Karta projektu. Co to jest? - Leadership Center

Karta projektu. Co to jest?

Zacznij od Karty Projektu

Chcę dać Ci do ręki narzędzie, które działa jak mega środek antykoncepcyjny na słabe pomysły w organizacji. Jest to Karta Projektu. Narzędzie do inicjowania projektów wykorzystywane przez organizacje, które zarządzają i realizują projekty. Celem takiej karty jest sprecyzowanie, co naprawdę chcemy osiągnąć, jakich korzyści oczekujemy, ile jesteśmy gotowi zainwestować czasu, pieniędzy i innych zasobów. Proste jak budowa cepa, ale skuteczne niesamowicie.

Karta projektu jest fundamentalnym narzędziem do tego, żeby projekty udawały się i działały dobrze. Ponad 80% projektów zaczyna się w niewłaściwy sposób. Zbyt spontanicznie, bez przemyślenia, co powoduje na koniec całą masę problemów, których można było spokojnie uniknąć. Wystarczyłoby podejść do tego w bardziej usystematyzowany sposób.

Definicja: Karta projektu to dokument rozpoczynający projekt, opisujący najważniejsze dla projektu informacje. Takie jak przyczyna, cel, zakres oraz inne kluczowe założenia.

Ale po co właściwie ta karta projektu? Jaka jest jej idea? Po prostu większość projektów niestety od razu przechodzi od razu od pomysłu do realizacji, co prowadzi do komedii pomyłek i całej masy niepotrzebnej pracy, stresu, przepalonego czasu i pieniędzy. Można tego uniknąć….

Karta projektu najczęściej tworzy kierownik projektu razem ze sponsorem. Sponsor to jest ta osoba, która zleca projekt, a kierownik projektu osoba, która będzie go realizować. Ważniejsze od samego dokumentu, samej kartki na której jest coś spisane, ważniejszy jest proces tworzenia tej karty. Twoja rozmowa z osobą od której dostaniesz projekt powoduje, że na koniec uzyskujesz większe zrozumienie i dużo większe prawdopodobieństwo tego, że patrzycie w tym samym kierunku i będziecie realizować te same cele. Dodatkowo karta projektu zabezpieczy cię przed różnymi zmianami w projekcie. Często okazuje się tak, że robisz coś i nagle wszystko się zmienia o 180 stopni, czas upłynął, a deadline się nie zmienia… Karta projektu jest właśnie dokumentem, który może pomóc Ci się przed tym uchronić. Jest fundamentalnym dokumentem, który zaczyna cały projekt i który pomoże Ci przetrwać całość.

Karta Projektu w wersji najprostszej

Karta projektu nie ma być papierem zabijającym inicjatywę. Formę możesz zastosować dowolną: od dokumentu Word, przez prezentację, kartkę A3, fresk, czy malowidło węglem. Cokolwiek Ci podpasuje. Kluczem jest przejście przez sensowny zestaw pytań:

  1. Co Cię skłoniło do realizacji projektu?
  2. Co chcesz osiągnąć?
  3. Po czym poznasz, że osiągnąłeś sukces?
  4. Co trzeba zrobić, żeby projekt zakończył się sukcesem?
  5. Jakie zasoby jesteś gotów przeznaczyć na realizację?
  6. Kiedy oczekujesz wyników?
  7. Kto dopilnuje, żeby zadziało się to, co zaplanowałeś?

I na początek wystarczy 🙂 Zarządzanie ryzykiem zostawimy sobie na inny moment. Jeżeli Twój pomysł przejdzie test tych pytań, to jest sukces! Jak niby te pytania mają Ci pomóc? Pomogą Ci przeskoczyć kilka pułapek i albo wzmocni pomysł, albo przyspieszy decyzję o jego zabiciu.

Pułapka 1: nie chce mi się pisać

Jeżeli nie chce Ci się spisać swojego pomysłu na serwetce, to jak bardzo będzie Ci się chciało nad nim pracować przez kolejne kilka miesięcy? Moje doświadczenie pokazuje, że tak naprawdę wiesz, że:

  • czujesz, że pomysł nie do końca ma sens i boisz się, iż nie jest dobry,
  • wiesz, że trzeba będzie go zmienić, żeby miał sens, a chciałbyś od razu wymyślić coś genialnego,
  • przeczuwasz, że może być dużo większy niż wydaje się na pierwszy rzut oka.

Tylko, że… to wszystko jest jak najbardziej w porządku! Jeżeli:

  • Pomysł nie ma sensu — oszczędzasz czas i pieniądze już teraz!
  • Pomysł wymaga ulepszenie — chyba lepiej wiedzieć to teraz, niż po długiej podróży w złym kierunku.
  • Pomysł jest większy niż się wydaje — warto mierzyć siły na zamiary, niż obudzić się z ręką w nocniku.

Choć nadal nie niweluje to braku chęci do pisania, pokazuje, dlaczego Ci się nie chce 🙂 Żeby ją zwalczyć, proponuję metodę, którą już opisywałem.

Pułapka 2: nie wiem, czego naprawdę chcę

Czasem coś popycha Cię do działania, ale tak naprawdę nie wiesz, czego chcesz. Masz pomysł na „nowy, mega-portal dla swojej grupy docelowej”. Wiesz, co trzeba zrobić, tylko brakuje odpowiedzi na pytania „po co?”, „co ja z tego będę miał” i „po czym poznam, że wszystko zakończyło się sukcesem”. Jeżeli sam nie znasz celu, to może nie warto w to wciągać też innych ludzi? Co prawda w historii ludzkości są wariaci, którzy nie wiedzieli dokąd płyną i osiągnęli sukces. Dużo więcej było tych, o których historia litościwie milczy 😉 Ty decyduj, do której grupy chcesz należeć.

Pułapka 3: biorę pod uwagę tylko małą część rzeczy do zrobienia

Niedocenianie wielkości przedsięwzięcia to ogromne zagrożenie. Jeżeli przygotujesz się na starcie z krokodylem, a napotkasz smoka, może być słabo. Niestety bardzo często zbyt optymistycznie patrzymy na wielkość wyzwania. W IT standardowy mnożnik, który urealnia nakład pracy to 1,8. Przez tę wartość należy przemnożyć koszty i czas, które oszacował zespół, żeby zyskać realną wartość.

Dzięki Karcie Projektu będziesz wiedział wcześniej, czy potrzebujesz antysmoczej balisty, czy może mała kusza wystarczy.

Czas na decyzję

Mam nadzieję, że mi się udało. I w tym roku zamiast robić dużo rzeczy i spalać się, będziesz więcej pisać i palić notatki. A to po to, żebyś inwestował energię w To, co da Ci największy zwrot. A czas zaoszczędzony na nierobieniu, hm… genialnych inaczej projektów, przeznaczył na rzeczy ważniejsze.

Powodzenia w rzezi 🙂

(*) Tak, w trakcie pisania tego tekstu ucierpiało wiele moich pomysłów. Zginęły jednak szybko i humanitarnie. To tylko ja, jako autor miałem poczucie, że coś robię nie tak.

Podsumowując, karta projektu:

– nadaje kształt pomysłom

– da się ją stworzyć w ciągu 12 minut

– najczęściej tworzy ją kierownik projektu razem ze sponsorem

– powstaje jako pierwszy dokument projektu

– to nie jest biurokracja, a szacunek dla rzeczywistości

Prowadząc każdy projekt, zarządzając projektami musisz stać się mistrzem tworzenia karty projektu. To jest fundament sukcesu. Można sobie poradzić oczywiście bez tego wszystkiego, tylko pytanie jakim kosztem?

Jeśli chcesz się nauczyć tworzyć kartę projektu, jeśli chcesz być kierownikiem projektu, który ogarnia rzeczywistość, a jednocześnie nie wpakować się w biurokrację to zapraszam Cię na szkolenie Fundament Zarządzania Projektami. To szkolenie powstało po to, aby dać solidne fundamenty wiedzy zarządzania projektami, uczulić na problemy, które pojawiają się najczęściej i pokazać triki, dzięki którym możesz sobie poradzić. Jeżeli trafiasz na sytuację, w której prowadzisz projekty które są bez sensu lub nieskuteczne i jesteś jedyną osobą, której zależy na projekcie to szkolenie jest dla Ciebie. Na tym szkoleniu popracujemy nad tym jak:

– rozpoczynać projekty

– jak przekładać je później na rzeczywistość

– jak przewidzieć i radzić sobie z problemami

Po to aby Twoje projekty rozpoczynały się i kończyły sukcesem.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *