Jak znaleźć czas na rzeczy ważne? Jak móc spokojnie realizować cele, które masz przed sobą? W jaki sposób poradzić sobie z nawałem wrzutek, który wyżera najważniejszy czas w ciągu dnia? W jaki sposób zrobić sobie 8 dzień tygodnia i mieć go dla siebie? O tym będzie w dzisiejszym artykule.
Zanim przejdziemy dalej to ważna informacja – 8 dzień tygodnia to szkolenie, które prowadzimy dla zespołów w formie zamkniętej, czasem również w formie otwartej. Link do szkolenia i informacje jak się skontaktować i kiedy jest kolejny termin szkolenia otwartego znajdziesz tutaj szkolenie zarządzanie czasem
Ważna informacja jest też taka, że ten artykuł powstał, aby wszystkim zainteresowanym szkoleniem osobom wytłumaczyć, co jest pod spodem, to będę naturalnie do tego szkolenia nawiązywał. Nie zabraknie też informacji praktycznych, dlaczego akurat tak jest skonstruowane i z tego możesz wyciągnąć dużo elementów dla siebie. Dowiesz się w jaki sposób konstruować sobie całe podejście do zarządzania czasem i efektywności. Jak o tym myśleć, żeby faktycznie te wszystkie narzędzia, które często są oderwane od siebie, zaczęły działać jako system.
Zarządzanie czasem – o co zadbać, by stworzyć system?
Po pierwsze warto myśleć o wszystkich sposobach i podejściu do czasu, nie jako technikach, które rozwiążą temat, tylko jak o systemie połączonych ze sobą elementów, które razem generują środowisko, w którym będziesz się poruszał i był efektywny. Ten system najczęściej oznacza 3 elementy.
1. Ja – To jak organizujesz siebie, jak pracujesz ze sobą
2. Zespół – potrzebujesz mieć interfejs i dopasować się do tego jak funkcjonuje zespół. Część technik zarządzania czasem nie działa, bo są robione w izolacji, tylko dla siebie, a zespół później nie chce tak działać. Przykład – złota godzina. Umawiamy się, że będziemy mieć złotą godzinę, w ciągu tygodnia, ale jeżeli reszta zespołu tego nie respektuje to złota godzina idzie w las i nie znajdziesz tego czasu dla siebie.
3. Organizacja – każdy z nas jest w jakiejś organizacji, która jest szersza, niż tylko zespół. Trzeba dostosować się do pewnych reguł, w niej panujących. Jeżeli znajdziesz technikę, która jest całkiem oderwana od rzeczywistości to nie zafunkcjonuje.
To są 3 elementy, o które musisz zadbać: jak pracujesz sam, jak pracujesz z zespołem i jak odnajdujesz się w organizacji. Jeżeli pracujesz w branży, która jest mocno dynamiczna, to działanie na zasadzie – sprawdzam maila tylko 2 razy dziennie jest jedną z rzeczy, która totalnie nie zadziała. Musisz dopasować techniki do swojej rzeczywistości i sposobu działania.
Zarządzanie czasem – techniki
O jakich technikach mówimy?
Techniki, które będą Ci służyć przez całą Twoją karierę.
1. Lista zadań. Lista rzeczy, które masz zrobić. Możesz mieć to w prostej formie, kartka A4, kalendarz analogowy, aplikacja. Ważne, żeby było to jedno miejsce, w którym masz listę rzeczy do zrobienia. Jest pewna sztuczka, którą możesz wykorzystać przy przyjmowaniu zadań od przełożonego, która pomoże Ci być skuteczniejszym.
Zadaj trzy pytania. Po pierwsze – na kiedy to wykonać? Niektóre zadania są bez konkretnego terminu, niektóre z odległym terminem a niektóre na już. Jeżeli ktoś mówi, że ma być tak szybko jak to możliwe to pytasz – na kiedy chciałbyś dostać to idealnie? Drugie pytanie – na kiedy może być najpóźniej? Po to, żeby dać sobie możliwość poukładania zadań w kolejny plan. Jeżeli wszystkie zadania będą na już, to termin przestaje mieć znaczenie. Natomiast jak masz jakieś możliwości ruchu zadaniami, to łatwiej Ci je ułożyć.
W pewnym momencie dojdziesz do sytuacji, gdzie zadań będzie więcej niż ta prosta technika przestanie działać, wtedy sięgasz po technikę numer 2.
2. Narzędzie prezydentów – macierz ważne – pilne. Na jednej osi masz ważność czyli rzeczy ważne i nieważne, na drugiej osi pilność czyli rzeczy pilne i niepilne. Najpierw izolujesz zadania ważne i pilne, to są pożary.
Druga ćwiartka to rzeczy ważne i niepilne, czyli najczęściej zadania nie tak głośne, często powtarzalne typu przygotowanie raportu, kontakt z klientem to bazowe rzeczy, które trzeba wpisać w kalendarz i trzeba się nimi zajmować.
Trzecia kategoria to rzeczy nieważne ale pilne, czyli telefony, różne przeszkadzajki. Idea jest taka, żeby jak najbardziej izolować się od tych zadań. Jeżeli wpada coś co wydaje się nieważne, ale jest pilne postaraj się tego pozbyć, żeby skupić się na rzeczach ważnych.
Ostatnia ćwiartka to rzeczy nieważne i niepilne typowe marnowanie czasu. Zbyt długie przesiadywanie na kawie, papierosie, Facebooku. Nie mylić z relaksem, bo regeneracja jest istotna, ale na pewno jesteś w stanie znaleźć rzeczy, których można się pozbyć bez problemu.
3. Najważniejsza technika to odwrócony harmonogram. Kalendarz to narzędzie pokazujące Ci ile czasu masz realnie do dyspozycji. Każde zadanie do wykonania to zużycie zasobu. Bardzo dużo osób wpada w pułapkę. Chcą działać, dostarczać bardzo dużo. Dopóki możesz robisz jak najwięcej, w pewnym momencie masz więcej pracy niż czasu przeznaczonego na pracę. Warto od początku zastanawiać się ile czasu zajmą zadania i rezerwować czas w kalendarzu. Wtedy zadania Cię nie przeładują.
W kalendarz najpierw wpisuj rzeczy niepilne i ważne, bo te zadbają o Twoją skuteczność w dłuższym terminie. Później rzeczy ważne i pilne. Na koniec dodajesz resztę. Dzięki temu masz pogląd czy jesteś w stanie się zobowiązać na dostarczenie zadań na tydzień, dwa.
Jeżeli zaczniesz od tych technik, to gwarantuję, że będziesz mega skuteczny. Co by się nie działo te narzędzia będą Ci towarzyszyć. Gdy zaczynałem pracę w globalnej korporacji to codziennie rano szedłem do szefa i szef pytał co mam na liście, jakie mam priorytety i na kiedy mogę to zrobić. Na początku trochę to mnie wkurzało bo traktowałem to jako kontrolę, później okazało się, że to bardzo fajny trening samodzielności i mojego myślenia jak mogę działać. W pewnym momencie szef dał mi spokój, sam decydowałem, spotykaliśmy się rzadziej, ustalając najważniejsze rzeczy. Bez podstaw nie będzie mistrzowskich wyników.
Sprawdź, jak można poprawić swoje zarządzanie czasem.
Jak masz pytania odnośnie narzędzi wpisz w komentarzu.
VIDEO
Radzenie sobie z konfliktem – odnośnie czasu i pilnowania swoich celów, swojego harmonogramu, swoich obszarów odpowiedzialności – to zawsze powoduje konflikt. Jedną z rzeczy, którą potrzebujesz opanować to właśnie radzenie sobie z tymi konfliktami
Wartości – kwestia wartości i sposobu działania. Część osób, które bardzo mocno się rozwijają pod kontem efektywności cenią sobie poukładanie i efektywność. Niespodzianka – nie cały świat to ceni. Dlatego często spotykamy się z sytuacją, że ktoś wrzuca Ci coś do zrobienia na ostatnią chwilę i nie ma z tym problemu.
Delegowanie – jeżeli jesteś managerem, właścicielem firmy nie da się rozwijać, jeżeli nie zaczniesz delegować. Jest to jedna z trudniejszych rzeczy do zrobienia, żeby to sensownie działało. Na szkoleniu pokażę Ci takie techniki jak GoGo, SEKS (tak wiem, brzmi kontrowersyjnie) o co z tymi technikami chodzi – dowiesz się na szkoleniu
Asertywność – nauczenie się zdrowej asertywności. Nie tej z lat 90, gdzie oznaczała ona nie, bo nie. Tylko obronienie tego całego systemu zarządzania czasem wobec zespołu i świata na zewnątrz, w taki sposób, żebyś nie był hamulcowym. To jedna z rzeczy, która często rozwala wdrożenie czegokolwiek. Pytanie czy tak nie masz? Zaczynasz coś robić, chcesz być bardziej asertywnym, a okazuje się, że nie wiesz w jaki sposób obronić to, że od tej pory od 9-10 faktycznie pracujesz.
Problem solver – narzędzie do rozwiązywania problemów (na kanale YouTube znajdziesz odcinek poświęcony właśnie temu narzędziu – Jak rozwiązać każdy problem w projekcie – Problem solver #47 )
Ważne/Pilne – macierz Eisenhowera to jedno z najlepszych narzędzi, które można wykorzystać pod kontem tego, żeby wygenerować sobie cały system, w ramach którego operujesz. Oddzielenie ważnych od pilnych. Zaczęcie pracy w taki sposób, żebyś skupiał się na tych rzeczach, które w długiej perspektywie generują zmianę, a nie reagowanie na wszelakie wrzutki i pożary.
Wybrałem najważniejsze rzeczy, bo jest tego pewnie jeszcze więcej. Natomiast to jest coś co mi się sprawdzało przez lata. W perspektywie managera, freelancera i przedsiębiorcy. To są techniki, które przetrwały też próbę czasu, a nie coś co wpadło i zadziałało. Korzystam z nich od kilkunastu lat i chce się nimi podzielić z Tobą na szkoleniu 8 Dzień Tygodnia. To wcale nie jest proste, aby stworzyć system przystosowany do siebie i go skutecznie egzekwować. Do tego potrzeba jeszcze trochę narzędzi i wiedzy.
Jakie narzędzia do zarządzania czasem?
Opowiem Ci o narzędziach, którym warto się przyjrzeć i w jaki sposób jest skonstruowany 8 Dzień Tygodnia jako warsztat. Część narzędzi, które wg. mnie są must have, jeżeli zarządzasz czasem i sobą i działają w różnych obszarach:
Mapy myśli – korzystanie z map myśli do tego, żeby móc sobie zarządzić całą rzeczywistością. Nie mówię tylko w kontekście zadań do wykonania, ale też kreatywności, notatek itd. Pokażę Ci FreeMind – moje ulubione narzędzie do tworzenia map myśli. Na warsztacie nauczysz się w jaki sposób te mapy myśli wykorzystać
Maile – obsługa maili i praca z mailami. W jednym z poprzednich filmów nagrałem techniki jak się pozbyć nadmiaru maili 8 sprawdzonych sposobów na pozbycie się nadmiaru maili #35 ) To co zrobimy na warsztacie – ustawimy je specjalnie dla Ciebie i pokażę Ci, że to działa i funkcjonuje
Kalendarz – praca z kalendarzem w jakiejkolwiek formie by on nie był. Ja polecam formę elektroniczną, sam korzystam z Google Calendar. Jak ten kalendarz sobie rozłożyć zgodnie z zasadami odwróconego harmonogramu, żeby dla Ciebie działał. Jak to wdrażać, żeby faktycznie zafunkcjonowało. Pokażę Ci na czym polega opóźnienie, zanim w ogóle efekt się zadzieje. To jest jedna z pułapek, w którą ludzie wpadają, że oczekują, że efekt będzie w miarę szybko. Jest sposób na to, żeby zaplanować sobie swój kalendarz tak, żeby w pewnym momencie nieodczuwalnie wpadać w nowy tryb działania
aTimmeLogger – sposób na radzenie sobie z sytuacją, gdzie nie wiesz na czym spędzasz czas. Opowiem jak sprawdzić ile czasu na czym spędzasz i pozbyć się tematów, które zjadają najwięcej czasu.
To do & Not to do – co robić i czego nie robić. Jak wyeliminować ze swojego kalendarza rzeczy, na których nie warto pracować
System, który łączy narzędzia – to jest sedno. W trakcie warsztatu wypracujemy system, który łączy narzędzia ze sobą, w sposób, który pracuje do Ciebie. Na warsztacie każdy z uczestników ma 30 minut tylko dla siebie. Przychodzisz ze swoimi problemami, które chcesz rozwiązać i pochylamy się nad tym, żeby dopasować te elementy do Ciebie. Gwarantuję Ci, że wyjdziesz z długą listą inspiracji i mega konkretnym sposobem, który możesz wdrożyć i który od razu przyniesie Ci korzyści. Nigdy nie zdarzyło się, żeby było inaczej. Jeżeli okaże się, że nic z tego nie skorzystałeś, to zwracam Ci pieniądze.
Dużo inspiracji, pozytywnej energii, inne spojrzenie, które sprawdziłem przez lata to na pewno będzie na warsztacie. Piguła, dzięki której uderzysz w punkt i zacznie się dziać.
Tutaj znajdziesz więcej informacji o szkoleniu – szkolenie zarządzanie czasem
Jeśli faktycznie przestajecie wyrabiać, okazuje się, że jest za dużo, spada jakość, źle się z tym czujecie to szkolenie jest dla Ciebie. Jeżeli jesteś w sytuacji, w której wszystko jest ok, ale jest tego dużo i nie masz przestrzeni na tworzenie nowych tematu, to też jest powód, żeby się temu przyjrzeć. Jeżeli nie masz czasu już na rzeczy ważne i straciłeś czas dla siebie to tym bardziej zapraszam.
Skąd się bierze efekt 8 dnia tygodnia? Z tego, że z bieżączki ustawiamy strategię do przejścia dla tematów, które są pro aktywne. Zaczynasz myśleć nie w tym co się dzieje dziś, tylko o tym co chcesz osiągnąć. Dam Ci do tego system i narzędzia. Mam nadzieję, że zobaczymy się na szkoleniu :) Serdecznie zapraszam
Jeżeli to już mówiłem, to najwyżej się powtórzę, jeżeli nie mówiłem to czas najwyższy: nie da się zarządzać czasem! Nie próbuj nawet, bo to nieujarzmione stworzenie. Niestety ugruntował się zwrot zarządzanie czasem i ja też muszę się go trzymać, jeżeli chcę dotrzeć do ludzi zainteresowanych tematem, ale mam nadzieję, że z czasem naprawimy to “semantyczne nadużycie”. Jedyne, o czym można mówić to zarządzanie sobą. A w szczególności zarządzanie sobą w czasie.
Kilka przemyśleń związanych z tematem wynikających z doświadczenia Getting Things Done – nie spotkałem się z lepszym narzędziem do tej pory i jestem jego gorącym fanem. Wdrożenie go w życie zajmie odrobinę, ale przy pisaniu tego postu zorientowałem się, że opisywanie innych technik byłoby po prostu stratą czasu. Mojego na pisanie, twojego na czytanie. Dlatego opiszę tylko co mi nie działało w poprzednio stosowanych modelach, jeżeli zauważysz podobne objawy u siebie, to tu powinna znaleźć się odpowiedź jak się ich pozbyć.
Kwadrat Eisenhowera
Wygląda jak na obrazku. Dzieli on wszelakie zadania na cztery kategorie w zależności od stopnia ich pilności i ważności. Ćwiartka I-sza to rzeczy ważne i pilne, np. rozwiązanie palącego problemu, napisanie artykuły tuż przed zbliżającym się terminem. Ćwiartka II-ga to rzeczy, które są ważne, ale nie odczuwasz na co dzień ich ?presji?, czyli regularne ćwiczenia fizyczne, dbanie o rozwój intelektualny, planowanie. III-cia to rzeczy, które nie są ważne, ale absorbują uwagę, typu dzwoniące telefony, bezsensowne maile, problemy, które zwalają na Ciebie inni. IV-ta to rzeczy, które nie mają najmniejszego znaczenia typu przesiadywanie przed telewizorem, bezmyślne surfowanie w Internecie, wg. Coveya też gry komputerowe (tutaj zawsze mocno protestowałem ;) ).
Generalnie, zgodnie z najczęściej spotykanym podejściem przydzielasz wszystko, co robisz na te 4 ćwiartki i zajmujesz się nimi w następującej kolejności najpierw I, później II. Wszystko z ćwiartki III delegujesz komuś do zrobienia, a wszystko, co w IV wyrzucasz. Jakie to proste! Generalnie mi też się podobało, ale po pewnym czasie przestało działać. Stosując tylko to narzędzie bez jakiegoś sensownego systemu filtrowania rzeczy przychodzących mi do głowy, albo proponowanych przez innych powodowało, że moje ćwiartki I i II rozrastały się tak, że nie mogłem się z nich wygrzebać i cały proces trzeba było zaczynać od początku.
Inne problemy, które mi utrudniały życie?
Po pierwsze rozpoznanie, co jest ćwiartką II-gą, a co IV-tą. Czy obejrzenie 1,5 godzinnego filmu to marnowanie czasu, czy doładowanie baterii i relaks? 4 godziny siedzenia przy playstation to już pewnie IV, ale czy godzina to też? Przez jakiś czas próbowałem sobie dawkować tego typu przyjemności, np. 20 minut grania dziennie. Wynik: dużo frustracji. Metodyczne podejście z zegarkiem i miarką w ręku lepiej sobie odpuścić. Nic się nie stanie jak od czasu do czasu “zmarnujesz” trochę czasu na niekoniecznie najważniejsze w życiu sprawy
Po drugie pozbycie się IV-tej ćwiartki. Po szkoleniu postanowiłem: nie oglądam telewizji, bo marnuję czas. Wytrzymałem tydzień. Tak samo było z graniem. Jeżeli chcesz wyeliminować rzeczy nieważne i nie pilne z twojego rozkładu dnia to po prostu skoncentruj się na rzeczach ważnych, a nieważne same znikną, bo nie będzie na nie czasu. Poważnie.
Inny problem: jak odróżnić ćwiartkę I-szą od III-ciej?
Skąd wiem, że coś nie jest ważne? Na dłuższą metę za dużo miałem z tym kombinowania i często wkradały mi się zajęcia, które wcale ważne nie były.
Kolejną słabością takiego podejścia jest stałe koncentrowanie się w strefie kryzysu. Covey w 7 nawykach proponuje inne podejście: skoncentrowanie się na II-ej ćwiartce, czyli na planowaniu, uprzedzaniu kryzysów, systematycznemu podnoszeniu swoich możliwości produkcyjnych. To naprawdę ma sens, bo ciągłe gaszenie pożarów prędzej czy później doprowadzi do tego, że się wczerpiesz.
Wnioski
Jeżeli chcesz osiągnąć skuteczność nie możesz stosować narzędzi wyrwanych z kontekstu. Dlatego sam kwadrat Eisenhowera nie działa. GTD oferuje rozwiązanie, które kontroluje napływ nowych rzeczy do zrobienia, wymusza podjęcie decyzji, ustalenie długofalowych celów i ich realizację w elastyczny sposób. Drugi wniosek to podejście: potraktuje całość poważnie, ale z dystansem. Na pewno nie obejdzie się bez błędów na początku. Co jakiś czas trzeba będzie się zatrzymać, sprawdzić co działa a co nie, poprawić i działać dalej. Bardziej zorganizowane życie nie powinno powodować u Ciebie dodatkowego stresu, wprost przeciwnie.
I ostatecznie: Najważniejszym ogniwem całego systemu jesteś Ty, dlatego nie musisz inwestować w wybajerzone organizery i elektroniczne gadżety. Przeznacz te pieniądze na nagrody dla siebie za osiągnięcie kolejnych zamierzeń ;)
Obejrzyj video
Nie wyrabiasz się ze wszystkimi zadaniami? Co chwilę gasisz nie swoje pożary? Wszyscy chcą coś od Ciebie na wczoraj? Problem polega na tym, że nie jesteś w stanie wszystkiego ogarnąć. Dlatego pokażę Ci dziś sprawdzone i łatwe do wdrożenia metody, aby zapewnić skuteczność i efektywność Twoich działań. Opowiem o tym, jak myśleć o zarządzaniu czasem jak o systemie.
Czy czasem da się zarządzać?
Wiem co usłyszę na początku od niektórych “czasem nie da się zarządzać” czas płynie i nie jesteś w stanie nim zarządzać. To nie do końca prawda, bo czas to taki sam zasób jak pieniądze. Jedyna różnica, że jest nieodnawialny, nie możesz nim zarządzać jako bytem, ale możesz zarządzać czasem, który masz do dyspozycji.
Najpierw spójrzmy na system. Jeżeli będziesz podchodzić tylko punktowo, to zawsze będziesz krążyć w chaosie. Natomiast jak będziesz myśleć o swoim podejściu do efektywności i zarządzania czasem w pewnym systemie to będzie dużo łatwiej. Wymyśliłem kiedyś system dla jednej z firm, który składa się z trzech elementów.
Pierwszy z elementów to tarcza. Świat nie jest do końca poukładany, wpada zawsze dużo zadań do wykonania, najlepiej na wczoraj i za darmo. Niektóre z tych zadań są dobrze poukładane, niektóre totalnie chaotyczne. Jak bierzesz na siebie te chaotyczne, to cierpisz, na koniec lądujesz z masą nie do końca jasnych poleceń, które powodują, że nie za bardzo wiesz jak wrócić do szefa i zapytać o co chodzi. Tarcza służy temu, żeby nie wpuszczać zadań, których nie rozumiesz. Jak będziesz wymyślać samodzielnie, to okaże się, że poświęciłeś swój czas, a szef będzie nie zadowolony, bo nie o to mu chodziło.
Jeżeli przepuścisz przez tarczę prawidłowe zadania, czyli takie które rozumiesz to czas na element ninja. Potrzebujesz popracować nad technikami, które spowodują, że będziesz wydajny, skuteczny w realizowaniu sensownych zadań, które przeszły przez tarczę.
Ostatni element to wentylator. Działa tak, że ma doczepioną rurę skierowaną w Twoją stronę. Wykonując zadanie wrzucasz je w rurę, leci to do wentylatora. W zależności od substancji, którą wrzuciłeś do rury, taki uzyskasz efekt. Wynik wróci do Ciebie ze zwielokrotnioną siłą.
Nie masz wpływu na kilka rzeczy. Na to co się dzieje dookoła świata, masz wpływ na zastopowanie rzeczy niejasnych, nie wchodzących w Twój zakres obowiązków i niezrozumiałych. Masz wpływ na jakość produktu, który oddajesz. Jakość Twoich usług, pracy. Jeżeli nie masz czasu na robienie rzeczy dobrze i wrzucasz rzeczy złej jakości, które do Ciebie wrócą i przygniotą Cię bardziej. Cała zabawa polega na tym, żeby filtrować, być skutecznym, korzystać z prostych technik i oddawać dobrej jakości pracę.
Praca w pamięci
Jak zaczynasz pracować z zadaniami i masz w miarę dużo swobody, nie jesteś bardzo przeciążony. To jest taki pierwszy etap pracy z zadaniami, gdzie pracujesz w pamięci. Dostajesz zadania, przetwarzasz wszystko w głowie, w pamięci, bo zadań nie jest za dużo, wykonujesz i już. Taki pierwszy, naturalny etap, działa w zależności od tego jak skomplikowaną masz robotę. Zadań jest kilka, mózg jest w stanie to przetworzyć. Mózg jest najważniejszym zasobem i na starcie super działa.
Listy “to do”
W pewnym momencie pojawia się problem. Zadań masz coraz więcej, przychodzą od różnych osób, z różnych źródeł, starasz się ogarniać tak jak do tej pory, czyli próbujesz wszystko zapamiętać. Okazuje się, że coś wypada. Zaczynasz zapominać o pewnych elementach, bo nie jesteś już w stanie wszystkiego zapamiętać. Trzeba wprowadzić coś co odciąży mózg. Zaczynamy pracować z listą rzeczy do zrobienia. Nie jestem w stanie wszystkiego zapamiętać, to wezmę kartkę, albo inne narzędzie i zrobię listę zadań. Mózg jest odciążony od zapamiętywania i może się zająć wykonywaniem zadań. Zasoby mózgu będą potrzebne jeszcze nie raz w tym całym procesie. Jak pracujemy z listą “to do”, część rzeczy zaczyna działać. Problem z listą zaczyna się, gdy przyjmuje ona wszystko, lista jest ślepa na czas. Wrzucasz tam wszystkie rzeczy, okazuje się, że w danym okresie tematy zaczynają się piętrzyć. Nie wszystkie zrobisz, jeżeli idziesz wg. listy po kolei to nie najlepsze rozwiązanie, trzeba by wprowadzić jakiś system hierarchii. Tak więc największy problem listy “to do”, jest taki, że bezmyślnie przyjmuje wszystko. Nie chodzi o to, żeby zapomnieć o liście “to do” i z niej już nie korzystać, nie odrzucaj tego narzędzia, tylko warto znać jej ograniczenia.
Priorytety oparte o pilność
Naturalnie to co się dzieje w procesie rozwoju, to oprócz listy “to do” zaczynamy pracować z priorytetami opartymi o pilność. Dostajesz zadania, wrzucasz na listę do zrobienia i ustawiasz od najpilniejszego. To w miarę naturalny ruch. Realizacja wg. pilności kolejkuje pracę w naturalny sposób. Jednocześnie to pierwsza z pułapek, która później u wielu osób zostaje na bardzo długo. Pilność jest w porządku, ale nie zawsze, bo pojawiają się dwa problemy. Po pierwsze ilość pracy jest nieograniczona i zaczyna się pojawiać uczucie, że nie wyrabiasz. Słuszne, bo nie jesteś w stanie wyrobić wszystkiego. Pułapką jest spędzanie coraz większej ilości czasu na przerabianiu zadań, nie da się przerobić wszystkiego, nie tędy droga. Drugi problem przy priorytetach opartych o pilność jest taki, że oparcie o pilność nie rozróżnia co się pali. Gasisz nie swoje pożary. Nie wszystkie najpilniejsze zadania są Twoimi najpilniejszymi, ważnymi dla Ciebie, Twojego zespołu. Okazuje się, że ktoś jest szczęśliwy, ale nie koniecznie osoby ważne dla Ciebie.
Ważne – pilne
Wprowadzamy pracę na ważne – pilne. Dodajemy filtr ważności. Co jest dla Ciebie ważne, wszystko co wpada filtrujesz przez ważność i dopiero wtedy układasz według pilności. Jeżeli nie jest ważne to odpada. Filtrowanie ograniczy obciążenie, po drugie realizacja wg. pilności skolejkuje pracę w naturalny sposób. Macierz Eisenhowera to świetne narzędzie. Mówimy o podstawach, ale one są na tyle ważne, że dokładnie te same techniki będziemy wykorzystywać dalej, budując bardziej złożone rzeczy. Problemem będą ciągle pojawiające się przerwania. Jeżeli działasz w trybie, że cały czas przyjmujesz rzeczy, którymi się masz zająć, to trudno się skupić na pracy, a Twój czas się kurczy. Kolejna sprawa to pomieszanie procesów. Głowa musi jednocześnie przyjmować nowe zadania, sprawdzać ważność, pracować nad nimi, kolejkować. Biedny mózg jest przeciążony. Pojawia się rozproszenie i poczucie braku postępów.
Poziom pierwszy podejścia do efektywności – efektywna realizacja zadań.
Bardzo daleko można dojść dochodząc do poziomu filtrowania działań na pilności, wielu osobom to rozwiąże temat. Natomiast dla wielu osób to początek wyzwań.
W naszym sklepie znajdziesz kurs online “Jak stworzyć własny system zarządzania czasem”. Ten system opisuje jak poradzić sobie z pierwszym etapem, jak przejść na kolejny, żeby poradzić sobie z przerwaniami, problemami. Jeśli zorganizowałeś sobie już ważne – pilne i chcesz iść dalej to tam znajdziesz odpowiedź jak to zrobić. Jeżeli jesteś na początku, działasz pamięciowo, to w kursie też znajdziesz podejście jak to sobie poukładać.
VIDEO
Kategorie: Zarządzanie zespołem