Odwrócony harmonogram jako sposób na zarządzanie czasem w projekcie

Dziś pokażę Ci metodę, dzięki której:

– będziesz mieć czas na rzeczy najważniejsze,
– stworzysz sobie system, dzięki któremu będziesz w stanie zaplanować sobie czas, tak, żeby reagować też na rzeczy nieprzewidziane
– pokażę ci jak ten system przełożyć na narzędzia typu kalendarz elektroniczny, żeby to zaczęło działać

Jeden ze sztandarowych tematów – jak mieć czas na wszystko… Inspirowany bardzo mocno książką Neila Fiore „Nawyk samodyscypliny”. Opowiem o jednej koncepcji z tej książki, o odwróconym harmonogramie. To bardzo fajna koncepcja, dzięki której managerowie, kierownicy projektów, przedsiębiorcy, generalnie każdy może podejść realnie do zarządzania czasem, żeby to działało. Pokażę Ci na czym polega ta idea, a później jak w google calendar można to zaimplementować, żeby faktycznie funkcjonowało.

Odwrócony harmonogram – o co chodzi?

Być może znasz taką przypowieść, o tym jak mędrzec spotkał się z uczniami, pokazał im słoik, wrzucił do niego duże kamienie i spytał czy słój jest pełen? Uczniowie odpowiedzieli, że pełen. Wtedy mędrzec wyciągnął mniejsze kamyczki i dosypał je do słoika, tak, że wypełniły luki między dużymi kamieniami. Zapytał ponownie czy ten słój jest pełen. Uczniowie zorientowali się, że pewnie nie… faktycznie mędrzec wziął teraz piasek i wsypał do słoika wypełniając go do końca. Czy słój jest pełen zapytał ponownie mędrzec. Część uczniów myślała, że tak, część miała wątpliwości. Mędrzec wziął wodę wlał ją do słoika i dopiero wtedy powiedział, że słoik jest wypełniony całkowicie. Jaki morał z tej historii? Dla niektórych myśląc w kategorii zarządzania czasem to jest opcja, że „da się zawsze wcisnąć coś jeszcze”. To nie jest właściwy sposób myślenia. Idea jest taka, że jeśli nie włożysz najpierw dużych kamieni, to nie masz szansy, żeby zmieścić wszystko. Jeśli najpierw zajmiesz się wodą i piaskiem to zabraknie miejsca na kamienie. Te duże kamienie symbolizują rzeczy ważne.

Zasada jest prosta, ale zastosowanie jej w praktyce wymaga podejścia systemowego i przemyślanego. Neil Fiore w swojej książce proponuje pewne podejście, dzięki które wywraca nasze myślenie o zarządzaniu czasem. W jego perspektywie wygląda to tak – masz swój „słoik” niech będzie to tydzień. Ma 7 dni razy 24 h i nie będzie więcej cokolwiek byś nie robił. Trzeba tak zarządzać wydatkowaniem czasu, który jest do dyspozycji, żeby najpierw wylądowały tam rzeczy najważniejsze.  Zgadzam się z tym, warto najpierw zadbać o siebie. Potrzebujesz mieć czas na sen, na odpoczynek, regenerację.  To jako pierwsze odejmujesz od dostępnej puli czasu. Dopiero pozostały czas wydatkujesz na inne tematy.

Jak to wygląda w praktyce?

Bazując na podejściu Neila Fiore i 7 nawykach skutecznego działania, gdzie Covey mówi o tym, żeby robić najpierw rzeczy najważniejsze, stworzyłem sobie system, który polecam i stosuję.

Jak o tym myśleć?

Pierwszy duży kamień, który pakujemy do słoika tygodniowego to SYSTEM, czyli wszystkie rzeczy, które są potrzebne do tego, żebyś mógł funkcjonować jako człowiek i Twoja podstawowa praca i misja była realizowana. W moim przypadku to jest zawsze tygodniowy przegląd, żeby upewnić się, że wszystko mamy pod kontrolą. To jest praca z klientami, praca z zespołem, nagrywanie filmów na YouTube. Jest to zarezerwowane zawsze w kalendarzu. 

Drugi element to są ZOBOWIĄZANIA. To są takie rzeczy, które są przypisane na sztywno do kalendarza. Na przykład spotkania, jeśli z kimś się umawiam, to trzymam się tego terminu. Tak samo szkolenia, warsztaty, których nie mogę sobie przesunąć jak chcę, to są zobowiązania na sztywno wpisane w kalendarz.

Trzeci element to są ZADANIA wynikające z projektów. Zawsze realizujesz tematy nowe, które są istotne i ja polecam planowanie z dokładnością do tygodnia. Jeżeli w danym tygodniu pracujesz nad danym zadaniem, to czy je zrobisz w poniedziałek czy w piątek to najczęściej nie ma to większego znaczenia. Ma znaczenie, żeby zrobić je w danym tygodniu.  Jeżeli natomiast przesuniesz pracę na kolejny tydzień, to automatycznie opóźniasz działania innych, którzy będą później zajmować się dalej tym zadaniem. W przypadku SYSTEMU to są zadania, które nie mogą zniknąć. One muszą się dziać minimum w 90%, bo inaczej przestaniesz dostarczać to co robisz. ZOBOWIĄZANIA są wpisane w kalendarz, jeśli ich nie zrealizujesz to tracisz na reputacji. ZADANIA projektowe mogą się przesuwać, ale nie mogą wypaść poza tydzień.

Jak te wszystkie zadania zrobisz to przechodzimy do zadań TO DO, które mogą już trochę „wystawać ze słoika”. Nie wszystkie z nich zrobisz, ale jeżeli planujesz od rzeczy najważniejszych, to te najmniej istotne trudno, nic wielkiego się nie stanie jeśli któreś nie zostaną zrealizowane.

Dzięki takiemu podejściu jesteś w stanie robić rzeczy najważniejsze i nawet jeśli czegoś nie zrobisz, to aż tak nie będzie bolało.

A co z wrzutkami?

Jest coś takiego jak wrzutki, co z tym zrobić? Można je potraktować jako część SYSTEMU, jeżeli wiesz ile czasu potrzebujesz na wrzutki w ramach danego tygodnia, to jesteś w stanie w kalendarz wstawić sobie bloki, które pozwolą Ci zarezerwować na to czas.

Jak to w praktyce przerzucić na kalendarz?

Pokażę to na przykładzie google calendar.

Ja najpierw planuje czas na sen, załóżmy codziennie 23:00-07:00 na bogato, 8 godzin dziennie J Oznaczam to kolorem takim samym jak resztę systemowych rzeczy, ja oznaczam na szaro.

Kolejny element mocno zależy od sytuacji rodzinnej.  W przypadku mojej rodziny to codziennie między 07:00 a 08:30 to taki czas na rozruch. Rozruch to Ci, którzy mają rodzinę, dzieci, psa wiedzą jak to wygląda ;) Ogarniasz dzieci, wyprowadzasz psa, zawozisz dzieci do szkoły itd

Następnie dodajemy kolejne rzeczy systemowe. W moim przypadku to weekly review. Co tydzień, nie ważne co by się działo robimy przegląd tygodnia z zespołem. Kolejna powtarzalna rzecz w moim przypadku to Nagrywanie filmów i scenariuszy na YouTube.  I w ten sposób uzupełniasz resztę rzeczy, które są systemowe, powtarzalne co tydzień, co dzień czy co miesiąc. Po to żeby zadbać w pierwszej kolejności o najważniejsze rzeczy. W ramach systemu może się znaleźć np. spotkanie z zespołem, praca z klientem, praca ze sprzedażą itd. Jak masz już wypełniony system wstawiasz tematy związane ze zobowiązaniami i oznaczasz je innym, jednym kolorem. Ja np. wpisuję spotkania, szkolenia itd. Te tematy są nie do ruszenia.

Teraz możesz wprowadzić rzeczy związane z projektami, które realizujesz. Wkładasz w kalendarz zadania, np. przygotowanie ofert i znowu oznaczam innym kolorem, jednym dla wszystkich projektów. Te zadania spokojnie można przesunąć na inny dzień w ramach tygodnia, ważne żeby nie wypadło poza tydzień.

Na koniec wrzucamy małe zadania To Do i też oznaczamy innym kolorem.  Te zadania w razie potrzeby mogą wylecieć z tygodnia, bo jest to najmniej istotna rzecz.

Najpierw upewniasz się czy dzieją się rzeczy Systemowe, później zobowiązania, później rzeczy projektowe, które nie mogą wypaść poza tydzień, a na koniec to do, jeśli wypadną to nic strasznego się nie dzieje. Jeśli chodzi o wrzutki – może być tak, że masz ich bardzo dużo, prosta technika polega na skalkulowaniu ile czasu w tygodniu zajmują Ci wrzutki. Jeśli jest to np. 5 godzin to wstawiasz w kalendarz i codziennie w kalendarzu zaznaczasz sobie godzinę na wrzutki. Tego typu zadanie rezerwuje Ci czas i wiesz, że nie możesz dopchać czegoś innego , bo prawdopodobnie wrzutka wpadnie.

No i czas od 17:00 do 22:00 – relaks, sport, siłownia itp., to też oczywiście zależy od sytuacji rodzinnej itd.

Tym sposobem masz ustawiony swój Framework. Tak naprawdę czas do wydatkowania masz od czasu końca rozruchu do końca wyjścia z pracy. Część ludzi może zrobić to w różny, elastyczny sposób, ale standardowo tak to wygląda.

Co warto zapamiętać?

– najpierw stawiasz system
– później zobowiązania, których nie ruszasz
– później rzeczy projektowe, które mogą się przesuwać w ramach tygodnia
– na koniec to do, które mogą wylecieć
– jeżeli masz dużo wrzutek, to warto zarezerwować sobie na nie czas codziennie

Jeśli działasz w ten sposób, zadbasz, o to, żeby robić rzeczy najważniejsze. Twój system będzie działał i będziesz dostarczał wysokiej jakości rezultaty i nie będzie opóźnień z projektami. To jest zasada, której się trzymam, która się sprawdza i mam nadzieję, że Tobie również się przyda :)

VIDEO