Zarządzanie projektami w pigułce – cykl PDCA

Zmiana. To jedyna rzecz, której możemy być pewni. Niezależnie od tego jak długi staż pracy, praktykę czy doświadczenie posiadacie, z pewnością każdy z Was wiele razy usłyszał, że: „coś się kończy a coś się zaczyna”. Taka właśnie jest zmiana. Zmiana to również nie koniecznie coś gorszego, ale też niekoniecznie coś lepszego.

Nie muszę również nikogo przekonywać, że w kontekście „życia projektów” zmiana ma kluczowe znaczenie. Zmiana zakresu projektu, zawsze wpłynie na czas lub koszty projektu. Według zasady „trójkąta zarządzania projektami – magicznego trójkąta” zmiana jednego wskaźnika zawsze będzie oddziaływała na co innego. Aby osiągnąć sukces w projekcie, musimy pamiętać, że nawet najmniejsze zmiany mogą wpłynąć na projekt. Co zatem zrobić, żeby oswoić się ze zmianą. Może ją nawet polubić, a tak na poważnie żeby o niej zawsze pamiętać i brać pod uwagę. Z treści artykułu dowiecie się jakie korzyści możecie osiągnąć dzięki zastosowaniu Cyklu PDCA (Deminga) w trakcie życia projektu.

Wielu Project Managerów kończy rozpoczęte projekty z sukcesem. Jeśli sądzicie, że to przypadek i łut szczęścia… w większości przypadków tak nie jest (czasem może i tak się zdarza :)). Poznajcie zatem historię sukcesu prowadzenia projektów. Z artykułu dowiecie się m.in. co robić, jakie kroki podjąć aby osiągnąć skuteczność i powodzenie w prowadzeniu projektów.

Cykl PDCA – Etapy

Cykl PDCA (znany jest także jako Koło Deminga, Cykl Deminga). Jest koncepcją zarządzania jakością opracowaną przez W.E. Deminga. Koncepcja ciągłego doskonalenia przebiegająca w czterech następujących po sobie etapach:

planowanie – wykonanie – sprawdzenie – poprawienie (ang. Plan – Do – Check – Act).

Zaspokajając Wasza ciekawość:

• Planowanie – to etap, w którym określone zostają sposoby działania, który doprowadzić ma do określonego celu jakościowego.
• Wykonanie – etap polegający na wykonaniu wcześniej zaplanowanych działań.
• Sprawdzenie – w tym etapie bada się wyniki wcześniej podjętych działań. Sprawdza się stopień wykonania celów zawartych w planie.
• Poprawienie – na podstawie wniosków wyciągniętych podczas sprawdzania doskonali się procesy oraz dostarcza pomysły i rozwiązania, które można zawrzeć w kolejnym planie.

Aby cykl PDCA był skuteczny, a my mogli odnieść 100% sukcesu, w każdym z etapów należy wykonać określone czynności. Należą do nich przykładowo:

PLANOWANIE:

1. Zdefiniowanie procesu, który mamy zamiar usprawnić. Pod uwagę brana jest istota, początek, koniec procesu.
2. Opisanie usprawnianego procesu, tworząc listę kluczowych zadań i ustalając sekwencję ich występowania.
3. Zdefiniowanie kto będzie zaangażowany w proces (będzie brał w nim udział – zarówno wewnętrzni i zewnętrzni uczestnicy).
4. Zdefiniowanie najważniejszych przyczyn, które generują nasze wyzwania (a nawet problemy).
5. Określenie potencjalnych zmian i rozwiązań. Oszacowanie w jaki sposób wpłyną one na przyczyny problemów.
6. Wybranie rokującego najlepiej rozwiązania.

WYKONANIE:

1. Przeprowadzenie procesu oraz zgromadzenie wymaganych informacji i wiedzy, przeprowadzanie eksperymentów, aby przetestować działanie potencjalnych rozwiązań.
2. Identyfikacja kryteriów, które pomogą zrozumieć, w jaki sposób nowe rozwiązania skutecznie rozwiązują napotkane problemy.

SPRAWDZENIE:

1. Analiza rezultatów i wyciąganie wniosków z przeprowadzonego eksperymentu.
2. Zdecydowanie czy proces został ulepszony czy może nic się nie zmieniło.
3. Określenie czy w przyszłości będą konieczne dalsze weryfikacje procesu.

DZIAŁANIE:

1. To akcja korygująca.
2. Wybranie najlepszego rozwiązania.
3. Wprowadzenie planu w życie.
4. Monitorowanie i kontrolowanie realizacji procesu (Na zakończenie każdego cyklu albo proces ulega standaryzacji albo koryguje się celem uczenia i cykl trwa nadal).

Po tej dawce teorii przejdźmy do efektów, które daje wdrożenie cyklu Deminga. Jako pierwszy wniosek z pewnością nasuwa się stwierdzenie, że wykorzystanie PDCA powoduje powstawanie lub uświadamianie wyzwań, które pojawiają się w związku z realizacją projektu. Z drugiej strony wyzwania te są rozwiązywane w oparciu o PDCA i dzięki temu projekty lub cała organizacja podlegają procesowi ciągłej, systematycznej poprawy. A po trzecie ma to związek z motywowaniem do działań ulepszających procesy.

Jako ciekawostkę dodam, że pętla Deminga wykorzystywana jest zarówno w koncepcji Kaizen, jak i w Total Quality Management.

Jeśli sądzicie, że to już wszystko o cyklu PDCA to muszę Was zmartwić. To dopiero preludium do dużo dłuższego i bardziej złożonego kompleksowego procesu. Jeśli zastanawiacie się gdzie możecie wykorzystać Cykl Deminga i w jakich projektach może mieć on zastosowanie? Odpowiedź brzmi we wszystkich. Przykładowo jeśli chcecie:

• zaadaptować nowe rozwiązania w tradycyjnych procesach (całej organizacji lub procesu funkcjonującego w danym dziale),
• wdrożyć zmianę kultury pracy (pewnych zachować, przyzwyczajeń, wprowadzić nowości).
• uzyskać efekt optymalizacji w wybranych procesach lub aspektach biznesowych.

Podsumowując Cykl PDCA ma podstawową jak również kluczową rolę w doskonaleniu jakości. W zależności od planowanych usprawnień oraz uczestników procesu poprawy proces ulega standaryzacji albo koryguje się celem uczenia (cykl trwa nadal).

Mam nadzieję, że artykuł będzie dla Was receptą aby osiągnąć zaplanowane wyniki jak również zainspiruje do zastosowania go w praktyce.

Emilia Michalczyk

HR Manager