Jak zarządzać czasem - Leadership Center

Jak zarządzać czasem

Jak zarządzać czasem

Jeżeli to już mówiłem, to najwyżej się powtórzę, jeżeli nie mówiłem to czas najwyższy: nie da się zarządzać czasem! Nie próbuj nawet, bo to nieujarzmione stworzenie. Niestety ugruntował się zwrot zarządzanie czasem i ja też muszę się go trzymać, jeżeli chcę dotrzeć do ludzi zainteresowanych tematem, ale mam nadzieję, że z czasem naprawimy to “semantyczne nadużycie”. Jedyne, o czym można mówić to zarządzanie sobą. A w szczególności zarządzanie sobą w czasie.

Kilka przemyśleń związanych z tematem wynikających z doświadczenia. Getting Things Done – nie spotkałem się z lepszym narzędziem do tej pory i jestem jego gorącym fanem. Wdrożenie go w życie zajmie odrobinę, ale przy pisaniu tego postu zorientowałem się, że opisywanie innych technik byłoby po prostu stratą czasu. Mojego na pisanie, twojego na czytanie. Dlatego opiszę tylko co mi nie działało w poprzednio stosowanych modelach, jeżeli zauważysz podobne objawy u siebie, to tu powinna znaleźć się odpowiedź jak się ich pozbyć.

Kwadrat Eisenhowera.

Wygląda jak na obrazku. Dzieli on wszelakie zadania na cztery kategorie w zależności od stopnia ich pilności i ważności. Ćwiartka I-sza to rzeczy ważne i pilne, np. rozwiązanie palącego problemu, napisanie artykuły tuż przed zbliżającym się terminem. Ćwiartka II-ga to rzeczy, które są ważne, ale nie odczuwasz na co dzień ich ?presji?, czyli regularne ćwiczenia fizyczne, dbanie o rozwój intelektualny, planowanie. III-cia to rzeczy, które nie są ważne, ale absorbują uwagę, typu dzwoniące telefony, bezsensowne maile, problemy, które zwalają na Ciebie inni. IV-ta to rzeczy, które nie mają najmniejszego znaczenia typu przesiadywanie przed telewizorem, bezmyślne surfowanie w Internecie, wg. Coveya też gry komputerowe (tutaj zawsze mocno protestowałem 😉 ).

Generalnie zgodnie z najczęściej spotykanym podejściem przydzielasz wszystko, co robisz na te 4 ćwiartki i zajmujesz się nimi w następującej kolejności najpierw I, później II. Wszystko z ćwiartki III delegujesz komuś do zrobienia, a wszystko, co w IV wyrzucasz. Jakie to proste! Generalnie mi też się podobało, ale po pewnym czasie przestało działać. Stosując tylko to narzędzie bez jakiegoś sensownego systemu filtrowania rzeczy przychodzących mi do głowy, albo proponowanych przez innych powodowało, że moje ćwiartki I i II rozrastały się tak, że nie mogłem się z nich wygrzebać i cały proces trzeba było zaczynać od początku.

Inne problemy, które mi utrudniały życie?

Po pierwsze rozpoznanie, co jest ćwiartką II-gą, a co IV-tą. Czy obejrzenie 1,5 godzinnego filmu to marnowanie czasu, czy doładowanie baterii i relaks? 4 godziny siedzenia przy playstation to już pewnie IV, ale czy godzina to też? Przez jakiś czas próbowałem sobie dawkować tego typu przyjemności, np. 20 minut grania dziennie. Wynik: dużo frustracji. Metodyczne podejście z zegarkiem i miarką w ręku lepiej sobie odpuścić. Nic się nie stanie jak od czasu do czasu “zmarnujesz” trochę czasu na niekoniecznie najważniejsze w życiu sprawy

Po drugie pozbycie się IV-tej ćwiartki. Po szkoleniu postanowiłem: nie oglądam telewizji, bo marnuję czas. Wytrzymałem tydzień. Tak samo było z graniem. Jeżeli chcesz wyeliminować rzeczy nieważne i nie pilne z twojego rozkładu dnia to po prostu skoncentruj się na rzeczach ważnych, a nieważne same znikną, bo nie będzie na nie czasu. Poważnie.

Inny problem: jak odróżnić ćwiartkę I-szą od III-ciej?

Skąd wiem, że coś nie jest ważne? Na dłuższą metę za dużo miałem z tym kombinowania i często wkradały mi się zajęcia, które wcale ważne nie były.

Kolejną słabością takiego podejścia jest stałe koncentrowanie się w strefie kryzysu. Covey w 7 nawykach proponuje inne podejście: skoncentrowanie się na II-ej ćwiartce, czyli na planowaniu, uprzedzaniu kryzysów, systematycznemu podnoszeniu swoich możliwości produkcyjnych. To naprawdę ma sens, bo ciągłe gaszenie pożarów prędzej czy później doprowadzi do tego, że się wczerpiesz.

Wnioski

Jeżeli chcesz osiągnąć skuteczność nie możesz stosować narzędzi wyrwanych z kontekstu. Dlatego sam kwadrat nie działa. GTD oferuje rozwiązanie , które kontroluje napływ nowych rzeczy do zrobienia, wymusza podjęcie decyzji, ustalenie długofalowych celów i ich realizację w elastyczny sposób. Drugi wniosek to podejście: potraktuje całość poważnie, ale z dystansem. Na pewno nie obejdzie się bez błędów na początku. Co jakiś czas trzeba będzie się zatrzymać, sprawdzić co działa a co nie, poprawić i działać dalej. Bardziej zorganizowane życie nie powinno powodować u Ciebie dodatkowego stresu, wprost przeciwnie.

I ostatecznie: Najważniejszym ogniwem całego systemu jesteś Ty, dlatego nie musisz inwestować w wybajerzone organizery i elektroniczne gadżety. Przeznacz te pieniądze na nagrody dla siebie za osiągnięcie kolejnych zamierzeń 😉

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *