Dziś o 7 niespodziankach, które nie zawsze są oczywiste, a zawsze potrafią zaskoczyć nawet najbardziej doświadczonych kierowników projektów. Zapraszam do lektury.
7 niespodzianek w zarządzaniu projektami
1. Większość kierowników projektów nie wie, że prowadzi projekty.
To jedna z rzeczy, która mnie wciąż zaskakuje natomiast nie jest, aż tak nieoczywista. Bardzo często ludzie mówią “my nie robimy projektów” robimy swoją robotę. Najczęściej jest jednak tak, że działacie w projektach tylko ich tak nie nazywacie. Odpalenie nowej strony internetowej, zorganizowanie targów, nowej usługi dla klienta, to wszystko są projekty.
Nie chodzi o to, żeby wszystko wkładać w dokumenty, żeby nie dało się tego ruszyć. Chodzi o to, że jeżeli pracujesz w projektach to jak masz na to jakąś regułę to jesteś w stanie tym zarządzić. Jeżeli tego nie nazwiesz to ciężko szukać jakichkolwiek źródeł. Dziedzina zarządzania projektami jest nadal bardzo niszową dziedziną i tyle.
2. Kierownik projektu to pijawka.
Kiedyś na blogu dostałem komentarz o takiej treści. Kierownik projektu to pijawka, bo sam nic nie robi, a korzysta z pracy innych. Przez chwilę mnie to zabolało, a później stwierdziłem, że jest tam racja. Kierownik projektu to nie jest rola polegająca na wytwarzaniu czegoś. To rola, która polega na organizowaniu pracy zespołu, po to, żeby zespół coś wytworzył.
W większości przypadków wygląda tak, że jednocześnie zarządzasz zespołem i coś wytwarzasz w formie eksperckiej ale są to dwie różne role. Jedna to zarządzanie projektem, a druga to pracowanie w projekcie. W większości wypadków wygląda tak, że człowiek, którego awansują do zarządzania zespołem de facto pełni zwykle trzy role. Kierownika projektu, kierownika zespołu i eksperta merytorycznego. Nic dziwnego, że później te role się mieszają. Natomiast rola kierownika projektu to nie jest rola wytwórcza, to rola, która ma zorganizować robotę.
3. Możesz wykorzystać większość technik w prywatnych przedsięwzięciach.
Miałem taki okres, w którym testowałem przestawianie technik zarządzania projektami na życie prywatne, są tego granice, nie zawsze to ma sens. Natomiast budowa domu, przeprowadzka, organizacja wesela to są projekty i wykorzystanie części technik w lekkiej formie działa. Wyciąganie technik, których się nauczysz zarządzając projektami i wykorzystanie ich do przedsięwzięć prywatnych jest bardzo ciekawe.
4. Nie da się tego nauczyć do końca.
Nie da się do końca nauczyć zarządzania projektami, bo jeżeli cały czas się rozwijasz, robisz nowe projekty, to zawsze się pojawi “coś”. To coś sprawia, że musisz do tego dodać nowy element.
Czy da się nauczyć samego zarządzania projektami całościowo? To tak głęboka dziedzina, że jeżeli zmieniasz zakres, zespół itd. to pojawia się zawsze dodatkowy aspekt, na który nie zwracałeś uwagi. Nie da się tego nauczyć tak, żeby robić wszystko perfekcyjnie i jednocześnie są techniki, które działają zawsze.
Jeżeli wchodzisz w jakąś dziedzinę i chcesz w niej osiągnąć mistrzostwo to to nigdy się nie kończy, zawsze jest coś co możesz poprawić. Zarządzania projektami nie da się nauczyć raz na zawsze, to coś co praktykujesz i zawsze będziesz odkrywać niespodzianki.
5. 83% projektów jest niemożliwych do realizacji na starcie.
Jeżeli mówimy o projektach to w uproszczeniu mówimy o czasie, zakresie i kosztach. Często ta kombinacja jest niemożliwa do realizacji, dlatego aż 83% projektów jest niemożliwych do realizacji i tylko 11% kierowników projektów potrafi sobie z taką sytuacją poradzić.
Nie oznacza to, że te projekty są niemożliwe do realizacji, bo często kończą się dostarczeniem “czegoś”. Tylko albo przekracza budżet, albo czas albo dowozimy coś trochę innego. Zwykle jest pewne rozczarowanie. Przyczyny tego są głębsze, warto jednak pomyśleć teraz o swoich projektach – jest spora szansa, że to co chcesz jest zbyt ambitne vs to co chcesz dowieźć.
6. To nie kierownik projektu jest najważniejszy.
Najważniejszą osobą w projekcie jest sponsor. Człowiek, który ten projekt chce mieć i jest w stanie Cię wesprzeć zasobami. Rola kierownika projektu to rola organizacyjna. Myślenie, że nie jesteś najważniejszy daje fajną perspektywę tego, że nikt nie przerzuci na Ciebie odpowiedzialności, która nie należy do tej roli.
Często patologicznie wygląda to tak, że wszyscy przewalają na niego pracę i kierownik projektu jest jeszcze głównym wiosłującym. Rola kierownika projektu jest bardzo ważna. Natomiast nie jest najważniejsza.
7. Projektem da się zarządzić na jednej kartce.
Pierwsze projekty jakie prowadziłem dało się zarządzić na jednej kartce. Jeżeli masz spisany cel, spisane zadania do wykonania i sprawdzasz czy ludzie je realizują, to projekt można zrobić dobrze i odnieść sukces. Trik polega na tym, żeby wybrać zestaw kilku narzędzi do danego projektu, a nie wszystkich do każdego projektu.
W niektórych projektach będzie to praca na celu, w innych nad ryzykiem, w jeszcze innych praca z interesariuszami itd. W pewnym momencie oczywiście potrzebujesz tych narzędzi więcej, bo masz do czynienia z bardziej złożonymi projektami. Natomiast naprawdę wiele projektów da się zarządzić “na jednej kartce”.
Dla wszystkich, którzy działają na bardziej złożonych projektach i chcą być wśród tych 11% kierowników, którzy ogarniają, to zapraszam na nasze szkolenie Fundament Zarządzania Projektami.
VIDEO