Koncentracja na celu projektu czyli co wspólnego ma jazda motocyklem i zarządzanie projektami? - Leadership Center

Koncentracja na celu projektu czyli co wspólnego ma jazda motocyklem i zarządzanie projektami?

Jedną z podstawowych zasad jazdy motocyklem jest „patrz tam, dokąd chcesz jechać”. Moim zdaniem analogiczną zasadą powinien kierować się każdy Kierownik Projektu, który chce z sukcesem poprowadzić projekty. Poniżej w kilku zdaniach spróbuję wyjaśnić, jak „ocena drogi” i „umiejętność omijanie przeszkód” wpływa na sukces prowadzonych przedsięwzięć i bycie lepszym Kierownikiem Projektów.

Osoby, które jeżdżą motocyklem na pewno słyszały o zjawisku zwanym „fiksacja wzroku”. Zjawisko to zostało zbadane już podczas drugiej wojny światowej i to nie w kontekście motocykli tylko samolotów. Wówczas zastanawiano się, dlaczego piloci myśliwców zderzają się z samolotami lub celami naziemnymi, które atakują. Myślę, że większość z nas doświadczyła podobnego zjawiska jadąc rowerem (motocyklem, etc.) widząc na drodze kamień lub wyrwę. Zamiast ominąć przeszkodę wjechaliśmy prosto w nią. Dlaczego tak się stało? Wszystkiemu jesteśmy winni my sami, a dokładnie nasz umysł. Dzieje się tak, ponieważ czym bardziej chcesz uniknąć przeszkody, czym bardziej się o to starasz i o tym myślisz, tym bardziej się na niej koncentrujesz i w rezultacie wjeżdżasz prosto w niechciany obiekt.

Jak zatem wykorzystać wiedzę o tym zjawisku w prowadzeniu projektów? Cytując klasyka: „Zaczynaj z wizją końca” [1].

Co to dokładnie znaczy? Nie chodzi o wyobrażanie sobie góry pieniędzy, którą dostaniesz za zakończone sukcesem wdrożenie, ani też splendoru, którym będziesz wtedy ociekać. To jest użyteczne, ale tylko w chwilach słabości, kiedy chcesz się poddać [4].  Zaczynaj z wizją końca, to znaczy wyobraź sobie efekt końcowy projektu. Co beneficjenci projektu zyskają na jego ukończeniu? Co się dla nich zmieni? Innymi słowy – wczuj się w rolę beneficjenta i zastanów w jaki sposób osiągnąć jak największe korzyści „dla siebie”.

Czy jak już będziesz widział końcowy cel projektu to sukces masz gwarantowany?

No nie. Sam raczej tego nie osiągniesz, podobnie jak w motocyklową wyprawę dookoła świata lepiej jechać z dobrą ekipą niż samemu. Prowadzę projekty już kilkanaście lat i wciąż jestem pod wrażeniem potęgi synergii dobrze skoncentrowanego na celu zespołu. Czym jest efekt synergii? W skrócie, obrazowo, to sytuacja, kiedy wartość wypracowana przez zespół jest większa niż wartość wypracowana przez poszczególnych członków zespołu pracujących osobno. Ktoś złośliwy mógłby powiedzieć, że w życiu nie ma nic za darmo. I oczywiście miałby rację. Efekt synergii to żadna magia. Bierze się on z wzmacniania silnych cech i kompensacji słabości członków zespołu (pozostając w konwencji motocyklowej: jeden lepiej czyta mapę, a inny szybciej naprawi na pustkowiu przebitą oponę).

Jak zatem przenieść na zespół zasadę „zaczynaj z wizją końca”, by dać szansę zaistnienia synergii?

Na początek podziel się z nimi wizją końca, czyli celu projektu. Odpowiedzcie sobie na pytanie „po co robicie ten projekt?” (bądźcie beneficjentem). I tu ważna rzecz – nie wystarczy, że zakomunikujesz cel na początku projektu, nawet jeśli to będzie wystrzałowa, multimedialna prezentacja. Podczas „wyprawy”, zwłaszcza w chwilach trudnych, musisz ciągle przypominać, dokąd jedziecie i co chcecie zastać na mecie. Na różne sposoby, żeby nie stać się nudnym (bo wtedy nie będą Cię słuchali, więc też słabo). Ciągłe zaciekawienie zespołu (i siebie) celem, to moim zdaniem, jedno z najtrudniejszych zadań lidera. Sztuka skutecznej komunikacji to bardzo trudna dziedzina, której istotą jest bycie dobrze zrozumianym przez odbiorcę. Covey pisze, że jeśli chcesz być zrozumiany, najpierw zrozum innych [1]. Na początek wydaje się to dość przewrotne, ale na dłuższą metę po prostu działa. A bez komunikacji nie zmotywujesz zespołu.

Wracając jednak do metafory jazdy motocyklem, ktoś (a zwłaszcza doświadczony PM) mógłby w tym momencie zarzucić mi ignorancję. Wszak wymyślono całe metodyki zarządzania projektami, począwszy od PM BOKa, przez Prince2, aż po cieszące się obecnie dużą popularnością metodyki zwinne. Metodyki te w bardziej lub mniej sformalizowany sposób mówią jak podążać do celu krok po kroku. Samo koncentrowanie się na celu to nie wszystko. Racja! I podobnie jest z jazdą motocyklem. Istotą zasady „patrz tam, dokąd chcesz jechać” nie jest ignorowanie przeszkód na drodze, ani gnanie bez opamiętania do przodu. Nie możesz udawać, że ryzyka nie ma. Wręcz przeciwnie. A wiedza jak sobie radzić z fiksacją wzroku znów jest tu niezwykle pomocna. W skrócie: „Oceń drogę przed Tobą jak najdalej się da. Nie patrz tuż pod koła.” Patrz na cel (krótkoterminowy – np. koniec zakrętu). Spodziewaj się przeszkód i jeśli je zauważyłeś, to patrz i myśl o drodze jej ominięcia, a nie o samej przeszkodzie.

Sama wiedza teoretyczne jednak nie wystarczy. Konieczne jest trening. Trening zarówno „oceny drogi” – zarządzanie czasem, zarządzanie jakością. Trening „wyłapywania przeszkód” – zarządzanie ryzykiem. I wreszcie trening „omijania przeszkód” – wyznaczania i osiąganie celów krótko i długo terminowych. Jeśli więc myślałeś, że odkąd zostałeś kierownikiem nie musisz nic robić tylko wydawać polecenia, to muszę Cię rozczarować, bo to nic bardziej mylnego i zgubnego. Jeśli chcesz być skutecznym kierownikiem, to czeka Cię nieustanna nauka i ciężki trening. Jak zatem nie zwariować (albo przynajmniej nie czuć się nieszczęśliwym)? Tu znów z pomocą przychodzi Covey [1] i jego siódmy nawyk – ostrz piłę. Nawyk przez wielu mylnie rozumiany – „po ciężkim dniu należy mi się wieczór z piwkiem przez TV” (przemilczmy stereotypowym obraz motocyklistów, zwłaszcza tych, których maszyny ociekają chromami 😉 ) albo „byle tylko dotrwać do weekendu”. Jak wyjaśnia sam autor, filozofia ostrzenia piły mówi, że każdego dnia powinniśmy rozwijać każdą z 4 stref: ciało, umysł, duch i serce, tak, aby codziennie stać się choć odrobinę lepszym w każdym z tych aspektów. Mam wrażenie, że najbardziej z tej czwórki niedoceniane jest „ostrzenie piły ciała”, ale to temat na osobny felieton.

W tym miejscu chciałbym podzielić się z Tobą jeszcze jednym spostrzeżeniem. Wszyscy wiemy kim był Steve Jobs. Ci którzy czytali jego biografię lub oglądali film, wiedzą też, że był perfekcjonistą.  Na mnie osobiście największe wrażenie zrobiła jego umiejętność „zatrzymania się tuż przed końcem i [surowej] oceny tego co zostało zrobione”. Zdarzało się, że kiedy wszyscy widzieli już metę, on zatrzymywał się, wracał na start i zaczynał bieg od początku, po to, by w jego ocenie produkt był idealny. Wszak to my sami jesteśmy dla siebie najtrudniejszym przeciwnikiem.

Na koniec lista książek, do których odwołuję się w powyższym tekście lub które miały pośredni wpływ na jego kształt:

  1. Stephen R. Covey – „7 nawyków skutecznego działania”,
  2. Walter Isaacson – „Steve Jobs”,
  3. Brent Schlender, Rick Tetzeli – „Droga Steve’a Jobsa”,
  4. Erik Bertrand Larssen – „Bez litości”,
  5. Keith Code – „A twist of the wrist” 😉 ,
  6. Dean Karnazes, Matt Fitzgerald – „50 maratonów w 50 dni”.

Zachęcam do lektury, pielęgnowania hobby i owocnego ostrzenia piły.

Piotr Hojnor

Project Manager

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *