzie oszczędności czasu, żeby wszyscy pokazywali stan projektów w ten stan sposób, tymi samymi kolorami, nauczyli się opowiadać jak w projekcie jest, czy czegoś od Ciebie potrzebują. Jeżeli masz 10 osób i każda przyjdzie z opisaniem projektu inaczej to tracisz czas.
Jeżeli jesteś właścicielem firmy to chcesz wiedzieć transparentnie co się dzieje, jak twoje pieniądze są wykorzystywane I co się dzieje z projektami. W mniejszych firmach otwartość na to, żeby pokazywać co się dzieje w projektach jest większa. Są pewne wyjątki jeżeli są działy które są działami wsparcia i nie prowadzą projektów są zawaleni na maksa, widzisz, że nie mają projektów a chcesz im wcisnąć. A oni nie są od projektów tylko od prowadzenia działalności operacyjnej. Nie wszystkie działy muszą robić tyle samo projektów.
Na poziomie zarządu w dużej firmie może wchodzić w grę polityka I bez odpowiedniego sponsora może się okazać że ten model zarządzania wieloma projektami ciężej będzie wdrożyć. W wielu firmach i tak się to wdraża, w taki sposób, że są regularne nasiadówki podczas których mieli się wszystkie projekty które są realizowane. Po kilku godzinach takiego mielenia wszyscy mają dosyć, bo zawsze, w tych samych interwałach sprawdza się wszystkie projekty. Ja proponuję podejść do tego asynchronicznie, bo nie wszystkie projekty musisz sprawdzać w tym samym czasie. Niektóre można sprawdzać co miesiąc inne co tydzień, jest na to zasada, można ją zastosować.
No i mamy kolejny problem w zarządzaniu wieloma projektami jednocześnie – złe zarządzanie ryzykiem.
Patrząc na wszystkie projekty, które realizujesz możesz zobaczyć trochę inny obraz. Bo na przykład, jeżeli masz za dużo projektów, które są właśnie rozpoczynane to ludzie są bardzo mocno odciągnięci od wykonywania pracy. A to jest inna energia, inny sposób działania i realizacji.
Jeżeli spojrzysz sobie na cały portfel, będziesz wiedzieć czy stać cię na rozpoczynanie nowych projektów i odciąganie ludzi od realizacji czy może warto się wstrzymać i poczekać na skończenie pewnych projektów. Jest takie hasło, jeżeli jesteś za bardzo przeładowany robotą to warto zacząć kończyć, przestać zaczynać. To widać na poziomie całego portfela projektów. Wtedy można spojrzeć na ryzyko trochę szerzej. Jakie projekty uruchamiany czy chcemy w każdym dziale w danym momencie mieć projekty R&D, które dużo zmienia ją w procedurach. Może chcemy wprowadzić to falowo, żeby Nie robić rewolucji we wszystkich miejscach firmie, bo może się wszystko wywrócić.
To 5 największych problemów w zarządzaniu wieloma projektami. W tym miejscu chciałbym Cię zaprosić do zapoznania się z kursem online „Jak prowadzić wiele projektów jednocześnie”. To kurs który się zwraca w trakcie jego robienia. Stworzyłem go w taki sposób, żebyś robiąć każdą lekcję wykonywał konkretne ćwiczenia, które pozwalają Ci poukładać pracę na wielu projektach, dodatkowo z przykładami w Trello, Planerze, Asanie. Tak, żeby już w trakcie kursu widzieć więcej, co się dzieje w firmie, w projektach, jak przełożyć to na pracę z zespołem i potrafić wyłuskać projekty, które ma sens realizować, ubić te których nie ma sensu robić. Zapraszam.
VIDEO